Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut sebagai “Archief”, sedang dalam bahasa
Inggris disebut dengan “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu
dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.

Kemudian kata “arche” ini juga berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti
“catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” ini berubah lagi menjadi kata “Ar-
cheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”.

Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut sebagai “Archivum” yang dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

Arsip secara umum merupakan sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh suatu lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Yaitu sebagai pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat atau
warkat yang dapat diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan
yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih untuk
diperlukan.

Fungsi Arsip

 Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan
isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta
memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
 Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam
menghadapi permasalahannya.
 Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik
untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
 Sebagai alat bukti tertulis suatu hal.
 Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah

Karakteristik Arsip
  Unik – Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan, arsip berbeda
dengna buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Menurut konteksnya
arsip memiliki kronologi yang unik yang selalu merpakan satu-satunya
produk. Adapun duplikasi arsip memiliki ari berbeda baik untuk
pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan
kegiatan tersebut.
 Legal – Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas
dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan
dan pelaksanaan kegiatan.
 Reliable – keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan
sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
 Otentik – Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya
terkecuali arsip elektronik, yang meliputi isi, struktur dan konteks. Yang
memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau
diterima. dan memiliki makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan
suatu organisasi, serta memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan,
kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.

Peranan Arsip

 Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang

mengenai sebuah dari naskah tertentu.
 Sebagai salah satu sumber dokumentasi, arsip juga dapat digunakan
pemimpin suatu organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat
mengenai masalah yang dihadapi.
 Sebagai suatu bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan
administrasi.

Tujuan Arsip

 Untuk dapat menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila
dibutuhkan untuk referensi.
  Untuk bisa menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari
perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu,
baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
 Untuk dapat memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
 Untuk bisa lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila
bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas
perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Unsur-Unsur Arsip

 Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya. Arsip ini juga senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya
sesuai dengan fungsinya. Contohnya yaitu : Undang – undang, peraturan –
peraturan dan sebagainya.
 Arsip Statis yaitu salah satu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara
langsung untuk sebuah perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai
yang sangat abadi, contoh : Teks Proklamasi.

Nilai Guna Arsip

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer merupakan salah satu jenis arsip yang memiliki nilai namun
didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut.

Nilai guna primer ini meliputi:

 Nilai Guna Administrasi

Nilai guna administrasi bermakna bahwa arsip dijadikan sebagai
kebijaksanaan serta prosedur persyaratan ketika mengadakan kegiatan. Hal
ini hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsipnya.
  Nilai Guna Keuangan
Suatu arsip dapat dikatakan memiliki nilai guna keuangan apabila arsip
tersebut mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
 Nilai Guna Hukum
Suatu arsip yang dapat memberikan segala informasi yang dapat
digunakan sebagai salah satu bahan pembuktian dalam bidang hukum.

Dengan kata lain, arsip yang memiliki suatu hak dan kewajiban baik itu dalam
jangka pendek ataupun panjang, untuk para pegawai suatu instansi pemerintahan
ataupun swasta yang terdapat dalam sebuah kontrak, sewa-menyewa dan masih
banyak lainnya.

 Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Suatu arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian yang telah dilakukan.

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang dapat memiliki nilai namun
didasari oleh kegunaannya untuk suatu kepentingan perusahaan ataupun umum
dan berguna dalam menjadi salah satu bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu
kegiatan.

Nilai guna sekunder meliputi sebagai berikut :

 Nilai Guna Kebuktian

Arsip berfungsi untuk dapat menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa
digunakan ketika menjelaskan perihal pendirian instansi, pengembangan
serta suatu fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari tugas
dalam setiap kegiatan yang dapat dilakukan.
 Nilai Guna Informational
Suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi sebuah
penelitian dan sejarah.

Macam-Macam Arsip
1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya

 Arsip Kepegawaian contohnya seperti pada daftar riwayat hidup

pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
 Arsip Keuangan contohnya seperti suatu laporan keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
 Arsip Pemasaran contohnya seperti pada surat penawaran, surat pesanan,
surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
 Daftar Pendidikan contohnya seperti suatu kurikulum, satuan pelajaran,
daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

 Surat contohnya : naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian

 Perusahaan ialah surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan
tabel.
 Pita rekaman
 Mikrofilm
 Disket
 Compact disk
 Flash disk

3. Arsip Menurut Nilai Gunanya

 Arsip Bernilai Informasi contohnya seperti pengumuman, pemberitahuan

dan undangan
 Arsip Bernilai Administrasi contohnya seperti ketentuan organisasi,
surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
 Arsip Bernilai Hukum contohnya seperti suatu akta pendirian
perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa
dan keputusan pengadilan.
 Arsip Bernilai Sejarah contohnya saja seperti laporan tahunan, notulen
rapat dan gambar foto dan peristiwa.
  Arsip Bernilai Ilmiah contohnya seperti sebuah hasil penelitian.
 Arsip Bernilai Keuangan, contohnya seperti suatu kuitansi, bon penjualan,
dan laporan keuangan.
 Arsip Bernilai Pendidikan contohnya seperti pada sebuah karya ilmiah
para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

 Arsip Tak Berguna contohnya saja seperti surat undangan dan memo.

 Arsip Berguna contohnya seperti suatu presentasi pegawai, surat
permohonan cuti dan surat pesanan barang.
 Arsip Penting contohnya seperti sebuah surat keputusan, daftar riwayat
hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji.
 Arsip Vital contohnya seperti pada sebuah akta pendirian perusahaan,
buku induk pegawai, sertifikat tanah atau bangunan dan ijasah.

5. Arsip Menurut Fungsinya

 Arsip Dinamis yaitu salah satu arsip yang masih digunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
 Arsip Statis yaitu sebuah arsip yang tidak digunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

 Arsip Pusat yaitu suatu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau

berada di pusat organisasi.
 Arsip Unit yaitu salah satu arsip yang berada di unit-unit organisasi.

7. Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

 Arsip Asli yaitu suatu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin

ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau juga  dokumen
utama.
  Arsip Tembusan yaitu salah satu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya
yang dimana pada suatu proses pembuatannya bersama dokumen asli
namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
 Arsip Salinan yaitu sebuah dokumen yang yang proses pembuatannya
tidak bersama dengan dokumen yang asli namun memiliki kesesuaian
dengan dokumen asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

 Arsip Autentik yaitu salah satu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
 Arsip Tidak Autentik yaitu sebuah arsip yang diatasnya tidak ada tanda
tangan asli dengan tinta.