BAB III

PELAKSANAAN DAN HASIL PROYEK PERUBAHAN

A. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

Untuk mengemplementasikan proyek perubahan yang berjudul “Sidak

Daku Pas Sial” ( Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Cakupan
Program Berbasis Aplikasi Database Manual ) di UPTD Puskesmas Lanjas
Kabupaten Barito Utara, di dukung penuh oleh Kepala Puskesmas yang
sekaligus menjadi mentor, stakeholder internal maupun internal serta coach
Widyaiswara BPSDM Provnsi Kalimantan Tengah Ibu Dra Linda Sandi,
M.Pd.
Adapun tata kelola untuk menunjang dan memastikan keberhasilan
proyek perubahan ini dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini :

Gambar 3.1 Tata Kelola Proyek Perubahan

Kepala UPTD Puskesmas Lanjas (mentor)

dr. Surya Andi Novel Sidabalok

Kepala Subbag Tata Usaha

Coach (Project Leader)
Dra. Linda Sandi, M.Pd Abdiansyah, S.K.M.

Koordinator Tim Aplikasi Koordinator Tim Data Koordinator Tim Data

Manual Laporan Bulanan Kepegawaian
1. Syahbudinor,A.Md 1. Eka Haryati, S.Kep 1. Alvon. S, A.Md.Kep
2. Abdiansyah, S.K.M 2. Halimah, S.Kep.Ns 2. Agusnady

Keterangan :
: Garis Komando
: Garis Koordinasi
: Garis Konsultasi

18
 Dalam kegiatan proyek perubahan ada agen perubahan atau agent of
change yaitu individu atau kelompok yang terlibat dalam merencanakan dan
mengimplementasikan gagasan perubahan.
Adapun peran masing-masing dalam proyek perubahan ini adalah
sebagai berikut :

1. Mentor
Mentor adalah Kepala UPTD Puskesmas Lanjas Kabupaten Barito Utara,
mempunyai tugas dan wewenang :
a. Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan
proyek perubahan yang akan dilakukan dan implementasinya, karena
mentor juga bertindak sebagai user/pengguna data dalam sistem pusat
data tersebut dan sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan dan
persetujuan atas dokumen proyek perubahan yang diajukan,
b. Berperan sebagai instrumen bagi peserta diklat dalam melakukan
inovasi-inovasi yang diperlukan,
c. Memantau setiap perkembangan proyek perubahan dengan meminta
progress refort setiap minggunya,
d. Memantau capaian yang didapat peserta sesuai dengan milestone yang
telah ditetapkan oleh peserta dalam proyek perubahan.

2. Project Leaders
Projek Leaders adalah Kepala Subbag Tata Usaha UPTD Puskesmas
Lanjas Kabupaten Barito Utara, mempunyai tugas dan wewenang :
a. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor,
b. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan para stakeholder
(internal/eksternal),
c. Mempersiapkan atau merencanakan (dokumen/instrumen/waktu) yang
diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor,

19
 d. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder baik dari internal maupun
eksternal dalam mendukung keseluruhan tahap implementasi proyek
perubahan,
e. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman
terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam proses implementasi
proyek perubahan.

3. Coach
Coach adalah pembimbingan dari widyaiswara pada Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Kalimantan Tengah,
mempunyai tugas dan wewenang :
a. Memberikan dorongan dan inovasi kepada peserta,
b. Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan
yang sudah dirumuskan selama tahap talking ownership dan tahap
laboraturium kepemimpinan,
c. Melakukan monitoring kegiatan peserta selama selama tahap talking
ownership dan tahap laboraturium kepemimpinan melalui media
teknologi informasi,
d. Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta yang
mengalami permasalahan selama tahap talking ownership dan tahap
laboraturium kepemimpinan.
4. Koordinator Tim Pembuatan Aplikasi Sidak
Tim pembuatan aplikasi sidak adalah pelaksana pada Kantor Dinas PUPR
Kabupaten Barito Utara, membantu project leaders dalam pembuatan
Aplikasi Manual serta menyiapkan untuk menyimpan seluruh dokumen
dan adminitrasi proyek perubahan.
5. Koordinator Tim Data Laporan Bulanan
Tim data laporan bulanan adalah perawat pelaksana yang mempunyai
tugas tambahan sebagai pemegang simpus dan program promkes pada
UPTD Puskesmas Lanjas. Dalam menyukseskan proyek perubahan ini

20
 bertugas membantu project leaders dalam melakukan penyusunan
rancangan serta mengumpulkan data-data laporan bulanan seluruh
program untuk selanjutnya dikelola pada aplikasi sidak yg sudah
disiapkan.
6. Koordinator Tim Data Kepegawaian
Tim data kepegawaian adalah pelaksana administrasi ketatausahaan dan
bendahara barang pada UPTD Puskesmas Lanjas. membantu project
leaders dalam melakukan penyusunan rancangan serta mengumpulkan
data-data seluruh yang berkaitan dengan kepegawaian untuk selanjutnya
dikelola pada aplikasi sidak yg sudah disiapkan.

B. PROSES PELAKSANAAN PROYEK BERUBAHAN

Pelaksanaan proyek perubahan yang berjudul Sistem Informasi Data
Kepegawaian Dan Cakupan Program Berbasis Aplikasi Database Manual.
Yang disikat “SIDAK DAKU PAS SIAL”. Dilaksanan di UPTD Puskesmas
Lanjas Kabupaten Barito Utara. Pada waktu tahapan Laboratorium
Kepemimpinan (Breakthrought II), selama 2 (dua) bulan dari tanggal 09
Oktober 2018 sampai dengan Tanggal 09 Desember 2018.
Berikut ini adalah pelaksanaan dari masing-masing pentahapan, yang
kami lakukan sebagai tahap jangka pendek pelaksanaan proyek perubahan
adalah :
1. Melapor kepada atasan langsung selaku mentor mengenai proyek
perubahan.
Pada Hari Rabu Tanggal 10 Oktober 2018, project leaders
melaporkan kepada atasan sekaligus sebagai mentor bahwa tahap III dari
Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XXVII Tahun 2018 telah
selesai dan ini telah memasuki tahapan Laboratorium Kepemimpinan
(Breakthrought II). Dari hasil laporan tersebut mentor sangat memahami
tahapan dan proses proyek perubahan sebagaimana rancangan proyek
perubahan sebelumnya.

21
 Gambar 3.2 Melapor kepada atasan langsung selaku mentor mengenai
proyek perubahan.

2. Konsultasi Dengan Atasan Langsung/Mentor Tentang Poyek Perubahan

Pada Hari Kamis Tanggal 11 Oktober 2018, project leaders
melakukan konsultasi sekaligus mohon dukungan kepada atasan
sekaligus sebagai mentor dalam proses proyek perubahan. Dari Hasil
konsultasi tersebut mentor mendukung sepenuhnya untuk melaksanakan
tahapan selanjutnya sebagaimana milestone yang telah ada.

Gambar 3.3 Konsultasi dengan atasan langsung selaku mentor

mengenai proyek perubahan.

22
3. Persiapan koordinasi dengan tim efektif dan stakeholder internal.
Pada Hari Jum’at Tanggal 12 Oktober 2018, project leaders
mempersiapkan rencana berkoordinasi dengan tim efektif dan
stakeholder internal mengenai proyek perubahan. Dari hasil persiapan
tersebut project leaders membuat surat undangan yang ditandatangani
oleh atasan langsung.
Gambar 3.4 Undangan persiapan koordinasi dengan tim efektif dan
stakeholder internal.

4. Pertemuan koordinasi dengan tim efektif dan stakeholder internal.

Pada Hari Sabtu Tanggal 13 Oktober 2018, project leaders
melaksanakan pertemuan koordinasi dengan tim efektif dan stakeholder
internal untuk membahas tahap-tahap dari proyek perubahan. Dari hasil
koordinasi tersebut tim efektif dan stakeholder internal siap untuk
mendukung kesuksesan proyek perubahan

Gambar 3.5 Pertemuan Koordinasi Dengan Tim Efektif dan

Stakeholder Internal.

23
5. Menyiapkan konsep-konsep administrasi.
Pada Hari Senin Tanggal 15 Oktober 2018, project leaders beserta
tim membuat konsep-konsep administrasi dengan harapan dalam
pelaksanaan tahap demi tahap dari proyek perubahan dapat dilaksanakan
dengan baik. Dari hasil tersebut disepakati pametaan dan tugas masing-
masing tim untuk mendukung kesuksesan proyek perubahan. serta
langsung dikonsultasikan dengan atasan langsung sekaligus mentor.

Tabel 3.1 Pemetaan dan tugas masing-masing tim.

No Nama Tugas Keterangan

1 Syahbudinor,A.Md Koordinator Tim

2 Abdiansyah, S.K.M Aplikasi Manual

3 Eka Haryati, S.Kep Koordinator Tim

4 Halimah, S.Kep.Ns Data Lap. Bulanan

5 Alvon. S, A.Md.Kep Koordinator Tim

6 Agusnady Data Kepegawaian

Gambar 3.6 Konsultasi dengan mentor tentang hasil pametaan dan

tugas tim dalam proyek perubahan.

24
6. Penyusunan rancangan pengumpulan dokumen/data-data
Pada Hari Selasa Tanggal 16 Oktober 2018, project leaders beserta
tim membuat rancangan pengumpulan dokumen/data-data sehingga
mudah dikumpulkan dengan harapan dalam pengolahan data-data
maupun dokumen yg diperlukan berkaitan dengan proyek perubahan
dapat dilaksanakan dengan baik. Dari hasil rancangan tersebut disepakati
penjadualan pentahapan berbentuk matrik proyek perubahan.

Tabel 3.2 Matrik Jadual Pelaksanan Proyek Perubahan

OKTOBER NOPEMBER DESEMBER

TAHAP KEGIATAN
I II III IV V I II III IV V I II III IV

1. Melapor kepada atasan langsung selaku mentor mengenai

rancangan proyek perubahan
2. Konsultasi dengan atasan langsung/mentor tentang
Persiapan
Rancangan Poyek Perubahan
3. Persiapan rencana berkoordinasi dengan tim efektif & unit
lainnya mengenai Rancangan PP
1. Pertemuan koordinasi dengan tim efektif dan stakeholder
internal
2. Menyiapkan konsep-konsep administrasi
3. Konsultasi dengan atasan langsung sekaligus mentor
4. Penyusunan ranc. pengumpulan dokumen/data2 sehingga
mudah dikumpulkan & diolah
5. Meminta surat dukungan kepada stakeholder ekternal
6. Mengumpul seluruh data-data kepegawaian
Pelaksanaan 7. Mengumpul data-data laporan bulanan seluruh program
8. Membuat rancangan aplikasi database manual pada
satuan perangkat computer
9. Pertemuan / diskusi dengan tim efektif
10. Memasukkan hasil penyusunan dokumen/data-data dalam
pusat data aplikasi database manual
11. Melaksanakan uji coba ke-1 pada aplikasi
12. Pertemuan / diskusi dengan tim efektif dan stakeholder
internal
1. Setiap proses pemasukkan data ke instrumen aplikasi
database oleh anggota tim dipantau dan diverifikasi oleh
project leader agar setiap pengolahan, pengumpulan dan
Pengendalian penyimpanan sesuai dengan tujuan
2. Memantau perkembangan penggunaan instrumen pusat
data berbasis aplikasi database manual dilingkungan
UPTD Puskesmas Lanjas
1. Melaksanakan uji coba ke-2 pada aplikasi
Evaluasi 2. Pertemuan/diskusi dengan tim efektif, stakeholder internal
dan ekternal
Penulisan 1. Pembuatan draft
Laporan 2. Penulisan awal
Proyek 3. Editing
perubahan 4. Penulisan final

7. Meminta surat dukungan kepada stakeholder internal dan ekternal

25
 Sesuai dengan milestones di rancangan proyek perubahan bahwa
kegiatan penggalangan dukungan dari stakeholder internal maupun
eksternal yaitu pada Hari Rabu sampai dengan Hari Kamis tepatnya pada
Tanggal 17-18 Oktober 2018. Dikarenakan project leaders pada Hari
Selasa setelah kegiatan penyusunan rancangan pengumpulan
dokumen/data-data ada kegiatan pendampingan Akreditasi FKTP ke
Puskesmas Lemo yang merupakan salah satu stakeholder eksternal dalam
proyek perubahan. project leaders dalam hal ini tidak menyia-nyiakan
waktu sehingga dukungan dari stakeholder dalam hal ini Kasubbag Tata
Usaha Puskesmas Lemo dilakukan satu hari sebelum jadual dari
milestones yaitu pada Hari Selasa Tanggal 16 Oktober 2018 tengah hari.

Gambar 3.7 Dukungan dari Kepala Sub bagian Tata Usaha Puskesmas
Lemo Bapak H. Setiono, S.KM. (stakeholder eksternal)

Pada Hari Rabu Tanggal 17 Oktober 2018. Project leaders

melaksanakan kegiatan pertemuan Evaluasi Program dan Upaya
Pencapaian SPM Bidang Kesehatan di Aula Dinas Kesehatan Kabupaten
Barito Utara, yang mana peserta pertemuan tersebut adalah beberapa
Kepala Puskesmas dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Puskesmas lain

26
yg ada di wilayah Kabupaten Barito Utara. Dalam kesempatan ini
Project leaders disela acara melakukan sosialisasi proyek perubahan
yang akan dibuat oleh Project leaders serta meminta dukungan dari
kepada Kepala Puskesmas dan Kasubbag Tata Usaha yang merupakan
stakeholder eksternal pada proyek perubahan. Sedangkan dukungan dari
Bapak Ir. H. Jainal Abidin, M.AP. Selaku Sektaris Daerah Kabupaten
Barito Utara baru didapat pada Tanggal 06 Desember 2018.

Gambar 3.8 Dukungan dari Plt. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten

Barito Utara Bapak H. Siswandoyo, S.K.M., M.Kes.
(stakeholder eksternal)

Gambar 3.9 Dukungan dari Kepala Bidang Pengembangan Sumber

Daya Kesehatan (PSDK) Dinkes Kab. Barito Utara Bapak
Ismansyah, S.K.M. (stakeholder eksternal)

27
Gambar 3.10 Dukungan dari Ka. Subbag Tata Usaha Puskesmas Muara
Teweh Ibu Nurmalaini, S.AP. (stakeholder eksternal)

Gambar 3.11 Dukungan dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha Puskesmas
Sei Rahayu/Km. 52 Bapak Zainal Akli, S.Kep.Ns., M.M.
(stakeholder eksternal)

Gambar 3.12 Dukungan dari Kepala UPTD Puskesmas Kandui Bapak

Frit Tarong, S.K.M. (stakeholder eksternal)

28
Gambar 3.13 Dukungan dari Kepala UPTD Puskesmas Sikui Bapak
Yusri, A.Md.Kep (stakeholder eksternal)

Gambar 3.14 Dukungan dari Kepala Sub Bagian TU UPTD Puskesmas

PIR Butong Bapak Dayat Salikin (stakeholder eksternal)

Gambar 3.15 Dukungan dari Kepala Sub Bagian TU UPTD Puskesmas

Tumpung Laung Ibu Maria Fransiska.S.L, S.K.M.
(stakeholder eksternal)

29
Gambar 3.16 Dukungan dari Kepala UPTD Puskesmas Benangin Bapak
Fatur Rahman, S.K.M. (stakeholder eksternal)

Gambar 3.17 Dukungan dari Bapak Ir. H. Jainal Abidin, M.AP. Selaku
Sektaris Daerah Kab. Barito Utara (stakeholder eksternal)

Pada Hari Kamis Tanggal 18 Oktober 2018. Project leaders

melaksanakan kegiatan dukungan dari semua pemegang program di

30
 UPTD Puskesmas Lanjas. Teman-teman pemegang program sangat
mendukung sekali dalam menyukseskan proyek perubahan dan selalu
siap apabila ada permintaan data-data maupun dokumen untuk
kelancaran implementasi proyek perubahan.

Gambar 3.18 Dukungan dari semua pemegang program UPTD

Puskesmas Lanjas (stakeholder internal)

8. Mengumpul seluruh data-data kepegawaian

Langkah dalam pentahapan di matrik pelaksanaan yaitu masuk
pada kegiatan pengumpulan data-data kepegwaian yaitu mulai tanggal 19
sd 24 Oktober 2018. Project leaders mengintruksikan kegiatan tersebut
kepada tim koordinator yang bertugas untuk mengeventarisir data-data
maupun dokumen yang berkaitan dengan kepegawaian. Sehingga pada
waktu memasukkan data ke aplikasi proyek perubahan pada pentahapan
selanjutnya akan mudah. Kegiatan ini dilakukan di sela-sela rutinitas
sehingga tidak mengganggu pekerjaan pokok yang dilakukan di
puskesmas setiap hari kerja.

Gambar 3.19 Kegiatan pengumpulan data-data atau dokumen

kepegwaian (tim efektif)

31
9. Mengumpul data-data laporan bulanan seluruh program
Pentahapan selanjutnya masuk pada kegiatan pengumpulan data-
data atau dokumen laporan bulanan puskesmas yaitu mulai tanggal 25 sd
31 Oktober 2018. Project leaders mengintruksikan kegiatan tersebut
kepada tim koordinator yang bertugas untuk mengeventarisir data-data
maupun dokumen yang berkaitan dengan laporan program pada semua
program. Sehingga pada waktu memasukkan data ke aplikasi proyek
perubahan pada pentahapan selanjutnya akan mudah.

Gambar 3.20 Kegiatan pengumpulan data-data atau dokumen laporan

bulanan semua program puskesmas (tim efektif)

10. Membuat Aplikasi Sidak Daku Pas Sial Pada Perangkat Komputer

32
 Pada tanggal 01 sd 11 Nopember 2018. Project leaders bersama-
sama tim melakukan kegiatan pembuatan aplikasi sidak di salahsatu
perangkat komputer. Dari hasil beberapa hari tim dapat membuat aplikasi
sidak sesuai dengan rencana pada milestone. Bahkam tim dapat
mengembangkan icon aplikasi lebih dari tujuan jangka pendek dari
proyek perubahan.

Gambar 3.21 Pembuatan Aplikasi Sidak pada Satuan Perangkat

Komputer (tim efektif)

11. Pertemuan/diskusi dengan Tim Efektif

Setelah aplikasi sidak sudah selesai dikerjakan maka langkah
selanjutnya melakukan pertemuan tim efektif yaitu pada tanggal 12
Nopember 2018. Pertemuan ini juga dihadiri oleh beberapa Stakeholder
eksternal.

Gambar 3.22 Pertemuan/diskusi Ke-2 Bersama tim efektif

12. Memasukan data-data/dokumen ke Icon Aplikasi Sidak

33
 Pada Tanggal 13 s.d 25 Nopember 2018 Project leaders bersama-
sama tim melakukan kegiatan penginfutan data-data/dokumen ke icon
alikasi sidak , data-data/dokumen kepegwaian maupun laporan bulanan
disesuaikan dengan icon-icon dimasing-masing aplikasi sidak.

Gambar 3.23 Kegiatan Memasukkan Data-data/Dokumen ke Icon

Aplikasi Sidak Proyek Perubahan

13. Melakukan Uji Coba Ke-1 Pada Aplikasi Sidak

Project leaders bersama-sama tim melakukan kegiatan uji coba
yang pertama pada aplikasi sidak yg sudah dibuat selama 2 (dua) hari
yaitu pada Tanggal 26 s.d 27 Nopember 2018. Dengah harapan Aplikasi
Sidak dapat dioperasikan dengan baik.

Gambar 3.24 Kegiatan Uji Coba ke-1 Pada Aplikasi Sidak

14. Pertemuan/diskusi dengan Tim Efektif dan Stakeholder Internal

34
 Setelah Aplikasi Sidak sudah dilakukan uji coba maka pada tanggal
28 Nopember 2018. Tim Efektif melaksanakan pertemuan dan
stakeholder internal untuk berdiskusi tentang penggunaan Aplikasi.

Gambar 3.25 Pertemuan/diskusi Ke-3 bersama tim efektif dan

stakeholder internal

15. Memantau Data Pada Instrumen Aplikasi Sidak

Setelah Aplikasi Sidak sudah dilakukan uji coba pertama
selanjutnya pada Tanggal 29 Nopember 2018 sampai dengan Tanggal 05
Desember 2018, kegiatan tetap dilanjutkan dengan pemantauan
perkembangan penggunaan instumen pada Aplikasi Sidak Proyek
Perubahan oleh Mentor dan Project Leaders dan diverifikasi data-
data/dokumen yang sudah diolah dan disimpan sesuai dengan tujuan.

Gambar 3.26 Kegiatan pemantauan perkembangan penggunaan

instumen pada Aplikasi Sidak bersama tim efektif.

16. Melakukan Uji Coba Ke-1 Pada Aplikasi Sidak

35
 Project leaders bersama-sama tim melakukan kegiatan uji coba
yang kedua pada aplikasi sidak yg sudah dibuat yaitu pada Tanggal 06
s.d 07 Desember 2018. Dengah harapan Aplikasi Sidak benar-benar
dapat dioperasikan dengan baik sesuai dengan tujuan.

Gambar 3.27 Kegiatan Uji Coba ke-2 Pada Aplikasi Sidak

17. Pertemuan/diskusi dengan Tim Efektif dan Stakeholder Internal Serta

Stakeholder Eksternal.
Setelah Aplikasi Sidak sudah dipastikan beroperasi sebagaimana
mestinya, maka pada tanggal 08 Desember 2018. Tim Efektif
melaksanakan pertemuan terakhir dengan stakeholder internal serata
stakeholder eksternal untuk berdiskusi kembali tentang penggunaan
Aplikasi.

Gambar 3.28 Pertemuan/diskusi Ke-4 bersama tim efektif dan

stakeholder internal serta stakeholder eksternal.

C. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

36
 Dari kegiatan laboratorium kepemimpinan selama 2 (dua) bulan, yang
dilaksanakan di area proyek perubahan dimana capaian kinerja dari proyek
perubahan ini tidak terlepas dari kriteria keberhasilan pada jangka pendek
yang telah ditetapkan. Target capaian kinerja proyek perubahan ini secara
rinci dapat dilihat pada tabel 3.3 sebagai berikut :

Tabel 3.3 Hasil Capaian Berdasarkan Kreteria Keberhasilan dari Jangka

Pendek Proyek Perubahan

No. Hasil Capaian Proyek Perubahan Deskripsi

1. Adanya komitmen pimpinan dan pelaksanan Komitmen pimpinan
manajemen dalam menyukseskan Proyek dan pelaksana
Perubahan manajemen serta
pelayanan menyepakati
dan sangat mendukung
penggunaan sistem
pengelolaan data
puskesmas dengan
menggunakan aplikasi
database manual di
UPTD Puskesmas
Lanjas

2. Dukungan stakeholder meningkat terutama Dukungan semua

stakeholder eksternal yang sebelumya dalam stakeholder baik
rancangan proper hanya 8 stakeholder internal maupun
eksternal dalam implementasinya di dapat eksternal dalam
11 dukungan dari stakeholder ekstenal. penerapan aplikasi
Dukungan surat pernyataan dari stakeholder database manual di
internal secara kolektif. UPTD Puskesmas
Lanjas.

37
 3. Aplikasi “SIDAK” terbentuk Tersediakan aplikasi
berbasis database
manual di UPTD
Puskesmas Lanjas.

4. Setelah di uji coba sebanyak 2 kali, Aplikasi Berfungsinya sistem

dapat beroperasi dengan baik pengelolaan informasi
data kepegawaian dan
data cakupan program
berupa database di
UPTD Puskesmas
Lanjas

Dari hasil pencapaian proyek perubahan dari kriteria keberhasilan pada

jangka pendek tentunya melewati suatu proses pentahapan-
pentahapan/milestones yang sudah ditetapkan dari proyek perubahan ini.
Adapun capaian pelaksanaan proyek perubahan dilihat dari
pentajapan/milestones dapat dilihat pada tabel 3.4 sebagai berikut :

Tabel 3.4 Hasil Capaian Proyek Perubahan Berdasarkan Milestones

Hasil Capaian Proyek Waktu

No Deskripsi Porsentase
Perubahan Pelaksanaan
1. Melapor kepada atasan Berdasarkan petunjuk mentor
langsung selaku mentor pelaksanakan proyek perubahan
10 Okt 2018 95 %
mengenai rancangan di laksanakan sesuai jadwal
proyek perubahan yang sudah disusun
2. Melakukan konsultasi Dukungan atasan 11 Okt 2018 95 %
dengan atasan langsung/mentor sangat
langsung/mentor tentang menetukan keberhasilan dari
Rancangan Poyek proyek perubahan
Perubahan

38
3. Mempersiapkan Sebelum melanjutkan ketahap
koordinasi dengan tim pelaksanaan perlunya
efektif dan unit lainnya koordinasi dgn tim efektif 12 Okt 2018 95 %
mengenai rancangan dengan membuat undangan
proyek perubahan pertemuan koordinasi
4. Melakukan pertemuan utk Melakukan koordinasi antara tim
berkoordinasi dengan tim efektif dgn stakeholder internal
efektif dan stakeholder (pemegang program) sehingga
13 Okt 2018 90 %
internal tim efektif dapat bekerjasama
dgn baik dalam menyukseskan
proyek perubahan.
5. Menyiapkan konsep- Project Leaders beserta tim
konsep administrasi dan membuat pametaan dan tugas
di konsultasi dengan masing-masing tim untuk
atasan langsung mendukung kesuksesan proyek 15 Okt 2018 95 %
sekaligus mentor perubahan. serta langsung
dikonsultasikan dengan atasan
langsung sekaligus mentor.
6. Membuat rancangan Rancangan dalam bentuk matrik
pengumpulan sehingga dokumen/data-data 16 Okt 2018 100 %
dokumen/data-data mudah dikumpulkan dan diolah
7. Meminta surat dukungan Mendapatkan Dukungan
kepada stakeholder kegiatan Proyek Perubahan dr
internal dan ekternal Stakeholder :
a. Internal :
Semua pemegang
program pelayanan

b. Eksternal :
1) Sekretaris Daerah
2) Plt. Kadis Kesehatan
3) Kabid (PSDK) Dinkes
4) Kasubbag TU Pusk
Muara Teweh 17 s.d 18 Okt
144 %
5) Kasubbag TU Pusk 2018
Sei. Rahayu
6) Kepala Pusk. Kandui
7) Kasubbag TU Pusk
Lemo
8) Kepala Pusk. Sikui
9) Kasubbag TU Pusk.
PIR Butong
10) Kepala Pusk. Benangin
11) Kepala Pusk.
Lampeong
12) Kasubbag TU Pusk.
Tumpung Laung
8. Mengumpul seluruh data- Dokumen Kepegawaian 19 s.d 24 90 %

39
 data kepegawaian dikumpulkan oleh koordinator
tim sehingga mudah untuk Okt 2018
dikelola di aplikasi
9. Mengumpul data-data Dokumen laporan bulanan
laporan bulanan seluruh program dikumpulkan oleh 25 s.d 31
90 %
program koordinator tim sehingga mudah Okt 2018
untuk dikelola di Aplikasi Sidak
10. Membuat rancangan Aplikasi sidak merupakan suatu
aplikasi database manual wadah penyimpanan dokumen
01 s.d 11
pada satuan perangkat kepegawaian dan dokumen 85 %
Nop 2018
komputer laporan bulanan dari hasil
pelayanan semua program.
11. Pertemuan / diskusi Pembahasan kesiapan semua
dengan tim efektif tim efektif dalam pengumpulan
12 Nop 2018 85 %
data2/dokumen utk selanjutnya
di infut ke Aplikasi Sidak
12. Memasukkan hasil Dokumen/data-data di infut dan
penyusunan dikelola di Aplikasi Sidak
13 s.d 25 Nop
dokumen/data-data dalam 90 %
2018
pusat data aplikasi
database manual
13. Melaksanakan uji coba Untuk memastikan Aplikasi 26 s.d 27
ke-1 pada aplikasi bekerja dengan baik 195 %
Nop 2018
14. Pertemuan / diskusi Pembahasan dengan semua tim
dengan tim efektif dan efektif dan stakeholder internal,
28 Nop 2018 85 %
stakeholder internal setelah data-data/dokumen
dikelola pada Aplikasi Sidak
15. Memantau instrumen/icon Setiap penggunaan instrumen
pada Aplikasi serta aplikasi database oleh anggota
perkembangan tim dipantau dan diverifikasi oleh 29 Nop 2018
penggunaan instrumen project leader agar setiap s.d 90 %
pengolahan, pengumpulan dan 05 Des 2018
penyimpanan sesuai dengan
tujuan
16. Melaksanakan uji coba Aplikasi bekerja dengan baik
06 s.d 07 Des
ke-2 pada aplikasi 95 %
2018
17. Pertemuan/diskusi Pembahasan pencapaian
dengan tim efektif, Apliksai Sidak
stakeholder internal dan
ekternal 08 Des 2018 85 %

Dalam pembuatan Icon pada Aplikasi Sidak pencapaian lebih dari

jangka pendek, kegiatan pentahapan jangka menengah dapat dilaksanakan

40
pada waktu pentahapan jangka pendek kurang lebih 40 % yaitu pembuatan
icon antara lain :
- Profil Singkat
- Pembuatan warning sebelum pegawai mengusulkan kenaikan gajih berkala
dan kenaikan pangkat

Adapun capaian pelaksanaan proyek perubahan jangka menengah yang

dapat dilaksanakan pada waktu jangka pendek dapat dilihat dari dapat dilihat
pada tabel 3.5 sebagai berikut :
Tabel 3.5 Hasil Capaian jangka menengah yang dapat dilaksanakan pada
waktu jangka pendek
No Tahapan Utama Output Waktu Porsentase
1. Pengembengan 1. Adanya warning
folder-folder sebelum pegawai
untuk data- yang mengusulkan
yang lain kenaikan gajih
09 s.d 10
berkala dan 100 %
Nopr 2018
kenaikan pangkat
2. Profil singkat
puskesmas

Pencapaian proyek perubahan berdasarkan pentahapan/milestones

dapat digambarkan dengan kurva perubahan dimana akan dibandingkan
melalui kemajuan kinerja selama mengemplementasikan pentahapan kegiatan
pada milestones selama laboratorium kepemimpinan. Dengan Rumus dari
Bapak DR. Kondrad Sawang, DRS., M.PD dengan langkah pertama
mengetahui jumlah kegiatan dalam pentahapan/milistones selanjutnya
menentukan beban disetiap kegiatan antaralain kegiatan ringan (KR), sedang
(KS) atau berat (KB), selanjutnya di masukan kedalam rumus seperti dibawah
ini :

100/Jumlah Item Kegiatan Pada Milestones

100/18 = 5,88

41
 TK = 5,88/Beban Kegiatan (Ringan, Sedang dan Berat)
= 5,88/3 = 1,85
KR = Kegiatan Ke... X 5,56-2 X 1,96
KS = Kegiatan Ke....X 5,56-1 X 1,96
KB = Kegiatan Ke....X 5,56-0 X 1,96

Keterangan :
KR = Kegiatan Ringan
KS = Kegiatan Sedang
KB = Kegiatan Berat

Dari rumus diatas maka pencapaian kinerja Proyek Perubahan berdasarkan

pentahapan / milestones, dapat dilihat pada gambar 3.29 dibawah ini :

Gambar 3.29 Hasil Capaian Proyek Perubahan berdasarkan kinerja dari

pentahapan/milestones.

120.00 HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

100.00 100.00
94.12
88.24
80.00 82.35
76.47
PROSENTASE

70.59
64.71
60.00 58.82
52.94
45.10
40.00 39.22
31.37
27.45
23.53
20.00
15.69
7.84
0.00 1.96
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

42
D. KENDALA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Kendala dalam pelaksanaan Proyek Perubahan “Sidak Daku Pas Sial”
( Sistem Informasi Data Kepegawaian Dan Cakupan Program Berbasis
Aplikasi Database Manual ) di UPTD Puskesmas Lanjas, secara umum dapat
terlaksana dan berjalan dengan lancar sesuai dengan rencana walaupun masih
ditemukan kendala dalam pelaksanaan. Kendala tersebut datang dari internal
dan eksternal.
1. Internal
a. Keterbatasan waktu dalam pelaksanaan tahap Laboraturium
Kepemimpinan karena pada waktu pelaksanaan ini dilaksanakan di
penghujung tahun anggaran sehingga banyak kegiatan kedinasan yang
harus segera untuk dilaksanakan.
b. Keterbatasan waktu waktu Tim Efektif melaksanakan proyek perubahan
dikarenakan pekerjaan rutin dalam melakukan pelayanan di puskesmas.
c. Gangguan dari sistem perangkat lunak pada komputer.
2. Eksternal
a. Pemadamam aliran listrik oleh pihak PLN yang sering dan tanpa ada
pemberitahuan sehingga mengganggu dalam kelangsungan aktivitas
pembuat aplikasi.

43
 b. Sulit unruk berkoordinasi dengan Stakeholder Eksternal di karenakan
sebagian Stakeholder Eksternal berdomisili sangat jauh dari tempat
pelaksanaan Proyek Perubahan.

E. STRATEGI MENGATASI KENDALA

Strategi untuk mengtasi masalah dalam melaksanakan kegiatan proyek
perubahan, melalui konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder internal dan
eksternal, antara lain adalah :

1. Internal
a. Sering melakukan komunikasi dan koordinasi secara persuasif kepada
tim,
b. Membuat jadwal khusus untuk fokus mengerjakan proyek perubahan
diluar jam kerja.
c. Aplikasi di perangkat lunak di backup di perangkat komputer maupun
penyimpanan data lain..

2. Eksternal
a. Pembuatan aplikasi maupun dalam penginfutan data dilakukan pada
perangkat komputer (laptop)
b. Melakukan komunisasi jarak jauh dengan menggunakan fasilitas
teknologi (telpon, SMS maupun WA).

44