Fungsi Tata Usaha

Dalam menjalankan tugasnya, tata usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

1. Pelayanan informasi
2. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan
3. Penyusunan organisasi dan tata laksana
4. Pengelolaan urusan kepegawaian
5. Penyusunan peraturan
6. dan pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengakapan, dan
pengelolaan barang milik nstansi

Penugasan Tata Usaha

Berdasarkan struktur organisasinya tata usaha SMP Negeri 8 Yogyakarta terbagi dalam
beberapa sub bagian yang mana setiap sub bagian memiliki rincian tugasnya masing-masing.
Pembagian Tugas Tata Usaha di SMP Negeri 8 Yogyakarta meliputi:

Pramu Bakti dan Koordinator TU

 Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi/instansi

 Membina dan pengembangan karier pegawai tata usaha
 Memberi penilaian hasil kerja karyawan
 Menyusun program tata usaha
 Membantu mengelola keuangan
 Membagi tugas tata usaha dan pembantu pelaksana
 Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
 Mengadministrasi Persuratan dan Barang

Pengadministrasi Keuangan
 Membuat LPJ keuangan
 Membuat usulan kebutuhan belanja rutin
 Membukukan semua keuangan rutin dan gaji
 Mengambil dan menyimpan dana rutin
 Membayar belanja dari dana rutin
 Membuat SPJ penggunaan dana rutin

Pembantu Pengadministrasi Keuangan

 Mengetik/membuat laporan keuangan
 Membantu mengerjakan pembukuan laporan Keuangan

Pengadministrasi Barang
 Pelayanan penggunaan barang investaris
 Mengusulkan penghapusan barang investaris
 Laporan investaris barang secara berkala
 Membuat daftar kebutuhan barang
 mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan
 Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang
 Menyimpan dokumen barang investaris
 Mencatat barang investaris ke buku induk investaris
 Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang investaris
 Memberikan nomor kode barang investaris
 Membuat daftar barang investaris tiap ruang
Pengadministrasi Kepegawaian
 Pelayanan umum administrasi kepegawaian
 Membuat DP3 tahunan
 Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala
 Mengumpulkan data kepegawaian
 Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai
 Membuat SK pembagian tugas pegawai
 Membuat analisa kebutuhan pegawai
 Membuat DUK tahunan
 Membuat data statistik keberadaan pegawai
 Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala
 Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan
pengabdian.
 Membuat rekapitulasi kehadiran pegawai
 Menyusun penilaian kinerja bulanan
 Menyusun presensi kehadiran pegawai

Pengadministrasi Persuratan
 Menulis papan statistik
 Pelayanan surat-menyurat
 Membuat lembar disposisi pada surat masuk
 Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
 Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file sesuai
kelompok/klasifikasi surat
 Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen
 Pengetikan surat-surat