The Expenditure Cycle Part 1 : Purchases and Cash Disbursements Procedures

SISTEM KONSEPTUAL
Prosedur Pemrosesan Pembelian
Prosedur prosesi pembelian didalamnya termasuk kegiatan yang berkaitan
dengan pengidentifikasian kebutuhan persediaan, melakukan pemesanan,
menerima persediaan, dan mengakui adanya kewajiban (liabilitas). Prosedur ini
diterapkan pada perusahaan berjenis manufaktur maupun retail. Beberapa hal
berikut adalah kegiatan yang dilakukan dalam prosedur proses pembelian yaitu :
 Memonitor pencatatan persediaan
 Mempersiapkan pesanan pembelian (Purchase Order) dan salinannya
dikirim ke vendor (pemasok), staf hutang dagang, penerimaan barang,
dan ke staf pengendali persediaan.
 Menerima barang
 Memperbaharui catatan persediaan.
 Bagian Hutang Usaha (set up A/P).
 Memposting ke buku besar
Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pembayaran kas yaitu sistem yang memproses pembayaran dari
kewajiban yang terjadi akibat dari pembelian yang terjadi pada prosesi
pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa hanya
kreditor yang sah yang akan menerima pembayaran dan agar pembayaran
dibayar tepat waktu dan dlakukan secara benar. Tugas-tugas yang terdapat dari
sistem ini adalah sebagai berikut:
 Mengidentifikasi Kewajiban jatuh tempoh.
 Menyiapkan pengeluaran kas.
 Memperbaharui catatan A/P.
 Memposting ke buku besar.
SISTEM FISIK
Dalam pelaksaan sistem fisik ini akan selalu ada kombinasi antara teknologi dan
tenaga manusia secara manual yang dipakai dalam hal ini. Tujuan dari sistem ini
adalah untuk mengilustrasikan fungsi SIA dan aliran pola aliran kerja dibawah
tahap teknologi yang berbeda dan untuk mendemonstrasikan bagaimana profil
kontrol internal akan berubah ketika adanya perubahan dari kombinasi teknologi
dan manusia ini.
 The Expenditure Cycle Part 1 : Purchases and Cash Disbursements Procedures

Teknologi Dasar Siklus Pengeluaran

1. Teknologi dasar sistem proses pembelian

Aktifitas kunci dari system proses pembelian ini adalah

 Kontrol persediaan
 Departemen pembelian
 Penerimaan
 Departemen utang usaha
 Departemen buku besar
2. Teknologi dasar pengeluaran kas
 The Expenditure Cycle Part 1 : Purchases and Cash Disbursements Procedures

Aktifitas kunci dari siklus pengeluaran kas ini adalah

 Departemen utang usaha (mengirim berkas ke departemen
pengeluaran kas)
 Departemen pengeluaran kas
 Departemen utang usaha (menghapus catatan utang dari buku
besar)
 Departemen buku besar
3. Teknologi siklus pengeluaran lanjutan
Tujuan dari teknologi lanjutan dalam system infrmasi akuntansi adalah
untuk mengintegrasi akunting dan fungsi bisnis lainnya melalui suatu
system informasi yang sama. Integrasi meningkatkan performa
operasional dan mengurangi pekerjaan yang dapat diefektifkan.
4. System proses pembelian terintegrasi
Fase fase system pembelian terintegrasi adalah
 Operasi komputer
 Departemen penerimaan, ketika barang tiba, petugas departemen
penerimaan mengakses salinan dari Open PO File dengan
memasukkan nomor PO yang diambil dari packing slip.
 Departemen utang dagang, Ketika staf penerimaan menerima faktur
dari pemasok, dia akan mencocokkan nya dengan file pendukung
yang sebelumnya dimasukkan kedalam file tunda utang usaha.
5. System pengeluaran kas terintegrasi
Prosedur dari sistem pengeluaran kas terintegrasi :
 Check secara otomatis tercetak, tertandai, dan terdistribusikan ke mail
room untuk petugas mailling
 Pembayaran otomatis dicatat di check register file
 Bukti vendor ditutup dengan menempatkan nomor cek di closed flag
field
 Buku besar utang usaha dan akun kas diperbaharui
 Melaporakan perincian transaksi yang dikirimkan melalui terminal ke
departemen utang usaha dan pengeluaran kas untuk peninjauan
manajemen dan, perdataan.
RISIKO DAN KONTROL INTERNAL DARI SIKLUS BIAYA
Ada beberapa risiko yang dapat ditemukan dalam siklus biaya. Beberapa hal
tersebut adalah sebagai berikut:
The Expenditure Cycle Part 1 : Purchases and Cash Disbursements Procedures

1. Risiko dari pembelian persediaan yang tidak terotorisasi

Hanya yang berwenang akan persediaan gudang yang berhak melakukan
pembelian persediaan, maka apabila yang tidak berwenang melakukan
pembelian, maka bisa terjadi pembelian barang seacara berlebihan atau
barang yang tidak perlu sama sekali. Kontrol fisik yang dapat dilakukan
adalah dengan melakukan otorisasi transaksi. Kontrol IT yang dapat
dilakukan adalah dengan melakukan Penyetujuan pembelian secara otomatis
tanpa melalui karyawan.

2. Risiko penerimaan barang yang salah, kuantitas yang salah, dan

barang yang rusak
Hal ini terutama pada departemen penerimaan yang bertanggung
jawab untuk menghitung dan melalukan cek terhadap barang tang ada.
Kontrol fisik yang dapat dlakukan adalah dengan maelakukan
independent verification dan supervision. Kontrol IT dapat dilakukan
dengan scanner technology.

3. Risiko pencatatan transaksi jurnal dan buku besar yang salah

Banyak tentunya hal yang bisa terjadi secara tidak benar dalam hal
pencatatan jurnal dan buku besar. Kontrol fisik yang dapat dlakukan
adalah otorisasi transaksi, verifikasi independen dan melaksanakan audit
trail yang baik dari pencatatan pembuktian akuntansi yang jelas. Kontrol
IT yang dapat dlakukan adalah Input data edits, Eror messages,
Pencatatan otomatis ke buku besar pembantu dan buku besar, dan
backup file.

4. Risiko pengalokasian kas dan persediaan yang salah.

Risiko ini lebih cenderung kepada kasus fraud dimana kita bisa
melakukan pembayaran kas kepada pemasok yang palsu atau tidak sah.
Maka pengkontrolan fisik yang dapat dilakukan adalah supervision,
verifikasi independen, dan pemisahan penugasan dalam
pengkontrolan/pengecekan persediaan dan kontrol hutang. Kontrol IT
The Expenditure Cycle Part 1 : Purchases and Cash Disbursements Procedures

yang dapat dlakukan adalah dengan melakukan automated three-way

and payment approval dan multilevel security.

5. Risiko akses pelaporan dan pencatatan akuntansi oleh pihak yang

tidak berwenang
Hal ini sangat bwebahaya dan bisa membuat informasi keuangan
yang adalam perusahaan bocor keluar sehingga informasi ini bisa sangat
rentan untuk dilakukan fraud. Kontrol fisik yang bisa dilakukan adalah
kontrol akses dan pemisahan penugasan. Kontrol IT adalah dengan
melakukan penerapan password dan pengamanan multi-tahap.