Langkah-Langkah Kerja

Distribusi Drawing Softcopy Untuk Supplier

Tujuan
1. Panduan agar Supplier mengerti dan memahami cara menerima drawing softcopy

Definisi
1. TTD1 = Tanda Terima Dokumen Internal adalah tanda bukti penerimaan dokumen
(drawing) di internal procurement. TTD1 dibuat oleh Procurement Unit Support 2
Department. Pembuatan TTD1 dilakukan ketika distribusi drawing ke Part Planning
Cost Department (PE).
2. TTD2 = Tanda Terima Dokumen Eksternal adalah tanda bukti penerimaan dokumen
(drawing) di luar procurement (supplier). TTD2 dibuat oleh Part Planning Cost
Department (PE). Pembuatan TTD2 dilakukan ketika distribusi drawing ke Supplier.
3. FileShare AHM adalah sistem penyimpanan (Distribusi) berjaringan yang
memungkinkan Procurement Staff untuk menyimpan (Distribusi) atau berbagi data
dengan PIC Supplier di Internet dengan sinkronisasi data.
I. Penerimaan Drawing
1. Supplier menerima email yang berisi attachment dalam bentuk Ms.Excel dari PE Dept.
2. Buka file excel tersebut
3. Download drawing dengan cara:
a. Masukan Alamat AHM FileShare pada kolom “Address” di Mozilla Firefox.
https://fileshare.ahm.co.id

b. Lakukan Login AHM FileShare

c. Pilih folder PE Dept.

d. Pilh drawing
i. Fungsi keyboard Ctrl + Klik Kiri pada drawing untuk memilih beberapa drawing
ii. Fungsi keyboard Shift + End untuk memilih seluruh file drawing
 e. Klik kanan pada file terpilih, klik “download”

f. Akan muncul jendela berikut, klik “save file” -> ok

g. Simpan di folder tempat penyimpanan drawing yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk keperluan pekerjaan di unit kerja masing-masing, Supplier harus
menggunakan Dokumen Hardcopy atau hasil print-out dari Informasi Rahasia
(Drawing 2D) yang telah didistribusikan oleh AHM dan tidak diperkenankan
memperbanyak dan atau menyebarkan Informasi Rahasia dalam bentuk Softcopy

II. Approval TTD2

1. Cek kesesuaian antara pengiriman drawing di folder PE Dept AHM FileShare dengan
List Drawing yang terdapat pada TTD2.
2. Jika sudah sesuai, lakukan proses approval TTD2 dengan cara:
a. Isi kolom Tanda Tangan dengan “TTD”
b. Isi kolom Tanggal dengan “Tanggal dilakukannya proses approval”
 A

3. Kirim attachment tersebut dalam bentuk file ms.excel ke PE Dept

a. Cc administrator : Ilham Dhany Yudha (Ilham.d.yudha@astra-honda.com)
b. Subject : TTD2_PE.Dept-Inisial Supplier_tanggal proses approval
contoh subject : TTD2_PO-ASKI_23_Aug_2016
Subject tersebut akan ter create otomatis dengan cara:
Office Button -> Send -> Email (Ms.Excel 2007)