SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA

MANUSIA (HUMAN RESOURCES PLANNING)

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

PROGRAM STUDI TEKNIK
INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI
BANDUNG 2010
 BAB I

PENDAHULUA

1.1. Latar Belakang

Organisasi/perusahaan yang baik harus mampu bersaing dan mampu melakukan
manajemen dan perencanaan disemua aspek perusahaan/organisaisi. Aspek
manajemen/perencanaan sumberdaya manusia menjadi hal yang harus terus
diperhatikan baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan dating.
Dalam mencapai tujuan perusahaan, diperlukan sumber daya manusia yang
dibutuhkan baik itu secara kualitas / kompetensi maupun kuantitas. Kebutuhan ini
tentunya akan berubah sesuai dengan kondisi internal perusahaan maupun
lingkungan eksternal. Oleh Karena itu, perencanaan SDM diperlukan untuk
menganalisis, meramalkan dan mengantisipasi isu-isu dalam ketersediaan SDM
sebelum menjadi permasalahan yang menghambat organisasi dalam mencapai
tujuan

1.2. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Adapun tujuan system perencanaan sumber daya manusia adalah untuk mengetahui
kebutuhan sumberdaya manusia dan ketersediaannya dimasa yang akan datang.
Sehingga dengan dilakukan perencanaan akan dapat dilakukan perencanaan untuk
menyiapkan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

1) Kepentingan Organisasi
- Mengadakan jumlah karyawan yang cukup dengan keahlian yang memadai
untuk berperan efektif mencapai tujuan organisasi
- Penggunaan Karyawan secara maksimal
- Antispasi perubahan tuntutan kerja dan persediaan SDM.
- Memenuhi kriteria SDM di masa mendatang dari sumber internal
- Memastikan kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan
karyawan
- Mengontrol biaya SDM
- Mengintegrasukan aktivitas manajemen SDM (program SDM)
2) Kepentingan Individu
- Mengetahui kemampuan pengembangan karir
- Mengetahui kriteria yang harus dipenuhi dalam jabatan tertentu
- Mengetahui waktu terbaik untuk mencapai jenjang karir tertentu
1.4. Hasil
1) Rancangan
Perancanaan SDM dirancangan untuk dapat dilakukan oleh sebuah software,
dimana software tersebut dapat membantu perusahaan melakukan semua
tahapan perencanaan SDM. Adapun rancangan, terdiri dari :
- Data Flow Diagram
- User Case
- Tavel Normalisasi
- Rancangan User Interface
- Rancangan Procedure (optional)
2) Aplikasi
Dalam melakukan perancangan perencanaan sumberdaya manusia ini tidak
ditemukan software open sources untuk peramalan, sehingga aplikasi yang
dirancang dengan menggunakan Microsoft Office Exel 2007 dengan mengunakan
macros logic. Untuk itu dimungkinkan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam
penggunaan dan fungsinya.
Namun untuk bagian succession planning software yang digunakan open
sources, sehingga kedua system ini tidak dapat bekerja secara terintegrasi. Selain
itu software succession planning sangat terbatas penggunaannya.
Documentasi
Dokumentasi haril perancangan system perencanaan sumberdaya manusia
diimpelemntasikan, berupa :
- Laporan Perancangan Sistem Perencanaan sumber daya manusia
- File Presentation Perancangan Sistem Perencanaan sumber daya manusia
- User Interface (dalam laporan)
- Panduan Pemakaian
- Panduan Instalasi (dalam laporan)
- Softtware Succesion Planner (Microsoft Office Exel 2007)
- Software Perencanaan Sumber Daya manusia (Microsoft Office Exel 2007)

1.5. Rencana Kerja

Berikut adalah rencana kerja dalam menyelesaikan Human Resourses Plnanning
System
Keterangan 26-Oct 27-Oct 1-Nov 8-Nov 13-Nov
pendahuluan
Model Konseptual
Landasan Teori
Model Awal
 Rancangan Rinci
Evaluasi dan Prtesentasi
Dekumentasi

BAB II

MODEL KONSEPTUAL

mengembangkan kebijakan personalia yang sesuai dengan rencana jangka panjang organisasi. Hal ini merupakan bagian yang

b. Aspek Perencanaan SDM

Kuantitas

Waktu,
Minimasi Posisi &Perilaku Kerja
Biaya

HRP
Perhatian
Perubahan
pada tujuan individu dan Organisasi
Lingkungan & Organisasi

Kualitas
c. Model dasar Perencanaan SDM

Keterangan
 Garis Hubungan 1: Menetapkan kebutuhan
 Berapa banyak orang yang dibutuhkan dalam bekerja dan dalam posisi
apa yang bisa diimplementasikan dalam strategi organisasi dalam
mencapai tujuan.
 Mencari alternatif dalam mendesain jabatan dan pekerjaan (job
design, organizational design or staffing jobs)
 Garis Hubungan 2 : Menetapkan Supply dan Demand Human Resources
 Memilih program SDM (supply)
 Menyertakan peramalam dan prediksi aliran sumber daya manusia, yang
masuk, didalam dan keluar, dalam variasi-variasi sepesifikasi pekerjaan
 Menetapkan seberapa baik program SDM yang berjalan, lalu melakukan
peramalan terhadap program tambahan yang perlu dilakukan dan
kombanisasi program yang akan dilakukan.
 Mengetahui kapabilitas program-program tambahan dan kombinasi
program yang akan dilakukan
 Garis Hubungan 3 dan 4: Menguji feasiblitas dan memilih alternatif program
 Menguji feasibilitas program dengan batasan-batasan yang ada (jumlah
tenaga ahli, anggaran keuangan, dsb)
 Alternatif program SDM ketika perencanaan program yang sebelumnya
tidak feasibel.
 Garis Hubungan 5 :
 Garis hubungan 5 adalah sebuah kesimpulan bahwa jika ternyata tidak
ada program alternatif yang feasibel untuk mencapai sebuah tujuan
organisasi, maka harus dilakukan revisi tujuan.
 d. Tahapan Perencanaan SDM

e. Proses dalam Perencanaan SDM

2.1.2 Peramalan Sumber Daya Manusia (SDM)

Merupakan proses untuk memproyeksikan kebutuhan (demand/ permintaan) SDM
organisasi di masa depan dan bagaimana permintaan tersebut (supply) akan
dipenuhi dalam sekumpulan asumsi berupa kebijakan-kebijakan organisasi dan
kondisi lingkungan eksternal. Peramalan SDM mencakup:
1) Peramalan demand tenaga kerja
2) Peramalan supply tenaga kerja
3) Balancing supply dan demand
 a. Model Peramalan sebagai bagian dari Perencanaan SDM

b. Peramalan Demand (Permintaan)

Peramalan permintaan dapat menggunakan pendekatan matematis (kuantitatif)
maupun subjektif (kualitatif)

1) Pendekatan Metode Kuantitatif (Matematis), Melakukan trend analysis, yaitu

dengan meramal kebutuhan tenaga kerja berdasarkan indeks organisasi
seperti penjualan.
2) Pendekatan Metode Kualitatif (Subjektif)
• Managerial estimates, atau peramalan dengan menggunakan
pertimbangan (opini) pihak manajemen seperti para supervisors, manajer
departemen, dan mereka yang paham tentang kebutuhan pekerja di
masa mendatang
• Teknik Delphi, menggunakan penilaian dari kelompok pakar (seperti
dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi yang diramalkan).
 Penilaian kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar
untuk penilaian tanpa nama yang kedua. Proses ini akan berulang hingga
para pakar telah setuju pada satu penilaian (mencapai konsensus)

3. Model Awal Peramalan Demand

Model Awal Peramalan Permintaan (Demand)

Parameter Input Data Pengolahan Data Solusi

Permintaan
Input
produk

Finansial Input

Produktivi-
Input
tas pegawai

Teknik Perkiraan
peramala Kebutuhan SDM
n

Kebijakan/
filosofi Input
manajemen

Laju
pertumbuha Input
n organisasi

Parameter
Input
lain

c. Peramalan Supply
1) Teknik-teknik Peramalan Supply
- Staffing Tables
Grafik representasi dari semua pekerjaan dalam organisasi, dengan
jumlah pegawai yang menempati posisi tersebut dan kebutuhan di masa
mendatang (dalam bulan atau tahun)
- Analisis Markov
Metode untuk melacak pola pergerakan pekerja dalam berbagai lini
pekerjaan dalam organisasi
 - Skill Inventories
Data-data mengenai pendidikan pegawai, pengalaman, keterampilan, dll,
yang memungkinkan manajer untuk mencocokan latar belakang pegawai
dengan posisi pekerjaan yang terbuka
- Replacement Charts
Daftar pemegang posisi jabatan sekarang dan orang-orang yang
berpotensi untuk menjadi pengganti
- Succession Planning
Proses mengidentifikasi, mengembangan, dan menelusuri individu
tertentu untuk menempati jabatan eksekutif / strategis

2) Model Awal Peramalan Supply

Model Awal Peramalan Persediaan (Supply)

Parameter Input Data Pengolahan Data Solusi

Demografis Input

Tingkat Input
pendidikan

Input
Mobilitas
pegawai

Teknik
peramalan
Perkiraan Jumlah
SDM Tersedia
Input

Kebijakan
pemerintah

Input

Tingkat
pengang-
guran

Input

Parameter
lain
d. Model Awal Peramalan Balancing Supply dan Demand

Perkiraan Kebutuhan SDM Perkiraan

Jumlah SDM yang Dibutuhkan Kurang ? Jumlah SDM Tersedia

Lakukan perekrutan:
Pegawai full-time
Ya Pegawai part-time
- Pemanggilan pegawai
(recall)

Tidak

Jumlah SDM yang Dibutuhkan Berlebih ?

Pengurangan:
Penurunan pangkat
Ya Pensiun
Layoffs
- PHK

Tidak

Kebutuhan SDM Sesuai

2.1.3 Succesion Planning
Succesion planing merupakan program/rencana yang digunakan untuk
mengidentifikasi dan mempersiapkan succesor-sucsesor yang terkualifikasi untuk
mengisi posisi penting yang disebabkan oleh adanya promosi, transfer atau
pengunduran diri. Succesion planing bertujuan untuk :
1) Identifyng target position
Mengidentifikasi posisi yang menjadi target suksesi, untuk mengetahui
berbagai kriteria dan parameter yang dibutuhkan dalam posisi tersebut
2) Record to identify potensial succesors
 job parameter
parameter yang diperlukan untuk jenis pekerjaan, seperti bidang
keahliaan, training, dll.
 individual background
latarbelakang pribadi dari suksesor yang dapat dijadikan sebagai
pertimbangan sebagai suksesor.
 Experience
pengalaman suksesor yang juga dapat dijadikan sebagai dasar
perimbangan atas kemampuan dalam menjalankan pekerjaan utuk posisi
yang akan digantikan.
 Education
latar balelakang pendidikan
 Etc
3) Lead to target position
Perencanaan suksesi juga melakukan peninjauan dalam hal career, untuk
membantu dalam melakukan skema perencanaan suksesi
 Succesion Planning Data Flow

2.1.4 Organization Design

Reporting Requirement
1) Human resources planning report
Memberikan laporan mengenai perencanaan kebutuhan/permintaan
sumberdaya yang ada serta supply terhadap sumberdaya tersebut. Tahapan ini
terdiri dari :
 Demand forecast
memberikan prediksi jumlah kebutuhan pekerja yang dibutuhkan oleh
organsasi, hal ini menyangkut daftar jumlah karyawan dengan job
clasifikasinya, job grade, departemen, divisi dan variabel lain yang perlu.
 Supply Forecast
memberikan report prediksi dari jumlah pekerja terkualifikasi yang dapat
menggantikan posisi, pekerjaan, atau pelatihan dan pengembangan program.
 Demand/Supply Comparisons
o Job clasification atau manajemen position
o Recruitement activity needed
o Training and development program needed
 Planning Evaluation Reports
memberikan report mengenai perbandingan perencanaan sdm dengan
kondisi aktual yang terjadi dalam hal SDM pada perusahaan
2) Succesion Planning Report
Memberikan report untuk pososi yang akan dilakukan suksesi.
 3) Qualification and Capabilities Report
memberikan report qualifikasi dan kapabilitas yang dibutuhkan untuk posisi uang
akan dilakukan suksesi
4) Candidate Report
memberikan data orang-orang yang memungkinkan akan menggatinkan/mengisi
yang disuksesi.

Succesion Planning Chart, merupakan perencanaan suksesi dalam bentuk grafis

5) Organization Report
Memberikan report untuk keseluruhan orgnisasi, yaitu dalam hal :
• Struktur organisasi lengkap, menyangkut divisi, nama, dan data-data lainnya.
• Membuat buku panduan yang dapat menjelaskan organisasi secara menyeluruh.

3.1. Model Keseluruhan Perencanaan Sumber Daya Manusia

2.2.1 Model Awal
Model Perencanaan SDM yang akan dirancang dimulai dari penurunan Tujuan
organisasi, Faktor peramalan demand & Supply serta Profil Kompetensi Karyawan
mejadi Data Demand dan Supply yang akan diseimbangkan dengan program-program
SDM. Adapun, dalam pemenuhan jabatan high level position, dilakukan tahapan
succesion planning.
Setelah melewati tahapan evaluasi, perencanaan SDM akan diconvert dalam bentuk
struktur organisasi dan laporan organisasi secara lengkap
2.2.2 Model
Context Diagram
Flowchart Model Software HRP
 BAB III
RANCANGAN
RINCI

3.2. Decomposition Diagram

3.3. Data Flow Diagram

DFD Level 0
DFD Level 1
DFD Level 2.1
DFD Level 2.2

DFD Level 2.3

3.4. Contextual Data Model
3.5. Rancangan Interface
3.5.1. Bagian Peramalan
a. Data Karyawan

Service Year Overtime Sick Performa

Full Name Hire Date Salary (ratus) Bonus (ratus) Department
(year.month) (ratus) Days nce Score
Kelley Reneau 9/Jan/2006 0.01 IDR 35,000.00 IDR 1,750.00 IDR 1,050.00 Produksi 7 2
Natalie H. Woodford 21/Dec/2005 0.02 IDR 52,000.00 IDR 1,560.00 IDR 3,640.00 Produksi 11 1
Melissa Torruella 19/Oct/2005 0.04 IDR 40,000.00 IDR 5,600.00 IDR - Produksi 7 5
Sergio Van Dijk 25/Sep/2005 0.05 IDR 28,000.00 IDR 3,640.00 IDR 1,400.00 Produksi 7 4
Hendro Kartikus 24/Aug/2005 0.06 IDR 45,000.00 IDR 37,000.00 IDR - Keuangan 9 4
Laura Aguirre 4/Aug/2005 0.06 IDR 72,000.00 IDR 2,160.00 IDR 2,880.00 Produksi 7 1
Joeanne Melendez 4/May/2005 0.09 IDR 32,000.00 IDR 2,240.00 IDR - Keuangan 9 2
Cristhian Roth 2/Apr/2005 0.10 IDR 54,000.00 IDR 1,620.00 IDR 4,320.00 Keuangan 8 1
Elena Miriam 9/Mar/2005 0.11 IDR 76,000.00 IDR 7,600.00 IDR 2,280.00 Produksi 9 3
Woodbur
Katherine Battah 4/Mar/2005 0.11 IDR 87,000.00 IDR 7,830.00 IDR 7,830.00 Produksi 1 3
Tamara Pacheco 25/Mar/2005 0.11 IDR 85,000.00 IDR 1,700.00 IDR - Produksi 6 1
Rebecca L. Haight 14/Feb/2005 0.12 IDR 48,000.00 IDR 6,720.00 IDR 2,400.00 Produksi 4 5
Micah Talia 22/Nov/2004 1.03 IDR 77,000.00 IDR 5,390.00 IDR - Produksi 14 2
Rosa I. Peralta 19/Nov/2004 1.03 IDR 73,000.00 IDR 1,460.00 IDR 5,110.00 Produksi 8 1
Bryan Brier 1/Aug/2004 1.06 IDR 48,000.00 IDR 3,840.00 IDR 4,320.00 Perencanaan 8 3
Cassandra Perry 7/Jun/2004 1.08 IDR 62,000.00 IDR 8,060.00 IDR 3,100.00 Perencanaan 9 4
Eka Ramdani 8/Jun/2004 1.08 IDR 27,000.00 IDR 810.00 IDR 2,160.00 Perencanaan 9 1
William Melendez 24/May/2004 1.09 IDR 45,000.00 IDR 5,850.00 IDR 4,500.00 Perencanaan 4 4
b. Data History
Data peramalan karyawan pada masing-masing divisi.
- Divisi Produksi
Divisi Produksi
No. Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 35 4 5 2 39
2 2005 38 4 5 2 42
3 2006 40 5 4 2 45
4 2007 39 5 2 3 44
5 2008 36 5 2 5 41
6 2009 40 5 6 2 45
7 2010 38 5 3 5 43

50

Jumlah karyawan
Staf
0
Supervisor
2004 2005 Jumlah karyawan
2006 2007
2008 2009
2010

- divisi pemasaran
Divisi Pemasaran
No. Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 12 2 4 2 14
2 2005 13 2 3 2 15
3 2006 14 2 3 2 16
4 2007 14 2 2 2 16
5 2008 14 1 2 2 15
6 2009 14 2 1 1 16
7 2010 15 2 3 2 17

20
15
10 Jumlah Karyawan
5 Staf
0
Supervisor
2004 2005
2006 2007 2008 2009 2010

- divisi keuangan
Divisi Keuangan
No. Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 5 2 2 1 7
2 2005 8 3 4 1 11
3 2006 7 4 2 3 11
4 2007 8 4 3 2 12
5 2008 8 4 2 2 12
6 2009 9 4 2 1 13
7 2010 9 4 1 1 13
 15
10
5 Jumlah Karyawan
0 Staf
Supervisor

2004 2005 2006

2007 2008
2009 2010

- Divisi Perencanaan
Divisi Perencanaan
No. Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 6 2 3 2 8
2 2005 6 3 3 3 9
3 2006 7 3 3 2 10
4 2007 6 3 1 2 9
5 2008 5 4 1 2 9
6 2009 5 4 1 1 9
7 2010 4 4 2 3 8

10

5 jumlah Karyawan
Staf
0
Supervisor
2004 2005
2006 2007 jumlah Karyawan
2008 2009
2010

- Divisi SDM
Divisi SDM
No. Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 7 1 4 1 8
2 2005 6 1 2 3 7
3 2006 6 1 1 1 7
4 2007 6 2 1 1 8
5 2008 7 2 2 1 9
6 2009 7 2 0 0 9
7 2010 7 2 1 1 9

10

5 Jumlah Karyawan
Staf
0
Supervisor
2004 2005
2006 2007 2008 2009 2010

- Data Peramalan Karyawan secara keseluruhan dalam perusahaan

 Total
No. Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 65 11 18 8 76
2 2005 71 13 17 11 84
3 2006 74 15 13 10 89
4 2007 73 16 9 10 89
5 2008 70 16 9 12 86
6 2009 75 17 10 5 92
7 2010 73 17 10 12 90

100

50 Jumlah Karyawan
Staf
0
Supervisor
2004 2005
2006 2007 2008 2009
2010

c. Data Individu
 EmployeeMarkus Haris
Department Keuangan
Service Year 3.05
Salary IDR 58,000
Bonus IDR 5,220
Overtime IDR 5,220
Sick Days 5
Performance Score 3

d. Data Divisi
Staff
Jumlah Staf
Divisi 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Keuangan 5 8 7 8 8 9 9
Pemasaran 12 13 14 14 14 14 15
Perencanaan 6 6 7 6 5 5 4
SDM 7 6 6 6 7 7 7
Produksi 35 38 40 39 36 40 38

Supervisor
Jumlah Supervisor
Divisi 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Keuangan 2 3 4 4 4 4 4
Pemasaran 2 2 2 2 1 2 2
Perencana 2 3 3 3 4 4 4
SDM 1 1 1 2 2 2 2
Produksi 4 4 5 5 5 5 5
e. Rekapitulasi Data

Jumlah Jumlah
Kebutuhan Staf saat Kebutuhan Supervisor saat Gap Jumlah Gap
Divisi Staf ini Supervisor ini Staf Supervisor Status Staf Status Supervisor
Keuangan 12 9 5 4 3 1 Penambahan Penambahan
Pemasaran 16 15 4 3 1 1 Penambahan Penambahan
Perencanaan 5 4 4 4 1 0 Penambahan Tetap atau Pengurangan
SDM 8 7 3 2 1 1 Penambahan Penambahan
Produksi 37 38 6 5 1 1 Tetap atau Pengurangan Penambahan

Keuangan Employee Perencanaan

Pemasaran
Perencanaan Status Staf Penambahan
SDM
Produksi
Status Supervisor Tetap atau Pengurangan

Jumlah Staf 1
Jumlah Supervisor 0

f. Estimasi Manajer
Jumlah
Jumlah Kebutuh Gap Gap
Kebutuh Supervis
Divisi Staf saat an Jumlah Supervis Status Staf Status Supervisor
an Staf or saat
ini Supervis Staf or
ini
or
Keuangan 12 9 5 4 3 1 Penambahan Penambahan
Pemasaran 16 15 4 3 1 1 Penambahan Penambahan
Perencanaan 5 4 4 4 1 0 Penambahan Tetap atau Pengurangan
SDM 8 7 3 2 1 1 Penambahan Penambahan
Produksi 37 38 6 5 1 1 Tetap atau Pengurangan Penambahan
 g. Trend dan Ratio

- trand

Staf dan Penjualan Staf dan Supervisor

8 5
4
3
6
2
Staf

Staf

Staf
4 1
Staf Linear (Staf)
2y = 0.000x - 6.515 Linear (Staf) 0

0 R² = 0.110 y = -0.55x + 6.35

8400086000880009000092000 R² = 0.504
0 2 46 8

Penjualan Supervisor

Staf dan Produksi

8
7
y = 0.000x - 10.64
6
R² = 0.445
5
Staf

4
3
2 Staf
1 Linear (Staf)
0
80000
85000 90000 95000

Axis Title
 - Ratio

Rasio Penjualan dan Staf

25000.00 Rasio Produksi dan Staf
25000.00
20000.00
20000.00
15000.00Rasio
Penjuala Rasio
15000.00 Penjualan dan Staf
10000.00n dan
Staf
5000.00 10000.00
5000.00
0.00
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
0.00
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Rasio Supervisor dan Staf

1.200

1.000

0.800
Rasio
0.600Penjualan
dan Staf
0.400

0.200

0.000
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Peramalan dengan trend analysis

Jumlah
Target Direksi Jumlah Staf Supervisor
Penjualan 89000 6 4
Produksi 90000 6 4

Peramalan dengan trend analysis

Ratio faktor
penjualan dan Ratio Staf & Jumlah
Target Direksi produksi Jumlah Staf Supervisor supervisor
Penjualan 0 0 0
Produksi 0 0 0
h. Program Sumber Daya Manusia

Karyawan Masuk

Jumlah
No. Posisi Staf Jumlah Kebutuhan Surplus Input 1 Jumlah Program 1 Program 2 Input 2 Jumlah Program 1 Program 2
1 Keuangan 6 Eksternal 6 Recruitment Training
2 Pemasaran 5 Eksternal 5 Recruitment Training
3 Perencanaan 8 Eksternal 8 Recruitment Training
4 SDM 6 Eksternal 6 Recruitment Training
5 Produksi 0 Eksternal 0 Recruitment Training

No. Posisi Supervisor Jumlah Kebutuhan Input 1 Jumlah Program 1 Program 2 Input 1 Jumlah Program 1 Program 2
1 Keuangan 4 Karyawan Produksi 4 Promosi Pelatihan Supervisor
2 Pemasaran 3 Staf Marketing 3 Promosi Pelatihan Supervisor
3 Perencanaan 5 Staf Keuangan 5 Promosi Pelatihan Supervisor
4 SDM 6 Staf SDM 6 Promosi Pelatihan Supervisor
5 Produksi 4 Staf R&D 4 Promosi Pelatihan Supervisor
No. Posisi Jumlah Kebutuhan Input 1 Jumlah Program 1 Program 2 Input 1 Jumlah Program 1 Program 2
1 Manajer Produksi 1 Karyawan Produksi 1 Promosi Pelatihan Manajer
2 Manajer Marketing 1 Staf Marketing 1 Promosi Pelatihan Manajer
3 Manajer Keuangan 1 Staf Keuangan 1 Promosi Pelatihan Manajer
4 Manajer SDM 1 Staf SDM 1 Promosi Pelatihan Manajer
5 Manajer R&D 1 Staf R&D 1 Promosi Pelatihan Manajer

Karyawan Keluar

No. Posisi Jumlah Kebutuhan Program Exit Input 1 Jumlah Program 1

1 Manajer Produksi 1 Pensiun Karyawan Produksi 1 Pelatihan Masa Pensiun
2 Manajer Marketing 1 Pensiun Staf Marketing 1 Pelatihan Masa Pensiun
3 Manajer Keuangan 1 Pensiun Staf Keuangan 1 Pelatihan Masa Pensiun
4 Manajer SDM 1 Pensiun Staf SDM 1 Pelatihan Masa Pensiun
5 Manajer R&D 1 Pensiun Staf R&D 1 Pelatihan Masa Pensiun
6 Manajer Logistik 1 Pensiun Staf Logistik 1 Pelatihan Masa Pensiun
Program SDM Jumlah Peserta Biaya / Peserta (ribu) Biaya Total Pemenuhan
Training 25 IDR 500 IDR 12,500
AnggarIDaRn
Pelatihan Manajer 5 IDR 1,500 IDR 7,500
41,000
Rekruitment 25 IDR 500 IDR 12,500
Pensiun 6 IDR 500 IDR 3,000
Outsourcing 0 IDR 500 IDR 0 IDR
Promosi 0 IDR 10 IDR 0 40,30
Pelatihan Masa Pensiun 6 IDR 800 IDR 4,800 0
Mutasi 0 IDR 5 IDR 0
Keuanga
Total IDR 40,300 n

Jumlah IDR 14,000

IDR 12,000
IDR 10,000
40 IDR 8,000
30 IDR 6,000
20 IDR 4,000
10 IDR 2,000
IDR 0
0
Series1
Jumlah
i. Evaluasi
- Staff Program
Staf Program
Target Actual
Keuangan 5 5
Pemasaran 15 14
Perencanaan 6 5
SDM 10 9
Produksi 15 15
Staf

15 15

10

6
5

5 5 15
14 9
Keuangan Perencanaan Produksi
Pemasaran SDM
Actual
Target

- Supervisor Program
Supervisor Program
Target Actual
Keuangan 4 5
Pemasaran 3 14
Perencanaan 5 5
SDM 6 9
Produksi 4 15

Supervisor

15 15

10

6
5

5 5 15
14 9

Keuangan Perencanaan Produksi

Pemasaran SDM

Actual
Target
3.5.2. Bagian Succesion Planning
a. All Data
Name Position Reports to SP? 1 2 3 4 5 6
Cyndi Lou Wu Region A Sales Sam Spade Y Hal Brook Bob Warry
Dan Danger Region B Sales Sam Spade Y Fred Derf Sue Wonka Joe Mana Bob Warry Dieu Luva Hal Brook
Dieu Luva VP Acquisition Lou Duvel Y Bob Warry
Hal Brook VP Finance Mai Tai N
Helen Back VP Quality Cntrl Lou Duvel N
Joe Mana VP HR Mai Tai Y
Lou Duvel SVP Operations Obi Wan Y Helen Back Dieu Luva Hal Brook Fred Derf
Mai Tai SVP Admin Obi Wan Y Helen Back Joe Mana
Roberta Flock Region D Sales Sam Spade Y Bob Warry Dieu Luva Will Not
Ron Popeil VP Operations Lou Duvel Y Dieu Luva Fred Derf
Sam Spade SVP Sales Obi Wan Y Cyndi Lou Wu
Will Not Region C Sales Sam Spade Y Sue Wonka Bob Warry
Obi Wan President Y Lou Duvel Sue Wonka
Bob Warry Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y Fred Derf
Sue Wonka Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y
Fred Derf Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y

Name Position Reports to SP? OrgOrder Relo? Contribution Leadership Potential

Cyndi Lou Wu Region A Sales Sam Spade Y 1 Y C3 L3 P1
Dan Danger Region B Sales Sam Spade Y 2 N C3 L2 P1
Dieu Luva VP Acquisition Lou Duvel Y 1 ? C3 L2 P3
Hal Brook VP Finance Mai Tai N 2 N C2 L2 P2
Helen Back VP Quality Cntrl Lou Duvel N 3 Y C2 L2 P1
Joe Mana VP HR Mai Tai Y 1 Y C2 L1 P2
Lou Duvel SVP Operations Obi Wan Y 2 ? C3 L3 P2
Mai Tai SVP Admin Obi Wan Y 3 ? C2 L2 P3
Roberta Flock Region D Sales Sam Spade Y 4 Y C1 L2 P3
Ron Popeil VP Operations Lou Duvel Y 2 Y C2 L1 P1
Sam Spade SVP Sales Obi Wan Y 1 Y C3 L3 P2
Will Not Region C Sales Sam Spade Y 3 N C2 L2 P3
Obi Wan President Y
Bob Warry Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y 1 Y C3 L2 P2
Sue Wonka Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y 2 Y C1 L1 P2
Fred Derf Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y 3 ? C2 L3 P3
b. Organization Chart

Direct reports are shown in the boxes below, with their title Obi Wan
and ratings for Contribution, Leadership (or customized
variable), and Potential. Ratings row is color-coded based KE High Med Low
on Contribution alone. Below each box are shown the top
Y Contribution C3 C2 C1 Y Show Leader Data?
four nominated successors in ranked order, with their
Potential rating in parentheses. The  shows up to 5 Leadership L3 L2 L1
positions to which that incumbent has been nominated, if Potential P3 P2 P1 Y Show Ratings Data?
any, with their succession ranking (e.g., (1) = top-ranked
successor).

In the TURQUOISE cell to the right, use the drop-down box

to view any leader's organization. Use the two Y/N cells to Sam Spade
turn off/on sensitive data.
SVP Sales

C3 L3 P2
Cyndi Lou Wu (P1)

SVP Sales (1) Region D Sales (3)

 

Cyndi Lou
Wu Dan Danger Will Not Roberta Flock #N/A #N/A #N/A #N/A #N/A

Region A Sales
Region B Sales Region C Sales Region D Sales
C3 L3 P1
C3 L2 P1 C2 L2 P3 C1 L2 P3
Fred Derf (P3) Sue Wonka (P2) Bob Warry (P2)
Hal Brook (P2)
Sue Wonka (P2) Bob Warry (P2) Dieu Luva (P3)
Bob Warry (P2)
Joe Mana (P2) Will Not (P3)
Bob Warry (P2)
 c. Position Profil

Position Profile

bent*Dieu Luva

rry Succession Nominee #2none Succession Nominee #3none Succession Nominee #4none Succession Nominee #5none Succession Nominee #6no

ional Incumbent none Additional Incumbent none Additional Incumbent none Additional Incumbent none Additional Incumbent none Additional Incumbe

d. Individual Profil

Individual Profile

AssociateSue Wonka TitleSales Consultant

Reports toCyndi Lou Wu
Business UnitSales ContributionC1 LeadershipL1
PotentialP2 C-P Matrix Box# 2
# of Top 3 Nominations3 # of Nominations3
Willing to Relocate?Yes In a Succession Position?Yes
Nomination 1Region B Sales (2)
Nomination 2Region C Sales (1)
Nomination 3President (3)
Nomination 4
Nomination 5
Nomination 6
Nomination 7
Nomination 8
Nomination 9
Nomination 10
2.6. Rancangan Prosedur
2.6.1. Bagian Peramalan
a. Data karyawan, data ini divisualisasikan dalam bentuk table, data-data yang ada
didalamnya adalah : nama lengkap karyawan, hire date, service tahun, salary
(gaji/upah), overtime, departemen, jumlah hari sakit, dan score performansi.
User yang dapat mendapatkan informasi ini adalah bagian sumber daya manusia
dan bagian lain yang memiliki kepentingan secara organisasi.
b. Data Individu, data ini divisualisasikan dalam bentuk table, informasi yang dapat
dilihat disini adalah sama dengan data karyawan global. Namun untuk ini usernya
adalah karyawan dan berbeda pada data karyawan global yang melihat data
seluruh karyawan, pada bagiana ini hanya akan melihat dapat pribadi saja.
c. Data Divisi
- Staff, informasi yang diperoleh adalag data history jumlah staf pada periode
sebelumnya dan periode actual saat ini.
- Supervisor, informasi yang diperoleh adalag data history jumlah supervisor
pada periode sebelumnya dan periode actual saat ini.
d. Rekapitulasi Data, yaitu menyampaikan informasi kebutuhan staf mauupun
supervisor dan jumlah yang ada saat ini. dari selisih (gab) antara kondisi aktual
dan kebutuhan disampaikan informsi atas rekomendasi keputusan penambahan
atau tetap tanpa pengurangan pada masing-masing divisi.
e. Estimasi Manajer, yaitu menyampaikan informasi kebutuhan staf mauupun
supervisor dan jumlah yang ada saat ini. dari selisih (gab) antara kondisi aktual
dan kebutuhan disampaikan informsi atas rekomendasi keputusan penambahan
atau tetap tanpa pengurangan pada masing-masing divisi. namun untuk hal ini
estimasi kebutuhan sumber daya dilakukan oleh manajer pada divisi masing-
masing.
f. Program Sumber Daya Manusia, menyampaikan informasi karyawan masuk dan
keluar baik untuk staf maupun untuk supervisor. Dari karyawan yang masuk
ditentukan program-program yang harus diikuti untuk masing-masing individu.
Bagian ini juga akan menyampaikan besar anggaran biaya yang hrus dikeluarkan
dalam melakukan programoprogram tersebut.
g. Evaluasi, pada bagian evaluasi ini ditampilkan informasi jumlah karyawan staf
maupun supervisor disemua divisi. Jumlah karyawan karyawan diinformasikan
dalam kondisi targeting dan actual. Dari bagian ini akan diketahui kesesuan
target dengan kondisi actual mengenai sumber daya manusia perusahaan.
2.6.2. Bagian Succesion Planning
Pada perancangan system informasi ini implementasi succession planning tidak
terintegrasi dengan system informasi menyeluruh. Data yang dapat dilihat pada
system informasi ini adalah :
a. All Data, divisualisasikan dalam bentuk table dimana pada bagian ini akan
ditampilkan seluruh nama-nama karyawan beserta jabatan masingt-masing dan
atasan. Selain itu ditampilkan juga rekomendasi sucsesi untuk posisi yang sedang
dijabat masing-masing karyawan.
b. Organization Chart, yaitu tampilan struktur organisasi dengan karyawan yang
sedang menjabat serta kandidat list yang akan menjadi successor berikutnya
pada jabatan masing-masing.
c. Position Profil, yaitu informasi yang dapat menampilkan posisi dalam divisi yang
actual menyangkut karyawan yang sedang memegang posisi/jabata tersebut,
atasan untuk posisi tersbeut dan selain itu Position Profil jg menampilkan
kandidat list successor dalam jabatan yang dipegang karyawan tersebut.
d. Individual Profil, yaitu menampilkan informasi data karyawan, posisi yang sedang
dijabat, rekomendasi suksesi berikutnya dan penilaian performansi pribadi.
 BAB IV
EVALUASI DAN KESIMPULAN

4.1. Evaluasi

System perencanaan sumber daya manusia merupakan satulah satu bagian dari
system manajemen sumberdaya manusia. Sehingga system ini pada umumnya dan
pada praktiknya memiliki system terintegrasi satu sama lain. Sehingga untuk
menghasilkan system manajemen sumber daya manusia yang dibutuhkan
perusahaan/organisasi dibutuhkan kesesuain informasi dalam pengerjaan system
perencanaan sumberdaya (human resources planning) dengan system lainnya dalam
ruang lingkup system manajemen sumberdaya manusia.

Pada proses pengerjaan system perencanaan SDM, digunakan salah satu software
namun hanya untuk pengerjaan succession planning. Software ini menggunakan Ms
Office Exel dengan macros logic. Namun software ini tidak dapat digunakan dengan
karena sifatnya read only. Namun pada dasarnya hasil yang diperoleh akan
digunakan sebagai salah satu data untuk penentuan peramalan kebutuhan demand
sumber daya manusia.

Sementara untuk bagian peramalan demand maupun supply tidak ditemukan open
sources yang dapat digunakan. Sehingga pada pengerjaannya digunakan Ms Office
Exel, dengan menggunakan macros logic. Adapun system ini tidak terintegrasi
dengan succsesion planning, sehingga data yang menjadi data input untuk
peramalan dilakukan secara manual.

4.2. Kesimpulan
Peramalan kebutuhan sumber daya manusia dimasa yang akan dating digunakan
dengan statistical method yaitu simple average dan trand analisis.
System informasi Perencanaan Sumber Daya Manusia ini memungkinkan untuk
mengetahui :
1. Kebutuhan kearyawan di semua divisi perusahaan.
2. Jumlah staf dan supervisor history dan actual.
3. Rekomendasi keputusan atas penambahan karyawan, tetap atau pengurangan.
4. Mengatahui succession planning pada organisasi
5. Menampilkan struktur organisasi dengan karyawan yang menjabati serta
kandidat list yang akan menjadi successor berikutnya.
 BAB V
DIKUMENTASI

5.1. Panduan Instalasi

Software yang digunakan sebagai implementasi perencanaan sumber daya manusia
ini menggunakan Microsoft Office Exel 2007. Tidak memiliki panduan instalasi
khusus.

5.2. Panduan Pemakaian

Panduan pemakaian software untuk peramalan terlapir

Manual.pptx
Panduan pemakaian software succession planner dapat dilihat pada link file berikut
ini : (ctrl+clik to follow link)
SuccessionPlannerUserGuide.pdf