MANAJEMEN PERSEDIAAN

Manajemen Persediaan merupakan sebuah bagian dari perusahaan yang memiliki tugas
untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan. Hal-hal seperti cara
memperoleh persediaan, penyimpanan hingga persediaan itu dapat dimanfaatkan. Lebih jauh kita
akan membahas seberapa penting manajemen persediaan itu penting untuk jalannya sebuah
perusahaan. Mulai dari cara mengaturnya hingga biaya yang dapat muncul bahkan hingga
hubungannya dengan manajemen lainnya.

Kenapa Diperlukan Manajemen Persediaan dalam Sebuah Bisnis atau Usaha? 

Persediaan merupakan aset perusahaan yang ‘nganggur’ atau lebih mudahnya yaitu aset
yang disimpan dan menunggu untuk digunakan/dijual. Contoh dari persediaan ini adalah
persediaan barang dagang (apabila perusahaan dagang) dan pada perusahaan manufaktur ini akan
lebih luas lagi seperti material (bahan baku), barang jadi dan barang setengah jadi.

Untuk mengatur persediaan dagang ini bisa dikatakan susah susah gampang, jika
persediaan yang ada jumlahnya berlebihan, maka persediaan tentu menimbulkan pengeluaran
yang tinggi. Karena itu, setiap barang yang disimpan pasti membutuhkan biaya yang tidak
sedikit. Namun, jika persediaan yang tersedia kurang, maka akan menghambat kegiatan produksi
dan akhirnya menyebabkan kehilangan konsumen dan penjualan.

Adanya ketidakpastian terhadap waktu pemesanan, pasokan dari supplier hingga

ketidakjelasan permintaan ini semua perlu diatur agar tidak timbul dalam sebuah perusahaan.
Karenanya diperlukan manajemen persediaan agar semua dapat dikendalikan.

3 Hal yang Dilakukan Manajemen Persediaan

Beberapa tugas utama dari manajemen persediaan diantaranya:

1. Memastikan persediaan cukup

2. Efisiensi biaya persediaan
3. Memastikan persediaan digunakan secara optimal

Dari ketiga hal yang disebutkan di atas, tujuan utama dari manajemen persediaan adalah
melakukan efisiensi biaya. Ujungnya adalah untuk membantu perusahaan menghasilkan laba
yang lebih optimal. Lalu, efisiensi yang ingin dicapai tersebut dapat memperkecil biaya
persediaan. Jadi, apa sih biaya persediaan tersebut?

Biaya persediaan adalah biaya yang muncul akibat adanya pengadaan persediaan,
penyimpanan hingga persediaan tersebut keluar (dijual atau digunakan) perusahaan. Biaya
persediaan ii sifatnya tidak boleh dianggap sepele mengingat jumlahnya bisa sangat besar apabila
tidak dikelola dengan baik.

Fungsi dari Manajemen Persediaan

 Selain mengatur persediaan dari aset perusahaan, manajemen persediaan juga memiliki
beberapa fungsi lainnya seperti:

1. Memastikan persediaan tersedia (safety stock).

2. Mengurangi risiko harga yang fluktuatif.
3. Mengurangi adanya risiko keterlambatan pengiriman.
4. Memperoleh potongan harga dari pemesanan dalam jumlah banyak.
5. Mengantisipasi perubahan yang dapat terjadi.
6. Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi.
7. Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga apabila bahan
sedang tersedia, perusahaan dapat memiliki persediaan barangnya.
8. Mengawasi pesanan persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, sehingga dapat
dikembalikan ke supplier apabila terdapat ketidakcocokan.
9. Menjaga komitmen dengan customer agar barang dapat tetap diproduksi dengan waktu
dan kualitas yang diminta.
10. Menentukan kuantitas persediaan yang harus disimpan untuk jaga-jaga.

Faktor yang Memengaruhi Manajemen Persediaan

Banyak hal yang dapat mempengaruhi manajemen persediaan seperti beberapa hal di bawah ini:

1. Jumlah dana yang tersedia, ketersediaan dana yang dimiliki ini akan sangat berpengaruh
terhadap prioritas pembeliaan persediaan, item apa yang urgent untuk dibeli dan item apa
yang masih dapat ditunda.
2. Lead Time, waktu tunggu barang yang dipesan ini hingga barang diterima dengan
keadaaan baik.
3. Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, maka akan semakin kecil persediaan
yang yang tersedia.
4. Daya tahan persediaan, dimana persediaan yang memiliki daya tahan kurang baik seperti
daging, buah dan sayur barang-barang tersebut dapat segera dijual/digunakan.

Biaya Persediaan

Pada umumnya biaya persediaan ini memiliki 4 kategori yang masing-masingnya memiliki tugas
yang berbeda diantaranya:

 Biaya Pemesanan (Order Cost)

Biaya pemesanan merupakan biaya yang akan berkaitan dengan kegiatan pemesanan
persediaan. Biaya pemesanan ini biasanya mencakup seluruh biaya yang dikeluarkan
mulai dari pertama kali order hingga barang yang dipesan tersebut tersedia di gudang.

o Biaya Komunikasi
o Biaya Pengiriman
o Biaya Packing
o Biaya Pemrosesan Pesanan
 o Biaya Pemeriksaan Pemesanan

 Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)

Biaya ini adalah yang biaya yang dapat muncul dan dikeluarkan untuk menyimpan
barang atau material yang sudah diorder sebelumnya. Biaya penyimpanan ini dapat
berubah sesuai dengan nilai persediaan yang disimpan. Beberapa contoh biaya
penyimpanan ini diantaranya seperti:

o Biaya Fasilitas Penyimpanan

o Biaya Asuransi
o Biaya Keamanan
o Biaya Keusangan
o Biaya Penyusutan Persediaan
o Biaya Penurunan Harga
o Biaya Perhitungan Fisik dan Konsiliasi Laporan
o Biaya Penanganan Persediaan
o Biaya Pelaksana Gudang
o Biaya Kerusakan Barang
o Biaya Modal

 Biaya Persiapan (Set Up Cost)

Biaya persiapan atau set up cost akan muncul jika perusahaan dapat memproduksi
barangnya sendiri atau material persediaan yang telah dibutuhkan. Beberapa contoh set
up cost, yaitu:

o Biaya mesin yang sudah tidak berfungsi

o Biaya persiapan tenaga kerja
o Biaya surat menyurat
o Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
o Biaya penjadwalan

 Biaya Kehabisan (Shortage Cost)

Manajemen persediaan kadang kali tentu akan kehabisan atau kekurangan karenanya
biaya kekurangan atau yang biasa juga disebut shortage cost akan muncul apabila bahan
persediaan tidak tersedia. Seperti contoh jika perusahaan menerima sebuah pesanan
 namun saat hendak akan diproduksi, ternyata tidak ada bahan bakunya sehingga
perusahaan tidak dapat memenuhi pesanannya. 

Karena itu, terdapat peluang yang timbul akibat dari kekurangan persediaan tersebut
seperti:

o Kehilangan Penjualan
o Kehilangan Pelanggan
o Kehilangan Pemesanan Khusus
o Biaya Pengiriman Khusus
o Produksi Terganggu
o Gangguan Jadwal Produksi

Cara Menentukan Biaya Persediaan

Setelah mengetahui secara jelas mengenai apa itu manajemen persediaan, tentu akan kurang
lengkap apabila tidak membahas cara menentukan biaya persediaan itu sendiri. Inilah beberapa
metode yang dapat digunakan untuk menentukan persediaan.

1. Metode FIFO (First In First Out)

Pada Metode First In First Out ini barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang
pertama kali dijual. Karena itu metode ini sesuai dengan arus biaya yang aktual. Metode
ini juga adalah metode yang paling sering digunakan dalam penilaian persediaan. Metode
ini juga menyesuaikan persediaan barang yang akan keluar tentunya akan sesuai dengan
kegiatan produksi yang nilainya kurang lebih sama dengan harga yang pertama kali
masuk. 

Karenanya persediaan barang akhir akan sesuai dengan harga baru atau dengan urutan
terakhir yang dibeli. Metode ini juga menggunakan metode perhitungan Harga Pokok
Penjualan (HPP).

Ketika metode ini digunakan selama periode inflasi, maka biaya unit yang lebih awal
masuk akan lebih rendah dibandingkan dengan biaya unit yang paling akhir. Karena itu
juga FIFO ini akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi.

2. Metode LIFO (Last In First Out)

Berbeda dengan metode FIFO, pada metode Last In First Out (LIFO) ini adalah sebuah
metode pencatatan persediaan untuk mencatat persediaan yang terakhir dibeli akan dijual
terlebih dahulu sedangkan persediaan yang pertama kali dibeli akan dikeluarkan di
kemudian hari. Satu hal yang perlu diingat bahwa perusahaan tidak lagi diperbolehkan
untuk menggunakan metode Last In First Out dalam pencatatan persediaan miliknya. Hal
ini karena dengan menggunakan metode ini pajak perusahaan akan lebih kecil saat
terjadinya inflasi.
 3. Average

Metode average ini adalah metode yang biasa digunakan untuk melakukan perhitungan
biaya per unit persediaan dengan cara rata-rata yang tertimbang. Caranya dengan
membagi julah biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit yang akan
dijual sehingga dapat lah biaya rata-rata per unit. Setelah mengetahui biaya rata-rata per
unit, maka langkah terakhir adalah dengan menghitung persediaan akhir dan beban pokok
penjualan.

Itulah manajemen persediaan di mana hal ini tentu memiliki peran yang cukup penting
dalam jalannya sebuah perusahaan. Setelah mengetahui cukup jelas, tinggal bagaimana
mengelola secara baik dan melakukan pengendalian persediaan yang dilakukan secara
berkelanjutan.