Komunikasi dalam organisasi

A. Sifat komunikasi

Menurut Efendi, sifat komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori :

1. Komunikasi antarpribadi  penerapannya antara pribadi/ individu dalam usaha

menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian,
sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama
2. Komunikasi kelompok  pada prinsipnya suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor
kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi,
komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antarpribadi
3. Komunikasi massa  komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa
yang meliputi cetak dan elektronik

B. Bentuk komunikasi

Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk :

1. Komunikasi vertikal  merupakan bentuk komunikasi yang terdiri dari atas ke bawah dan
sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari
bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
a. Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk :
1) Melaksanakan kebijakan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja
bawahan
2) Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran
3) Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijakan organisasi, insentif
b. Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk :
1) Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan
bantuan, dan keluhan
2) Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan
bawahan dari tingkat yang lebih rendah

2. Komunikasi horizontal  bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama staf dan
sebagainya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi komunikasi
horizontal/ kesamping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama.
Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti
telepon, atau melalui pesan tertulis
3. Komunikasi diagonal  sering juga disebut komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang
kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada
jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang
mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain

C. Hambatan komunikasi

Bentuk – bentuk hambatan komunikasi dapat diklasifikasikan dalam empat kategori :

1. Faktor hambatan dalam diri pribadi

Faktor hambatan dalam diri pribadi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a. Persepsi selektif  hubungan antara persepsi adalah kompleks. Seseorang akan

cenderung menolak, atau salah mengartikan informasi yang tak sesuai dengan
anggapan-anggapan atau harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya
b. Perbedaan individual dalam keterampilan komunikasi  orang memiliki perbedaan
dalam kemampuan mereka untuk mengembangkan dan menerapkan keterampilan
komunikasi dasar
2. Faktor hambatan antarpribadi

Faktor hambatan antarpribadi dapat dipengaruhi oleh beberapa hal, yaitu :

a. - Iklim (suasana b. - Kepercayaan

c. - Kredibilitas d. - Kesamaan pengirim-penerima
3. Faktor hambatan organisasional  Status. Status seseorang dalam organisasi terutama
tergantung prestise yang berhubungan dengan posisi yang dia duduki. Disamping faktor –
faktor yang berkaitan dengan efisiensi maupun efektivitas aliran informasi vertikal, proses
individual tertentu juga mengubah transmisi informasi hierarkis. Secara ringkas distorsi –
distorsi yang timbul dalam hal ini adalah :
1. Penyingkatan (condensation) 2. Closure

3. Pengharapan (expectation) 4. Asosiasi

D. Proses komunikasi

Di dalam proses komunikasi ada beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan agar komunikasi
dapat berjalan secara efektif, antara lain seperti berikut ini :

1. Berpikir (thinking) 4. Merasakan (perceiving)

2. Pencatatan (encoding) 5. Menguraikan (deciding)
3. Menyalurkan (transmitting) 6. Pemahaman (understanding)

E. Efektivitas komunikasi dalam organisasi

Terdapat beberapa metode atau teknik-teknik yang dapat meningkatkan efektivitas komunikasi,
yang mana merupakan cara-cara untuk mengatasi hambatan-hambatan komunikasi, yaitu sbb :

1. Audit komunikasi  menggunakan prosedur-prosedur seperti wawancara mendalam,

teknik-teknik peristiwa kritis, daftar pertanyaan survei, catatan komunikasi, dan analisis
network dalam rangka keputusan organisasi secara keseluruhan
2. Teknik-teknik peningkatan efektivitas komunikasi  perbaikan komunikasi yang dilakukan
pada bidang-bidang iklim komunikasi ke atas dan ke bawah, dan saluran komunikasi internal
dan eksternal
3. Penggunaan umpan balik  mekanisme esensial peningkatan akurasi komunikasi
organisasional. Umpan balik muncul dari berbagai sumber dan dinyatakan dengan berbagai
cara, baik itu komentar dan komunikasi nonverbal rekan kerja, klien, bawahan, lalu penilaian
prestasi kerja, promosi dan penghargaan
Rivai, Veithzal. 2013. Pemimpin dan Kepemimpinan dalam Organisasi. Jakarta : PT RajaGrafindo
Persada.