LECTURE NOTES

ISYS6300
Business Process Fundamental

Week ke - 5

The Revenue Cycle

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 LEARNING OUTCOMES

1. Menerapkan DFD dan diagram alur sistem ke siklus pemasukan, siklus pengeluaran, siklus
produksi, siklus SDM, buku besar dan pelaporan keuangan.

OUTLINE MATERI :

1. Penjelasan siklus pemasukan dan tujuan utamanya

2. Proses siklus pemasukan

3. Siklus pemasukan dalam DFD

4. Skema ERP

5. Ancaman dan pengendalian

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 ISI MATERI

1. Penjelasan siklue pemasukan dan tujuan utamanya

Siklus pemasukan (revenue cycle) adalah serangkaian kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan
data yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang
tunai dalam pembayaran untuk penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pemasukan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat yang
tepat di waktu yang tepat untuk harga yang tepat. Untuk mencapai tujuan itu, manajemen harus
membuat keputusan kunci berikut:

[1] Sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan
masing-masing pelanggan?

[2] Berapa banyak persediaan yang harus dibawa, dan di mana persediaan itu seharusnya
ditempatkan?

[3] Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan

melakukan fungsi pengiriman itu sendiri atau outsourcing ke pihak ketiga yang
berspesialisasi dalam logistik?

[4] Berapa harga optimal untuk setiap produk atau layanan?

[5] Haruskah kredit diberikan kepada pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang
harus ditawarkan? Bagaimana banyak kredit yang harus diberikan kepada pelanggan
perorangan?

[6] Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu memandu bagaimana suatu organisasi melakukan empat
pemasukan dasar kegiatan siklus yang digambarkan pada Gambar 2:

[1] Entri pesanan penjualan

[2] Pengiriman

[3] Penagihan

[4] Koleksi uang tunai

2. Proses siklus pemasukan

Proses siklus pemasukan dapat diilustrasikan sebagai berikut : Pelanggan dapat memesan
langsung melalui Internet. Selain itu, tenaga penjualan menggunakan perangkat portabel laptop,
mobile apps atau POS (Point of Sales) untuk memasukkan pesanan saat bertemu dengan
pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui
telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana pesanan diterima pada awalnya, sistem dengan
cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, memeriksa ketersediaan barang di database
inventaris (inventory), dan memberi tahu bagian gudang dan pengiriman tentang penjualan yang
disetujui. Staf gudang dan bagian pengiriman memasukkan data tentang aktivitas mereka segera
setelah dilakukan, sehingga memperbarui informasi tentang status persediaan secara real time.
Setiap malam, program faktur berjalan dalam mode batch, menghasilkan kertas atau faktur
elektronik untuk pelanggan yang membutuhkan faktur. Beberapa pelanggan masih mengirim cek
ke salah satu bank regional di mana perusahaan telah membuka rekening atau safety-deposit-box,
tetapi semakin banyak yang menggunakan layanan pembayaran tagihan online bank mereka.
Setiap hari, bank mengirim ke perusahaan, file yang berisi data pengiriman uang, yang
digunakan oleh kasir atau staf keuangan untuk memperbarui saldo akun kas perusahaan dan
petugas piutang (cash receiveable clerk) menggunakannya untuk memperbarui akun-akun yang
terkait dengan pelanggan.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

3. Siklus pemasukan dalam DFD

Berikut adalah context diagram dari DFD siklus pemasukan:

Gambar 1 Context Diagram dari Siklus Pemasukan. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018.
Hal. 380)

Dari context diagram pada gambar 1, dapat dilihat bahwa dalam menjalankan prosesnya Revenue
Cycle bersinggungan dengan Customer, Bank, Carrier (kurir), serta memiliki kaitan pula dengan
Expenditure Cycle, Production Cycle, Human Resources Cycle, dan GL and Reporting System.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Berikut adalah diagram level 0 dari DFD siklus pemasukan:

Gambar 2 Diagram DFD Level 0 dari siklus pemasukan. (Sumber : Accounting Information System, Romney,
2018. Hal. 381)

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Pada DFD level 0, terlihat aktivitas yang lebih detil lagi dimana terdapat empat proses utama :
Sales Order Entry, Shipping, Billing, Cash Collections.

3.1 Sales order entry

Gambar 3 DFD level 1 proses Sales order entry. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal.
386)

[1] Sales Order Entry. Customer memasukkan pemesanan kepada Sales. Pada proses Take
Order, Sales memasukkan data pemesanan ke dalam sistem informasi. Data Customer
juga sekalian disimpan didalam sistem tersebut.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

[2] Approve Credit. Disini organisasi mereview performa pembayaran Customer di masa
lalu. Apabila Customer memiliki sejarah pembayaran pesanan yang bagus maka bisa saja
memperoleh perlakuan khusus, seperti limit jumlah pemesanan yang lebih besar. Ketika
pemesanan ditolak, maka perusahaan memberitahukan kepada Customer, sedangkan
apabila pemesanan disetujui maka proses diteruskan ke Check Inventory Availability.

[3] Check Inventory Availability. Disini pemeriksaan juga dilakukan melalui sistem dengan
mengakses tabel Inventory. Hasil pemeriksaan akan diberitahukan kepada Customer. Jika
produk yang dipesan tersedia, maka proses dilanjutkan ke Respond to Customer
Inquiries, dimana data telah tersimpan di tabel Sales Order.

[4] Respond to Customer Inquiries. Di dalam proses terakhir ini perusahaan menjawab
semua pertanyaan dari Customer sebagai bagian dari aktivitas Customer Relationship
Management. Proses nomor 1.4 ini dapat terjadi baik sebelum maupun setelah pemesanan
dilakukan.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

3.2 Shipping

Gambar 4 DFD level 1 proses Shipping. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 393)

Pada proses shipping atau pengiriman barang ke pelanggan terdapat tahapan-tahapan sub-proses
sebagai berikut :

[1] Picking & Packing. Barang dipilih, dicek kualitasnya dan dipastikan sesuai dengan
spesifikasi yang diinginkan pelanggan. Setelah dipilih dan diperiksa kemudian barang
dikemas untuk dilanjutkan ke aktivitas pengiriman. Aktivitas pick & pack ini dipicu oleh
pengiriman tiket picking dari sales order ke tim gudang.

[2] Ship Goods. Barang yang sudah dikemas dikirimkan ke pelanggan melalui jasa
pengangkutan atau kurir. Disini dokumen bill of lading dibuat, isinya menyatakan semua
informasi terkait pengiriman barang termasuk titik pemberangkatan, titik tujuan, durasi

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 pengiriman, jenis dan kuantitas barang dan lain sebagainya. Dokumen ini juga diberikan
ke pelanggan sebagai tanda terima saat barang sudah sampai.

3.3 Billing

Gambar 5 DFD level 1 proses Billing. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 398)

Berikut sub-proses yang dilakukan pada proses billing :

[1] Invoicing. Setelah barang diterima oleh pelanggan, dokumen invoice yang berisi jumlah
tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada organisasi. Untuk organisasi atau
perusahaan besar yang memproses invoice dalam jumlah besar setiap harinya, dapat
memprosesnya dalam format digital agar lebih efisien. Terdapat dua metode invoicing,
yaitu open-invoice-method dan balance-forward-method. Untuk lebih jelasnya dapat
dibaca pada buku referensi [1] hal. 400.

[2] Update Accounts Receivable. Meskipun aktivitas update akun ini juga menjadi
tanggungjawab divisi akunting / finance, namun dilakukan oleh unit yang berbeda dengan
unit penerbit invoice. Berdasarkan informasi dari dokumen invoice tadi, maka dilakukan
8

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 pendebetan dari akun pelanggan (customer account), dan dilakukan pengkreditan ke akun
pelanggan apabila pembayaran sudah dilakukan.

3.4 Cash collection

Proses penerimaan kas diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu yang terintegrasi dan tidak.
Untuk yang EDI (Electronic Data Interchange) tidak terintegrasi memiliki alur seperti tergambar
di bagian atas gambar 6. Bagian atas menggambarkan terpisahnya pengiriman data mengenai
pembayaran (disebut juga remittance) dengan proses transfer uang antar-bank. Memiliki
kelemahan dimana ada waktu tunda diantara kedua jalur yang terpisah tersebut. Sedangkan di
bagian bawah digambarkan dimana proses EFT (Electronic Fund Transfer) sudah sekalian
membawa serta data mengenai pembayaran. Jadi begitu informasi remittance diterima oleh
organisasi, saat itu juga uang sudah masuk ke rekening milik organisasi tersebut.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Gambar 6 Skema proses Cash Collection. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 404)

4. Skema ERP

Siklus akunting pada implementasinya harus dilakukan secara menyeluruh, oleh karena itu kita
harus memiliki peta yang menyeluruh pula. Proses yang mencakup seluruh siklus ini biasanya
diimplementasikan dalam proyek ERP.

10

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Gambar 7 Rancangan skema ERP terkait dengan siklus pemasukan. (Sumber : Accounting Information System,
Romney, 2018. Hal. 382)

5. Ancaman dan pengendalian

Dalam setiap siklus dan semua proses di dalamnya, terdapat ancaman yang bisa dieksploitasi
oleh pihak yang tidak bertanggungjawab sehingga beresiko merugikan perusahaan. Ancaman-

11

ISYS6300 – Business Process Fundamental

ancaman tersebut harus kita identifikasi. Kemudian untuk setiap ancaman, kita harus mampu
menentukan tindakan pengendaliannya. Tindakan pengendalian yang apabila dilakukan akan
memperkecil kemungkinan terjadinya ancaman tersebut.

Untuk siklus pemasukan, berikut adalah tabel ancaman dan pengendaliannya:

Aktivitas Ancaman Pengendalian

Masalah umum di seluruh siklus 1. Data master yang tidak akurat 1.1 Kontrol integritas
pemasukan atau tidak valid pemrosesan data
2. Pengungkapan informasi 1.2 Pembatasan akses ke data
sensitif yang tidak sah master
3. Kehilangan atau rusaknya data 1.3 Tinjau semua perubahan
4. Kinerja buruk untuk menguasai data
2.1 Kontrol akses
2.2 Enkripsi
2.3 Tokenisasi informasi pribadi
pelanggan
3.1 Prosedur pencadangan dan
pemulihan bencana
4.1 Laporan manajerial
Entri pesanan penjualan (sales 5. Pesanan tidak lengkap / tidak 5.1 Kontrol edit entri data (lihat
order entry) akurat Bab 10)
6. Pesanan tidak valid 5.2 Pembatasan akses ke data
7. Akun tidak tertagih master
8. Kehabisan persediaan atau 6.1 Tanda tangan digital atau
kelebihan persediaan tanda tangan tertulis
9. Kehilangan pelanggan 7.1 Batas kredit
7.2 Otorisasi khusus untuk
menyetujui penjualan kepada
pelanggan baru atau penjualan
yang melebihi batas kredit

12

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 pelanggan
7.3 Penuaan piutang usaha
8.1 Sistem kontrol persediaan
permanen
8.2 Penggunaan kode batang atau
RFID
8.3 Pelatihan
8.4 Jumlah fisik persediaan
secara berkala
8.5 Prakiraan penjualan dan
laporan aktivitas
9.1 Sistem CRM, situs web
mandiri, dan evaluasi yang tepat
peringkat layanan pelanggan
Pengiriman (shipping) 10. Memilih barang yang salah 10.1 Kode batang dan teknologi
atau jumlah yang salah RFID
11. Pencurian persediaan 10.2 Rekonsiliasi daftar memilih
12. Kesalahan pengiriman ke detail pesanan penjualan
(keterlambatan atau kegagalan 11.1 Pembatasan akses fisik ke
pengiriman, jumlah yang salah, inventaris
barang salah, alamat salah, 11.2 Dokumentasi semua transfer
duplikasi) inventaris
11.3 Teknologi RFID dan kode
batang
11.4 Jumlah fisik persediaan dan
rekonsiliasi secara berkala
dengan jumlah yang dicatat
12.1 Rekonsiliasi dokumen
pengiriman dengan pesanan
penjualan, pengambilan
daftar, dan pengepakan slip

13

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 12.2 Gunakan sistem RFID untuk
mengidentifikasi penundaan
12.3 Entri data melalui pemindai
kode batang dan RFID
12.4 Kontrol edit entri data (jika
data pengiriman dimasukkan
pada terminal)
12.5 Konfigurasi sistem ERP
untuk mencegah pengiriman
rangkap
Penagihan (billing) 13. Gagal menagih 13.1 Pemisahan fungsi penagihan
14. Kesalahan penagihan dan pengiriman
15. Posting kesalahan dalam 13.2 Rekonsiliasi faktur secara
piutang berkala dengan pesanan
16. Memo kredit yang tidak penjualan, pengambilan tiket, dan
akurat atau tidak valid dokumen pengiriman
14.1 Konfigurasi sistem untuk
secara otomatis memasukkan
data harga
14.2 Pembatasan akses ke data
master penetapan harga
14.3 Kontrol pengeditan entri
data
14.4 Rekonsiliasi dokumen
pengiriman (pengambilan tiket,
tagihan muatan / bill of lading,
dan daftar pengepakan / packing
list) untuk pesanan penjualan
15.1 Kontrol entri data
15.2 Rekonsiliasi total batch
15.3 Mengirim pernyataan

14

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 bulanan kepada pelanggan
15.4 Rekonsiliasi akun anak
perusahaan ke buku besar
16.1 Pemisahan tugas otorisasi
memo kredit dari keduanya entri
pesanan penjualan dan
pemeliharaan akun pelanggan
16.2 Konfigurasi sistem untuk
memblokir memo kredit kecuali
ada baik dokumentasi terkait
pengembalian barang yang rusak
atau otorisasi khusus oleh
manajemen
Penerimaan uang tunai (cash 17. Pencurian uang tunai 17.1 Pemisahan tugas — orang
collections) 18. Masalah arus kas yang menangani pembayaran
(setoran) dari pelanggan tidak
boleh juga:
a. Melakukan pengiriman uang
ke akun pelanggan
b. Membuat atau mengotorisasi
memo pengkreditan
c. Rekonsiliasi rekening bank
17.2 Penggunaan EFT
(Electronic Fund Transfer),
FEDI (Financial Electronic Data
Interchange), dan kotak kunci
(lockboxes) untuk meminimalkan
penanganan pembayaran
pelanggan oleh karyawan
17.3 Dapatkan dan gunakan
UPIC (Universal Payment

15

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Identification Code) untuk
menerima pembayaran EFT dan
FEDI dari pelanggan
17.4 Segera setelah membuka
surat, buat daftar semua
pembayaran pelanggan yang
diterima
17.5 Dukungan cepat dan
restriktif terhadap semua cek
pelanggan
17.6 Meminta dua orang
membuka semua surat
kemungkinan berisi pembayaran
pelanggan
17.7 Penggunaan register kas
(cash register)
17.8 Melakukan dan mencatat
setoran harian semua penerimaan
kas
18.1 Pengaturan kotak kunci,
EFT, atau kartu kredit
18.2 Memberikan diskon untuk
pembayaran cepat oleh
pelanggan
18.3 Menjalankan anggaran arus
kas (cashflow budget), atau
estimasi semua penerimaan kas
dan semua pengeluaran kas yang
diharapkan terjadi selama periode
waktu tertentu.

16

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 SIMPULAN

Siklus pemasukan terdiri dari proses bisnis penjualan dan proses bisnis pembayaran
tagihan. Secara keseluruhan proses ini terdiri dari aktivitas-aktivitas operasional yang berkaitan
dengan bagaimana memberikan penawaran kepada pelanggan, memilih barang, mengemas lalu
mengirim barang, dan menerima pembayaran dari pelanggan. Aktivitas-aktivitas ini dapat juga
dinyatakan sebagai kegiatan: sales order entry, picking, packing, order shipping, bill to
customer, dan cash collection.

17

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 DAFTAR PUSTAKA

1. Romney, Marshal B., Steinbart, Paul John. (2018). Accounting Information System (Global
Edition). 14. Pearson Education Limited. Essex. ISBN: 1292220082. Chapter. 12.

2. Considine, Brett at all. (2012). Accounting Information Systems – Understanding business

processes. 04. Wiley. New York. ISBN: 978-0-7303-0247-6. Chapter. 9, pages 397-442

18

ISYS6300 – Business Process Fundamental