STANDARD OPERATION PROCEDURE

MARKETING RULES
PENARIKAN / PENUKARAN MINYAK GORENG
DISUSUN DISETUJUI
No. Dok : AALGR/MKT/09.0/03.02

Tgl. Efektif : 1 April 2002

ASTRA AGRO LESTARI Halaman : 1 dari 8
GROUP Akhmad Fahmi Pudjianto Tarsisius W. Juliani E. S.

A. TUJUAN
Memberikan petunjuk baku formal yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam
aktivitas penarikan/penukaran minyak goreng dan aktivitas pendukungnya.

B. DEFINISI
B.1. Pengertian
Distributor
Merupakan mitra usaha AAL group yang menjadi perantara penjualan minyak goreng
kepada pengecer (penjual eceran) dan memiliki transaksi penjualan partai besar.
Kemitraan dengan Distributor dilakukan secara formal dengan perjanjian jangka
panjang dalam bentuk Kontrak Distributor.

Pengecer
Merupakan pembeli minyak goreng AAL group yang tidak termasuk distributor dan
memiliki transaksi penjualan yang relatif kecil. Hubungan AAL group dengan
Pengecer tidak diikat dalam perjanjian jangka panjang.

Berita Acara Penukaran (BAP)

Merupakan dokumen formal untuk mencatat transaksi penukaran dan/atau penarikan
barang serta tindak lanjut yang dilakukan. Berisi data-data transaksi penukaran/
penarikan barang, lokasi gudang, penyebab masalah, data penukar barang, data barang
bermasalah, tindak-lanjut dan otorisasi yang diperlukan.

Laporan Stock Mingguan (LSM)

Ialah dokumen formal yang mencatat aliran keluar-masuk barang jadi (komoditas
minyak goreng) dan menampilkan kuantitas saldo persediaan barang jadi yang berada
dalam gudang. Berisi data-data barang yang keluar dan masuk gudang per jenis
kemasan berdasarkan dokumen terkait (SJ, Berita Acara, SPGM/SPGK).

B.2. Ketentuan Umum

1. Bila terjadi penukaran maka batas waktu penukaran adalah tanggal kadaluarsa
minyak goreng tersebut. Bila pembeli yang melakukan penukaran memiliki banyak
transaksi dengan AAL maka secara pencatatan, barang yang dikembalikan
dianggap barang dari transaksi terakhir. Penukaran dilakukan sesuai dengan
prosedur penukaran/penarikan minyak goreng, barang baru yang dikeluarkan akan
diperlakukan sebagai penjualan baru. Kuantitas penukaran (kuantitas pengiriman
sesuai dengan prosedur penjualan) disetarakan dengan harga jual saat penukaran.
Penukaran ini hanya dapat dilakukan bila pembeli (khusus PKP – non PKP tak
perlu melakukannya) melampirkan Nota Retur Pajak atas transaksi itu.
2. Pertukaran atau penarikan barang melebihi 100 kg atau 100 liter harus melalui
persetujuan Manager atau GM Marketing (ditanda-tangani di BAP).

SOPtukrf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/09.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PENARIKAN / PENUKARAN Halaman : 2 dari 8
MINYAK GORENG

3. Proses input dokumen dapat dilakukan di seluruh cabang penjualan Minyak

Goreng, sesuai dengan wewenang dan kesesuaian lokasi (diatur dalam setup
program). Contoh : SO untuk AAL-4 dapat dibuat dan dicetak di AAL-9 sebagai
SO AAL-4.

C. MEKANISME KERJA PENUKARAN/PENARIKAN BARANG

1. Pada saat melihat/mengetahui terdapat barang yang rusak/expired di lokasi
Distributor/Retailer, PIC Penarikan menarik barang yang rusak/expired kemudian
membuat Berita Acara Penarikan (BAP). BAP ditanda-tangani oleh PIC Penarikan
bersama dengan toko/Distributor terkait (disertai cap perusahaan).
2. PIC Penarikan memberikan BAP 4 kepada toko/distributor kemudian membawa
barang dan BAP 1, 2 & 3 ke gudang.
3. Staff Gudang menerima BAP 1, 2 & 3 beserta barang dari PIC Penarikan (untuk
penarikan di toko/Distributor) atau menerima barang yang rusak/expired yang
diantarkan oleh toko/Distributor (untuk pengembalian langsung oleh
toko/Distributor di gudang). Untuk barang yang ditarik dari toko/Distributor, Staff
Gudang memeriksa keadaan barang dan kesesuaian dokumen penyertanya. Untuk
barang yang dikembalikan langsung di gudang, Staff Gudang membuatkan Berita
Acara Penarikan (BAP). BAP yang telah sesuai ditanda-tangani Staff Gudang
bersama dengan PIC Penarikan atau wakil toko/Distributor. BAP 1, 2 & 3 (untuk
penarikan di toko/Distributor)/BAP 1, 2, 3 & 4 (untuk pengembalian langsung di
gudang) diserahkan Staff Gudang kepada Kepala Gudang.
4. Kepala Gudang menerima BAP 1-3/1-4 kemudian memeriksa barang dan
melakukan verifikasi BAP. Bila tidak sesuai atau tidak layak, maka BAP
dikembalikan ke Staff Gudang untuk ditindak-lanjuti. Bila sesuai dan layak, maka
BAP ditanda-tangani. Bila barang yang ditarik/ditukar melebihi 100 kg atau 100
liter maka dimintakan otorisasi dari DH/GM Marketing setelah itu BAP
diserahkan ke Staff Gudang.
5. Staff Gudang menerima BAP yang telah diotorisasi kemudian melakukan
distribusi dokumen. BAP 1 diserahkan ke Administrasi Marketing. BAP 2
disimpan dalam file. BAP 3 diberikan pada PIC Penarik. BAP 4 (bila penarikan di
toko/Distributor, BAP 4 telah diserahkan lebih dahulu kepada toko/Distributor)
diberikan pada wakil toko/Distributor.
6. Staff Administrasi Marketing menerima BAP 1 kemudian melakukan input BAP
dan cetak Nota Retur dalam program Marketing. Proses dilanjutkan dengan proses
PP pengembalian uang. Setelah itu proses penukaran dilanjutkan dengan proses
penjualan atas dasar kuantitas BAP yang disetarakan dengan harga pasar produk
sejenis.

SOPtukrf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/09.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PENARIKAN / PENUKARAN Halaman : 3 dari 8
MINYAK GORENG

D. PERLAKUAN AKUNTANSI DAN PERLAKUAN PERPAJAKAN

D.1. Perlakuan Akuntansi
Barang yang dipertukarkan maupun dikembalikan oleh Distributor/Retailer dicatat
pada catatan akuntansi pada saat input Berita Acara Penukaran (BAP). Barang yang
rusak akibat transaksi pertukaran ini akan dijadikan stock barang rusak yang bila
dimusnahkan akan menambah Harga Pokok Produksi. Mengingat cara pencatatan
dan perhitungan HPP di AAL Group menggunakan metoda periodik maka tidak ada
jurnal untuk kerusakan barang. Barang pengganti dalam transaksi pertukaran ini
diperlakukan sebagai penjualan dengan kuantitas pengiriman yang disesuaikan
dengan harga penjualan yang berlaku saat pertukaran.
Input BAP (pencatatan pengembalian barang) :
Dr. 400 (Penjualan) XXX
230 (Hutang PPN Keluaran) XXX
Cr. 110 (Piutang Dagang) XXX
Input PP (pembatalan PN) :
Dr. 110 (Piutang Dagang) XXX
Cr. 100 (Kas) XXX

D.2. Perlakuan Perpajakan

Penukaran barang dikenakan pajak dengan menggunakan Nota Retur Pajak yang
harus dibuat oleh Distributor/Retailer (PKP) untuk menyertai pengembalian barang.

SOPtukrf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/09.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PENARIKAN / PENUKARAN Halaman : 4 dari 8
MINYAK GORENG

E. FORMULIR DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN

E.1. FORMAT BERITA ACARA PENUKARAN (BAP)

PT. ( 1 ) No.BAP 2

Tanggal BAP 3 - -

BERITA ACARA PENUKARAN (BAP)

Nama Pelanggan (4)

Alamat Pelanggan (5)

Masalah Expiry Date pada tanggal - -

(6) Kualitas Tidak Standar
(7)

Kode Barang Merk Kemasan Kuantitas Kode Prod. Keterangan

8 (9) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 )

otorisasi untuk penarikan dari toko/distributor

Serah terima di gudang
Serah terima di toko/distributor
Tanggal diterima 1 4 - -
Diberikan Diterima Diketahui Diterima Diberikan

( 15 ) ( 16 ) ( 17 ) ( 18 ) ( 19 )

( ………….. ) ( ………….. ) ( ………….. ) ( ………….. ) ( ……..…….. )

PIC Penarik Staff Gudang Kepala Gudang PIC Penarik ( 20 )

otorisasi untuk pengembalian langsung ke gudang (serah terima di gudang)

Diterima Disetujui Diberikan

( 16 ) ( 17 ) ( 19 )

( ……………………….. ) ( ……………………….. ) ( ……………………….. )

Staff Gudang Kepala Gudang ( 20 )
Lb.1. [Putih] – Marketing ; Lb.2.[Merah] – Gudang ;
Lb.3.[Kuning] – PIC Penarik ; Lb.4.[Kuning] – Penukar

SOPtukrf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/09.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PENARIKAN / PENUKARAN Halaman : 5 dari 8
MINYAK GORENG

E.1.p. PENJELASAN BERITA ACARA PENUKARAN (BAP)

NO. KETERANGAN
1 Nama perusahaan dan alamat gudang terkait
2 Nomor urut dokumen Berita Acara Penukaran (prenumbered)
3 Tanggal pembuatan Berita Acara Penukaran
4 Nama pelanggan yang melakukan penukaran
5 Alamat pelanggan yang melakukan penukaran
6 Masalah yang terjadi (berikan tanda pada kolom yang sesuai
atau isi pada kolom kosong yang disediakan)
7 Masalah lain di luar yang tercetak
8 Kode barang yang dikembalikan
9 Kemasan barang yang dikembalikan
10 Kemasan barang yang dikembalikan
11 Kuantitas barang yang dikembalikan
12 Kode produksi barang yang terkait
13 Keterangan tambahan yang diperlukan
14 Tanggal penerimaan oleh gudang
15 Nama lengkap dan tanda tangan PIC penarik
16 Nama lengkap dan tanda tangan Staff Gudang
17 Nama lengkap dan tanda tangan Kepala Gudang
18 Nama lengkap dan tanda tangan PIC penarik
19 Nama lengkap dan tanda tangan yang menukar barang
20 Nama perusahaan yang menukar barang

SOPtukrf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/09.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PENARIKAN / PENUKARAN Halaman : 6 dari 8
MINYAK GORENG

E.2. FORMAT LAPORAN STOCK MINGGUAN (LSM)

PT. ( 1 )
Laporan Stock Mingguan
(LSM)
Jenis Kemasan Barang (2) (3) Periode (4)
Satuan Per Kemasan (5) liter
Saldo Barang Masuk Barang Keluar Saldo
No Tgl
Awal TTG SPGM BAP BAG SJ BAS BAG SPGK Akhir
1 (6) (7) (8) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) ( 16 )
2
3
4
5
6
7

( 17 ) ( 18 )
( ..................................... ) ( ..................................... )
Kepala Gudang Staff Gudang
Lb.1.[Putih] – Marketing HO/Cabang ; Lb.2.[Merah] – Gudang

E.2.p. PENJELASAN LAPORAN STOCK MINGGUAN (LSM)

NO. KETERANGAN (dalam satuan per jenis kemasan)
1 Nama perusahaan dan alamat gudang terkait
2 Kode barang
3 Jenis kemasan
4 Periode pelaporan (minggu ke .... bulan .... tahun ....)
5 Kuantitas minyak goreng per kemasan (dalam liter)
6 Tanggal transaksi yang dilaporkan
7 Saldo awal minyak goreng pada tanggal terkait
8 Kuantitas barang masuk dengan dokumen TTG - dari pabrik
9 Kuantitas barang masuk dengan dokumen SPGM - dari gudang
lain (antar gudang)
10 Kuantitas barang masuk dengan dokumen BAP - dari penukaran
barang oleh pembeli
11 Kuantitas barang masuk dengan dokumen BAG - akibat masalah
yang terjadi di gudang
12 Kuantitas barang keluar dengan dokumen SJ - penjualan
13 Kuantitas barang keluar dengan dokumen BAS - sampel
14 Kuantitas barang keluar dengan dokumen BAG - akibat masalah
yang terjadi di gudang
15 Kuantitas barang keluar dengan dokumen SPGK - ke gudang lain
(antar gudang)
16 Saldo akhir minyak goreng pada tanggal terkait
17 Nama lengkap dan tanda tangan Kepala Gudang
18 Nama lengkap dan tanda tangan Staff Gudang

SOPtukrf.doc
: AALGR/MKT/09.0/03.02

BLOK PENUKARAN/PENARIKAN BARANG

[Bloktukr.vsd]
F. BLOK DIAGRAM DAN BAGAN ALIR PENJUALAN MINYAK GORENG
Tgl. Efektif : 1 April 2002

: 7 dari 8

PIC Penarikan PIC Penarikan

PIC Penarikan Buat Berita Acara Membawa barang ke
Menarik barang yang Penarikan (BAP) yang gudang dan
expired juga ditanda-tangani menyerahkannya pada
Halaman
No. Dok

oleh toko/distributor Staff Gudang

STANDARD OPERATION PROCEDURE

F.1. Blok Diagram Penukaran/Penarikan Produk di HO (Cabang)

PENARIKAN / PENUKARAN
MINYAK GORENG

Penarikan di toko/distributor
MARKETING RULES

Toko/Distributor Staff Gudang

Mengembalikan Memeriksa fisik
barang yang rusak/ barang
expired Buat/otorisasi BAP
Pengembalian
langsung di gudang
> 100 kg / ltr
ASTRA AGRO LESTARI

ke DH/GM
Administrasi Marketing Marketing
GROUP

Input BAP di program

PROSES SO SESUAI Marketing Kepala Gudang
DENGAN PROSEDUR Cetak Nota Retur Melakukan verifikasi
PENJUALAN Buat PP Pengembalian dan otorisasi BAP
Buat SO atas dasar BAP

SOPtukrf.doc
[kuantitas disesuaikan ]
: AALGR/MKT/09.0/03.02

DIAGRAM ALIR PENUKARAN / PENARIKAN BARANG DI HO/CABANG [Tuktarik.vsd]

PIC Penarikan Staff Gudang Kepala Gudang Adm. Marketing
Tgl. Efektif : 1 April 2002

: 8 dari 8

1,2,3 4x / 1,2,3 1
Mulai BAP Mulai BAP BAP
Go

Dari toko / distributor

od

(mengembalikan barang
s

yang rusak/expired langsung

Menarik barang yang

Halaman
No. Dok

rusak / expired

ke gudang)
Periksa barang dan
verifikasi BAP
Input BAP
Membuat Berita Acara
STANDARD OPERATION PROCEDURE

Penarikan (BAP)
F.2. Bagan Alir Penukaran/Penarikan Produk di HO (Cabang)

Periksa keadaan
PENARIKAN / PENUKARAN

Tanda tangan PIC barang Sesuai dan layak ?

Penarikan
bersama toko/
distributor (+ cap)
Tidak Ya
Tanda Cetak Nota Retur
tangan
MINYAK GORENG
MARKETING RULES

4x

Kembali ke Staff
Berita Acara Penarikan Tarik/kembali
langsung Gudang dari Gudang atau Toko 4x / 1,2,3

Gudang untuk
(BAP)
Toko ? BAP

diperbaiki
Proses PP
Pengembalian Uang
Buat Berita Acara Otorisasi Berita Acara
Penarikan (BAP) Penarikan (BAP)
Bila kuantitas yang ditarik atau
Membawa barang dan ditukar lebih dari 100 kg atau
BAP ke gudang 100 liter maka diperlukan
otorisasi tambahan dari DH Proses penjualan
atau GM Marketing
(buat SO)
atas dasar BAP
4x / 1,2,3 (kuantitas penggantian
disesuaikan harga baru )
BAP
4 1,2,3
BAP BAP
Tanda tangan Staff Gudang
bersama PIC Penarikan atau Selesai

Go
toko/distributor

od
s
Ke toko
(bila ditarik distributor
di /toko)
ASTRA AGRO LESTARI

4 3 2 1
BAP BAP BAP BAP
GROUP

Ke toko / distributor

Ke PIC Penarik
(bila dikembalikan
N

SOPtukrf.doc
di gudang)