Nama: Fidya Balu

Nim: 931419173
Kelas: C
Tugas 1

A. Pengertian Perencanaan Pengadaan Perbekalan

Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan
kebuutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga
dan sumber yang dapat dipertanggungjawabka. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari
kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap tahap
dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian secara proporsional
guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara
keseluruhan. Pengadaan tidak selalu dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan atas pilihan
berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling praktis, efisien, dan
efektif. Pengadaan dapat dilakukan dengan cara pembelian, penyewaan, peminjaman, pemberian,
penukaran, pembuatan dan perbaikan.

proses perencanaan pengadaan perbekalan

Yang dimaksud dengan perbekalan adalah semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun
barang tidak bergerak.
a. barang bergerak dibagi menjadi dua yaitu :
1. barang habis dipakai
2. barang tak habis dipakai
b. barang yang tak bergerak yaitu perbekalan yang tidak berpindah pindah.

3. perencanaan barang bergerak

A. barang habis pakai
1. menganalisa dan menyusun keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing-masing
satuan organisasi tiap bulan
2. menyusun perkiraan biaya yang dipelukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan
3. menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi
rencana tahunan
B. perencanaan barang bergerak barang yang tidak habis pakai
1. menganalisa dan menyisin keparluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing –masing
satuan organisasi serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dapat dipakai
2. memperhatikan biaya perbekalan yang direncanakan dengan memperhatikan standard yang telah
ditentukan.
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia :urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.

4. Cara-Cara Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara
pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier
untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah
transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak rnilik organisasi.
Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh
organisasi.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan
tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apa pun. Pemenuhan kebutuhan dengan
cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara
dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari
pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan
bersifat sementara dan temporer.
4. Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri
yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus memperhatikan
tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan
menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain.
Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di
antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya
berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna
lagi.
6. Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara
mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu
kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan perbekalan yang
merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan perbaiki perbekalan yang
telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu
unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan
yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau
beberapa unit perbekalan, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat
dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita katakan bahwa ada
satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan
perbekalan di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat kepentingan dan
kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra baik organisasi.
Sebagai contoh, apabila kebutuhan perbekalan sifatnya sementara dan tidak selalu digunakan, akan
lebih tepat cara pengadaan perbekalan yang dilakukan adalah dengan menyewa, bukan dengan cara
membeli karena setelah kegiatan selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian,
apabila dilakukan dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan. Penentuan cara
pengadaan perbekalan, juga harus mempertimbangkan kondisi organisasional. Sehubungan dengan hal
ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak
memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dapat dilakukan dengan cara meminjam
misalnya, sehingga pemenuhan kebutuhan perbekalan tidak harus dengan cara pembelian. Namun
demikian, suatu organisasi dalam pengadaan perbekalan pun harus tetap mempertimbangkan citra baik
organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh "cap" sebagai organisasi yang
"tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya meminjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

B. Sistem Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan
perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi
dan sistem campuran.
1. Sistem Campuran
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan yaitu cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan
dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja
tertentu sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit
kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan.
Beberapa kelebihan penggunaan sistem sentralisasi
tersebut adalah sebagai berikut:
o Dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan
sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar
sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
o Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost)
sehingga akan mendukung efisiensi.
o Dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar bagianmu
Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah
sebagai berikut.
o Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak cepat
dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar
kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur
pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga tentunya
akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara
keseluruh.
o Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai
pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama
berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian
perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis
kebutuhan masing-masing unit kerja.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, di mana kewenangan pengadaan perbekalan
diserahkan pada masing-masing unit kerja. Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa
kelebihan dan kekurangan.
Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:
o Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat
dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;
o Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja
mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.
Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:
o Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan
(barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna
sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak
diperlukan di beberapa bagian.
o Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya,
ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program
standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan
pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.
o Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem
ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila
menggunakan sistem sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang
diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
o Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem
sentralisasi.
3. Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan
antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain
menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya
kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga
untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila
perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan
dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit
kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem pengadaan perbekalan yang akan
diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain
berdasarkan keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat
bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental) pegawai,
dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.
PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang
dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian,
pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber,
waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna
mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan
efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara
baik, yakni sebagai berikut:
a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan
perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu
pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
b. Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik,
keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau
diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan
pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya
operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk
menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan
perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem pengendalian/pengawasan
perbekalan yang diterapkan.
d. Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti
administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun
terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola
perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administratif yang
ada.

C. Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dalam
upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan kebutuhan, cara-cara
pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang harus diperhatikan dan dipatuhi dalam
pelaksanaan pengadaan perbekalan. Sebagaimana kegiatan perencanaan pada umumnya, dalam
perencanaan perbekalan pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa), why (mengapa), when
(kapan), where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana).
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus
senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut.
1. Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan
perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil
kerja (output) baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis
perbekalan tersebut.
2. Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah
pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan
dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tidak boleh
mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat
dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3. Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam
organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan
perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara
pengadaan perbekalan dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
4. Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan
tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan
kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik
internal maupun publik ekstern organisasi.
5. Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan
normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran
dan mutu suatu perlengkapan (perbekalan). Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-
ukuran yang normal berdasar standar yang telah ditetapkan.
Penetapan kebutuhan perbekalan merupakan bagian kegiatan pengadaan perbekalan yang cukup
krusial dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja
sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. Hal ini disebabkan apabila terjadi kesalahan
dalam penentuan kebutuhan akan mempengaruhi kuantitas maupun kualitas hasil kerja suatu unit
kerja. Di samping itu, kesalahan dalam penentuan kebutuhan merupakan tindakan pemborosan. Hal ini
bisa dimengerti karena perbekalan yang sebenarnya bukan merupakan kebutuhan ataupun belum
seharusnya diadakan, kemudian diadakan, dan sebaliknya perbekalan yang sebenarnya sifatnya mutlak
diadakan, justru tidak diadakan. Untuk mendukung efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, hendaknya
pengajuan usulan dan permintaan pengadaan/pembelian barang, khususnya untuk barang-barang
nonrutin dilakukan secara periodik dengan menyesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan
organisasi. Setelah seluruh kebutuhan perbekalan dari unit unit kerja terkumpul sesuai dengan jadwal
yang telah ditetapkan, pihak-pihak yang kompeten dalam pengambilan keputusan pengadaan
perbekalan akan memulai proses penyusunan daftar nominasi barang.
Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan, khususnya untuk
kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan
kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :
o Menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang dibutuhkan dengan
selalu mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja
tertentu yang mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun
kepentingan dan tujuan organisasi secara keseluruhan;
o Menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut berdasarkan skala
prioritas : mutlak-penting-perlu.
- Mutlak, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya
sangat mendesak dan harus ada.
- Penting, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya
mendesak.
- Perlu, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya kurang mendesak.
o Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituangkan dalam Daftar
Nominasi Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah
diurutkan berdasarkan skala prioritas).

- Metode Pengadaan Perbekalan

Metode Pengadaan Perbekalan menurut Keputusan Bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan
Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Pelaksanaan pengadaan perbekalan dapat
dilakukan dengan metode:
o Pelelangan adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka untuk umum dengan
pengumuman secara luas melalui media cetak dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum
serta bilamana dimungkinkan melalui media elektronik, sehingga masyarakat luas/dunia usaha yang
berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Bila calon penyedia barang/jasa diketahui
terbatas jumlahnya karena karateristik, kompleksitas dan atau kelangkaan tenaga ahli atau terbatasnya
perusahaan yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut, pengadaan barang/jasa tetap dilakukan
dengan cara pelelangan.
o Pemilihan langsung adalah pengadaan barang/jasa tanpa melalui pelelangan dan hanya diikuti oleh
penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat, yang dilakukan dengan cara membandingkan penawaran
dan melakukan negosiasi, baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara
teknis dapat dipertanggungjawabkan
o Penunjukan langsung adalah pengadaan barang/jasa dengan cara menunjuk langsung kepada 1
(satu) penyedia barang/jasa.
Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan
menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri atau upah borongan tenaga.
- Pengadaan Logistik dengan Cara Pembelian
Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara
pengadaan perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh setiap organisasi.
Oleh karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini akan dibahas secara lebih terperinci
dan mendetail.
1. Tujuan/Orientasi Pembelian
Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan, setiap organisasi
hendaknya senantiasa memperhatikan dan berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu
sendiri. Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut adalah untuk mendapatkan perbekalan/material
yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan
tepat peraturan.
o Tepat Mutu
Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya terendah dapat
memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian pembelian barang
hendaknya sesuai dengan
spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
o Tepat jumlah
Tepat jumlah (quality)artinya pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi
kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).
o Tepat waktu
Tepat waktu artinya barang sudah tersedia pada saat dibutuhkan.
o Tepat sumber
Tepat sumber artinya barang/material diperoleh dari sumber yang
memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan
yang dapat diandalkan, punya keahli an dalam bidangnya, dan terpercaya
o Tepat harga
Tepat harga artinya, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar
sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari
riset pasar dan analisis biaya dan harga.
o Tepat tempat/lokasi
Tepat tempat/lokasi artinya, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan
permintaan user atau pemesan.
g. Tepat peraturan
Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti
peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.
2. Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi
Pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan pada dasarnya merupakan perwujudan
sekaligus konsekuensi dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibangun dan dilembagakan
oleh suatu organisasi. Sehubungan dengan hal itu, pengelolaan administratif dalam pengadaan
perbekalan merupakan suatu implementasi dari serangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh suatu
unit kerja atau pejabat tertentu menurut rangkaian urutan kerja secara teratur dan relatif permanen
(tetap) di dalam pengadaan perbekalan.
Dengan demikian, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan
tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan itu sendiri.
Karena pengadaan perbekalan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi dominan dilakukan
dengan cara pembelian, uraian dan pembahasan berikut lebih
mengacu dan menekankan pengelolaan administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian.
Serangkaian proses dalam kegiatan pembelian perbekalan akan ditentukan oleh penetapan pilihan dari
beberapa alternatif pilihan dalam cara pembelian suatu organisasi. Secara luas, pembelian dapat
dibedakan atas pembelian tanpa pemesanan dan pembelian dengan melakukan pemesanan.