dgn perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan
oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan
dipergunakan apabila diperlukan.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat keputusan
dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus
menerus dalam media yang ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan satu kesatuan
yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip
Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat dan Daerah.
Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat untuk:
Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya
dokumen / berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen
kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip / tata naskah kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan efektif. Untuk
mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan adanya :
Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah / arsip kepegawaian
Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan agar:
Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian
yang terintegrasi secara nasional.
Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif.
Pengelolaan tata naskah dokumen terbagi menjadi 2 jenis yaitu secara fisik dan tata naskah dokumen
digital.
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas,
surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu
menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data
computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan
Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record
Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata
naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi
ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap
file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian. Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap
takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate
akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi
dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah
(Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data
konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.