KOMUNIKASI BISNIS

BAB 8
KORESPONDENSI DALAM BISNIS
Dosen Pengampu: Ni Putu Nita Anggraini, SE, MM

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK: 5

o I Wayan Egi Permana (13)

o I Wayan Rendy Handynata (14)
o Kadek Nia Meliana Putri (15)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MAHASARASWATI
DENPASAR
2020/2021
 BAB 8
KORESPONDENSI DALAM BISNIS

8.1. PENGERTIAN KORESPODENSI

Korespodensi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau Correspondentie (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak
yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh
karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat.
Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.Informasi yang disampaikan melalui surat
bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.
8.2 PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS
Korespondesi atau kegiatan surat menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisai bisnis
sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut :
1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan cepat
Dalam kehidupan sehari-hari,kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak
terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak
benar, tata bahasa tidak teratur, dan mengapdosi bentuk dan model surat. Kesalahan
tersebut disebabkan (1) tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara
menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga maupun organisasi; dan (2)
Masyarakat sendiri terlalu mudah memanfaatkan kesalahan dan penulisan surat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar
bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan
baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi didalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak
luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan
perusahaan,baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
8.3 PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDESI
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah :
1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat
yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta
menangani pengarsipan surat-surat (filling system)
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
8.4 FUNGSI SURAT
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi sebagai berikut :
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan “hitam diatas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat
perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas,terlebih lagi dalam aktivitas
yang rumit dan kompleks. Dokumen yang tertulis diarsip dengan baik akan berfungsi
sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran kejadian-
kejadian masa lalu,misalnya supersemar.
4. Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan sesuatu pekerjaan
tertent.Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
5. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya
surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanankepada seseorang dalam
suatu perjalanan
6. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagau utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan citra,
mentalis, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan
7. Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan. Surat
merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan.Misalnya ,surat
rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-
menyurat’
9. Alat untuk memnumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalah
pahaman.Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan namun,
melalui surat pula saaling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat
diakhiri.

10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain

Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat
menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.
8.5 PENGGOLONGAN SURAT
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut ;
1. Menurut isi dan pengirimnya
a) Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
b) Surat Niaga atau surat bisnis
c) Surat pribadi
2. Menurut maksud dan tujuanya
a) Surat pemberitahuan
b) Surat keputusan
c) Surat perintah
d) Surat edaran
e) Surat peringatan
f) Surat panggilan
g) Surat permintaan atau permohonan
h) Surat perjanjian
i) Surat penawaran
j) Surat pesanan
k) Surat laporan
l) Surat pengantar
m) Surat lamaran pekerjaan
n) Surat penegasan
o) Surat penuntutan(klaim)
3. Menurut wujud/bentuk
a) Surat bersampul
b) Memorandum atau nota
c) Telegram
d) Telex
e) Radiogram
f) Faksimili
g) Kartu pos
h) Wese/warkat pos
4. Menurut jaminan keamanan
a) Surat sangat rahasia
b) Surat rahasia
c) Confidential (terbatas)
d) Surat biasa

5. Menurut urgensinya
a) Surat kilat khusus
b) Surat kilat (amat segera)
c) Surat biasa
6. Menurut alirannya
a) Surat keluar
b) Surat masuk
 7. Menurut kegunaannya
a) Surat konsep
b) Surat asli
c) Surat tembusan
d) Surat petikan
8. menurut nilai isinya
a) surat rutin
b) surat tidak rutin
9. menurut sifatnya
a) surat yan bersifat mengatur
b) surat yang bersifat tidak mengatur

8.6 BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum surat mencakup bagian berikut ;

1. Kepala surat atau kop surat

Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu organisasi yang dapat berisi
nama organisasi,alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail,
nomor kotak pos, alamat kawat , logo, atau lambang, dan lain-lain.
Contoh :
a) Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengiriman surat
b) Sebagai identitas organisasi
c) Sebagai lambang atau symbol organisasi
d) Sebagai alat promosi
2. Tanggal pembuatan surat
Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu
membalas surat dan mempermudah penggendaan surat oleh penerima.
3. Nomor,lampiran, dan hal atau perihal
Nomor surat biasanya dipakai dalam surat surat dinas (resmi)
Guna nomor surat :
a) Memudahkan pencarian surat bila sewaktuu-waktu diperlukan
b) Mempermudah penunjukann surat menyurat
c) Mempermudah penyimpanan
d) Mengetahui jumalah surat yang dibuat

4. Nama dan alamat yang dituju

Penyebutan nama harus memakai Sdr, Bp, Tuan, Ny, atau Nn. Jika disebutkan
jabatannya,maka sebutan tersebut tidak perlu dipergunakan
Contoh ;
 Alamat yang ditunjukan kepada perorangan:
Yth. Sdr. Mahendra
Jl. Kepundung 19
Denpasar
5. Salam pembuka dan paragraph pembuka
Salam pembuka surat atau salutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa
tidak janggal ( misalnya, dengan hormat, salam hormat, salam Bahagia, dan lain-lain.)
 Paragraph pembuka berguna untuk menghantarkan isi surat yang sesungguhnya agar
diketahui alasan pembuatan surat tersebut.
6. Isi surat
Isi surat merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang ingin
disampaikan.
7. Salam penutup dan paragraph penutup
Salam penutup biasanya berisi ucapan terimaksi, harapan, penegasan atau pengarahan.
Paragraf penutup penutupp dipergunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut telah
berakhir. Misalnya hormat kami.
8. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Tanda tangan berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat
tersebut. Nama jelas berguna untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat
tersebut, sementara jabatan menunjukkan pihak yang mengirim dan berhak atas surat
tersebut.
9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)
Tembusan diperlukan apabiila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang
berhubungan secara teknis denga nisi surat.
10. Inisial
Singkatan atau inisial hanyal dipakai dalam surat bisnis saja,sedangkan untuk surat
dinas cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep surat.

8.7 BENTUK SURAT

Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian- bagian surat. Setiap bagian
surat memiliki perananan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan
surat.

Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat yaitu ;

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergerigi (indented style)
5. Bentuk paragraph menggantung (hanging paragraph style)
 Masing-masing bentuk surat tersebut bisa dilihat pada contoh-contoh berikut:
KEPALA SURAT

Tanggal :
Nomor :
Lampiran :
Hal :

Yth.
………………................
...
…………………………
…………………………
…………………………

Salam pembuka,
……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………...paragraf pembuka
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………..paragraf isi
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….paragraf penutup

Salam penutup,
Tanda tangan
Nama Penandatangan
Nama Jabatan
Tembusan
…………………………

Inisial