LAPORAN AKHIR KERJA PRAKTIK (KP)

MEMBUAT APLIKASI MANAJEMEN SURAT MASUK SURAT KELUAR

PHP BERBASIS WEBSITE KHUSUSNYA DI BAGIAN BKD INFORMASI
DATA KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH:

MUKHTAR ROY HANAFI TAMBUNAN

NIM. 0701163106

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

i
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
MEDAN
2019

ii
 HALAMAN PERSETUJUAN

MEMBUAT APLIKASI MANAJEMEN SURAT MASUK SURAT KELUAR

PHP BERBASIS WEBSITE KHUSUSNYA DI BAGIAN BKD INFORMASI
DATA KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH:

MUKHTAR ROY HANAFI TAMBUNAN

NIM. 0701163106

Menyetujui,

Dosen Pembimbing

Armansyah, M.kom
NIB.1100000074

Mengetahui
Kabid BKD Informasi Data Ketua Prodi Ilmu Komputer

Fachrizal Nasution, S.Sos, M.Si Dr.Mhd. Furqan, S.Si. M.Comp.Sc.

NIP. 197101241992121002 NIP. 19800806 200604 1 003

i
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb.

Syukur Alhamdulillah kita ucapkan kehadirat Allah Swt, di mana atas rahmat
dan karunianya, penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktik Di Kantor
Gubernur Sumatera Utara yang bertepatan di Jalan Williem Iskandar No.09
Medan, yang dimulai dari tanggal 07 Oktober 2019 – 07 November 2019, dan
dapat menyelasaikan Laporan akhir sesuai dengan program kerja yang telah
dilaksanakan di lokasi Kerja praktik.
Laporan akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan program Kerja
Praktik. Laporan akhir ini berhasil disusun berkat kerja sama yang terjalin baik
antara peserta KP dengan berbagai pihak, mulai dari Kepala Kasubbag, Staff
Kerja, dan rekan-rekan yang mengikuti Kerja Praktik dilokasi tersebut. Oleh
karena itu, dalam kesempatan ini penyusun menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr Saidurrahman, S Ag. Selaku Rektor Universitas Islam
Sumatera Utara Medan yang telah memberikan kesempatan kepada
penulis untuk melaksanakan kegitan Kerja Praktik tahun akademik
2019/2020.
2. Bapak Dr. H. M. Jamil, MA. Selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
3. Bapak Mhd. Furqan, S.Si., M.Comp.Sc. Selaku Ketua Program studi Ilmu
Komputer Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan yang telah
memberikan kesempatan dan arahan kepada penyusun untuk pelaksanaan
kegiatan Kerja praktik semester khusus tahun akademik 2019/2020.
4. Armansyah, M.kom Selaku Dosen Pamong yang telah memberikan arahan
serta bimbingan kepada saya untuk kelancaran pelaksanaan kegiataan
Kerja praktik semester khusus Tahun Akademik 2019/2020.

i
 5. Bapak Fachrizal Nasution, S. Sos, M. Si. Selaku Kabid Informasi
Kepegawain Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu
penulisan untuk mendapatkan data danketerangan yang diperlukan dalam
penyusunan laporan Kerja Praktik ini.
6. Seluruh Aparat Sipil Negara (ASN) KANTOR GUBERNUR Provinsi
Sumatera Utara yang sudah membimbing dan menerima kami dengan
baik.
7. Dosen Ilmu Komputer dan Staff kerja Sub-Bagian Akademik dan Sub-
Bagian Umum yang berada di Lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi
yang telah mempermudah urusan untuk pelaksanaan Kerja Praktik Tahun
Akademik 2019/2020.
8. Rekan-rekan kelompok Kerja praktik di KANTOR GUBERNUR Provinsi
Sumatera Utara.
9. Kedua orang tua saya yang selalu memberikan motivasi bagi saya, serta
doa dan dukungan selama saya berkuliah.
10. Serta semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu.
Penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan sehingga
penyusun mengharap masukan baik kritik maupun saran.Semoga Laporan
ini bermanfaat bagi semua pihak.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Medan, 26 Desember 2019

Penyusun,

Mukhtar Roy Hanafi T

NIM. 0701163106

ii
 DAFTAR ISI

Persetujuan....................................................................................................i

Kata Pengantar.............................................................................................ii

Daftar Isi......................................................................................................v

Daftar Tabel...............................................................................................vii

Daftar Gambar..........................................................................................viii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................1

A. Latar Belakang Kerja Praktik...........................................................1

B. Tujuan Kerja Praktik........................................................................2
C. Manfaat Kerja Praktik......................................................................3
D. Ruang lingkup Kerja Praktik...........................................................4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN........................................5

A. Sejarah Perusahaan..........................................................................5
B. Ruang Lingkup Usaha......................................................................6
C. Lokasi Perusahaan.........................................................................12

BAB III ORGANISASI DAN MANAJEMEN.........................................13

A. Struktur Organisasi........................................................................13
B. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab.......................................14
C. Jumlah Tenaga Kerja....................................................................16
D. Sistem Pengupahan.......................................................................16

BAB IV TEMUAN KASUS DAN PEMBAHASAN................................17

A. Kasus..............................................................................................17

iii
 B. Pembahasan...................................................................................18

BAB V PENUTUP....................................................................................26

A. Kesimpulan...................................................................................26
B. Saran-saran.....................................................................................27

DAFTAR PUSTAKA................................................................................29

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab........................13

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Logo Kantor Gubernur Sumatera Utara...............5

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BKD Sumatera Utara.........11
Gambar 3.2 Tampilan Aplikasi Mamagemen Surat Masuk
dan Surat Keluar......................................................................13

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kerja Praktik ( KP ) merupakan kegiatan yang dilaksanakan setiap tahunnya

oleh seluruh Mahasiswa/Mahasiswi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas
Islam Negeri Sumatera Utara. Kerja praktik juga merupakan salah satu mata
kuliah yang ada di semester 7 dan wajib untuk dilaksanakan sebagai salah satu
persyaratan untuk kelulusan S1 pada jurusan ilmu Komputer Fakultas Sains dan
Teknologi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara. Mata kuliah ini memiliki 2
sks, dengan persyaratan harus lulus 108 sks dan sudah selesai mengikuti Kuliah
Kerja Nyata (KKN). Jika sudah memenuhi persyaratan tersebut maka Mahasiswa
bisa melaksanakan Kerja Praktik di suatu perusahaan ataupun instansi
lainnya.Mahasiswa akan dibimbing oleh seorang dosen pembimbing, dimana
sebelum Mahasiswa diterjunkan kelapangan Mahasiswa diberikan bimbingan oleh
dosen pembimbing tentang apa yang harus Mahasiwa persiapkan dan lakukan,
dengan bimbingan ini diharapkan Mahasiswa sudah siap untuk melaksanakan
kerja praktik tersebut.

Melalui kerja praktik ini, Mahasiswa diharapkan mampu

mengimplementasikan apa yang sudah mereka pelajarin didalam perkuliahan
kedunia luar. Selain itu, Mahasiswa berkesempatan untuk menambah
pengetahuan, pengalaman kerja dan mengembangkan cara berpikir, memberikan
ide-ide yang kreatif dan berguna.Selama 1 bulan Mahasiswa melaksanakan kerja
praktik, berada dilapangan dan mahasiswa diwajibkan membuat laporan kegiatan-
kegiatan yang dijalani selama menjalankan kerja praktik dilapangan, sesuai
dengan prosedur kegiatan pelaksanaan kerja praktik itu sendiri. Dalam melakukan
kerja praktik ini Mahasiswa akan mendapatkan pengalaman dalam dunia kerja
sehingga nantinya sudah siap dalam menghadapi dunia kerja yang sebenarnya,
baik itu dalam perusahaan ataupun instansi lainnya.
 2

B. Tujuan Kerja Praktik

Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai agar mendapatkan suatu hasil
yang diinginkan.Dalam setiap kegiatan haruslah memiliki tujuan agar kita
mendapatkan gambaran dan langkah-langkah apa yang kita ambil untuk mencapai
tujuan tersebut. Adapun tujuan Mahasiswa melakukan Kerja Praktik adalah
sebagai berikut :

a. Mencari permasalahan yang ada ditempat Kerja Praktik dan mencoba

memberikan masukan atas permasalahan tersebut, agar terselesaikan lebih
cepat dengan menggunakan sistem komputerisasi.
b. Menambah wawasan dan pengalaman dalam dunia kerja, agar ketika
memasuki dunia kerja yang sebenarnya Mahasiwa sudah terbiasa akan hal
tersebut.
c. Menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang didapat selama
kuliah ke dalam dunia kerja.
d. Sebagai salah satu syarat matakuliah pada semester VII.
e. Memperoleh kesempatan untuk mendapatkan dan mengembangkan
wawasan dibidang pekerjaan selama mengikuti proses Kerja Praktik.
f. Meningkatkan keterampilan Mahasiswa secara individu dan bekerja sama
dalam kelompok untuk menjadi pekerja yang profesional dibidangnya
setelah tamat kuliah.
g. Menyesuaikan diri dengan etika kerja dan mengenal lebih jauh lingkungan
kerja sebenarnya.
h. Menambah pengalaman, wawasan kemandirian, dan meningkatkan
kedisiplinan serta membandingkan teori ilmu pengetahuan yang didapat
selama kuliah dengan pekerjaan.
i. Memperoleh masukan dan timbal balik guna memperbaiki serta
mengembangkan kesesuaian pendidikan kejurusan.
j. Memperoleh informasi atau peluang untuk dapat bekerja di perusahaan
atau instansi tempat Mahasiswa melaksanakan proses Kerja Praktik.
 3

k. Menganalisa penerapan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi

komputer yang sering digunakan dalam kegiatan produksi perusahaan.
C. Manfaat Kerja Praktik

Selain itu juga program Kerja Praktik diharapkan dapat memberikan manfaat
besar baik kepada Mahasiswa sebagai pelaksana Kerja Praktik, kepada Fakultas
Ilmu Komputer,Kantor Gubernur Sumatera Utara khususnya di bagian BKD
Informasi Data sebagai Pemberi tempat Izin Kerja Praktik. Adapun manfaat dari
pelaksanaan kegiatan KP ini adalah :

1. Manfaat bagi Mahasiswa.

a) Menambah wawasan dan pengalaman di dunia kerja
b) Dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat di perkuliahan
c) Dapat merasakan situasi kondisi langsung di dunia kerja

2. Manfaat bagi Fakultas Sains dan Teknologi Ilmu Komputer UINSU

a) Menjalin kerjasama antara Fakultas Ilmu Komputer UINSU dengan
perusahaan atau instansi tempat mahasiswa melaksanakan Kerja
Praktik.
b) Mempererat hubungan harmonis antara UINSU umumnya dan
Fakultas Ilmu Komputer UINSU khususnya dengan pihak perusahaan
atau instansi tempat pelaksanaan Kerja Praktik.
c) Fakultas Ilmu Komputer UINSU dapat memperoleh informasi tentang
pemanfaatan ilmu pengetahuan dan kebutuhan kerja serta dapat
menyesuaikan kepada kurikulum proses belajar mengajar.
d) Dapat meningkatkan kualitas dan menyesuaikan kegiatan pendidikan
proses belajar mengajar dari segala aspek, sarana, dan prasarana yang
menjadi kebutuhan sesuai dengan tuntutan nyata dari pembangunan
 4

3. Manfaat bagi BKD KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA

a) Membantu secara fisik untuk mempermudah pekerjaan seluruh Aparat
Negara Sipil ( ASN ) di kantor BKD GUBERNUR SUMATERA
UTARA
b) Membantu Kegiatan ataupun acara yang diadakan oleh BKD
KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA.

D. Ruang Lingkup Kerja Praktik

Penulisan laporan praktik ini ada batasan yang diberikan pihak Dinas Pemuda
dan Olahraga kepada Mahasiswa Kerja Praktik. Sebelum Mahasiswa
melaksanakan Kerja Praktik ada persyaratan yang harus dipenuhi seperti
menandatangani surat pernyataan dan mematuhi segala peraturan yang ada.
Kantor Gubernur menempatkan Mahasiswa di salah satu bidang, BKD Informasi
Data .Mahasiswa melaksanakan Kerja Praktik di bidang tersebut.

a. Mahasiswa Kerja Praktik bertangung jawab memelihara dan menjaga

fasilitas kantor Gubernur .
b. Mahasiswa Kerja Praktik bertanggung jawab atas Pengoprasian data
pegawai.
 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Perusahan
Perusahaan adalah tempat kegiatan produksi dilakukan serta
berkumpulnya semua faktor produksi terjadi. Perusahaan yang terdaftar
secara resmi dalam pemerintahan maka akan memiliki badan usaha untuk
perusahaannya. (wikipedia.org)

1. Pengertian Perusahaan Menurut Para Ahli

a) Perusahaan merupakan keseluruhan perbuatan yang dilakukan secara
terus menerus, bertindak ke luar untuk memperoleh penghasilan dengan
cara memperdagangkan atau menyerahkan barang atau mengadakan
perjanjian perdagangan. (Molengraaff).
b) Perusahaan adalah mereka yang secara teratur berkesinambungan dan
terbuka bertindak dalam kualitas tertentu, mencapai atau memperoleh
keuntungan bagi diri mereka. (Komar Andasasmita). Biasanya sebuah
perusahaan akan memiliki catatan administrasi secara khusus mengenai
struktur biaya, proses produksi dan memiliki pihak yang
bertanggungjawab atas segala risiko usaha yang mungkin saja terjadi.
Perusahaan dapat diklasifikasian dari beberapa bentuk. Salah satunya
klasifikasi perusahaan berdasarkan bentuk hukumnya yaitu:

a) Perusahaan Badan Hukum

Merupakan perusahaan yang dapat dimiliki oleh swasta maupun negara, dapat
berupa perusahaan persekutuan. Jenis perusahaan inin didirikan dan dimiliki
oleh beberapa orang pengusaha baik swasta maupun negara yang memenuhi
syarat-syarat sebagai badan hukum. Jenis perusahaan ini dpat memnjalankan
usaha di semua bidang perekonomian ( Perindustrian, perdagangan, Perjasaan,
dan pembiayaan). Contohnya: Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, Perusahaan
Umum, Perusahaan Perseroan (Persero).
b) Perusahaan Bukan badan Hukum
 6

Merupakan perusahaan yang dimiliki oleh perusahaan swasta, dapat berupa

perusahaan perseorangan maupun perusahaan persekutuan. Contohnya:
Perusahaan Perseorangan, Perskutuan Perdata, Firma, CV. Perusahaan Bukan
badan Hukum merupakan perusahaan swasta yang didirikan dan dimiliki oleh
beberapa orang pengusaha secara kerja sama, jenis perusahaan ini dapat
menjalankan usaha di bidang perekonomian (perindustrian, perdagangan, dan
perjasaan).
Keberadaan badan usaha ini menjadi status perusahaan yang terdaftar
pemerintah secara resmi. Selain itu, perusahaan memiliki makna badan
usaha yang melakukan kegiatan ekonomi untuk menghasilkan barang dan
jasa serta memiliki bangunan khusus untuk dijadikan lokasinya.

B. Profil BKD SUMUT

1. Sejarah
Sejarah Berdirinya Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara Pada
zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu
pemerintahan yang bernama Governement van Sumatra dengan wilayah
meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang
berkedudukan di kota Medan. Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama
Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera Utara kemudian
dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah,
dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan
penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan
yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, Keresidenan
Tapanuli. Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia
(R.I) N0. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa
Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi masing-masing berhak mengatur
dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara,
Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15
April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagi hari jadi Provinsi Sumatera
Utara.
2. Visi
 7

Adapun visi kantor gubernur sebagai berikut:

1) Sumatera Utara Yang Maju, Aman dan Bermartabat
3. Misi
Adapun misi kantor gubernur sebagai berikut;
1) Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam
Kehidupan karena memiliki iman dan taqwa, tersedianya sandang
pangan yang cukup, rumah yang layak, pendidikan yang baik,
kesehatan yang prima, mata pencaharian yang menyenangkan, serta
harga-harga yang terjangkau.
2) Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam
Politik dengan adanya pemerintahan yang bersih dan dicintai, tata
kelola pemerintah yang baik, adil, terpercaya, politik yang beretika,
masyarakat yang berwawasan kebangsaan, dan memiliki kohesi sosial
yang kuat serta harmonis.
3) Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang Bermartabat Dalam
Pendidikan karena masyarakatnya yang terpelajar, berkarakter, cerdas,
kolaboratif, berdaya saing, dan mandiri.
4) Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang
Bermartabat Dalam Pergaulan karena terbebas dari judi, narkoba,
prostitusi, dan penyeludupan, sehingga menjadi teladan di Asia
Tenggara dan Dunia.
5) Mewujudkan Masyarakat Sumatera Utara Yang
Bermartabat Dalam Lingkungan karena ekologinya yang terjaga,
alamnya yang bersih dan indah, penduduknya yang ramah, berbudaya,
berperikemanusiaan, dan beradab.

4. Logo
Adapun tampilan logo kantor gubernur provinsi sumut di bawah ini.
 8

Gambar 2.1 Logo Kantor Gubernur Provinsi Sumut

5. Lokasi Perusahaan
Adapun lokasi KANTOR BADAN KEPEGAWAIAN DERAH
GUBERNUR SUMATERA UTARA berada di Jln. P. Diponegoro 30, Medan.
 BAB III

ORGANISASI DAN MANAJEMEN

A. Organisasi
1. Pengertian Organisasi

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orang-orang
untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan
dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-
parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk
mencapai tujuan organisasi. Salamadian (2007:12)

2. Pengertian Manajemen Kepegawaian

Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. Manajemen kepegawaian ialah proses

kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar tercapainya tujuan
organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan
hakikat para anggotanya. Society for Personal Administration di Amerika Serikat
memberikan pengertian personal manajemen sebagaimana dikutip oleh Paul
Pigors dan Charles A. Myerse dalam hubungan personal administrasion sebagai
berikut: manajemen kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan, dan
mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga
tujuan organisasi dan efisiensi kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.

Menurut Drs. M. Manullang, Manajemen kepegawaian adalah seni atau ilmu

perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan keputusan hati pada
diri pekerja. Atau dengan kata lain manajemen kepegawaian adalah suatu ilmu
yang mempelajari bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan
kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi
tercapainya tujuan.

Dari ketiga pendapat yang bervariasi itu sebanarnya mempunyai inti atau
pokok yang sama, yaitu kegairahan dan produktivitas kerja maksimum dari
 10

anggaota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai tujuan organisasi itu
sendiri.

B. STRUKTUR ORGANISASI
Adapun struktur organisasi Badan Kepegawain Daerah dibawah ini:

KA. BKD
PROVSU

SEKRETARIS BKD
PROVSU

KASSUBAGOR KASSUBAG KASSUBAG KASSUBAG

GANISASI DAN REGISTRASI KEUANGAN UMUM DAN
HUKUM PENGADAAN

BIDANG BIDANG MUTASI BIDANG

PENGADAAN DAN INFORMASI
PEMBINAAN

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BKD Provinsi Sumatera Utara

 11

C. Fungsi

Uraian fungsi instansi Badan Kepegawaian Daerah Sumatera Utara adalah

sebagai berikut:

1. Kepala Badan
Kepala Badan Kepegawaian Daerah mempunyai fungsi membantu
gubernur dalam perencanaan, pengadaan, pengembangan, kualitas,
penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil Daerah.
2. Sekretaris Badan
Sekretaris Badan Kepegawian Daerah mempunyai fungsi membantu
kepala badan di Bidang Umum/Kerumah tanggaan, Perlengkapan,
Administrasi, Kepegawaian, dan Registrasi, Keuangan,
Pembinaan/Penataan, Kelembagaan, Organisasi dan Hukum.
3. Kepala Bidang Program Kepegawaian
Kepala Bidang Program Kepegawaian mempunyai fungsi membantu
kepala badan di bidang perencanaan program Kepegawaian, Pembinaan,
Kesejahteraan, Pegawai, dan Penyiapan serta Pengendalian Peraturan
Disiplin Pegawai.
4. Kepala bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Pegawai
Kepala bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Pegawai mempunyai
fungsi membantu kepala badan dalam pengisian Jabatan Struktural,
Jabatan Fungsional, dan Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan.
5. Kepala Bidang Mutasi Pegawai
Kepala Bidang Mutasi Pegawai mempunyai fungsi membantu kepala
badan dalam pengurusan kenaikan pangkat pemindahan, pemberhentian,
dan penetapan pension pegawai.
6. Kepala Bidang Informasi
Kepala Bidang Informasi Mempunyai fungsi membantu Kepala Badan
Dalam Pengelolaan Arsip Pegawai Provinsi, Pegawai Daerah
Kabupaten/Kota Komputerisasi Data.
 12

D. Sumber Daya Manusia

Jumlah tenaga kerja pada bidang informasi data BKD Provinsi Sumatera Utara
berjumlah 10 orang dengan bidangnya masing-masing.
 BAB IV

TEMUAN KASUS DAN PEMBAHASAN

A. Kasus
1. Permasalahan

Dari hasil pengamatan yang penulis lakukan di BKD Sumatera Utara

bagian informasi data, penulis melihat sistem persuratan masih secara manual,
yaitu dengan metode di dalam buku besar. Model pengarsipan ini memiliki
kelemahan seperti terjadinya kehilangan, faktor human eror (kelalain) maupun
bencana alam seperti banjir, maka arsip akan hilang atau sulit dikembalikan.

2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada sub permasalahan di atas disinipenulis

menuliskan solusi pada kelemahan sistem manual pengarsipan surat pada BKD
Sumatera Utara bagian informasi data, sebagai berikut:

a) Bagaimana meminimalisir kelemahan system manual untuk pengarsipan

surat
b) Merancang aplikasi surat untuk menghindari kehilangandat yang diarsip
pada buku agenda.

B. Pembahasan
1. Pengertian Aplikasi
Aplikasi adalah suatu perangkat lunak (software) atau program computer
yang beroprasi pada sistem tertentu yang diciptakan dan dikembangkan untuk
melakukan perintah tertentu. Istilah aplikasi sendiri diambildari bahasa inggris
“application” yang dapat diartikan sebagai penerapan atau penggunaan. Secara
harfiah, aplikasi merupakan suatu penerapan perangkat lunakatau software yang
dikembangkan untuk tujuan melakukan tugas-tugas tertentu. (Wikipedia, 2012/08)
 14

2. Pengertian Pengarsipan Data

Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan , penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta
penyiapan arsip menurut sistem tertentu. Pengarsipan adalah surat perkerjaan
kantor atau perkerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha
baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta. Jadi, pengarsipan adalah proses
menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut sistem pengarsipan tertentu.

3. Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis yang diterima dari instansi yang lain dari
perorangan. Surat masuk merupakan kegiatan penting dalam suatu organisasi yang
mempunyai tujuan untuk menyampaikan segala jenis surat dari instansi maupun
perorangan untuk diedarkan ke bagian yang ditujukan. Pengelolaan surat masuk
merupakan proses pengelolaan dari menerima surat sampai mengarsipkan surat.
Menurut Ida Nuraida (2007 : 76) surat masuk adalah “surat yang masuk ke dalam
suatu instansi/perusahaan atau bagian lain pada instansi/perusahaan, baik yang
berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan
yang sama”. Sedangkan “surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh
organisasi kantor” Gina Madiana (2004 : 49).

4. Surat Keluar

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu
badan usaha dari instansi lain atau perorangan. Dari pengertian menurut para ahli
diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perorangan maupun kelompok. Selain dikirimkan kepada instansi lain,
dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu
instansi,misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam
instansi tersebut. Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitauhan, undangan
pertemuan/rapat, undangan kejasama ataupu jawaban (konfirmasi) dari surat yang
telah dikirim sebelumnya. (dina patma101.com,2012/04).
 15

Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas dan sistem
dalam buku agenda.

a. Pembuatan konsep

Konsep surat sering disebut dengan draf. Saatpengetikan belum

menggunakan computer, untuk membuat surat harus di buat dulu
konsepnyasecara tertulis, diatas kertas bergaris/kertas buram/lembar
konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak
kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang popular
karena sudah digantikan oleh computer yang lebih cangih. Konsep yang
ditulis tangan pun kini sudah mulai ditingalkan, konsep surat langsung
diketik dengan computer. Namun demikian, masi ada yang tetao
menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan,
kemudian diketik munggunakan komputer.

b. Persetujuan konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep
tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau masi dipebaiki
atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan
akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

c. Pencatatan surat

Konsep surat yang sudahmendapatkan persetujuan dari pimpinan,

selanjutkan dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi
atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari
agendaris sesuai aturan pemberian nomer surat yang berlaku di kantor
tersebut.

d. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan pimpinan dan mempunyai

nomer surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik
 16

dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan
digunakan.

e. Pemeriksaan pengetikan

Juru ketik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut

diprint atau dicetak. Jangan ada sampai kesalahan pengetikan sekecil
apapun, walaupun hanya satu huruf sekalipun. Apalagi berupa angka-
angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan
konseptor harus memeriksa pengetikan tersebut, sehingga benar-benar
sesuia dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya
dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f. Penandatangan surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang
berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan
tanda tangan di atas nama terang.

g. Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penangunggung jawab,

selanjutnya di beri cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat
yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya.
Pemberian cap dinas dibubukan di sebelah kiri tanda tangan dengan
menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

h. Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang ditujudengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat. Smentara itu, tembusannya lembar ke-
2 disimpan sebagai arsip, tampa dilipat, karena akan disimpan dalam
map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan
dimasukan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
 17

i. Menyampul surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam

sampulmyang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut:

1) Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

2) Cantumkan nomer surat bila diperlukan.
3) Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap
dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.
4) Perangko secukupnya.
j. Pengiriman surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatul hal yang tidak dapat

dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/surat
keluar. Oleh karena itu, dibutukan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman

surat:

1) Jenis surat.
2) Informasi yang tercamtum dalam surat.
3) Tujuan/alamat surat.
4) Volume/banyaknya surat.
k. Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan

tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan
dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem
abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomer, dan sistem wilayah.
 18

C. Perancangan Aplikasi
1. Pengertian Rancangan

Rancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan
yang utuh dan berfungsi perancangan sistem dapat dirancang dalam bentuk
bagan alir sistem (system flowchart), yang merupakan alat bentuk grafik yang
dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari sistem.

Konsep merancang merupakan aplikasi yang akan dibuat untuk dapat

merancang konsep dalam membuat aplikasi dibutuhkan kreatifitas. Kreatifitas
adalah kemampuan untuk menyajikan gagasan atau ide baru. Sedangkan
inovasi merupakan aplikasi dari gagasan atau ide baru tersebut. Untuk
menciptakan ide yang orisinil tidaklah mudah, maka dapat digunakan
beberapa teknik untuk menciptakan ide, yaitu penyesuain (adaptasi), aplikasi
yang telah ada diangap belum sesuai dengan lingkungan yang di tuju.

Untuk dapat merancang konsep dalam membuat aplikasi dibutukan

kreatias. Kreatifitas adalah kemampuan untuk menyajikan gagasan atau ide
baru. Sedangkan inovasi merupakan aplikasi dari gagasan atau ide baru
tersebut. Untuk menciptakan ide yang orisinil tidaklah mudah, maka dapat
digunakan beberapa teknik untuk menciptakan ide, yaitu penyesuain
(adaptasi). Aplikasi diangap belum sesuai dengan kebutuhan dan dirubah
dengan menggunakan teknik perubahan lebih dari satu cara pengembangan.
(syifaunanfisah,2003/10).

2. Tahapan-Tahapan Rancangan

Adapun tahapan-tahapan perkerjaan yang dilakukan oleh analis sistem

dan programmer dalam membangun sebuah sistem. Dalam System
Development Lyfe Cycle (SDLC) langkah yang digunakan seperti:

a. Perancangan sistem (Systems Planning)

 19

Lebih menekankan pada aspek studi kelayakan pengembangan system

(feasibility study). Aktiftas-aktifitas yang ada meliputi:
1) Pembentukan dan konsolidasi tim pengembang.
2) Mendefenisikan tujuan dan ruang lingkup pengembang
3) Mengidentifikasi apakah masalah-masalah yang adabisa
diselesaikan melalui pengembangan system.
4) Menentukan dan evaluasi stategi yang akan digunakan dalam
pengembangan system.
5) Penentuan prioritas teknologi dan pemilihan aplikasi.

b. Analisis Sistem (System Analisi).

Analisis sistem adalah tahap dimana dilakukan beberapa aktivitas
berikut:
1) Melakukan studi literatur untuk menemukan suatu kasus yang
bias ditanganin oleh suatu sistem.
2) Brainstorming dalam tim pengembangan mengenai kasus mana
yang paling tepat dimodelkan dengan system.
3) Mengklarifikasi masalah, peluang dan solusiyang mungkin
diterapkan untuk kasus tersebut.
4) Analisa kebutuhan pada system dan membuat batasan sistem.
5) Mendefenisikan kebutuhan sistem.

c. Perancangan sistem (System Design).

Pada tahap ini, features dan operasi-operasi pada sistem
dideskrifsikan secara detail. Aktivitas-aktivias yang dilakukan adalah:
1) Menganalisa interaksi obyek dan fungsi pada sistem.
2) Menganalisa data dan membuat skema database.
3) Merancang user interface.
 20

d. Implementasi Sistem (System Implementation).

Tahap berikutnya adalah implementasi yaitu mengimplementasikan
rancangan dari tahap-tahap sebelumnya dan melakukan uji coba.
Dalam implementasi, dilakukan aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1) Pembuatan database sesuai skema rancangan.
2) Pembuatan aplikasi berdasarkan desain sistem.
3) Pengujian dan perbaikan aplikasi (debugging).

e. Pemeliharaan Sistem (System Maintenance).

Dilakukan oleh admin yang ditunjuk untuk menjaga sistem tetap
mampu beroprasi secara benar melalui kemampuan sistem dalam
mengadaptasikan diri sesuai dengan kebutuhan.

3. Kebutuhan System

Memahami kebutuhan system baru dan mengembangkan sebuah system

atau bias diartikan bahwa kebutuhan system adalahpernyataan tentang apa
yang harus dilakukan oleh system dan pernyataan tentang karakteristikyang
harus dimiliki system merupakan tujuan dari kebutuhan system.

Untuk merancang aplikasi manajemen surat inidibutuhkan beberapa

kebutuhan diantaranya sebagai berikut:

A. Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan cara yang efektif untuk

mengidentifikasi layanan yang akan disediakan oleh sistem. Untuk
merancang aplikasi manajemen surat tersebut memerlukan beberapa
kebutuhan yaitu kebutuhan Fungsional dan kebutuhan non Fungsional.

1) Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan Fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-

proses apa saja atau layanan apa saja yang nantinya harus disediakan
olehsistem, mencakup bagaimana sistem harus bereaksipada input
 21

tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu yaitu

sebagai berikut:

a. Unified Modelling Language (UML)

Adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan,
menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikansuatu
sisteminformasi. Unified Modelling Language (UML) dikembangkan
sebagai suatu alatuntuk analisisdan desain beriorentasi obje oleh
Grady Booch,Jim Rumbaugh, dan ivar Jacobson. Proses pemodelan
data menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang akan dilakukan
oleh sistem salah satu pemodelan data adalah Unified Modelling
Language. Perancangan manajemen surat ini adalah; uses case
diagram, sequence diagram dan activity diagram.
b. Uses case diagram
Yang dirancang pada system manajemen surat pada Badan
Kepegawaian Daerah Sumatera Utara terdiri empat aktor yaitu Admin,
Kasubbag, Kepala, Pengirim.

2) Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan Non Fungsional adlah kebutuhan yang menitik
beratkan pada property prilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan
fungsional juga sering disebut sebagai batasan layanan atau fungsi
yang ditawarkan sistem seperti batasan waktu, batasan
pengembangan proses standarisasi dan lain lain.
a. Usability
Adalah mudah digunakan dan mendorong pengguna untuk
menggunakan sistem sebagai alat bantu positif dalam
menyelesaikan tugas.
b. Security
Adalah proses yang dibangunhanya dapat digunakan oleh
pengguna yang yang berhak mengakses sistem. Maka dari itu
untuk dapat masuk ke dalam sistem ini pengguna harus
 22

melakukan login dengan username dan password. Terlebih

dahulu database sistem juga terjaga karena hanya bias diakses
oleh admin.
c. Control
Adalah proses dapat mengontentikasi pengguna yang boleh
menggunakan sistem sesuai dengan kewenangan yang
deberikan dan juga data yang tersimpan lebih aman. Karena
tidak semua pengguna dapat menggunakannya.
d. Evalibility
Adalah proses ini juga digunakan untuk melihat kinerja dari
petugas yaitu dengan sistem dapat memberikan informasi
laporan pengadministrasi surat. Sistem juga berguna karena
data yang diolah secara langsung gunapenyajian laporan yang
cepat jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
e. Activity diagram
Adalah proses activity diagram menggambarkan aliran kerja
atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu
yang ada pada prangkat lunak. Activity diagram yang
dirancang pada sistem pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada Badan Kepegawain Daerah Sumatera Utara.
f. Sequence Diagram
Adalah proses Sequence diagram adalah suatu diagram yang
menggambarkan kelakuan objek pada uses case dengan
mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirim
dan diterima antar objek. Sequence diagram yang dirancang
pada sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
Badan Kepegawain Daerah Sumatera Utara. Memahami
kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah
sistem atau bias diartikan bahwah kebutuhan sistem adalah
penyataan tentang apa yangharus dilakukan oleh sistem dan
pernyataan tentang karakteristik yang harus dimiliki sistem
 23

merupakan tujuan dari kebutuhan sistem. Berikut adalah

ebutuhan perancangan Aplikasi manajemen surat yaitu sebagai
berikut:
1) Hardware (Perangkat Keras)
Hardware adalah merupakan suatu komponen yang
terdapat dalam sebuah komputer, dapat dilihat dengan cara kasat
mata dan mampu disentuh secara fisik. Sistem tersebut
menggunakan 1 unit komputer PC dengan spesifikasi sebagai
berikut:
a. Processor
b. Monitor
c. Mouse
d. RAM
e. Keyboard
f. Printer
2) Software (Perangkat Lunak)

Software adalah merupakan kumpulan data elektronik

yang disimpan dan diatur oleh komputer. Data komputer
disimpan dapat berupa program yang berguna untuk
menjalankan suatu printah. Aplikasi yang digunakan
(Sofware) sebagai berikut:

a. PHP ( Hypertext Preprocessor)

b. MySQL ( Sebagai Database )
c. Xampp ( sebagai Web server )
d. CSS ( Cascading Style Sheet )
e. Google chorme ( Untuk Menampilkan hasil web yang
telah dibuat)
3) Pengenalan PHP
PHP adalah bahasa pemrograman script server-side yang
didesain untuk pengembangan web. Selain itu, PHP juga bias
 24

digunakan sebagai bahasa pemrograman umum. PHP di

kembangkan pada tahun 1995 oleh Ramus Lerdorf, dan
sekarang di kelola oleh The PHP Group. PHP disebut bahasa
pemrograman server side karena PHP diproses pada komputer
server. (Wikipedia).
Tools – Tools dari PHP ada:
a. Sofware Web Server
b. Sofware PHP Server
c. Software database
d. Text Editor
e. Web editor
4) Xampp ( sebagai Web server )

Xampp adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung

banyak system operasi, merupakan kompilasi dari beberapa
program. Xampp merupakan tool yang menyediakan paket
perangkat lunak kedalam satu buah paket. Dengan menginstall
Xampp maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan
konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQLsecara
manual. Xampp akan menginstalasi dan
mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto
konfigurasi.

Fungsi Xampp sendiri adalah sebagai server yang berdiri

sendiri (localhost), yang terdiri dari beberapa program antara
lain : Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah
bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP.
XAMPP akan menginstalisasi dan mengkofigurasikannya
secara otomatis untuk anda atau langsung konfigurasi.
(Sutanto, 2014:73)

5) PHP ( Hypertext Preprocessor)

 25

PHP adalah bahasa pemrograman script server-side yang

didesain untuk pengembangan web. Selain itu, PHP juga bisa
digunakan sebagai bahasa pemrograman umum, PHP disebut
bahasa pemrograman server side karena PHP diproses pada
komputer server. Hal ini berbeda dibandingkan dengan bahasa
pemrograman client-side seperti JavaSript yang diproses pada
web browser (client).

PHP dapat digunakan dengan gratis (free) dan bersifat

Open Source. PHP dirillis dalam lisensi PHP License, sedikit
berbeda dengan lisensi GNU General Public License (GPL)
yang biasa digunakan untuk proyek Open Source (Wikipedia).

6) MySQL ( Sebagai Database )

MySQL adalah sebuah database management system

(manajemen basis data) menggunakan perintah dasar SQL
(Structured Query Language) yang cukup terkenal.Database
management system (DBMS) MySQL multi pengguna dan
multi alur ini sudah dipakai lebih dari 6 juta pengguna di
seluruh dunia.

MySQL adalah DBMS yang open source dengan dua

bentuk lisensi, yaitu Free Software (perangkat lunak bebas)
dan Shareware (perangkat lunak berpemilik yang
penggunaannya terbatas). Jadi MySQL adalah database server
yang gratis dengan lisensi GNU General Public License (GPL)
sehingga dapat Anda pakai untuk keperluan pribadi atau
komersil tanpa harus membayar lisensi yang ada.Seperti yang
sudah disinggung di atas, MySQL masuk ke dalam jenis
RDBMS (Relational Database Management System). Maka
dari itu, istilah semacam baris, kolom, tabel, dipakai pada
 26

MySQL.Contohnya di dalam MySQL sebuah database terdapat

satu atau beberapa tabel.

SQL sendiri merupakan suatu bahasa yang dipakai di

dalam pengambilan data pada relational database atau database
yang terstruktur.Jadi MySQL adalah database management
system yang menggunakan bahasa SQL sebagai bahasa
penghubung antara perangkat lunak aplikasi dengan database
server.

Pada saat ini MySQL merupakan database server yang

sangat terkenal di dunia, semua itu tak lain karena bahasa dasar
yang digunakan untuk mengaksesdata database yaitu SQL.
Proses pengaksesan database lebih user-friendly dibandingkan
dengan yang lain, misalnya dBase atau Clipper karena mereka
masih menggunakan perintah-perintah pemrograman murni.
SQL dapat digunakan secara berdiri sendiri maupun di
lekatkan pada bahasa pemrograman seperti C, dan Delphi
(Arief, 2011:151).

7) CSS ( Cascading Style Sheet )

Cascading Style Sheets adalah kumpulan perintah yang

digunakan untuk menjelaskan tampilah sebuah halaman situs
web dalam mark-up language. Mark-up language atau bahasa
markah adalah bahasa pemrograman yang bisanya digunakan
membuat websitu. (codepolita.com)

8) Google Chrome ( Untuk Menampilkan hasil web yang

telah dibuat)

Google Chrome merupakan browser yang dikeluarkan

oleh Google, sebuah perusahaan search engine terkemuka
didunia. Google Chrome juga dirancang agar berjalan secepat
mungkin:Cepat dimulai dari desktop, memuat laman web
 27

dalam sekejap, dan menjalankan aplikasi web yang rumit

dengan sangat cepat.Google Chrome pertama kali di rilis oleh
Google pada tanggal 2 September 2008, yang saat itu hanya
untuk Microsoft Windows karena masih dalam status beta.
Lalu pada 11 Desember pada tahun yang sama Google Chrome
di luncurkan untuk semua sistem operasi karena telah
mencapai versi stabil. (Wikipedia).

9.) Pemodelan Aplikasi

Pemodelan adalah proses untuk membuat sebuah model dari

sistem. Model adalah representasi dari sebuahbentuk nyata,
sedangkan sistem adalah salaing keterhubungan antar elemen
yang membangun sebuah kesatuan, biasanya dibangun utuk
mencapai tujuan tertentu. Tujuan suatu pemodelan adalah untk
menganalisa dan memberi prediksi yang dapat mendekati
kenyataan sebelum sistem diterapkan di lapangan.

Pemodelan untuk pengembangan system aplikasi yang

digunakan yaitu PHP dan MySQL, yang terdiri dari beberapa
tahapan:

a) Pemodelan data
Pemodelan data untuk mendefinisikan atribut dan
relasinya dengan merancang relasi antar data
menggunakan Uses case Diagram menggunakan
aplikasi PHP dan MySQL
b) Pemodelan proses
Pendefinisian data dengan merancang alur sistem yaitu
UML, database dan interface.
Pengujian ini diuji oleh sistem dan user, user ini diuji
oleh admin dan dua orang pegawai Badan Kepegaian
Daerah Sumatera Utara. Dalam pemodelan aplikasi
 28

pengarsipan dan penyimpanan data surat masuk dan surat

keluar Badan Kepegawaian Daerah Sumatera Utara yang
telah dirancang terdiri dari beberapa diagram yaitu
sebagai berikut:

1. Use Case Diagram

Setelah scenario mengenai sistem surat masuk dan

surat keluar yang berjalan saat ini selesai didefenisikan,
maka scenario tersebut akan digambarkan kedalam
bentuk diagram agar mudah dibaca. Dari defenisi
scenario diatas dapat digambarkan dalam use case
diagram mengenai kebiasaan yang terjadi dalam sistem
surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini. Use
cas diagram akan menggambarkan Hubungan use case
dengan actor dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
29
 30

Gambar 4.1. Uses Case Diagram Surat Masuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.1. use case diagram surat

masuk dan surat keluar yang berjalan memiliki kegiatan
sebagai berikut:
a. 1 sistem use case diagram yang mencakup kegiatan
pengolahan surat masuk dan surat keluar.
b. 2 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya
admin, kabid, kepala badan dan pengirim.
c. 8 use case diantaranya login, Record (Masukan
Data), buat surat, periksa surat, diterima, ditolak,
kirim surat dan membuat laporan surat.
2. Activity Diagram

Activity diagram atau diagram aktifitas adalah

bentuk visual dari alur kerja yang berisi aktifitas dan
tindakan, yang juga dapat berisi pilihan, atau
pengulangan. Dalam Unified Modelling Language
(UML), diagram aktifitas dibuat untuk menjelaskan
aktifitas computer maupun alur aktifitas dalam
organisasi. Selain itu diagram aktifitas juga
menggambarkan alur control secara garis besar.

Diagram aktifitas memiliki komponen dengan

bentuk tertentu dihubungkan dengan tanda panah. Panah
tersebut mengarahkan urutan aktifitas yang terjadi, dari
awal sampai akahir. Yang perlu diperhatikan yaitu
diagram aktifitas bukan menggambarkan aktifitas sistem
yang dilakukan aktor, tetapi menggambarkan aktifitas
yang dapat dilakukan oleh sistem.

Tujuan utama dari activity diagram adalah

menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam
 31

sebuah proses agar lebih mudah dipahami. Activity

diagram juga digunakan untuk menunjukkan aliran pesan
dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Adapun tujuan
pembuatan activity diagram lainnya yaitu:

a. Menggambarkan proses bisnis dan urutan aktifitas

dalam sebuah proses.
b. Dipakai pada bussines modelling untuk
memperlihatkan urutan aktivitas proses bisnis.
c. Membantu memahami proses secara keseluruhan.
d. Menggambarkan aliran paralel, bercabang dan
bersamaan dari sistem.
32
 33

Gambar 4.2. Activity Diagram Surat Masuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.2. activity diagram pada

aplikasi surat masuk dan surat keluar Badan
Kepegawaian daerah Sumatera Utara sebagai berikut.
a. 1 Initeal Node untuk memulai kegiatan.
b. 10 Action diantaranya membuat surat, memberikan
surat, memnerima surat, cek surat, acc surat,
menerima surat, mengembalikan surat, memberikan
surat untuk dikirm, menerima surat, mengirimkan
surat.
c. 3 Vertical Swimlane untuk mebedakan actor-actor
yang melakukan kegiatan tersebut.
d. 1 Final Node untuk mengakhiri kegiatan.

3. Squince Diagram

Squince diagram adalah suatu diagram yang

menggambarkan interaksi obejek dan mengindikasikan
( memberikan petunjuk atau tanda) komunikasi diantara
objek-objek tersebut. Squence diagram digunakan untuk
menggambarkan perilaku pada sebuah scenario dan
mendeskripsikan bagaimana entitas dari sistem
berinteraksi, termasuk pesan yang digunakan saat
interaksi. Semua pesan dideskripsikan dalam urutan pada
eksekusi. Squence diagram berhubungan erat dengan use
case diagram, dimana 1 use case akan menjadi 1 squence
diagram.

Tujuan dari penggunaan sequence diagram ini

adalah sebagai berikut adalah:
 34

a. Mengkomunikasikan requierement kepada tim teknis

karna diagram ini dapat lebih mudah untuk
dielaborasi menjadi model design.
b. Merupakan diagram yang paling cocok untuk
mengembangkan model deskripsi use case menjadi
spesifikasi desain.
c. Analisa dan desain, memfokuskan pada identifikasi
method didalam sebuah desain. Squence diagram ini
biasanya dipakai untuk memodelkan deskripsi
tentang sistem yang ada pada sebuah atau beberapa
pada use case diagram yang menggambarkan
Hubungan antara actor dan use case diagram, lalu
digunakan untuk memodelkan logika dai sebuah
method seperti operation, fungsion atau prosedur, dan
digunakan juga untuk memodelkan logika dari
service (High Level Method).
 35

Gambar 4.3. Sequence Diagram Surat Masuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 4.3. Sequence Diagram menu

login diatas, bias dilihat bahwa Sequence Diagram login
menggambarkan kejadian ketika pengguna melakukan
login dengan memasukkan data username dan password.

4. Implementasi
Aplikasi untuk mengimput dan penyimpanan data
surat masuk dan surat keluar pada Badan Kepegawain
Daerah Sumatera Utara menggunakan PHP dan MySQL.
Adapun design program aplikasi surat masuk dan surat
keluar yang saya buatpada Badan Kepegawain Daerah
Sumatera Utara sebagai berikut:
Gambar dibawah ini merupakan tampilan awal dari
sebuah web, diamana kita akan memasuki nik dan
password, setelah itu isi nik dan password.
 36

Gambar 3.2 tampilan aplikasi manajemen surat masuk dan surat keluar

1. Selanjutnya, ini merupakan tampilan dashboard aplikasi managemen surat

masuk dan keluar, dan klik surat masuk

2. Setelah di klik surat masuk maka munculah tampilannya, terdapat berapa

icon di bawah ini. Lalu klik tambah surat masuk.
 37

3. Setelah di klik tambah surat masuk maka munculah tampilannya, Lalu isi pada
beberapa kolom tersebut untuk melengkapinyanya dan klik tambah surat
masuk.
 38

4. Setelah di klik surat keluar maka munculah tampilannya, terdapat berapa icon
di bawah ini. Lalu klik tambah surat masuk.
 39

5. Setelah di klik tambah surat keluar maka munculah tampilannya, Lalu isi pada
beberapa kolom tersebut untuk melengkapinyanya dan klik tambah surat
keluar.

Aplikasi ini di gunakan untuk mempermudah dalam

pendataan surat-surat yang masuk dan keluar di Badan
Kepegaiwain Daerah Sumatera Utara.. Aplikasi ini masih sangat
banyak kekurangan dan masih perlu penyempurnaan serta
pengembangan. Meskipun demikian aplikasi ini sudah dapat
digunakan. Untuk dapat login atau masuk ke aplikasi
manajemen surat dapat memasukkan username dan password
super user =  admin.
40
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Aplikasi surat masuk dan keluar yang telah dirancang akan difungsikan sebagai
salah satu alat bantu yang memudahkan kegiatan surat menyurat di Kantor
Gubernur Sumatera Utara. Dengan adanya aplikasi surat masuk dan keluar dapat
akan lebih mempermudah dari segi keamanan surat, waktu pengiriman surat dan
pengarsipan surat. Aplikasi ini dirancang dengan beberapa bantuan software
seperti, Adobe Dreamweiver, dan Mysql, sebagai database (penampungan data).

Beberapa kelebihan surat masuk dan surat keluar ini kita dapat mengubah,
menyimpan, serta melihat nomor surat dan tanggal surat masuk dan keluar juga
sudah tertera dengan memanfaatkan menu yang sudah dirancang diaplikasi..
Dengan aplikasi ini surat-surat sebelumnya diterima atau dikirim dengan cara
manual, sekarang menjadi lebih efesien dan lebih aman, karena data-data surat-
surat akan tersimpan di database sistem.

B. Saran-saran

Didalam Pelaksanaan Kerja Praktik (KP) Penulis menemukan sebuah kasus

dalam pelaksanaan sistem kerja, pada suatu acara/kegiatan yang diadakan pihak
BKD Kantor Gubernur Sumatera Utara, khususnya bidang BKD Informasi Data.

Pelaksanaan Kerja praktik (KP) memiliki sedikit saran yang diajukan kepada
beberapa pihak yaitu:

1. Universitas Islam Negeri Sumatera Utara (UINSU)

Diharapkan pihak UINSU dapat menjalin hubungan kerja sama yang

baik dengan pihak perusahaan atau instansi tempat mengadakan KP
 DAFTAR PUSTAKA

Saputra, Agus. 2012. “Webtrik :PHP, HTML5, dan CSS3 “.jakarta:Pusblisher

Solichin, Achmad. 2005. Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL

Jakarta:Publisher :

Gregorius, Agung. 2012. “Buku Pintar HTML5 + CSS3 + DreamWeaver C56 “

Yogyakarta : Jubilee Enterprise.

Madcom.(2008). Aplikasi PHP dan MYSQL untuk membuat Website

interaktif.Yogyakarta : Penerbit Andi
 LAPORAN HARIAN KERJA PRAKTIK (KP)

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN

SUMATERA UTARA MEDAN

Masa Berlaku SK : 07 Oktober 2019 s.d 07 November 2019

NAMA : Mukhtar Roy Hanafi Tambunan

NIM : 0701163106

PERUSAHAAN : KANTOR GUBERNUR

SUMATERA UTARA

ALAMAT : Jalan Diponegoro No.30 Medan

Jurnal Harian Kegiatan Kerja Praktek (KP)

No. Tanggal Kegiatan Lokasi Peserta

1. 07 Oktober 2019 -Perkenalan dengan Ruangan Kabag Perserta KP dan Staf
Pembimbing dan Bkd BKD
-Temu ramah dengan Staff Informasi Data
Informasi Data
2. 08 Oktober 2019 -Mempelajari Aplikasi Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
SIMPEG BKD Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara dan SAPK
BKN
3. 09 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
4. 10 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
5. 11 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
6. 14 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
7. 15 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
8. 16 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
9. 17 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN lkepemudaan
Dispora Su
10. 18 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
11. 21 Oktober 2019 -Melakukan peremajaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
data pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
12. 22 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
13. 23 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
14. 24 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
15. 25 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
16. 28 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
17. 29 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
18. 30 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
19. 31 Oktober 2019 -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
20. 01 November -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
2019 pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
21. 02 November -Verifikasi Permintaan Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
2019 pegawai Provinsi Informasi Data BKD
Sumatera Utara di
Aplikasi SIMPEG dan
SAPK BKN
22. 04 November -Rakor Itegerasi SIMPEG Hotel Niagara Perserta KP dan Staf
2019 BKD se Sumatera Utara Parapat BKD
dengan SAPK-BKN
23. 05 November -Rakor Itegerasi SIMPEG Hotel Niagara Perserta KP dan Staf
2019 BKD se Sumatera Utara Parapat BKD
dengan SAPK-BKN
24 06 November -Rakor Itegerasi SIMPEG Hotel Niagara Perserta KP dan Staf
2019 BKD se Sumatera Utara Parapat BKD
dengan SAPK-BKN
25 07 November Perpisahan dengan Staff Ruangan Bkd Perserta KP dan Staf
2019 BKD Provinsi Sumatera Informasi Data BKD
Utara
 Lampiran 3

TANDA TANGAN PENANGGUNG JAWAB

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM

NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN

No. TIM KERJA PRAKTEK (KP) TANDA TANGAN

Kepala Laboratorium :
1. Rakhmat Kurniawan, M.Kom
NIP.1985503162015031003
Dosen Pembimbing :
2. Armansyah, M.kom
NIDN. 2004108401
Fachrizal Nasution, S.Sos, M.Si
3. NIP. 197101241992121002
( Kepala Bidang BKD Informasi Data)
Lampiran 4

BLANKO PENILAIAN PEMBIMBING PERUSAHAAN

KERJA PRAKTEK (KP)
MAHASISWA PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SUMATERA UTARA MEDAN

Nama Lengkap : Mukhtar Roy Hanafi Tambunan

NIM : 0701163106
Tempat Kerja Praktek : Badan Kepegawaian Daerah Sumatera Utara
Waktu Kerja Praktek : 07 Oktober – 07 November 2019

No. Materi Penilaian Nilai Angka

1. Kedisiplinan
2. Kerajinan dan Ketekunan
3. Kerapian dan Penampilan
4. Kreatifitas dan Inovasi
5. Kemampuan Keilmuan/ Pemahaman
Tentang Materi Pekerjaan
6 . Komunikasi
7. Tanggung Jawab
8. Total Angka
NB : Angka Min 4 dan Max 10

Medan, Desember 2019

Pembimbing Kepala Bidang Informasi Data

( Fachrizal Nasution, S.Sos, M. Si)

NIP.
Lampiran 7

DOKUMENTASI KERJA PRAKTIK (KP)

DI KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA

Gambar 5.2: Kegiatan Mahasiswa di Lokasi Kerja Praktik (KP)

Gambar 5.2: Kegiatan Sosialisasi di Lokasi Hotel Niagara Parapat