Manajemen Kelompok

1. Konsep Dasar Mengenai Kelompok

Kelompok (group) didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling
bergantung yang bekerjasama untuk meraih tujuan tertentu. Sedangkan manajemen kelompok
dapat diartikan sebagai suatu proses yang berhubungan dengan bagaimana seseorang dapat
mengolah atau mengurus suatu rangkaian kelompok dari membina anggota hingga
penyelesaian masalah dalam kelompok.
2. Proses Mengelola Kelompok
Dua proses kelompok yang penting adalah pengambilan keputusan kelompok dan manajemen
konflik. Selain itu, komunikasi di antara angggota kelompok juga mempengaruhi jalannya
sebuah kelompok dalam rangka mencapai tujuannya. Di bawah ini di paparkan mengenai
proses pengambilan keputusan dan manajemen konflik.
1. Pengambilan Keputusan Kelompok
Keputusan kelompok mempunyai peran penting dikarenakan berfungsi untuk memfomulasikan
masalah, mengembangkan solusi, dan menentukan cara penerapan solusinya.
Keunggulan keputusan kelompok terhadap keputusan individu antara lain adalah dapat
menghasilkan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap, menghasilkan pengalaman dan
perspektif yang beragam. Selain itu, keputusan kelompok juga menghasilkan alternatif yang
beragam karena memiliki jumlah informasi yang banyak dan beragam. Selanjutnya keputusan
kelompok membuat suatu solusi semakin diterima. Terakhir, keputusan kelompok menambah
legitimasi dimana keputusan kelompok yang dihasilkan oleh kelompok dapat dianggap lebih
pantas ketimbang yang dihasilkan satu orang.
Keputusan kelompok juga memiliki kekurangan. Salah satunya adalah keputusan kelompok
selalu memakan waktu dalam mencari solusi ketimbang secara individu. Kemudian suara
minoritas yang vokal bisa sangat mempengaruhi keputusan final kelompok. Selain itu, pemikiran
kelompok juga dapat melemahkan pemikiran kritis dalam kelompok dan mengancam kualitas
keputusan terakhir. Terakhir, dalam suatu kelompok, para anggota berbagi tanggung jawab,
tetapi tanggung jawab tidak dapat dipastikan.
Menilai apakah suatu kelompok efektif dalam membuat keputusan bergantung pada kriteria
yang digunakan ketika menilai efektivitas. Apabila akurasi, kreativitas, dan derajat penerimaan
menjadi penting, maka keputusan kelompok tidak akan berjalan baik. Akan tetapi, apabila lebih
dibutuhkan kecepatan dan efisiensi, maka keputusan individu menjadi jalan terbaik. Selain itu,
efektivitas keputusan juga dipengaruhi oleh ukuran kelompok. Meskipun kelompok yang lebih
 besar mewakili lebih banyak gagasan, hal ini menuntut koordinasi dan waktu bagi para anggota
untuk menyumbangkan idenya. Memiliki jumlah anggota yang ganjil dalam kelompok sangat
membantu untuk menghindari jalan buntu ketika mengambil keputusan.
2. Manajemen Konflik
Selain pengambilan keputusan, proses lainnya yang penting adalah bagaimana kelompok
menangani konflik. Konflik merupakan perbedaan yang tidak bisa diterima yang menghasilkan
sejenis gangguan atau penolakan. Apabila orang-orang dalam kelompok menganggap
perbedaan itu ada, maka konflik pun akan terjadi.
Ada tiga pandangan yang berkembang terkait dengan konflik, yaitu:
1.Konflik dari sudut pandang tradisional
Pandangan bahwa konflik apa pun harus dihindari, yang mengindikasikan masalah di dalam
kelompok.
2.Konflik dari sudut pandang hubungan manusia
Pandangan bahwa konflik merupakan hal alami dan tak terhindarkan dalam kelompok apa pun
serta tidak harus dipandang negatif, tetapi bisa berpotensi menjadi pendorong positif bagi
kinerja kelompok.
3.Konflik dari sudut pandang interaksionis
Pandangan bahwa konflik tidak hanya menjadi dorongan positif bagi kelompok, tetapi juga
sebagian konflik justru harus terjadi dalam suatu kelompok agar bisa berkinerja efektif.
Jika tingkat konflik kelompok itu tinggi, manajer bisa memilih salah satu dari lima manajemen
konflik yaitu penghindaran (avoiding), pengakomodasian (accomodating), pemaksaan (forcing),
kompromi (compromising), dan kolaborasi (collaborating).
Penghindaran (avoiding) yaitu menangani konflik dengan menarik diri atau menekan konflik.
Pengakomodasian (accomodating) yaitu menangani konflik dengan menempatkan kebutuhan
dan urusan orang lain di atas kebutuhan sendiri.
Pemaksaan (forcing) yaitu menangani konflik dengan memenuhi kebutuhan individu dengan
mengorbankan kepentingan orang lain.
Kompromi (compromising) yaitu menangani konflik dimana setiap pihak mengorbankan
sesuatu yang bernilai.
Kolaborasi (collaborating)  yaitu menangani konflik dengan mencari solusi paling bermanfaat
bagi semua pihak.
4. Menjadi Mentor yang Baik
Peran seorang mentor atau manajer dalam mengelola sebuah kelompok sangatlah menentukan
bagaimana jalannya kelompok tersebut. Itu tak lain karena peranan mentor tak ubahnya seperti
orang tua, pelatih, guru, rekan, pengawas dan teman. Mentor berbagi apa yang ia pelajari untuk
membantu kita terhindar dari kesalahan yang sama. Ia mendukung kita dengan perhatian yang
terus menerus. Ia merayakan prestasi kita seperti prestasinya. Ia senang memberi waktu dan
tenaga kepada orang lain. Karena ia tahu, dengan membantu orang lain, ia akan menerima
balasan serupa. Mentor merupakan sumber bernilai bagi kesuksesan seseorang atau organisasi.
Ia menuntun kita seiring pertumbuhan, perubahan dan krisis, membantu kita menjadi apa yang
kita inginkan. Dengan alasan-alasan tersebut, maka sudah semestinya kita sebagai calon mentor
bisa memposisikan diri kita di tengah-tengah anggota kelompok yang heterogen. Diperlukan
kiat-kiat yang harus dilakukan agar kita bisa menjadi mentor yang baik. Karena persepsi baik itu
berbeda-beda antara satu orang dengan yang lainnya, maka standar baik menurut saya, adalah
seorang yang dapat dijadikan teladan dan tentunya memberi manfaat bagi anggota
kelompoknya. Untuk mewujudkannya, berikut beberapa kiat yang dapat kita lakukan untuk
menjadi mentor yang baik :

1. Mengenal pribadi peserta.

Kita perlu mengenal pribadi anggota, agar ke depannya bisa terjalin hubungan dan kerjasama
yang baik. Selain itu, mengenal pribadi para mentee juga bisa membangun kepercayaan
mentee. Kepercayaan adalah hal yang sangat sulit untuk didapatkan. Namun sekali kita
meraihnya, anda akan lebih mudah mendapatkan perhatian dan empati dari peserta Anda.

2. Memahami karakter anggota.

Selain mengenal pribadi anggota, kita juga harus mendalami karakter para anggota atau
mentee. Jika kita mengenal karakter masing-masing anggota, maka akan lebih mudah dalam
menyesuaikan sikap atau cara penyampaian materi ke anggota kelompok. Materi atau pesan
yang disampaikan akan lebih berkesan dan lebih bermakna bagi para mentee.

3. Kultur.
Setiap orang mempunyai kultur yang berbeda-beda. Seseorang dari Aceh, tentu punya perilaku
yang berbeda dengan orang dari Jawa atau Papua. Setiap kultur punya kekhasan masing-
masing. Gunakan perbedaan kultur yang ada sebagai kesempatan untuk lebih dekat, dan
sebagai pendekatan untuk menyampaikan materi.

4. Mengetahui Peran Kita.

Seorang mentor nanti juga akan bertindak sebagai seorang kakak / saudara bagi peserta. Bisa
dalam hal diskusi atau saat menceritakan isi hati / masalah yang sedang dihadapi peserta. Oleh
karena itu, seorang mentor perlu memiliki karakter empati agar nantinya dapat menyentuh hati
peserta sehingga peserta dapat terbuka, sekaligus menciptakan suasana kekeluargaan di dalam
kelompok mentoring.
Sedangkan peran kita dalam hal penyampaian materi, hal itu harus dilakukan persiapan matang
sebelum menyampaikan materi. Karena penyampaian materi secara spontan dan tanpa
persiapan atau pengalaman, itu bisa diibaratkan seperti naik ke atas panggung kehormatan,
namun turun dengan kehinaan. Karena tugas mentor bukan hanya saat mengisi mentoring,
namun juga kewajiban persiapan sebelumnya dan peluang pemberdayaan setelahnya.
Pengayaan akan wawasan kita terhadap materi juga dapat membantu kita dalam penyampaian
materi.

5. Variasi Metode Penyampaian Materi.

Variasi metode juga berperan penting dalam penyampaian materi. Karena ketika anda
menyampaikan materi dengan 1 metode saja, orang akan merasa jenuh. Materi yang
disampaikan jadi kurang bermanfaat. Maka, paling tidak kita harus menyiapkan 4 variasi
metode penyampaian yang berbeda. Namun, dalam penyampaian materi harus disesuaikan
dengan kebutuhan supaya anggota kelompok siap menerima materi yang kita sampaikan.
Dalam hal ini, hal-hal teknis harus diperhatikan, seperti misalnya pandangan yang fokus
terhadap para anggota, ini dimaksudkan agar anggota tahu bahwa kita ingin mereka mengerti
apa yang kita sampaikan. Intonasi suara dan gaya bahasa yang sopan, serta kepercayaan diri
yang diwujudkan dengan tidak menyontek catatan juga akan mempengaruhi penilaian para
anggota terhadap materi yang kita sampaikan.

6. Coach
Coach atau sosok pelatih adalah sosok yang memberikan arahan, mengajarkan cara melakukan
sesuatu, mengawasi peserta, melakukan sesuatu, memotivasi ketika gagal, memberi selamat
ketika berhasil, dan setia mendampingi agar mentee dapat melakukan suatu hal dengan benar.
Seorang mentor harus mampu bertindak sebagai sosok pelatih yang memberikan teladan yang
baik dan menjadi panutan bagi menteenya.

7. Pathfinder
Seorang pathfinder mampu memberikan jalan alternatif terbaik bagi setiap orang yang
mengikutinya. Dan seorang mentor diharapkan dapat bertindak sebagai pembimbing bagi para
peserta mentoring untuk menapaki masa depan mereka. Dalam hal ini seorang mentor perlu
memahami potensi dari peserta mentoring dan memberinya alternatif pilihan dan rekomendasi
terbaik terkait masa depannya. Oleh karena itu seorang mentor diharapkan dapat memiliki
karakter pemimpin yang bisa mengarahkan peserta mentoring.

8. Buat Kelompok yang Dinamis

Kelompok yang kaku tentu tidak menyenangkan bagi setiap anggota. Sebaliknya, kelompok yang
dinamis dan fleksibel bisa membuat anggota merasa nyaman dan senang. Untuk mewujudkan
mentoring yang dinamis, berikut kiat-kiatnya :

 Sering tersenyum dan membuat lelucon bisa mencairkan suasana yang kaku. Namun tentu
saja harus disesuaikan dengan momennya. Mentor yang murah senyum tentu akan mudah
mendapat posisi di hati para menteenya.
 Setiap orang pasti memiliki keahlian di bidangnya. Maka kita bisa menggunakan keahlian kita
dalam menyampaikan materi atau dalam kesempatan diskusi. Misalnya dengan bernyanyi,
melucu, tilawah, sulap, maupun keahlian unik lainnya. Hal seperti ini juga dapat menarik
perhatian mentee agar tidak bosan dengan suasana kelompok yang garing.

 Berilah kesempatan bagi mentee untuk menyampaikan pendapat atau pertanyaan. Dengan
tujuan agar komunikasi tidak hanya satu arah, yang bisa menimbulkan kebosanan para
mentee. Dalam menanggapi pendapat pun, kita tidak boleh sembarangan. Harus ada sumber
yang jelas dan akurat, agar nantinya tidak menjadi suatu kesalahpahaman diantara anggota
kelompok. Karena jawaban kita akan menjadi konsumsi dan acuan bagi mentee, maka
apabila kita belum tahu atau masih ragu dalam berpendapat, maka alangkah baiknya jika
kita berkata jujur bahwa pendapat tersebut belum final, atau akan dijawab di kesempatan
berikutnya.

 Setiap orang pasti pernah salah ,maupun lupa, begitupun mentor. Maka jangan ragu untuk
meminta maaf bila kita ada salah kata, maupun lupa nama anggota kelompok. Dengan
demikian, para anggota akan menghargai kekurangan kita.

 Memuji para mentee mengenai prestasi, kelebihan, maupun latar belakangnya bisa
memotivasi mereka untuk berkarya lebih giat lagi. Kata-kata yang tidak berlebihan namun
mengena akan sangat baik jika diucapkan untuk memuji para mentee.

 Sebagai seorang mentor yang ada di antara anggota yang beraneka ragam sifat dan latar
belakangnya, maka akan baik jika kita bisa berlaku adil terhadap para anggota kelompok. Hal
itu bisa dilakukan dengan memberi kesempatan yang sama dalam mengungkapkan
pendapat, maupun tidak memberi perhatian yang berlebih pada sekelompok anggota
tertentu.