Introduction To Transaction Processing

GAMBARAN PROSES TRANSAKSI

Siklus Transaksi
Terdiri dari 3 :
1. Siklus pengeluaran
Berbicara mengenai akuisisi bahan baku, property, dan tenaga kerja
sebagai ganti uang
2. Siklus konversi
Terbagi menjadi 2 subsistem. System produksi berbicara mengenai
perencanaan, penjadwalan dan control produk fisik dalam proses
manufaktur. System akuntansi biaya memonitor alur dari informasi
biaya,didalamnya termask tenaga kerja, FOH, dan bahan baku
bersangkutan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan system ini
digunakan untuk evslusdi persediaan, budgeting, kontrol biaya, pelaporan
performa, dan pengambilan keputusan manajemen.
3. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang dan jasanya melalui siklus pendapatan.

PENCATATAN AKUNTANSI
Sistem Manual
Seksi ini berbicara pencatatan akuntansi dalam siklus akuntansi
Dokumen
Terdiri atas 3. Sumber dokumen adalah dokumen yang dihasilkan dari peristiwa
ekonomi pada saat terjadi transaksi. Dokumen produk adalah hasil dari
pemrosesan transaksi daripada mekanisme pemicu untuk proses tersebut.
Turnaround document adalah dokumen produk dari suatu sistem yang menjadi
sumber dokumen bagi sistem lainnya
Jurnal
Adalah catatan kronologis dari transaksi. Dokumen adalah sumber data utama
dari jurnal.
Jurnal Khusus
Mencatat kelas kelas spesifik dari transaksi yang terjadi dalam volume yang
tinggi
Register
digunakan untuk menunjukkan beberapa jurnal khusus
Jurnal Umum
 Introduction To Transaction Processing

Digunakan untuk mencatat trasaksi yang tidak berulang, jarang, dan tidak mirip.
Banyak perusahaan yang sudah menggantikan jurnal umum dengan jurnal
voucher.
Buku Besar
Adalah buku yang meneggambarkan efek finsial dari transaksi setelah di catat
kedalam jurnal, buku besar mencatat kenaikan dan penurunan saldo dari setiap
akun
Jejak Audit
Pencatatan akuntasi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit untuk
melacak saldo akun yang dimasukkan kedalam laporan keuangan
Pencatatan Akunting Digital
System akuntansi modern menyimpan data dalam 4 tipe file komputer digital
yaitu : master file yang memuat data akun seperti buku besar dan buku besar
pembantu, data transaksi adalah data sementara dari data transaksi yang
digunakan untuk mengupdate data di master file, data referensi menyimpan data
yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi, data archive
menyimpan catatan dari transaksi yang terjadi di masa lampau.
Jejak Audit Digital
cara menemukan jejak audit digital :
1. Membandingkan saldo piutang dalam neraca dengan master file AR
control account balance
2. Merekonsiliasi angka kontrol AR dengan total buku besar pembantu AR
3. Pilih sampel dari catatan yang telah diupdate dalam buku besar
pembantu AR dan melacak transaksi tersebut dalam jurnal penjualan
4. Dari catatan jurnal ini, indentifikasi sumber dokumen spesifik yang bisa
ditarik dan diverifikasi
STRUKTUR FILE
Model Flat-File menggambarkan lingkungan di mana file data individual tidak
terkait dengan file lain. Pengguna akhir di lingkungan ini memiliki file data mereka
daripada membaginya dengan pengguna lain. Ketika banyak pengguna
memerlukan data yang sama untuk tujuan yang berbeda, mereka harus
memperoleh struktur set data terpisah untuk kebutuhan spesifik mereka.
Masalah dalam lingkungan model flat-file:
 Introduction To Transaction Processing

1. Penyimpanan Data dalam lingkungan flat-file, untuk memenuhi privasi

kebutuhan data pengguna, organisasi harus mengeluarkan biaya
pengumpulan ganda dan prosedur penyimpanan ganda.
2. Memperbarui Data organisasi selalu memperbarui data secara periodik
untuk mencerminkan perubahan, jadi ketika pengguna memiliki file
terpisah, semua perubahan dilakukan secara terpisah untuk masing-
masing pengguna.
3. Keberlakuan Informasi berbeda dengan masalah melakukan banyak
pembaruan adalah masalah gagal memperbarui semua file pengguna
yang dipengaruhi oleh perubahan status.
4. Ketergantungan Data masalah lain dengan pendekatan flat-file adalah
ketidakmampuan pengguna untuk mendapatkan informasi tambahan
karena kebutuhannya berubah.
5. Integrasi Data Batas Flat-File struktur model flat-file memungkinkan untuk
mengecualikan data yang dibutuhkan pengguna lain, jadi menghambat
integrasi data yang sukses ke seluruh organisasi.
Model Database semua data disimpan pada satu database yang dibagikan ke
seluruh pengguna yang dapat diakses melalui Database Management System
(DBMS) yaitu sebuah software yang menampung seluruh data dan mengontrol
data-data tersebut.
TEKNIK DOKUMENTASI
Diagram Arus Data (DFD- Data flow diagrams)
Diagram arus data menggunakan simbol untuk merepresentasikan entitas,
proses, arus data, dan penyimpanan data yang disinggung ke sistem. DFD
digunakan untuk mempresentasikan sistem pada level kerincian yang berbeda
dari yang umum sampai yang paling rinci. Single-level DFD cukup menunjukan
sebagai alat dokumentasi.
Diagram Hubungan Entitas  (ERD- Entity Relationship Diagrams)
Diagram hubungan entitas adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menggambarkan hubungan diantara entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil,
kas, persediaan), kejadian (memesan persediaan, mengirim barang) ,dan agen
(pemasok, staff penjualan). Diagram hubungan entitas biasa memperagakan
database organisasi.
Sistem Flowchart
 Introduction To Transaction Processing

Sistem flowchart adalah penggambaran grafik, dari hubungan fisik diantara

elemen kunci dari sebuah sistem. Elemen tersebut yaitu departemen organisasi,
aktivitas manual, program computer, pencatatan akuntansi secara manual, dan
pencatatan digital. Sistem flowchart juga menggambarkan tipe media komputer
yang dipakai dalam sistem. Sistem flowchart dapat digunakan untuk
menggambarkan proses manual maupun komputer.
Program Flowchart
Program Flowchart mengilustrasikan logika yang digunakan dalam program dan
menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Setiap program
yang mewakili sistem flowchart harus memiliki program flowchart pendukung
yang menjelaskan logikanya. Simbol mewakili setiap langkah dari logika
program, dan masing-masing simbol mewakili satu atau lebih baris  kode
program komputer. Garis-garis penghubung antara simbol menetapkan urutan
logis dari eksekusi.
Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagram)
Diagram Tata Letak Record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal
dari catatan yang merupakan file atau tabel database. Tata letak diagram
biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang masing-masing atribut
(atau lapangan) dalam catatan. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan
untuk tugas-tugas seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu,
menganalisis laporan kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk
tujuan audit.
PENGOLAHAN BATCH MENGGUNAKAN KOLEKSI DATA REAL-TIME.
Pendekatan pemrosesan data yang populer, terutama untuk operasi besar,
adalah untuk menangkap data transaksi secara elektronik pada sumbernya saat
itu terjadi. Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari sebagian besar
kesalahan yang mengganggu sistem lama.
SKEMA PENGODEAN DATA
Sistem Tanpa Kode. Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat di banyak
bagian organisasi: (1) Staf penjualan. Identifikasi barang yang dijual dengan
benar membutuhkan transkripsi detail dalam jumlah besar ke dokumen sumber.
(2) Personil gudang. Menemukan dan memilih barang untuk pengiriman
terhambat dan kesalahan pengiriman kemungkinan akan terjadi. (3) Personil
akuntansi. Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian melalui file
anak perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya.
 Introduction To Transaction Processing

Sistem Dengan Kode. Penggunaan lain dari pengkodean data dalam SIA
adalah untuk:
1. Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang tidak
dapat dikelola.
2. Memberikan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi
yang diproses.
3. Identifikasi transaksi dan akun unik dalam file.
4. Mendukung fungsi audit dengan memberikan jejak audit yang efektif.

Kode Berurutan. Seperti namanya, kode sekuensial mewakili item dalam

beberapa urutan berurutan (naik atau turun). Aplikasi umum kode numerik
berurutan adalah pemberian nomor awal dokumen sumber.
1. Keunggulan. Pengurutan berurutan mendukung rekonsiliasi dari sejumlah
transaksi, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan.
2. Kelemahan. Kode berurutan tidak membawa konten informasi di luar
urutannya dalam urutan. Misalnya, kode berurutan yang ditetapkan untuk
item persediaan bahan baku tidak memberi tahu kita tentang atribut item
(jenis, ukuran, bahan, lokasi gudang, dan sebagainya).
Kode Blokir. Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean berurutan
yang memperbaiki sebagian kerugian yang baru saja dijelaskan.
1. Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru di
dalam suatu blok tanpa harus menata ulang seluruh struktur pengkodean.
2. Kelemahan. Seperti halnya kode berurutan, konten informasi dari kode
blok tidak mudah terlihat.
Kode Grup. Kode grup numerik digunakan untuk merepresentasikan item atau
peristiwa kompleks yang melibatkan dua atau lebih data terkait.
1. Keunggualan. (1) Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data
yang beragam. (2)Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks
untuk diwakili dalam bentuk hierarkis yang logis dan lebih mudah diingat
oleh manusia. (3) Mereka mengizinkan analisis terperinci dan pelaporan
baik dalam kelas item maupun lintas kelas item yang berbeda.
2. Kelemahan. Ironisnya, kelemahan utama hasil pengkodean grup dari
keberhasilannya sebagai alat klasifikasi. Karena kode grup dapat secara
efektif menyajikan beragam informasi, mereka cenderung terlalu sering
digunakan.
 Introduction To Transaction Processing

Kode Alfabet. Kode alfabet digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan
kode numerik. Karakter alfabet dapat ditetapkan secara berurutan (dalam urutan
abjad) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok dan grup.
1. Keunggulan. Kapasitas untuk merepresentasikan sejumlah besar item
meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabet murni atau
karakter alfabet yang tertanam dalam kode numerik (kode alfanumerik).
2. Kelemahan. Kelemahan utama dengan pengkodean alfabet adalah (1)
seperti dengan kode numerik, ada kesulitan merasionalisasi makna kode
yang telah ditetapkan secara berurutan, dan (2) pengguna cenderung
mengalami kesulitan menyortir catatan yang dikodekan menurut abjad.
Kode Mnemonik. Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim
dan kombinasi lain yang menyampaikan makna
1. Keunggulan. Skema pengkodean mnemonik tidak mengharuskan
pengguna untuk menghafal makna; kode itu sendiri menyampaikan
informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakili.
2. Kelemahan. Meskipun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas
item, mereka memiliki kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam
suatu kelas.