ANALISIS PEKERJAAN DAN ANALISIS JABATAN

Makalah untuk memenuhi tugas mata kuliah MSDM

Irwan Yantu, S.pd., M.Si

Disusun oleh :

Dhiki Andrian Alfian A. Pagisi (931419075)

Fidya Balu (931419173)

Sitti Hermina (931419123)

JURUSAN S1 MANAJEMEN

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Negeri Gorontalo

Tahun Akademik 2020-2021

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah Swt. atas rahmat dan hidayahnya sehingga

kami dapat menyelesaikan makalah ini dan tak lupa sholawat serta salam

semoga tetap tercurah kepada Nabi Besar Muhammad SAW. kepada

keluarganya dan para sahabatnya serta orang-orang yang mengikuti jejak

langkah mereka sampai hari kiamat.

Dan apabila ada salah kata dalam penulisan makalah ini, kami

mohon maaf sebesar-besarnya, dan mengharapkan kritik dan saran agar

kekurangan dan kelemahan yang ada tidak sampai terulang dalam

pembuatan makalah selanjutnya.

Gorontalo, 15 September 2020

Penyusun

Kelompok 4

i
 DAFTAR ISI

Halaman Judul.......................................................................................

Kata Pengantar......................................................................................i

Daftar Isi.................................................................................................ii

BAB 1. PENDAHULUAN

A. Latar belakang.......................................................................1

B. Rumusan Masalah.................................................................2

C. Maksud dan Tujuan Penulisan.............................................2

BAB 2. PEMBAHASAN

A. Pengertian analisis jabatan.........................................................3

B. Uraian tentang analisis jabatan..................................................3

C. Tujuan analisis jabatan...............................................................4

D. Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan........................................4

E. Kegunaan dari analisis kerja jabatan..........................................5

F. Faktor-faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan.................6

G. Bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan..................10

H. Rencanakan analisis jabatan dan tahap pelaksanaannya.........11

I. Metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan...........13

BAB 3. PENUTUP

A. Kesimpulan.................................................................................15

Daftar Pustaka.......................................................................................

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak

dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber

daya yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi

oraganisasi, satu-satunya faktor yang menunjukkan keunggulan kompetitif

potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu

dikelola.

Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tentang analisa

jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk

mendayagunakan sumber daya yang dimiliki secara optimal.

Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya

manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya

tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu bekerja dengan baik

bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan dan sesuai menurut

minat dan kemampuannya serta bilamana ia bisa memenuhi

kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.

Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan

oleh para karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk

prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih

,mempromosikan,melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada

karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini mengkibatkan pengkajian

1
dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis

pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber

daya manusia.

Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk

menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun

kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian

jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua

karyawan pasti tahu apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat

kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa

pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di

bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan

kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi

karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut

mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di

masa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan

efesiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang

pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama

jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi

perusahaan masih tetap survive meskipun tnpa uraian jabatan secara

tertulis.

2
B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengertian analisis jabatan?

2. Bagaimana uraian tentang analisis jabatan?

3. Apa tujuan analisis jabatan?

4. Bagaimana Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan?

5. Apa saja kegunaan dari analisis kerja jabatan?

6. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi desain pekerjaan?

7. Apa saja bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan?

8. Bagaimana merencanakan analisis jabatan dan tahap

pelaksanaannya?

9. Bagaimana metode-metode yang digunakan dalam analisis

jabatan?

C. Maksud dan tujuan

1. Menjelaskan pengertian analisis jabatan.

2. Menjelaskan uraian tentang analisis jabatan.

3. Menjelaskan tujuan analisis jabatan.

4. Menjelaskan spesifikasi atau persyaratan jabatan

5. Menjelaskan kegunaan dari analisis kerja jabatan.

6. Mendeskripsikan Faktor-faktor yang mempengaruhi desain

pekerjaan.

7. Menjelaskan bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan.

8. Menjelaskan rencanakan analisis jabatan dan tahap

pelaksanaannya.

3
9. Mendeskripsikan metode-metode yang digunakan dalam analisis

jabatan.

4
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Analisis Jabatan Pekerjaan

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis

merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi

bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya.

Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung

jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam

kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan

sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan,

mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara

sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya

manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses

mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan

operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo

menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis

jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung

jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Analisis Jabatan (job analysis) adalah Proses, metode, dan teknik

untuk mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi

jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan,

kepegawaian serta ketatalaksanaan, dan memberikan layanan

5
pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya atau

memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Jadi analisis jabatan

terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan data jabatan,

pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai

program.1

B. Uraian Jabatan

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan

tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-

fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting,

terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk

menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-

batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada

umumnya meliputi :

i. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan,

bagian dan nomor   kode jabatan dalam suatu perusahaan

ii. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan

tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang

berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan,

apabila nama jabatan tidak cukup jelas

iii. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah

merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang

paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai
1

6
 menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan

tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan

bagaimana cara melaksanakannya.

iv. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini

menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah

jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat.

v. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan

vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya

dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur

kerja

vi. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

vii. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan

kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal,

bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya 2

C.    Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan

     Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus

dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat

melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik.

Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan

Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi

Jabatan adalah:

a.  Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2

7
 b.  Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

c.  Persyaratan fisik dan mental

d. Persyaratan umur dan jenis kelamin3

D. Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan

tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan

analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis

jabatan.

Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu,

1)      Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,

2)      Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,

3)      Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo). 4

E. Kegunaan Analisis Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa

Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

a. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan.

b. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang.

c. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan

pegawai baru.

d. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.

e. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi.

8
 f. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan

penyederhanaan kerja.

g. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan

keselamatan kerja.5

F. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan

1.      Individu

Bahwa individu memiliki perbedaan sikap, sifat, karakter,

pandangan, persepsi ,sosial budaya,norma yang berbeda untuk setiap

individunya dalam organisasi yang sama. Tiap individu memiliki,

kebutuhan, tujuan, serta motivasi berbeda dalam menanggapi sebuah

pekerjaan. Peran individu dalam organisasi yang sama. Tiap individu

memiliki kebutuhan,tujuan, serta motivasi berbeda dalam menanggapi

sebuah pekerjaan. Peran individu dalam organisasi ,mempunyai arti yang

sama pentingnya dengan pekerjaan itu sendiri sehingga interaksi antara

organisasi dan individu (SDM) menjadi focus perhatian para manajer.

Oleh sebab itu ,nilai-nilai baru yang sesuai dengan tuntutan  lingkungan

organisasi  perlu diperkenalkan dan disosialisasikan  kepada semua

individu  dalam organisasi.

Organisasi masa depan akan cenderung berbentuk flat dan

ramping. Bentuk organisasi konvesional yang hirarkis  akan digantikan 

dengan bentuk jaringan kerja atau selular yang lebeih memberdayakan

kerja sama kelompok. Melalui organisasi yang demikian setiap individu

akan memiliki informasi dengan mudah sehingga tidak selalu hanya

5

9
terletak pada pimpinan organisasi. Individu akan bekerja pada organisasi

kluster dimana individu tidak lagi terikat secara kaku dengan tingkatan

manajement yang hirarkis.

Individu atau manusia memiliki keunikan yang tidak dimiliki oleh faktor

produksi lain.

Pertama,

Manusia memiliki sisi psikologis. Artinya manusia tidak dapat

dengan mudah dibongkar pasang,seperti mesin. Individu tidak bisa

diperlakukan demikian. Karyawan akan dengan mudah bereaksi jika

mereka tahu bahwa mereka dibayar  lebih rendah dari usaha yang

dikeluarkan,diperlakukan tidak adil, atau di –PHK dengan alasan sepihak

tau tidak masuk akal.

Kedua,

Individu sebagai input produksi,tapi juga yang akan menikmati

output-nya. Tujuan akhir sebuah proses produksi adalah menciptakan

produk dan jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen. Bentuk output

yang dinikmati adalah gaji,insentif, bonus, kesejahtraan, perlindungan, 

keamanan dan bentuk penghargaan nonmaterial lainya. Jadi sangat tidak

wajar bila ada sebuah organisasi dengan pertumbuhan baik tetapi

kesejahtraan karyawanya masih memprihatinkan.

 Ketiga,

Apabila faktor produksi yang lain berkurang dalam proses

produksi,tetapi manusia dalam kurung waktu tertentu akan

10
bertambah,yaitu bertambah keterampilan,pengalaman, dan pengetahuan.

Jadi individu mengalami proses belajar (learning process)yang akan

bermanfaat untuk kepentingan organisasi keseluruhan.

Keempat,

  Individu adalah penentuan eksistensi organisasi,bahkan faktor yang

mutlak harus ada. Pengusaha boleh memiliki modal, mesin, dan material

yang berkualitas, tetapi tidak akan berfungsi baik jika tidak ada manusia

yang mengelolanya.

2.Tegnologi yang digunakan

Tegnologi mempunyai damapak terhadap desain pekerjaan.jenis

pekerjaan, alat yang digunakan, tata letak,dan teknik untuk menghasilkan

output produk merupakan beberapa alasan penyebab kendala yang dapat

menghambat kelancaran sebuah pekerjaan.

3.Biaya atau anggaran

Anggaran merupaakan variabel yang kursial ditiap organisasi yang

beroprasi. Apapun yang digunakan manajemen,harus berpijak dari sisi

ekonomis organisasi. Oleh karena itu sumber daya yang representatif

harus direncanakan sebagai awal langkah keberhasilan organisasi.

Manajemen harus secara kontinu menyelaraskan manfaat-manfaat desain

pekerjaan dengan pertimbangan biaya.apalagi sebuah keputusan untuk

melakukan rencana ulang desain pekerjaan baru membutuhkan energi,

waktu,dan biaya yang cukup untuk memenuhi target tersebut.

11
 4.Struktur organisasi

Saat ini sebuah organisasi akan menjadi lebih lincah apabilaa digerakan

oleh roda operasional yang gesit, cakap, visioner,dan mampu melihat

perubahan kedepan. Organisasi tersebut haruslah lebih ramping untuk

dapat melakukan kecepatan perubahan dan ketidakpastian global. Oleh

karena itu,struktur organisasi memang sangat berpengaruh terhadap

keberhasilan desain pekerjaan. Coba kita lihat beberapa contoh kasus

organisasi yang kelimpungan mengatur konsolidasi internalnya gara-gara

terlalu gemuknya operasional yang harus ditanggung.

Bagi dunia usaha di Indonesia, peran struktur organisasi terasa

semakin penting karena dua hal yaitu :

a)      Struktur orgaanisasi yang efektif akan mempermudah pengawasan.

Seperti kita ketahaui bahwa masalah pengawasan kegiatan badan usaha

menjadi krusial,terutama sejak tumbangnya  rejim orde baru,yang

mendorong keinginan kuat masyarakat untuk menghapus KKN disegala

bidang. Dengan alasan itu, penerapan Good Corporate Governance

digalakan sehingga dapat dikatakan bahwa struktur organisasi yang efektif

berdampak pada efektivitas implementasi Good Corporate Governance .

b)      Tidak stabilnya dunia usaha diindonesia. Kita melihat sendiri bagaimana

rentannya dunia usaha terhadap gejolak mata uang asing,terutama dollar

amerika. Akibatnya,sector perdagangan dan perekonomian semakin

terbuka sehingga mendorong marakanya persaingan disejumlah industri

12
 yang semula tertutup bagi pemodal asing atau pemodal swasta nasional.

Perubahan yang terjadi begitu cepat menuntut kesiapan kita

menghadapinya dan struktur organisasi yang efektif dapat menjadi jangkar

sehingga badan usaha tidak mudah hanyut oleh gelombang keterbukaan.

Dalam efektivitas struktur organisasi,teori menyebutkan bahwa

salah satu landasannya adalah diferensiasi (pembagian kerja),yang dapat

diliahat secara horizontal maupun vertikal. Diferensiasi horizontal

mengindikasikan pembagian kerja yang jelas antara posisi yang

berkedudukan sejajar, sedangkan diferensiasi vertical menggambarkan

pembagian kerja yang jelas antara posisi yang berkedudukan tidak

sejajar. Landasan lainya adalah integrasi,yaitu suatu mekanisme untuk

mengoordinasikan  posisi-posisi yang telah didiferensiasikan. Landasan ini

penting untuk menciptakan sinergi posisi-posisi yang ada didalam struktur.

5.Variabel Internal

a. Manajemen

            Manajemen mempunyai kepentingan sendiri dalam organisasi.

Semua karyawan tentu demikian, tetapi manajemen bertanggung jawab

terhadap organisasi secara keseluruhan, suatu tanggung jawab yang

sering kali mengaharuskan manajemen menghadapi berbagai pihak yang

berkepentingan dan menyeimbangkan tuntutan yang saling bertentangan.

Para pemegang saham, misalnya, ingin pendapatan lebih besar dengan

berusaha merampingkan desain pekerjaan yang singat dan padat,

sementara bagian penelitian dan pengembangan memiliki keinginan untuk

13
melakukan investasi yang tentu menuntut pembentukan desain pekerjaan

baru dan membutuhkan waktu dan biaya yang besar. Contoh lain,

karyawan ingin gaji yang lebih tinggi dan berbagai tunjangan kesejahtraan

laianya, masyarakat sekitar menginginkan lingkungan yang lebih baik dan

fasilitas yang layak untuk public dengan alasan tanggung jawab sosial.

Untuk menjamin organisasi tetapi dapat bertahan, manajemen harus

mengupayakan hubungan antara pihak-pihak yang berkepentingan tetap

seimbang dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

b.Karyawan

Hampir dalam semua organisasi,sifat dari tenanga kerja adalah

berubah, sebagian karena faktor demografi. Faktor ini akan mengubah

pergeseran kepentingan-kepentingan konsumsi,produk,biaya,dan

pemasaran kareana menyangkut segmen pasar yang terus berubah.

Ledakan bayi era 1990-an banyak mempengaruhi orientasi produk yang

merupakan kebutuhan primer masyarakat.

c. Mengelola karyawan

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya

manusia secara efektif. Hal ini dapat diperoleh dengan menerapkan

semua praktik  berikut secara berkaitan,karena sulit untuk menangani

suatu tindakan bila hanya menerapkan  secara terpisah.

J. Bidang-Bidang Yang Menggunakan Analisis Jabatan

14
 Bidang dan program yang mutlak perlu memanfaatkan hasil Analisis

jabatan adalah sebagai berikut:

a. Rancangan Bangunan Organisasi dan Pekerjaan/Jabatan

Karena analisis jabatan juga meliputi pekerjaan penelitian atau audit atas

lokasi tuga, pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab, jenjang

komunikasidan pengawasan, maupun penentuan mana pekerjaan/tugas

yang sifatnya core dan esensial dalam struktur organisasi.

b.      Bimbingan dan Pengawasan

Hasil analisis jabatan yang disajikan dalam bentuk sebuah dokumen

tertulis yang disebut ”Uraian Jabatan” (Job Description) akan membantu

memperoleh gambaran yang jelas tentang apa kontribusi dari setiap

pekerjaan / jabatan pada pencapaian tujuan organisasi.

c.       Rekrutmen

Hasil analisis jabatan akan sangat membantu petugas rekrutmen dalam

melaksanakan seleksi dengan tepat dan benar, sehingga hanya orang

yang tepat yang akan diperoleh. Keluhan dan protes atau tuduhan bahwa

proses seleksi penuh dengan  praktek nepotisme dan kecurangan,

misalnya, akan jauh berkurang.

d.      Penilaian Prestasi Kerja

Analisis jabatan yang sempurna seharusnya mencakup standar prestasi

yang harus dicapai oleh pemegang jabatan untuk setiap tugas dan

tanggung jawab yang diambil bagian dari pekerjaan ini.

15
e.       Penggajian/Imbalan

Telah disinggung pada bagian awal bahwa sebagian terbesar perusahaan

di Indonesia justru hanya melakukan analisis jabatan pada saat akan

menata ulang sistem penggajian mereka. Analisis jabatan memang

diperlukan karena hasilnya akan digunakan dalam proses penilaian

jabatan ( Job Evaluation) untuk mengukur bobot dan nilai jabatan.

f.       Program-program lain

Masih ada progra-program lain dalam bidang manajemen SDM yang

dapat memanfaatkan hasil analisis jabatan, antara lain: program

keselamatan dan kesehatan kerja (K3) dan penentuan kempatan kerja

untuk panyandang cacat.6

H. Merencanakan Analisis Jabatan dan Tahap Pelaksanaannya

Ada beberapa tahap yang perlu diikuti bila pelaksanaan Analisis

Jabatan ingin dilaksanakan dengan benar dan sukses:

a. Tahap I  Tetapkan Tujuan Analisis jabatan Ini

Diatas telah disebutkan 7 kelompok bidang yang biasanya memerlukan

analisis jabatan. Tetapkan mana dari 7 alternatif tersebut yang menjadi

tujuan anda. Mungkin saja lebih darisatu. Langkah pertama ini perlu

karena langkah-langkah berikutnya akan ditentukan oleh langkah ini.

b.   Tahap II – Tetapkan Apa yang Dianalisis?

a)      Identitas pekerjaan/jabatan dalam struktur organisasi yang sekarang

berlaku
6

16
b)      Tugas-tugas yang esensial

c)      Sumber daya yang dipercayakan/alokasikan pemegang jabatan ini

d)     Alus ”input-output

e)      Jenis, dimensi, dan lingkup keputusan

f)       Kompleksitas atau tingkat kesulitan dari pekerjaan ini

g)      Hubungan-hubungan (interaksi) yang harus dilakukan oleh pemegang

jabatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya

h)      Persyaratan jabatan

i)        Kondisi lingkungan kerja

c. Tahap III – Kumpulkan Informasi tentang Struktur Organisasi, Kegiatan

Operasi, dan Arus Kerja

Untuk langkah ini dokumen yang perlu diperoleh adalah skema organisasi

yang sekarang digunakan, Job Description yang ada, Skema Proses

(Process Cbart)  maupun manual sistem dan prosedur yang ada.

Andaikan dalam organisasi ini belum ada skema organisasi yang formal,

maka harus dibuat skema sementara.

d.      Tahap IV – Tetapan Metode yang Akan Digunakan

Ada 4 (empat) metode atau cara yang bisa digunakan untuk

mengidentifikasi dan mengumpulkan data, fakta dan informasi tentang

pekerjaan/jabatan dalam proses analisis jabatan. Empat metode atau cara

tersebut adalah :

17
  Job Questionnaire

  Interview

  Observasi di lapangan

  The Work Log

e. Tahap V – Implementasi Program dengan Mengikuti Langkah-langkah

yang Benar

Langkah-langkah implementasi yangbenar antara lain mencakup kegiatan

komunikasi untuk menjamin dukungan dan kerja sama penuh dari semua

tingkatan dan memperkecil penolakan.

1.      ”Kick-off Meeting” oleh pimpinan  puncak dengan semua unsur

pimpinan organisasi.

2.      Pertemuan-pertemuan denga semua staf pada setiap unit kerja dipimpin

oleh kepala unut kerja yang bersangkutan.

3.      Komunikasi tertulis untuk seluruh karyawan oleh pimpinan puncak, atau

yang memberi wewenang, agar semua karyawan mengetahui. 7

I. Metode-metode dalam Analisis Jabatan

Adapun metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan antara

lain:

1. Wawancara

Terdapat tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis

pekerja,
7

18
a. Wawancara individual dengan setiap karyawan

b. Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang pekerjaannya

sama

c. Wawancara penyelia satu dengan banyak penyelia yang mengetahui

pekerjaan tersebut

Wawncara merupakan metode yang paling banyak digunakan untuk

mengenali kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan yang dimilikinya.

Cara ini merupakan cara yang relative sederhana dan cepat

mengumpulkan informasi, termasuk informasi yang mungkin tidak muncul

secara tertulis.

2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menjelaskan kewajiban dan

tanggung jawab mereka yang terkait dengan pekerjaan adalah cara lain

yang baik untuk memperoleh informasi analisa jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung sangat berguna terutama untuk pekerjaan yang terdiri

dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Para manajer sering menggunakan

observasi langsung dan mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah

mengamati pekerja pada pekerjaan itu selama siklus kerja penuh.

4. Catatan laporan partisipan

Catatan laporan partisipan adalah daftar harian yang dibuat oleh pekerja

dari setiap aktivitas di mana mereka terlibat serta waktu yang dibutuhkan

19
 untuk setiap aktivitas. Pendekatan ini adalah dengan menanyakan pekerja

untuk menyimpan catatan laporan tentang apa yang mereka lakukan

selama sehari itu.

5. teknik analisis pekerjaan kuantitatif

a. Kuesioner analisi posisi

Kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat diukur

mengenai kewajiban dan tanggung jawab beragam pekerjaan.

b.   Prosedur departemen tenaga kerja

Metode standar untuk membuat rating, mengklasifikasikan, dan

membandingkan hampir semua jenis pekerjaan berdasarkan atas data,

manusia, dan benda.

c. Analisis pekerjaan fungsional

Sebuah metode untuk menggolongkan pekerjaan yang serupa dengan

model prosedur departemen tenaga kerja, tetapi secara tambahan

mempertimbangkan hingga luasan di mana instruksi, alasan, penilaian,

dan kemampuan matematis dan verbal dibutuhkan untuk melakukan tugas

pekerjaan.

6. Menggunakan berjumlah sumber informasi.8

20
 BAB 111

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

a. Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis

merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan

menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan

keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah

sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan,

21
 sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu

tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai

suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan,

mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara

sistematis dan sistemik.

b. Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas

dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan

fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat

penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan

pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta

untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang

masing-masing jabatan.

c. Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi

oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat

melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan

baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama

dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

d. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu: memperoleh tenaga kerja

pada posisi yang tepat, memberikan kepuasan pada diri tenaga

kerja, menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.

e. Kegunaan dari analisis jabatan yaitu: sebagai dasar untuk

melakukan evaluasi jabatan, sebagai dasar untuk menentukan

standard hasil kerja seseorang, sebagai dasar untuk melakukan

22
 rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru, sebagai dasar

untuk merancang program pendidikan dan latihan.

f. Faktor-Faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan antara lain:

faktor individu, tegnologi yang digunakan, biaya atau anggaran,

struktur organisasi, variabel internal (manajemen, karyawan,

pengelolaan karyawan).

g. Bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan yaitu: rancangan

bangunan organisasi dan pekerjaan/jabatan, bimbingan dan

pengawasan, rekrutmen, penilaian prestasi kerja, penggajian atau

imbalan.

h. Tahap analisis jabatan yaitu: tahap 1 menetapkan tujuan jabatan,

tahap II yaitu menetapkan apa yang akan dianalisis, tahap III

mengumpulkan informasi tentang struktur organisasi, kegiatan

operasi, dan arus kerja, tahap IV menetapkan metode yang akan

digunakan, tahap V implementasi program dengan mengikuti

langkah-langkah yang benar.

i. Metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan adalah

sebagai berikut: wawancara, kuersioner, observasi, catatan laporan

partisipan, teknik analisis pekerjaan kuantitatif, menggunakan

berjumlah sumber informasi.

23
24
 DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:

Bumi Aksara.

http://anastshely.blogspot.co.id/2013/04/analisa-jabatan.html.

http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html,

http://www.academia.edu/6235790/Analisa_jabatan,

http://www.perpustakaan.depkeu.go.id/FOLDERDOKUMEN/industri-sugih2.pdf,

Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sondang P. Siagan. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi

Aksara,.