SISTEM ARSIP RUMAH TANGGA

( SI ARTA )
Oleh : I PUTU KARIAMAN PUTRA,S.Sos,MM
KABID PPPA/ARSIPARIS AHLI MUDA
==================================================================

A. PENGANTAR

Keluarga adalah unit terkecil dari masyarakat yang terdiri dari

kepala keluarga dan beberapa orang yang berkumpul dan tinggal di
suatu tempat dibawah satu atap dalam keadaan saling ketergantungan
(Departemen Kesehatan RI 1988).
Rumah Tangga adalah lembaga dimana didalamnya terdapat sepasang
suami istri dan kemudian anak-anaknya yang akan dibesarkan oleh
suami istri sebagai ayah bunda.
Arsip keluarga secara natural akan tercipta sebagai endapan dari
semua proses dinamika kehidupan. Keluarga sebagai unsur terkecil
dalam masyarakat akan memberikan peran yang cukup besar kepada
bangsa diawali dengan menerapkan sistem pengelolaan dari semua
dokumen yang tercipta dan bernilai guna. Apabila dalam keluarga telah
memahami arti pentingnya arsip dan memperlakukan arsip sebagai
sumber informasi, maka terciptalah arsip yang tertata sesuai dengan
fungsinya, diharapkan dapat menerapkan sistem tersebut pada wadah
yang lebih luas lagi seperti diterapkan di lingkungan pekerjaan dari
masing-masing anggota keluarga. Sehingga dapat menjangkau skala
yang lebih luas lagi dan lagi sampai pada level suatu bangsa. Tingkat
keberadaan suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan
pelestarian terhadap arsipnya.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkemangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

1
 kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU Nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan ).

Dari semua aset yang ada dalam keluarga, arsip merupakan

warisan yang tak ternilai harganya dibandingkan dengan benda warisan
lainnya. Karena arsip merupakan bukti otentik dari setiap peristiwa
yang terjadi terekam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi dan informasi. Arsip merupakan warisan dari
genrasi ke generasi perlu dirawat, dipelihara dari berbagai faktor yang
dapat merusak baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalam
arsip tersebut.

B. FUNGSI ARSIP

Dalam pengelolaan arsip keluarga tentu tidak mutlak dilaksanakan

sebagaimana pengelolaan arsip yang diatur dalam Undang-Undang
kearsipan. Tetapi cenderung lebih simple yaitu arsip tertata dari
penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, dan penyusutan.
Penyelamatan informasi dan pemenuan kembali arsip dengan cepat bila
diperlukan merupakan titik balik terdepan dalam pengelolaan arsip.

1. ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan sehari-hari dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis di bedakan menjadi dua yaitu Arsip Aktif dan Arsip Inaktif.

Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

dan atau terus menerus, dapat berupa :

a. Rencana kegiatan tahunan

b. Rencana Anggaran keluarga
c. Catatan harian keluarga

2
 d. Pengawasan keluarga
e. KTP, STNK, SIM, BPKB, Pasport, Kartu keluarga, Kartu pelajar, Kartu
kesehatan
f. lembar kegiatan sekolah, informasi sekolah, buku tabungan, dsb.

Arsip Inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun, disimpan karena nilai guna yang terkandung di dalamnya, Arsip
Inaktif dapat berupa :

a. Laporan hasil semester

b. Dokumen-dokumen kesehatan
c. Surat pajak tahunan
d. Akta kelahiran
e. Polis asuransi, deposito
f. Sertifikat/ piagam
g. Surat keterangan berharga dsb.

2. ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip yang karena memiliki sifat guna

kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen. Arsip
statis dapat berupa :

a.Silsilah / sejarah keluarga

b. Akta rumah, akta tanah, akta nikah, akta kematian
c. Surat Keterangan adopsi
d. Ijazah, dsb.

Arsip keluarga tentunya tidak terbatas dalam bentuk tekstual,

tetapi juga berbentuk non tekstual, sperti foto, video, film, rekaman suara,
micro film, dsb.

3
C. LANGKAH PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP KELUARGA

Langkah awal yang dilaksanakan dalam penataan arsip keluarga adalah

pemeriksaan terhadap katagori arsip tersebut, kemudian memberkaskan
sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralaatan yang tersedia. Untuk arsip
pribadi biasanya ditata /

disimpan dengan menggunakan nama orang (abjad), sedangkan untuk arsip

yang lainnya ditata/di simpan berdasarkan subjek yang terkandung dalam
arsip tersebut.

Sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip bisa berupa

document keeper dengan guide yang berfungsi sebagai petunjuk ke tempat
file yang diinginkan, folder, sekat untuk pemisah antara arsip satu dengan
lainnya. Filling cabinet merupakan sarana yang ideal untuk penyimpanan
arsip yang telah tertata baik secara subjek maupun abjad. Karena
bahannya yang terbuat dari metal tahan api, rayap, dan suhu/kelembaban
udara.

4
1. PENATAAN DAN PENYIMPANAN BERDASARKAN ABJAD

Penataan dengan menggunakan sisrtem abjad bisa diterapkan

terhadap arsip pribadi, berurutan, misalnya dari :K ( Ayah ), KA ( Ibu ), K1
(anak pertama), K2 (anak kedua), K3 (anak ketiga), dst. Aplikasi ini tidak
baku (secara kebetulan nama penulis berinisial K ). Ini hanya untuk
memudahkan dalam mengingat dan mempercepat penemuan kembali arsip
yang dibutuhkan. Setiap anggota keluarga mempunyai satu buah
document keeper yang berisi sejarah perjalanan kehidupan masing-
masing. Dari Akta Kelahiran, Kartu Menuju Sehat, Catatan imunisasi,
Laporan hasil belajar dari Taman Kanak-kanak, Sekolah Dasar, Sekolah
Menengah Pertama, Sekolah Menengah Atas, Sarjana, Pasca sarjana,

5
 Sertifikat prestasi ( apabila banyak di katagorikan menurut tingkat
kejuaraan dari RT, Desa, Kecamatan, Kabupaten/kota, Provinsi, Nasional ),
Sejarah Pekerjaan, dan lain-lain.

2. PENATAAN DAN PENYIMPANAN BERDASARKAN SUBJECT /

MASALAH

Penataan / penyimpanan arsip berdasarkan subjek / masalah bisa

diterapkan terhadap arsip yang sifatnya umum.

a. Surat nikah
b. Sejarah/silsilah keluarga
c. Arsip identitas keluarga seperti KTP, SIM, Kartu pelajar (di copy karena
yang asli sebagai arsip aktif yang selalu ada pada pemilik kartu )
d. Kartu Sehat
e. Pasport

6
 f. Akta tanah / Sertifikat Tanah
g. Depisito bank
h. BPKB, dsb

Masing-masing ditata terpisah dan diberi title sesuai dengan

subjek masalah, kemudian dimasukkan pada satu document keeper yang
diberi title pula.Tetapi jika jumlah arsip banyak bisa di simpan pada
masing-masing keeper yang berlainan berdasarkan persamaan masalah.
Penerapan warna yang konsiten dapat membantu penemuan kembali arsip
dengan cepat. Dalam penataan arsip efisiensi tempat juga perlu
diperhatikan.

3. PENATAAN / PENYIMPANAN FOTO, FILM, KASET / REKAMAN

Pentaan / penyimpanan arsip foto bisa menggunakan album foto

yang ditata secara kronologis, sehingga memori yang tersimpan bisa
berurutan sesuai dengan waktu tenciptanya arsip foto. Cara lain
penyimpanan bisa dengan menggunakan amplop yang terbuat dari kertas
bebas asam. Arsip dimasukkan dalam amplop satu persatu , diberi title
kemudian ditata pada boks dan dilengkapi dengan daftar arsip, sehiingga
memudahkan penemuan kembali arsip. Penyimpanan cara ini lebih
sistematis tetapi kurang diminati, karena kurang efisien baik tempat
maupun beaya.

Penyimpanan arsip film, video, kaset/rekaman dibuatkan entri data

yang memuat judul film, video, kaset/ rekaman, tanggal bulan tahun
terciptanya arsip. Hal tersebut menjadi titel sebagai petunjuk dalam

7
 penemuan kembali bila arsip dibutuhkan.

D. PENYUSUTAN

Seiring dengan dinamika kehidupan, arsip keluarga tercipta dan

berkembang dari waktu ke waktu hingga menumpuk. Penilaian sebagai
langkah awal penyusutan perlu dilakukan. Penyusutan dilaksanakan
dalam rangka efisiensi ruang dan beaya. Pasal 49 Undang-Undang Nomor
43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan penyusutan arsip meliputi
pemindahan , pemusnahan, dan penyerahan arsip. Penerapan penyusutan
arsip keluarga tidak dilakukan sebagaimana diamanatkan dalam undang-
undang kearsipan. Mengapa ? Arsip yang tercipta di keluarga adalah relatif
sedikit dan terbatas dalam lingkup keluarga. Pemusnahan dapat dilakukan
berdasarkan objektifitas dari penilaian keluarga, Pemusnahan dilakukan

8
 terhadap arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan habis masa
retensinya. Penyerahan arsip statis oleh keluarga kepada lembaga
kearsipan dilakukan terhadap arsip perorangan yang memiliki nilai
kesejarahan seperti misalnya sebagai tokoh nasional.

E. PENUTUP

Pengelolaan arsip keluarga merupakan sebuah langkah kecil yang

besar. Arsip keluarga merupakan bukti kebradaan individu sebagai satuan
terkecil dalam masyarakat yang memiliki hak dan kewajiban yang di jamin
oleh Negara. Kesadaran dalam mengelola arsip keluarga merupakan
kontribusi individu untuk kemajuan angota keluarga yang berperan
mendukung aktivitas keluarga dalam penerapanya di lingkungan
pekerjaan atau lingkungan social lainnya. Hal tersebut merupakan wujud
peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan.

9
10
 KLASIFIKASI “ARSIP RUMAH TANGGA”

NO KLASIFIKASI BAGIAN
a. ATM
b. Buku Tabungan
c. Kartu Kredit
1 ASET d. Sertifikat Kepemilikan Barang
e. Sertifikat Tanah
f. Sirat Ijin Mendirikan Usaha
a. Foto
b. Film
2 FOTO c.Kaset
d. Video
a. Akte Kelahiran
c. Kartu Anggota/Organisasi
d. Kartu Pelajar
e. Kartu Tanda Mahasiswa
f. Kartu Keluarga Penulis,
g. Kartu Tanda Penduduk
3 IDENTITAS KABID PPPA/ARSIPARIS AHLI MUDA
h. Passport
i. Silsilah Keluarga
j. Surat Izin Mengemudi
k. SKCK
l. Surat Cerai
m. VISA I PUTU KARIAMAN PUTA, S.Sos, MM
a. Bukti Pelunasan NIP: 19691231 119103 1 053
b. Kartu Garansi
4 JUAL BELI c. Kwitansi
d. Resi Penerimaan Barang
e. Resi Pengiriman Barang
a.Bukti Pendaftaran
b. Kupon Undian
5 KEGIATAN c. Piagam Penghargaan
d. Undangan Kegiatan
6 KEHILANGAN a. Surat Kehilangan

a. ASKES
b. BJPS
c. Kartu Berobat
KESEHATAN
7 d. Kartu Kesehatan
e. Resep Obat

f. Surat Keterangan Dokter

8 PEKERJAAN a. Kartu Kuning
b. Surat Keputusan
9 PENDIDIKAN a. Ijazah
b. Sertifikat Pendidikan
a. Bukti Pembayaran
b. Kartu NPWP
10 TAGIHAN c. Pajak Rumah
d. Rekening Air
e. Rekening Listrik
TRANSPORTAS a. Asuransi Kendaraan
I b. BPKB 11
11 c. Kartu service Kendaraan
d. STNK
e. Tiket Perjalanan
BIODATA PENULIS :

I PUTU KARIAMAN PUTRA,S.Sos,MM

NIP : 19691231 199103 1 053
BUBUNAN, 31 DESEMBER 1969
kariamanputu@gmail.com HP/WA. 087863181972
PEKERJAAN :
* KABID PPPA, DAPD KAB. BULELENG
* ARSIPARIS AHLI MUDA
* CAMAT GEROKGAK
* CAMAT SERIRIT
* LURAH SERIRIT
* KASI PEMBANGUNAN KEL. KAMPUNG
KAJANAN SINGARAJA
* STAF PEMKAB. LOMBOK BARAT NTB
PENDIDIKAN :
* S 2 MANAGEMENT SDM;
* S 1 FISIPOL ILMU KOMUNIKASI;
* DIKLAT IV;
* DIKLAT ARSIPARIS AHLI ;
* DIKLAT TRAINING OF TRAINER;
* DIKLAT PENGAWASAN KEARSIPAN;
PRESTASI :
* ARSIPARIS AHLI TELADAN PROPINSI BALI;
* ARSIPARIS AHLI TELADAN NASIONAL;

12