1

PENGANTAR KULIAH
ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI
A. Capaian Mata Kuliah
 Mahasiswa memiliki kemampuan untuk menguasai, mengonsep dan
menelaah/menganalisis system yang baik untuk kegiatan administrasi perkantoran.
 Mahasiswa memiliki kemampuan untuk menganalisis sistem pembelajaran
administrasi sesuai esensial kurikulum.
 Mahasiswa memiliki kemampuan untuk menguasai dan mengonsep system yang baik
untuk kegiatan pembelajaran administrasi sesuai dengan esensial kurikulum 2013.
 Mahasiswa memiliki kemampuan untuk merancang dan memilih teknologi
perkantoran untuk meningkatkan produktivitas karyawan dalam pekerjaan
administrasi perkantoran

B. Peta Konsep:

ORGANISASI
MANAJEMEN
KOMUNIKASI
2.UNSUR UNSUR
ADMINISTRASI INFORMASI
PERSONALIA
KEUANGAN
PERBEKALAN
HUBUNGAN MASYARAKAT
C. Pendahuluan

Usaha kerjasama manusia dalam suatu organisasi tidak bisa dilepaskan dari proses
administrasi. Peran administrasi adalah melayani setiap pekerjaan operatif dari seluruh
aktivitas manajemen kantor. Dalam memberikan pelayanannya merupakan peran yang
substansial, karena pengembangan organisasi sangat ditentukan oleh sistem administrasi yang
 2

ada. Oleh karena itu analisis sistem administrasi harus dilakukan seiring dengan perubahan
dan perkembangan organisasi. Analisis terhadap sistem administrasi harus melihat pada
sumber daya yang dimiliki, terutama sumber daya manusia karena mereka yang akan
melakukannya. Analisis tersebut meliputi evaluasi terhadap prosedur, metode, struktur,
evaluasi pekerjaan dan akan berimbas pada operasi pekerjaan, yang menyangkut:
perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan, penggabungan. Keseluruhan dari
analisis sistem administrasi serta operasionalisasinya berdasar pada prinsip efisiensi. Paparan
ini akan berbicara mengenali analisa sistem administrasi dalam upaya peningkatan efisiensi.

Pengertian Analisis Sistem dan Fungsinya – Berbeda dengan analisis data yang lebih
pada cara untuk mengelolah data menjadi sebuah informasi. Sedangkan analisis sistem ini
lebih kepada penjabaran dari suatu sistem informasi yang telah dihasilkan. Nah, untuk lebih
jelasnya berikut ulasan mengenai pengertian analisis sistem dan fungsinya yang akan di
kupas secara tuntas untuk anda.

D. Uraian Materi :

Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem ialah penjabaran dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
berbagai bagian komponennya dengan maksud agar bisa mengidentifikasi dan mengevaluasi
berbagai macam masalah atau hambatan yang timbul pada sistem sehingga nantinya bisa
dilakukan penanggulangan, perbaikan dan juga pengembangan.

Lalu orang yang atau kelompok yang melakukan perbaikan atau perancangan suatu
sistem dinamakan dengan sistem analis. Sistem analis adalah orang atau kelompok yang
melaksanakan pengembangan sistem. Sistem analis menekuni permasalahan ataupun
kebutuhan pada suatu sistem, dan sistem analis juga merupakan orang yang
bertanggungjawab atas terjadinya proses analisa ataupun perancangan pada sistem informasi.

Fungsi Sistem Analisis

1. Bisa mengidentifikasikan masalah-masalah dari user atau pemakai.

 3

2. Dapat menentukan secara akurat mengenai tujuan yang harus didapatkan agar bisa
memenuhi kebutuhan pengguna.
3. Bisa memilih metode alternatif dalam memecahkan masalah pada sistem.
4. Bisa merencanakan maupun menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang
dikehendaki penggunanya.

Tanggung Jawab Sistem Analis

1.  Pengambilan data yang efektif dari sumbernya

2. Aliran data pada sistem
3. Pemprosesan dan penyimpanan data
4. Aliran dari informasi yang berguna kembali pada proses maupun pemakainya.

Tugas Umum dan Teknis Dari Sistem Analis

 Menghimpun dan menganalisa dokumen atau file yang berhubungan dengan sistem
yang sedang berjalan.
 Menyusun dan menyampaikan laporan untuk perbaikan sistem yang sedang berjalan
pada pengguna.
 Mendesain sebuah sistem perbaikan dan mengidentifikasi aplikasi-aplikasi untuk
penerapannya pada komputer.
 Melakukan analisa, menyusun anggaran ataupun keuntungan yang diperoleh pada
sistem yang baru.
 Mengawasi berbagai macam aktivitas yang terjadi pada sistem yang baru dibuat.

Tugas Teknis dari Sistem Analis

 Mempersiapkan gambaran kerja di dalam sistem yang baru.

 Melaksanakan penyusunan prosedur untuk pengawasan kerja.
 Melaksanakan penyusunan Data Flow Diagram (DFD), Structured Analysis and
Design Technique (SADT) dan Flow Chart untuk melaksanakan perancangan pada
sistem yang baru dengan lebih mendetail.
 Melaksanakan perancangan pola pengawasan pada data yang bersifat sangat penting.
 4

 Melaksanakan penyusunan terhadap dokumen dan juga berbagai file agar bisa dipakai
pada komputer supaya sistem yang baru dibuat bisa berjalan dengan efektif dan
lancar.
 Melaksanakan perancangan pada bentuk input maupun outputnya agar lebih mudah
dibaca dan dipahami oleh pengguna.
 Melaksanakan penyusunan dokumentasi yang ada kaitannya dengan pekerjaan yang
dilakukan oleh sistem analis dalam merancang suatu sistem yang baru.

Langkah Kerja Dari Sistem Analis

1. Melakukan identifikasi permasalahan yang ada pada sistem

2. Melakukan studi kelayakan dan juga memahami kinerja dari sistem yang ada
3. Melakukan analisa dan juga perancangan sistem
4. Melakukan penerapan sistem
5. Melakukan evaluasi dan pemeliharaan sistem

Pribadi Dari Sistem Analis

1. Bisa bekerjasama dengan suatu tim

2. Bisa berkomunikasi dengan baik
3. Selalu bersikap sopan dan santun
4. Menghargai pendapat teman yang ada dalam tim
5. Mempunyai sikap yang tegas
6. Memiliki kreativitas dan inovasi yang tinggi, dan lain-lain

Pencarian : analisis sistem, pengertian analisis sistem, fungsi analisis, analisa sistem, analisis
sistem informasi, fungsi analisis sistem, pengertian analisa sistem, manfaat analisis sistem,
definisi analisis sistem, analisis sistem adalah

Pengertian Administrasi Secara Umum adalah

Secara Umum Pengertian Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan
dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi juga
dibedakan menjadi dua yaitu pengertian administrasi dalam arti sempit dan pengertian
 5

administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi
dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang memiliki sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi
bersifat luas adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai
tujuan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Selain arti diatas, terdapat beberapa pengertian administrasi yang dikemukakan para
ahli dalam mendefinisikannya. Pengertian administrasi menurut para ahli adalah sebagai
berikut...

 Arthur Grager: Pengertian administrasi menurut Arthur grager adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi. 
 George Terry: Pengertian administrasi menurut George Terry adalah perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka
yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 
 Sondang P. Siagian: Pengertian administrasi menurut Sondang P.Siagian adalah
keseluruhan dari proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan dari
atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.  
 William Leffingwell dan Edwin Robinson: Menurut William Leffingwell dan Edwin
Robinson, pengertian administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan
dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan tersebut harus dilakukan.   
 Ulbert: Menurut Ulbert, pengertian administrasi secara sempit didefinisikan sebagai
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk
memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Sedangkan pengertian
administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha. 
 6

Fungsi Administrasi  
Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut..

 Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan

adminitrasi, seperti pengumpulandata, pengolahan data, penyusunan perencanaan. 
 Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-
hubungan kerja anatara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. 
 Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada
suatu organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan
usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada
organisasi. 
 Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan
dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan semula. 
 Coordinating adalah sebagian daru fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah
kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcoka,
kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan
menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam
usaha untuk mencapai tujuan organisasi. 
 7

 Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau

hasil dari kegaitan dengan pemberian keterangaan dari tugas dan fungsi para pejabat
yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat
memperoleh gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi laporan. 
 Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan
mengenai keuangan atau anggaran. 

Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut.. 

 Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih 
 Terdapat kerja sama 
 Terdapat proses atau usaha 
 Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan 
 Terdapat tujuan.

Demikianlah informasi mengenai Pengertian Administrasi secara umum. Semoga

teman-teman dapat menerima dan bermanfaat baik itu pengertian administrasi secara umum,
pengertian administrasi secara sempit, pengertian administrasi secara luas, ciri-ciri
administrasi, fungsi-fungsi administrasi. 

Pengertian Administrasi Secara Umum, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi

Pengertian Administrasi Secara Umum

Apa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian Administrasi adalah sebuah

bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat
mencapai target/ tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan
yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk
aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-
mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian
administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
 8

bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.

Dari definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut ini:

 Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi

membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu
terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
 Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua atau lebih
orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan
hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
 Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia
dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya

adalah:

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap
komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama
antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang
ditentukan sebelumnya.
 9

4. Ulbert

Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/
informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu
sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal
dengan istilah tata usaha.

5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu
bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada
di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1. Organisasi

Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di
dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga
operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management,
middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau
warta.

4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling
berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
 10

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga
pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi

akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata usaha

Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation

Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat

terutama konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali,
diantaranya adalah:

1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas

2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau
lebih
3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama
4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja
5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan
pengawasan

Fungsi Administrasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

 11

1. Planning (Perencanaan)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai
dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-
anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan
organisasi tersebut

3. Coordinating (Kordinasi)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas
agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan
aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu
pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha
untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan
membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik
lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota
organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam
organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing (Penempatan)

Staffing adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan,
perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
 12

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)

Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan
yang telah ditentukan.

Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace

Bisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam
sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-
menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda
untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa
dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan
berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut
kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi
penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.

Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:

 Memahami pengertian administrasi

 Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur
administrasi kantor di berbagai bidang
 Mengeluarkan standar filing yang tepat
 Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
 Mampu mengembangkan prosedur administrasi
 Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
 Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman
dan lainnya
 13

Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti bidang ini
akan memastikan efisiensi performa

Administrasi : usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan

 Analisis : penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya antar bagian untuk memperoleh
pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan

Berdedikasi : mengabdikan diri Birokrasi : sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai
pemerintahan karena telah berpegang pada hierarki dan jenjang jabatan Dinamis : penuh semangat dan
tenaga sehingga cepat bergerak dan mudah mengevaluasi diri dengan keadaan Demosi : pemindahan
suatu jabatan ke jabatan yang lebih rendah

Inovatif : memperkenalkan sesuatu yang baru Interpersonal : antar pribadi Karakteristik :

khas sesuai dengan perwatakan tertentu Kemampuan kerja : kecakapan dalam melakukan
sesuatu Kepribadian : sifat hakiki yang tercermin pada sikap seseorang atau suatu bangsa yang
membedakannya dari orang atau bangsa lain Klasifikasi : penyusunan bersistem dalam kelompok
atau golongan menurut kaidah atau standar yang ditetapkan Kompensasi : imbalan berupa uang
atau bukan uang Kreatif : memiliki daya cipta Loyalitas : kepatuhan, kesetiaan Manajemen :
penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran Monitoring : pemantauan Non
profit : yang bukan memperoleh keuntungan Pemeliharaan : proses, cara, perbuatan memelihara,
menjaga, merawat Penempatan : proses, cara, perbuatan menempati atau menempatkan
Pengorganisasian : proses, cara, perbuatan untuk mengorganisasi Penilaian kinerja : penentuan nilai dari
suatu pekerjaan untuk mentukan skala gaji Personil : pegawai Pewawancara : orang yang mewawan
carai Promosi : kenaikan pangkat (tingkat)
 14

Seputar Pengertian~ Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu
system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

ANALISA SISTEM MENURUT PARA AHLI

1. Menurut Mc Leod : Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang telah ada
dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari
sistem yang telah ada.
2. Menurut  Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau
mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat
spesifikasi sistem.
3. Menurut  Yourdan : Analisa Sistem Adalah Suatu kegiatan mentransformasikan dua
masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam
spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram
aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.
4. Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan
konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik dan konseptual.

LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan langkah-langkah
yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di
tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa
sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang
dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya
hanya penelitian pendahuluan

Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analis sistem, sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
 15

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

TUGAS ANALIS SISTEM

MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak
dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem
adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas analis system Dalam Mengidentifikasi Masalah adalah :

 Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan

yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem
perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga
dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab
masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah
diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap
perencanaan sistem.
 Mengidentifikasi Titik Keputusan. Setelah penyebab terjadinya masalah dapat
diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah
tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab
masalah, maka dapat memulai penelitiannya dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar
identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form
flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

 Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. Setelah titik-titik keputusan penyebab

masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu
diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung
dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat
dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi
kerja (job description).
 16

MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem
yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan
penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih
penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem,
penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada
sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai
sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu
dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara,
oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas analis system Dalam Memahami Kerja Sistem:

1. Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan
diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang
operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang
digunakan oleh sistem.

2.Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian
harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

1. Dimana penelitian akan dilakukan

2. Apa dan siapa yang akan diteliti
3. Siapa yang akan meneliti
4. Kapan penelitian dilakukan

3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan
tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis
 17

sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus
dilakukan.

4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan.

Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung.
Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada
materi yang terlewatkan.

5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu
dokumentasi sistem lama, yaitu :

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama
3. Pengambilan sampel
4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama
5. Elemen-elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

MENGANALISIS HASIL
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian
yang telah dilakukan.

1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

1. Apa yang dikerjakan ?

2. Bagaimana mengerjakannya ?
3. Siapa yang mengerjakan
 18

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

1. Mengapa dikerjakan ?
2. Perlukah dikerjakan ?
3. Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai
berikut :

1. Relevance,
2. Capacity,
3. Efficiency,
4. Timeliness,
5. Accessibility,
6. Flexibility,
7. Accuracy,
8. Reliability,
9. Security,
10. Economy,
11. Simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan
analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari
sistem yang ada.

2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama
sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu
dianalisis.

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang

nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia
 19

pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah
dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1. Analisis telah selesai dilakukan

2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya
(dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila
dipandang tidak layak lagi)
5. Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis
ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang
telah diperoleh.

Sumber:
Analisis dan Disain Sistem Informasi, Jogiyanto HM, hal. 129.
Artikel Pada Blog ini kami kutip dari berbagai sumber. Semoga Artikel Tentang Seputar
Pengertian Dan Langkah-langkah Analisa Sistem Dapat Bermanfaat Dan Apabila artikel ini
berguna untuk anda silahkan copy paste dengan menyertakan Sumbernya. Kami Mohon maaf
yang sebesar-besarnya jika ada Kesalahan Dan Kekurangan Pada penulisan Artikel ini.
Terima kasih atas perhatiannya.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model
matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam
suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara.
Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang
 20

saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai
penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum
diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak
bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum,
sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh :

1. Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware

2. Sistem Akuntansi

Menurut Ludwig Von Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat
dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Menurut Anatol Raporot Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan
satu sama lain.

Menurut L. Ackof Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri
dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya

Elemen Dalam Sistem

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen:

1. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik,
abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
4. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

Elemen sistem
 21

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses,
keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut
penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah
yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah
dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2.Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan
selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud
(tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah
bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya
permintaan jasa pelanggan).

3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan
menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk,
tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau
limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses
dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran
bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar
sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan
sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan
kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian
pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem
 22

dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh,
dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan
umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk
mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem
berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa
berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem
itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya
tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus
terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

Syarat-syarat sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada
elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Seputar pengertian dan langkah langkah analisa sistem

Jenis sistem
Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
Atas dasar keterbukaan:

1. Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya.

2. Sistem tertutup.

Atas dasar komponen:

 23

1. Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.

2. Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.

Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2

A.  Sistem fisik (physical system) :

Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik
serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.
Contoh :

1. Sistem transportasi, elemen : petugas,mesin, organisasi yang menjalankan transportasi

2. Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk
menjalankan pengolahan data.

B.  Sistem abstrak ( abstract system) :

Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat
diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya.

E. Tugas Rutin (individu)

1. Jelaskanlah perbedaan sistem Administrasi dan analisa sistem administrasi
2. Pilihlah satu topik Kegiatan Administrasi yang ada di satu kantor atau
instransi, berdasarkan topik tersebut lakukanlah analisis berikut:
2.1. Latar belakang dilakukan analisis
2.2. Identifikasi permasalahan yang ada berkaitan topik
2.3. Penjelasan didukung referensi, bahwa pelaksanaan kegiatan administrasi
tersebut harusnya berlangsung bagaimana.
2.4. Lakukan analisis yang perlu diambil sebagai solusi mengatasi
permasalahan yang dihadapi berkaitan masalah yang ada (item 2.2 di atas)
2.5. Kesimpulan hasil analisis yang dilakukan.
2.6. Susun dalam satu laporan hasil analisis Administrasi dengan topik “……”