INFORMASI PELAKSANAAN KEGIATAN

Kode Kegiatan/Event :
Nama Kegiatan/Event :
Tanggal Pelaksanaan :
Tema Kegiatan/Event :
Informasi Umum

Tempat Kegiatan :
Estimasi Jumlah Peserta :
Latar Belakang Peserta :

Deskripsi Singkat :

Penanggung Jawab

Ketua Panitia/Event Manager

Informasi Tambahan

Sponsor Utama
Sponsor Pendukung

Estimasi Anggaran

Kontak dan Informasi Telp./Fax Website

Email
Inf
1 Mencetuskan/Ide Kegiatan
2 Menentukan Tema Kegiatan
3 Menentukan Peserta/Audien
4 Menentukan Tanggal Pelaksanaan
Detail Data Tempat/Venue

Nama Kegiatan
Tema Kegiatan

NO Nama Lokasi Kapasitas Sewa

a b
 Tanggal
Peserta

Fasilitas Kontak
PIC
c d e f g Telp Email
Susunan Kepanitiaan

Ketua Panitia/Event Coordinator :

Wakil Ketua Panitia :
Sekretaris :
Bendahara :

Seksi

Perlengkapan :

Sponsorship :

Transportasi :

Konsumsi :

Humas/Promosi :
1 Event Manager
Bertanggung jawab untuk :
Memastikan Event berjalan dengan lancar dan sukses
Memastikan Event dapat terkoordinasi dengan baik
Memastikan Event berjalan sesuai dengan hukum yang berlaku/tidak melanggar hukum
Ikut menentukan anggaran/budget serta mengawasi aliran kas/financial control
Mempromosikan Event

2 Divisi Perlengkapan

3 Bendahara Kegiatan

4 Public Relation
nggar hukum
Daftar Peserta

Akun Sosial
No. Nama Peserta No. HP
Facebook Twitter Path Instagram Blog Email

Absensi Peserta

Paraf
No. Nama Peserta
Sesi I Sesi II Sesi n

lanjutkan sejumlah peserta

Pembagian Perlengkapan Peserta

Perlengkapan Diberikan
No Nama
1 2 3 4 5 6 7
 Asal/Alamat
Skype

8
1. T-Shirt
2. Goodie Bag
3. Name Tag
4. Kupon Konsumsi
dsb.
Daftar Sponsor Potensial

No Nama Sponsor Alamat CP Bidang Usaha

Daftar Realisasi Proposal Sponsorship

Proposal
No Nama Sponsor Alamat
Pengiriman Konfirmasi Awal

Kartu Kontro Sponsorship/ Evaluasi Kemitraan

Nama Mitra/Sponsor :
Alamat :

Kontak Personal(PIC) :

Paket Kontra Prestasi Implementasi Status

No. Kemitraan/Sponsorsh
ip
 Potensi Sposorship PIC

osal
Realisasi
Follow-up

Nama Kegiatan/Event :
Tanggal :
Tempat :

PIC
Keterangan
Daftar Narasumber

Kontak
NO Nama Narasumber Tugas /Materi PIC Moderator
No. HP Email

Yulef Dian Penggunaan ICT

CV Narasumber
 Kehadiran Budget Kontak
Alternatif Pengganti
Waktu Tugas Kedatangan Selesai Fee Transportasi Jumlah No. HP
Kontak
Email
 Daftar Perlangkapan yang dibutuhkan

Ukuran
Perlengkapan Jumlah Harga Satuan Estimasi Harga
p l

Stage
Backdrop
Spanduk
X-Banner
Roll Banner
Proyektor
Screen
Sound System

Peserta
T-Shirt
Sertifikat
Name Tag
Goodie Bag
Souvenir
Blocknote
Kamar/Penginapan

Panitia
T-Shirt
Name Tag
HT
Daftar Moda Transportasi

NO Hari /Tanggal Penumpang Jenis Moda Dari Tujuan

Ongkos/Sewa Jml Penumpang Total
Contoh Skedul Kegiatan
Tanggal
No. Kegiatan Durasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Perencanaan
2 Pertemuan 1
3 Proposal
4 Pendaftaran Peserta
5 Menyiapkan Tempat Acara
6 Perlengkapan
….
….
Hari Pelaksanaan
 Keterangan PIC
8 9
 SIMULASI BIAYA Type 1
………………..
Opsi 1 Opsi 2 Opsi 3
A Pemasukan Potensial

1 Fee Per Peserta Rp 25,000.00 Rp 150,000.00 Rp 100,000.00

Target Peserta 250 50 50

Total Pemasukan Rp 6,250,000.00 Rp 7,500,000.00 Rp 5,000,000.00

B Pengeluaran dan Operasional

1 Sewa Tempat Rp 200,000.00 Rp 750,000.00 Rp 750,000.00

2 Sewa Projector Rp 400,000.00 Rp 400,000.00

3 Konsumsi Snack Rp 1,750,000.00Rp 420,000.00 Rp 420,000.00

4 Konsumsi Lunch Rp 1,750,000.00Rp 900,000.00 Rp 720,000.00
5 x-Banner + spanduk Rp 500,000.00Rp 500,000.00 Rp 500,000.00
6 Transportasi Rp - Rp 200,000.00 Rp 200,000.00
7 Tips Keamanan/Kebersihan Rp 200,000.00 Rp 200,000.00
8 Air Mineral 2 Box Rp 375,000.00 Rp 70,000.00 Rp 70,000.00

Total Pengeluaran Rp 4,575,000.00 Rp 3,440,000.00 Rp 3,260,000.00

Sisa Pendapatan Rp 1,675,000.00 Rp 4,060,000.00 Rp 1,740,000.00

Profit Share 1 (instruktur) 55% Rp 335,000.00 Rp 2,233,000.00 Rp 957,000.00

Profit Share 2 (mitra) 45% Rp 1,340,000.00 Rp 1,827,000.00 Rp 783,000.00

4 kali pelaksanaan Rp 6,700,000.00 4 Tempat

Bila Sumber pemasukan dari satu sumber resmi bagian ini tid
Sumber Pemasukan Lain
hanya diperlukan laporan keuangan yang rapi, penggunaan d
Jual Buku Gramedia Rp 200,000.00 Rp 100,000.00 Rp 100,000.00
Sponsor (hosting company) Rp 2,000,000.00 gimmic gimmic
Sertifikat Rp 2,250,000.00 Rp 450,000.00 Rp 450,000.00
Jual CD Rp 2,000,000.00 Rp 400,000.00 Rp 400,000.00

Total Pemasukan Lain Rp 6,450,000.00 Rp 950,000.00 Rp 950,000.00

Rp 25,800,000.00
Profit Share 1 (instruktur) 55% Rp 3,547,500.00 Rp 522,500.00 Rp 522,500.00
Profit Share 2 (mitra) 45% Rp 2,902,500.00 Rp 427,500.00 Rp 427,500.00

Door Price (optional)

HDD External 700000
Samsung Galaxy 1300000
T-Shirt sponsor
Hosting Gratis sponsor
Cashback 250000
Pulsa 100000
Kamera Digital Samsung ES95 1100000
 Opsi 4

Rp 120,000.00 pemasukan bisa dihitung dari sponsorship, utk keg. dgn peserta gratis.
50

Rp 6,000,000.00 Rp 31,250,000.00 Sponsor Utama

Rp 125,000,000.00

Rp 750,000.00 bisa di café

Rp 400,000.00

Rp 420,000.00 Berdayakan Tuan Rumah

Rp 900,000.00 Berdayakan Tuan Rumah
Rp 500,000.00
Rp 200,000.00
Rp 200,000.00
Rp 70,000.00

Rp 3,440,000.00

Rp 2,560,000.00

Rp 1,408,000.00
Rp 1,152,000.00

Rp 26,800,000.00

atu sumber resmi bagian ini tidak diperlukan

angan yang rapi, penggunaan dananya
Rp 100,000.00
gimmic
Rp 450,000.00
Rp 400,000.00

Rp 950,000.00

Rp 77,400,000.00
Rp 522,500.00
Rp 427,500.00
 Simulasi Anggaran Type 2

Nama Kegiatan/Event :
Tanggal Pelaksanaan :
Tempat :
k keg. dgn peserta gratis.
ITEM PEMBIAYAAN Jumlah (Rp) PIC Bayar

Tempat / Venue
Sewa Tempat
Tips Kebersihan
Parkir
Tips Keamanan

sub total sub total

Konsumsi / Snack
Sarapan
Makan Siang
Makan Malam
Snack 1
Snack 2
Air Mineral
Ongkos Kirim

sub total sub total

Rental / Dekorasi
Meja dan Kursi
Stage
Instalasi
Projector
Sound System

sub total sub total

Biaya Hiburan
Tamu Spesial
Organ Tunggal
Penyanyi
Konsumsi Kru

sub total sub total

Material/Media Promosi
Biaya Desain Grafis
Backdrop
Spanduk
Banner
Brosur/Famplet/Poster

sub total sub total

Biaya Lain

sub total sub total

Total Total
Pajak Pajak
Grand Total Grand Total
Uang Muka Pelunasan Konfirmasi
Beberapa contoh proposal yang sudah sukses pelaksanaannya dijadikan acuan.
RUNDOWN ACARA

HARI/TANGGAL

SESI PERTAMA
WAKTU ACARA/MATERI NARASUMBER MODERATOR

SESI KEDUA
WAKTU ACARA/MATERI NARASUMBER MODERATOR

SESI KETIGA
WAKTU ACARA/MATERI NARASUMBER MODERATOR
PIC LOKASI

PIC LOKASI

PIC LOKASI
Laporan Keuangan

Untuk Event Besar laporan mengacu kepada format pelaporan keuangan standar akuntansi

Untuk Event Kecil, laporan keuangan dapat dibuat sesederhana mungkin.

MINUTE OF MEETING

HARI
TANGGAL
TEMPAT
MEETING KE

NO. AGENDA ITEM PEMBAHASAN DISKUSI

 DAFTAR HADIR MEETING

HARI
TANGGAL
TEMPAT
MEETING KE

KESIMPULAN NO NAMA POS

PARAF
SURAT PERJANJIAN KERJASAMA
(MEMORANDUM OF UNDERSTANDING)
No.

Pada hari tanggal tahun bertempat di telah ditandatangani perjanjian kerjasama (MOU)
Kami yang bertanda tangan di bawah ini :

PIHAK PERTAMA

Nama Lengkap
No. KTP
Jabatan
Alamat

Dalam hal ini bertindak dan atas nama selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA

PIHAK KEDUA

Nama Lengkap
No. KTP
Jabatan
Alamat

Dalam hal ini bertindak dan atas nama selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA

PIHAK PERTAMA DAN PIHAK KEDUA telah melakukan pertemuan yang bertempat di
dan telah membuat kesepakatan untuk bekerjasama dalam menyukseskan acara sebagai berikut :

Kesepakatan yang telah dicapai dan disetujui oleh kedua pihak adalah sebagai berikut :

1
2
3
4
5

Demikianlah Surat Kesepakatan ini dibuat, apabila terdapat kekeliruan dikemudian hari setelah
kesepakatan ini ditanda-tangani akan dilakukan peninjauan dan evaluasi.
 Jakarta,
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
erjasama (MOU)
Invoice bisa merupakan bentuk kuitansi pengeluaran-pengeluaran keuangan atau dalam bentuk invoice profesiona
am bentuk invoice profesional.