ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Arti Administrasi Kesekretariatan

Adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas   bantuan lainnya, dalam rangka
menunjang kelancaran tujuan organisasi.

Tujuan  administrasi  Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik
intern  maupun ekstern.
2. Mengamankan rahasia organisasi
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang   berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen  menurut
G.R Terry terdiri dari  Planning, Organizing, actuating, Controlling)

Fungsi Administrasi Kesekretariatan

1. Mengadakan pencatatan   dari    semua kegiatan manajemen  Hasil
pencatatan yang harus   dilakukan menurut suatu system  Yang
ditentukan,digunakan   sebagai alat pertanggungjawaban
dan  sebagai    sumber informasi.  Pencatatan   perlu dilakukan dengan tepat
guna dan tepat  waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3. Sebagai alat komunikasi prusahaan/organisasi
4. Sebagai pusat PENGARSIPAN atau dokumentasi

BASIC SKILL SEKRETARIS

1. Menangani telpon
2. menerima tamu
3. surat menyurat
4. protokoler
5. mencatat cepat
6. penampilan kantor
7. mengelola rapat
8. pengarsipan

PENGELOLAAN ARSIP SECARA SEDERHANA

A. DEFINISI ARSIP DAN KEARSIPAN
Arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga
atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang suatu saat
dibutuhkan kembali.

Kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan
kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan penemuan
kembali (fnding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan), dan penyusutan arsip
(pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan)

B. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2. Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip
4. Menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Menjaga kerahasiaan arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7. Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan kemasyarakatan
C. PERALATAN KEARSIPAN
Terdapat 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu:
1. Bindex
Banyak digunakan pada lembaga pemerintah, untuk memudahkan pemilahan jenis
dokumen.
2. Filing Cabinet
Banyak digunakan pada kantor, atau juga pada system sentralisasi dan desentralisasi. Alat
penyimpanan ini efisien digunakan untuk semua system kecuali system kronologis.
3. Komputer
Suatu system penyimpan terbaru adalah penggunaan peralatan computer. Sistem ini telah
dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena system ini
menggabungkan semua system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan. Salah satunya
dengan cara Scanning (pemindahan) melalui alat scanner.

D. POLA KERJA KEARSIPAN SEDERHANA

a. Buku Agenda Surat
Adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.
Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
1. Buku Agenda Surat Masuk (Seluruh surat masuk harus tercatat kedalam buku agenda surat masuk)
2. Buku Agenda Surat Keluar {Seluruh jenis surat keluar (SK, undangan, rekomendasi, dll) menggunakan
satu jenis nomor surat keluar, tidak ada penggolongan jenis surat}

b. dokumen tahun berjalan

Penyimpanan dokumen
Berkas selanjutnya disortir, lalu diteliti, dan disimpan kedalam bindex berdasarkan klasifikasi
dokumen (Surat undangan, SK masuk, SK keluar, Surat tanah, surat kematian, dll)
Pencarian Arsip
Dalam pencarian arsip cukup mudah, karena pengelola arsip cukup mencari berdasarkan jenis
dokumen yang diperlukan.

c. Arsip/dokumen Tahun-tahun sebelumnya

Penyimpanan Arsip
Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah Arsip disortir, lalu diteliti,
dan disimpan kedalam stopmap berdasarkan klasifikasi dokumen (Surat undangan, SK masuk, SK keluar,
Surat tanah, surat kematian, dll) selanjunya disimpan dalam lemari/kotak arsip (diberi kode berdasarkan
tahun arsipnya) yang diletakkan di dalam ruangan khusus arsip.
Pencarian Arsip
agar arsip mudah ditemukan kembali Langkah yang dilakukan adalah:
1. Mengidentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila dokumen permintaan tidak diketemukan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda
surat (surat masuk/ surat keluar)
3. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
4. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang meminta arsip

E. PEMUSNAHAN ARSIP
Arsip bisa dimusnahkan setelah berumur 10 (sepuluh) tahun “namun bila masih diperlukan boleh saja tidak
dimusnahkan. Pemusnahan itu sendiri harus dilengkapi dengan berita acara pemusnahan dokumen”

“TERIMAKASIH”