STANDARD OPERATION PROCEDURE

MARKETING RULES
PEMBERIAN SAMPEL MINYAK GORENG
DISUSUN DISETUJUI
No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02

Tgl. Efektif : 1 April 2002

ASTRA AGRO LESTARI Halaman : 1 dari 11
GROUP Akhmad Fahmi Pudjianto Tarsisius W. Juliani E. S.

A. TUJUAN
Memberikan petunjuk baku formal yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam
aktivitas pemberian sampel dan aktivitas pendukungnya.

B. DEFINISI
B.1. Pengertian
Distributor
Merupakan mitra usaha AAL group yang menjadi perantara penjualan minyak goreng
kepada pengecer (penjual eceran) dan memiliki transaksi penjualan partai besar.
Kemitraan dengan Distributor dilakukan secara formal dengan perjanjian jangka
panjang dalam bentuk Kontrak Distributor.

Pengecer
Merupakan pembeli minyak goreng AAL group yang tidak termasuk distributor dan
memiliki transaksi penjualan yang relatif kecil. Hubungan AAL group dengan
Pengecer tidak diikat dalam perjanjian jangka panjang.

Order Sampel (OS)

Merupakan dokumen formal untuk otorisasi pemberian sampel (jenis pemberian
sampel ditentukan oleh GM Marketing). Order Sampel yang lengkap ditanda-tangani
merupakan otorisasi kepada Kepala Gudang untuk mengeluarkan barang kebutuhan
sampel. Berisi data-data penerima sampel, alasan pemberian sampel, data barang
sampel yang diberikan, batas waktu serah terima, dan otorisasi yang diperlukan.

Berita Acara Sampel (BAS)

Merupakan dokumen formal pengeluaran barang sampel dari gudang dan transaksi
serah terima barang sampel dengan penerimanya. Berisi data-data Order Sampel, data
penerima sampel, data barang sampel yang diberikan, dan otorisasi yang diperlukan.

Laporan Stock Mingguan (LSM)

Ialah dokumen formal yang mencatat aliran keluar-masuk barang jadi (komoditas
minyak goreng) dan menampilkan kuantitas saldo persediaan barang jadi yang berada
dalam gudang. Berisi data-data barang yang keluar dan masuk gudang per jenis
kemasan berdasarkan dokumen terkait (SJ, Berita Acara, SPGM/TTG).

B.2. Ketentuan Umum

1. Diadakan Stock Opname (Stock Taking – minimal kuantitas karton) secara
periodik di gudang. Satu minggu sekali diadakan Stock Opname oleh petugas
gudang sendiri dan satu bulan sekali diadakan Stock Opname disertai oleh petugas
administrasi marketing. Penemuan kerusakan/kehilangan barang pada waktu Stock
Opname akan dicatat sesuai dengan prosedur pembuatan Berita Acara Gudang.

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 2 dari 11
MINYAK GORENG

3. Barang yang dikirimkan harus memiliki batas waktu kadaluarsa minimal 180 hari.
Barang yang melewati batas waktu kadaluarsa tidak boleh dikirimkan dan harus
ditempatkan pada lokasi khusus di gudang kemudian dicatat keadaannya dalam
register stock.
4. Proses input dokumen dapat dilakukan di seluruh cabang penjualan Minyak
Goreng, sesuai dengan wewenang dan kesesuaian lokasi (diatur dalam setup
program). Contoh : SO untuk AAL-4 dapat dibuat dan dicetak di AAL-9 sebagai
SO AAL-4.
5. Update antar sistem komputer dilakukan minimal satu kali dalam 1 hari kerja.

C. MEKANISME KERJA PEMBERIAN SAMPEL

1. DH Sales (Kabag. Sales bila di Cabang) mengidentifikasi kebutuhan pemberian
Sampel kemudian DH Sales membuat Order Sampel (OS) dan menyerahkannya
bersama data pendukung sampel (seperti Permohonan Sampel dari calon
Distributor, surat formal untuk berpartisipasi dalam acara promosi tertentu, memo
dari GM Marketing, dan lain-lain) ke DH Administrasi Marketing.
2. DH Administrasi Marketing (Kabag. Administrasi Marketing bila di Cabang)
memeriksa kesesuaian antara dokumen OS dengan data pendukung sampel, bila
tidak sesuai maka seluruh dokumen dikembalikan ke DH Sales. Bila disetujui maka
OS dan data pendukung sampel diserahkan ke GM Marketing.
3. GM Marketing (Kepala Cabang bila di Cabang) melakukan review atas OS dan
data pendukung sampel, bila tidak disetujui maka seluruh dokumen dikembalikan
ke DH Administrasi Marketing. Bila disetujui maka OS dan data pendukung sampel
diberikan ke DH Sales (Kabag. Sales bila di Cabang).
4. DH Sales (Kabag. Sales bila di Cabang) menerima OS dan data pendukung sampel
kemudian mendistribusikannya. Data pendukung sampel dan OS 3 disimpan dalam
file. OS 2 diberikan ke Kepala Gudang HO (Cabang) sedangkan OS 1 diberikan ke
Sales HO (Cabang).
5. Staff Sales HO (Cabang) menerima OS 1 kemudian pada waktu yang ditetapkan
maka OS 1 tersebut dibawa ke gudang untuk mengambil sampel.
6. Kepala Gudang HO (Cabang) menerima OS 2 dari DH (Kabag.) Sales dan OS 1
dari Staff Sales HO (Cabang) kemudian memeriksa validitas dan kesuaian
dokumen, bila tidak sah/tidak sesuai maka OS 1 dikembalikan kepada Staff Sales.
Bila sah dan sesuai maka proses pengeluaran barang dan pembuatan Berita Acara
Sampel (BAS) dilakukan. Berita Acara Sampel ditanda-tangani oleh Kepala
Gudang dan Staff Sales kemudian didistribusikan. BAS 1, 2 & 3 beserta barang
diberikan ke Staff Sales untuk diberikan kepada penerima sampel. OS 1 & 2 dan
BAS 4 disimpan dalam file.
7. Staff Sales menyerahkan barang pada penerima sampel. BAS 1, 2 & 3 ditanda-
tangani Staff Sales bersama penerima sampel (disertai cap perusahaan penerima).
BAS 1 diberikan pada Administrasi Marketing HO (Cabang). BAS 2 diberikan
pada penerima sampel. BAS 3 disimpan dalam file.
8. Administrasi Marketing HO (Cabang) menerima BAS 1 lalu melakukan input BAS
pada program Marketing. Atas dasar dokumen itu dilakukan proses pembuatan
Faktur Pajak Standar (nilai sesuai HPP bulan sebelumnya dari Accounting). BAS 1
disimpan dalam file.

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 3 dari 11
MINYAK GORENG

D. PERLAKUAN AKUNTANSI DAN PERLAKUAN PERPAJAKAN

D.1. Perlakuan Akuntansi
Pencatatan transaksi pemberian sampel minyak goreng dilakukan pada saat input Berita
Acara Sampel. Jurnal atas transaksi tersebut adalah :
a. Input Berita Acara Sampel pertama (saat serah terima gudang dengan PIC) :
Dr. xxx (Stock in Transit) XXX
Cr. 120 (Persediaan Barang Jadi) XXX
b. Input Berita Acara Sampel kedua (setelah serah terima PIC dengan penerima):
Jurnal 1 :
Dr. 120 (Persediaan Barang Jadi) XXX
Cr. xxx (Stock in Transit) XXX
Jurnal 2 :
Dr. 700 (Biaya Penjualan) XXX
Cr. 120 (Persediaan Barang Jadi) XXX

D.2. Perlakuan Perpajakan

Transaksi pemberian sampel dikenakan PPN sebesar 10%, PPN dibayarkan oleh
AAL dan pengenaan pajaknya tidak dapat dikreditkan oleh penerimanya. Atas
dasar Berita Acara Sampel dibuat Faktur Pajak dengan harga jual senilai HPP.

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 4 dari 11
MINYAK GORENG

E. FORMULIR DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN

E.1. FORMAT ORDER SAMPEL (OS)

PT. ( 1 ) No.OS 2

Tanggal OS 3 - -

ORDER SAMPEL
( OS )

Kepada Yth,

Kepala Gudang ( 4 )

Peruntukan (5)

Alasan Bonus atas SO nomor 7 tanggal 8 - -

(6) Sampel untuk pembeli prospektif
Kegiatan/Acara ( 9 )
( 10 )

Jumlah Sampel yang diberikan :

No. Kode Barang Merk Kemasan Kuantitas Keterangan
(11) 1 2 ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) ( 16 )

Batas Waktu Serah Terima 1 7

Dibuat Diketahui Disetujui

( 18 ) ( 19 ) ( 20 )
( ........................ ) ( ................................ ) ( ................................ )
DH/Kabag. Sales DH/Kabag. Administrasi Marketing GM Marketing/Kepala Cabang
Lb.1.[Putih] – Gudang ; Lb.2.[Kuning] – Administrasi Marketing (file)

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 5 dari 11
MINYAK GORENG

E.1.p. PENJELASAN ORDER SAMPEL (OS)

NO. KETERANGAN
1 Nama perusahaan
2 Nomor urut dokumen Order Sampel
3 Tanggal dokumen Order Sampel
4 Nama/alamat gudang tempat pengeluaran barang
5 Peruntukan barang sampel (nama perusahaan dan alamat calon
penerima barang sampel)
6 Alasan pemberian sampel (berikan tanda pada kolom yang
sesuai atau isi pada kolom kosong yang disediakan)
7 Nomor SO yang terkait dengan bonus barang
8 Tanggal SO yang terkait dengan bonus barang
9 Keterangan kegiatan/acara yang terkait dengan pemberian barang
10 Keterangan lainnya yang menjadi alasan pemberian sampel
11 Nomor urut
12 Kode barang sampel yang diberikan
13 Merk sampel yang diberikan
14 Jenis kemasan sampel yang diberikan
15 Kuantitas sampel yang diberikan
16 Keterangan tambahan atas per jenis sampel yang diberikan
17 Batas waktu serah terima dengan calon Distributor/pelanggan
18 Nama lengkap dan tanda-tangan DH/Kabag. Sales
19 Nama lengkap dan tanda-tangan DH/Kabag. Adm.Marketing
20 Nama lengkap dan tanda-tangan GM Marketing/Kepala Cabang

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 6 dari 11
MINYAK GORENG

E.2. FORMAT BERITA ACARA SAMPEL (BAS)

PT. ( 1 ) No.BAS 2

Tanggal BAS 3 - -

BERITA ACARA SAMPEL

( BAS )

Untuk PT / Penerima ( 4 ) No.OS 6

Alamat PT / Penerima ( 5 ) Tanggal OS 7 - -

Telah diserah-terimakan barang sampel :

diisi saat serah terima gudang dengan pengantar diisi dengan penerima
No Kode Kode Kuantitas Kuantitas
Merk Kemasan Keterangan
Barang Produksi Kirim Terima
(8) 9 ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 )

Keterangan ( 16 )

diisi pengantar bersama penerima

diisi gudang bersama pengantar
Tanggal diterima 1 9 - -
Diserahkan Diterima Diserahkan Diterima

( 17 ) ( 18 ) ( 20 ) ( 21 )
( .......……............ ) ( .......……............ ) ( .......……............ ) ( .......……............ )
Kepala Gudang Staff HO/Cabang Staff HO/Cabang Penerima
Lb.1.[Putih] – Administrasi Marketing ; Lb.2.[Kuning] – Penerima ;
Lb.3.[Biru] – Staff HO/Cabang ; Lb.4.[Merah] – File Gudang

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 7 dari 11
MINYAK GORENG

E.2.p. PENJELASAN BERITA ACARA SAMPEL (BAS)

NO. KETERANGAN
1 Nama perusahaan dan alamat gudang terkait
2 Nomor urut dokumen Berita Acara Sampel (prenumbered)
3 Tanggal pembuatan Berita Acara Sampel
4 Peruntukan perusahaan/nama penerima sampel
5 Alamat perusahaan penerima sampel
6 Nomor Order Sampel yang terkait
7 Tanggal Order Sampel yang terkait
8 Nomor urut
9 Kode barang sampel yang diberikan
10 Merk barang sampel yang diberikan
11 Jenis kemasan barang sampel yang diberikan
12 Kode produksi barang yang diberikan
13 Kuantitas barang sampel yang diberikan
14 Kuantitas barang sampel yang diterima
15 Keterangan yang diperlukan per jenis barang sampel yang
diterima (termasuk bila ada data selisih penerimaan)
16 Keterangan tambahan yang diperlukan
17 Nama lengkap dan tanda-tangan Kepala Gudang
18 Nama lengkap dan tanda-tangan Staff HO/Cabang
19 Tanggal penerimaan barang oleh penerima sampel
20 Nama lengkap dan tanda-tangan Staff HO/Cabang
21 Nama lengkap dan tanda-tangan penerima barang sampel

SOPsampf.doc
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALGR/MKT/08.0/03.02
ASTRA AGRO LESTARI
GROUP
MARKETING RULES Tgl. Efektif : 1 April 2002
PEMBERIAN SAMPEL Halaman : 8 dari 11
MINYAK GORENG

E.3. FORMAT LAPORAN STOCK MINGGUAN (LSM)

PT. ( 1 )
Laporan Stock Mingguan
(LSM)
Jenis Kemasan Barang (2) (3) Periode (4)
Satuan Per Kemasan (5) liter
Saldo Barang Masuk Barang Keluar Saldo
No Tgl
Awal TTG SPGM BAP BAG SJ BAS BAG SPGK Akhir
1 (6) (7) (8) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) ( 16 )
2
3
4
5
6
7

( 17 ) ( 18 )
( ..................................... ) ( ..................................... )
Kepala Gudang Staff Gudang
Lb.1.[Putih] – Marketing HO/Cabang ; Lb.2.[Merah] – Gudang

E.3.p. PENJELASAN LAPORAN STOCK MINGGUAN (LSM)

NO. KETERANGAN (dalam satuan per jenis kemasan)
1 Nama perusahaan dan alamat gudang terkait
2 Kode barang
3 Jenis kemasan
4 Periode pelaporan (minggu ke .... bulan .... tahun ....)
5 Kuantitas minyak goreng per kemasan (dalam liter)
6 Tanggal transaksi yang dilaporkan
7 Saldo awal minyak goreng pada tanggal terkait
8 Kuantitas barang masuk dengan dokumen TTG - dari pabrik
9 Kuantitas barang masuk dengan dokumen SPGM - dari gudang
lain (antar gudang)
10 Kuantitas barang masuk dengan dokumen BAP - dari penukaran
barang oleh pembeli
11 Kuantitas barang masuk dengan dokumen BAG - akibat masalah
yang terjadi di gudang
12 Kuantitas barang keluar dengan dokumen SJ - penjualan
13 Kuantitas barang keluar dengan dokumen BAS - sampel
14 Kuantitas barang keluar dengan dokumen BAG - akibat masalah
yang terjadi di gudang
15 Kuantitas barang keluar dengan dokumen SPGK - ke gudang lain
(antar gudang)
16 Saldo akhir minyak goreng pada tanggal terkait
17 Nama lengkap dan tanda tangan Kepala Gudang
18 Nama lengkap dan tanda tangan Staff Gudang

SOPsampf.doc
: AALGR/MKT/08.0/03.02

Tgl. Efektif : 1 April 2002

: 9 dari 11

F. BLOK DIAGRAM DAN BAGAN ALIR PENJUALAN MINYAK GORENG

BLOK DIAGRAM PEMBERIAN SAMPEL MINYAK GORENG DI HO/CABANG

[Bloksmpl.vsd]
Halaman
No. Dok

F.1. Blok Diagram Pemberian Sampel Minyak Goreng di HO (Cabang)

STANDARD OPERATION PROCEDURE

DH (Kabag) Adm.
DH (Kabag) Sales GM Marketing
Marketing
Kebutuhan pemberian (Kepala Cabang)
Periksa kesesuaian
PEMBERIAN SAMPEL

sampel Review OS
antar dokumen
MINYAK GORENG
MARKETING RULES

Buat OS Beri persetujuan OS

Beri persetujuan OS
Staff Sales Kepala Gudang
Staff Adm.Marketing
HO (Cabang) HO (Cabang)
HO (Cabang)
Terima dan serahkan Periksa validasi OS
Input BAS
sampel ke penerima Proses pengeluaran
Proses Faktur Pajak
ASTRA AGRO LESTARI

Minta tanda tangan barang

Simpan dokumen file penerimaan di BAS Pembuatan BAS
GROUP

SOPsampf.doc
: AALGR/MKT/08.0/03.02

DIAGRAM ALIR PEMBERIAN SAMPEL MINYAK GORENG DI HO/CABANG - 1 [Sampel1.vsd]

DH (Kabag) Sales DH (Kabag) Administrasi Marketing GM Marketing (Kepala Cabang)
: 10 dari 11
Tgl. Efektif : 1 April 2002

Data pendukung Data pendukung

Mulai sampel sampel
3x 3x
OS OS
Halaman
No. Dok

Kebutuhan pemberian
Sampel
Buat Order Sampel
F.2. Bagan Alir Pemberian Sampel Minyak Goreng di HO (Cabang)
STANDARD OPERATION PROCEDURE

Periksa kesesuaian Review

antar dokumen
Data pendukung
sampel
3x
OS
PEMBERIAN SAMPEL

Setuju ?
MINYAK GORENG
MARKETING RULES

Tanda Setuju ?
Tangan Tidak Ya
Tanda
Tidak Ya Tangan
Tanda
Tangan
Data pendukung
Kembali ke DH/ sampel
Kembalikan pada Data pendukung Kabag.
sampel 3x
DH/Kabag. Sales Administrasi OS
3x
OS Marketing
2 Data pendukung 1
ASTRA AGRO LESTARI

OS sampel OS
3
OS
GROUP

Ke Kepala Gudang HO
(Cabang) Ke Sales HO (Cabang)

SOPsampf.doc
N
B A
: AALGR/MKT/08.0/03.02

DIAGRAM ALIR PEMBERIAN SAMPEL MINYAK GORENG DI HO/CABANG - 2 [Sampel2.vsd]

Staff Sales HO (Cabang) Kepala Gudang HO (Cabang) Adm.Marketing
: 11 dari 11
Tgl. Efektif : 1 April 2002

1
A B BAS
Halaman
No. Dok

1 1 2
OS OS OS
dibawa saat
STANDARD OPERATION PROCEDURE

pengambilan
sampel di gudang
Input BAS
Periksa validasi dan
PEMBERIAN SAMPEL

kesesuaian dokumen
MINYAK GORENG
MARKETING RULES

1,2,3
BAS Proses Faktur Pajak
Ya Valid dan sesuai ? Tidak
Sa
m
1

pe
BAS

l
Proses pengeluaran
Kembali ke
barang dan pembuatan
Berita Acara Sampel Staff Sales
Serahkan sampel Tanda Tangan oleh Kepala
pada penerimanya Gudang dan Staff Sales
dengan dimintakan
tanda-tangan penerima
di semua lampiran
N
1,2,3 1,2
BAS OS
4
ASTRA AGRO LESTARI

BAS
3 2 1

Sa
BAS BAS BAS Selesai

m
pe
l
GROUP

Sa
m
pe
l
N

SOPsampf.doc
N
Ke Calon Distributor/
Pelanggan