CHAPTER 10

FRAUD AND THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

TINDAK KECURANGAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sumber buku: Fraud Accounting and Forensic Accounting (Fourth Edition) oleh Tommie
W. Singleton dan Aaron J. Singleton

A.    Konsep Akuntansi
Akuntansi diklasifikasikan oleh beberapa proses yang biasa kita sebut dengan siklus
akuntansi. Siklus itu antara lain:
1.      Siklus Pendapatan dan Penerimaan
Siklus ini mencakup semua sistem yang mencatat penjualan barang/jasa, dan penerimaan
uang. Siklus ini terinci dalam faktur penjualan tercantum dalam jurnal penjualan.
Perusahaan mencatat pembayaran pada slip setoran dan dicantumkan dalam jurnal
penerimaan kas. Bagi pelanggan yang membeli kredit, transaksi dicatat dalam jurnal akun
piutang. Sistem penjualan, tanda terima, dan piutang merupakan siklus pendapatan dari
setiap perusahaan. Dokumen utama adalah faktur penjualan dan slip setoran.
2.      Siklus Pembelian dan Utang
Siklus pembelian dan utang mencakup semua sistem yang mencatat perolehan barang dan
jasa sebagai imbalan pembayaran atau janji untuk membayar. Berbagai jenis pengeluaran
terjadi ketika perusahaan memproduksi barang yang akan dijual. Pembelian dilakukan
dari banyak pemasok yang berbeda. Bukti transaksi siklus ini adalah faktur pemasok
dengan mencantumkan rincian tertentu.
3.      Jurnal Umum dan Laporan Keuangan
Transaksi yang tercantum dari jurnal dimasukkan ke dalam buku besar. Buku besar
berfungsi sebagai set lengkap laporan keuangan untuk pelaporan keuangan. Namun,
banyak laporan keuangan yang mengambil data dari buku besar dan memasukkan
transaksi tambahan dalam spreadsheet atau metode lain di luar sistem.  Meskipun cara ini
sah, entri semacam ini berpotensi melewati beberapa langkah dalam proses akuntansi.
Entri ke buku besar menyajikan risiko penipuan yang signifikan. Tindakan kecurangan
pada laporan keuangan sering menggunakan entri jurnal baik untuk menciptakan
pendapatan atau aset fiktif atau untuk menutupi penipuan. Dari perspektif audit fraud,
pemeriksaan entri jurnal dapat menjadi teknik yang efektif untuk mendeteksi tindak
kecurangan.
4.      Cash Path dan Rekonsiliasi
Penyalahgunaan aset  dengan kecurangan selalu dikaitkan dengan uang masuk atau
keluar. Posisi yang dimiliki karyawan sepanjang uang masuk dan keluar merupakan titik
kontrol untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan. Perusahaan harus terus
mempertimbangkan jika ada kontrol yang memadai atas uang tunai.
 Rekonsiliasi merupakan perbandingan dari dua sumber data yang berbeda. Rekonsiliasi
terjadi di banyak tempat dalam sistem informasi akuntansi. Rekonsiliasi yang paling
terkait dengan kecurangan adalah rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank merupakan fungsi
manajemen penting yang dapat mengawasi, karena kerutangan biasanya melibatkan
transaksi moneter.  Transaksi inilah yang selalu meninggalkan jejak dalam sistem
akuntansi.

B.     Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas adalah merupakan pemisahan antara kepentingan yang bertentangan
dengan proses. Siklus akuntansimenunjukkan di mana pemisahan tugas harus dilakukan.
Ketika tidak mungkin atau layak, kontrol dan pengawasan diperlukan untuk mengurangi
risiko penipuan.

C.    Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat tiga elemen dasar dalam sistem informasi akuntansi yang otomatis
dibandingkan dengan manual:
1.      Personil kunci: manajemen, keamanan, manajemen basis data, dan kontrol perubahan.
2.      Hardware: peralatan fisik yang mencakup unit pemrosesan dan komunikasi.
3.      Software: program atau instruksi yang memungkinkan komputer untuk melakukan fungsi
bisnis.
Unsur-unsur ini melebihi sistem akuntansi konvensional. Perbedaan utama adalah lebih
sedikit personil yang terhubung langsung dengan penggunaan data aktual dalam sistem
komputer. Auditor dan akuntan harus memahami teknologi, proses, dan kontrol untuk
mencegah, mendeteksi, dan menyelidiki kecurangan. Banyaknya pengguna yang
memiliki akses data melalui aplikasi, proses untuk memberikan akses pengguna ke
perangkat lunak cukup penting. Jadi harus ada pemberian wewenang kepada orang
tersebut untuk memiliki hak atau izin tertentu dalam aplikasi.

D.    Personil Kunci
Sebagian besar perusahaan memiliki departemen teknologi informasi (TI) yang melayani
seluruh perusahaan. Departemen TI mengembangkan, memelihara, dan mendukung
sistem dan data untuk sisa organisasi terutama pengguna akhir dan pemilik bisnis. Bagian
ini secara singkat menjelaskan pekerjaan di departemen TI.
1.      Pengelolaan
Sistem dan manajemen bisnis atas sistem akuntansi penting dalam mengatasi kecurangan
karena dua alasan yaitu pentingnya budaya yang diciptakan manajemen dalam
perusahaan tidak dapat diremehkan dan manajemen mengendalikan apa yang terjadi di
dalam departemennya dan mengganti kontrol yang ada.
2.      Keamanan
Keamanan jaringan, sistem, aplikasi, dan data dilaksanakan oleh personel keamanan.
Selain mengelola akses fisik, mereka mengelola akses pengguna ke sistem. Pada
infrastruktur sistem informasi memiliki risiko tinggi. Menjaga akses pengguna secara up
to date sangat penting untuk mengghindari tindak kecurangan.
3.      Administrator
Istilah administrator secara sederhana adalah seseorang yang mengawasi, atau mengatur
beberapa jenis sistem atau data seperti jaringan, sistem operasi, aplikasi, atau basis data.
Administrator memiliki akses yang besar sehingga dapat memanipulasi sistem di dalam
domain sesuka mereka. Akses administrator harus diimbangi dengan pemantauan melalui
teknologi dan sistem output.
4.      Perubahan Kontrol
Departemen perubahan kontrol memberikan jaminan kualitas atas proses perubahan
program, database, pengaturan, dan komponen infrastruktur. Perubahan kontrol sangat
penting karena perubahan program mempengaruhi bagaimana aplikasi memanipulasi
data. Kontrol perubahan harus memastikan bahwa:
a.       Permintaan perubahan disetujui dan valid.
b.      Pengujian dilakukan dan didokumentasikan.
c.       Perubahan dilakkukan oleh orang yang tepat.
5.      Pengguna Akhir dan Pemilik Bisnis
Pengguna akhir memasukkan semua data untuk diproses komputer. Data dalam konteks
akuntansi biasanya diklasifikasikan sebagai diproses secara batch atau secara real time.
Proses secara batch, yaitu data terakumulasi dan berasimilasi ke dalam kelompok selama
periode waktu ketika transaksi terjadi. Ketika pengguna mengirim perintah, data dikirim
untuk diproses. Sedangkan proses real-time, sederhananya, memproses data secara real-
time. Sementara pemilik bisnis mengacu pada karyawan yang bertanggung jawab atas
sistem. Penunjukan biasanya dibuat secara departemen. Pemilik bisnis sangat membantu
dalam memahami fungsi spesifik dari proses bisnis.
6.      Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah kumpulan pengetahuan yang mengarah pada keberhasilan
penerapan komponen sistem TI yang baru atau direvisi untuk bisnis. Bagian ini rentan
terhadap kegagalan fungsi, tenggat waktu, dan biaya yang mengakibatkan sebagian besar
proyek gagal. Risiko ini merupakan salah satu alasan mengapa manajemen proyek
penting bagi organisasi dan penting dalam audit kecurangan.

E.     Hardware
Peralatan komputer mungkin online atau offline. Sistem online memungkinkan operator
untuk mengakses dan memanipulasi informasi di komputer, mengubah database dan
 menerima informasi dari komputer dengan segera. Sebaliknya, sistem offline melibatkan
langkah menengah dari sebelum proses berlangsung. Umumnya, perangkat keras
komputer meliputi:
1.      Data Preparation Equipment
Peralatan ini digunakan untuk mengkonversi data ke dalam format yang dapat dibaca
mesin. Data hampir selalu dimasukkan langsung ke sistem melalui komputer online,
tetapi sistem offline masih ditemukan dan mengakibatkan risiko.
2.      Perangkat Input
Perangkat input menunjukkan data yang sedang dimasukkan, instruksi tampilan, dan
format untuk memasukkan. Software komputer tersedia yang akan menanggapi berbagai
perintah suara sebagai input.
3.      Control Processing Unit
CPU  berisi serangkaian program operasi dan penerjemah yang mengubah data menjadi
biner. CPU menyimpan instruksi dan data yang diprogram; membaca, menulis, dan
memindahkan data dan instruksi; menafsirkan dan melakukan tugas yang diprogram; dan
menyinkronkan semua kegiatan ini.
4.      Perangkat Output
Teknologi output serta perangkat input terus ditingkatkan, karena perangkat ini
merupakan antarmuka antara manusia dan komputer. Perhatikan bahwa perangkat output
tidak mengedit data dan oleh karena itu tidak relevan dengan audit kecurangan.
5.      Perangkat Komunikasi
Sejumlah perangkat komunikasi ada di infrastruktur sistem organisasi yang khas. Ada
kemungkinan lebih banyak perangkat portabel yang mempengaruhi meningkatnya tindak
kecurangan.

F.     Software
Software dibagi menjadi dua: operasi dan aplikasi. Perangkat lunak sistem operasi terdiri
dari program yang membuat komputer berjalan seotomatis mungkin. Perangkat lunak
aplikasi terdiri dari program komputer yang menggunakan komputer sesuai kebutuhan
pengguna dengan melakukan tugas organisasi yang diinginkan pengguna. Urutan
instruksi empat langkah normal dalam program aplikasi adalah:
1.      Membaca informasi yang dimasukkan.
2.      Memprosesnya.
3.      Perbarui file yang ada di memori komputer dengan informasi baru.
4.      Output informasi baru dengan menampilkan, mencetak, atau menyimpannya (atau
ketiganya).

G.    Bentuk Baru Media

 Kecenderungan bentuk-bentuk media baru telah mengarah pada portabilitas. Media ini
menghadirkan keuntungan, terutama dalam jumlah informasi disimpan. Tapi juga
terdapat peluang baru untuk tindak kecurangan. Auditor forensik dan akuntan forensik,
harus sadar, tahu, dan memahami cara menanganinya.
Sampai saat ini, penipu cenderung kurang rajin melakukan penipuan melalui e-mail.
Dengan dunia bisnis yang terhubung erat dengan komunikasi, e-mail tidak diragukan
akan menjadi aspek penting dari audit fraud.

H.    Konsep Jejak Audit

Siklus akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menggambarkan proses-proses yang khas
di atas transaksi bisnis. Apakah sistem manual atau otomatis sudah ada, terdapat jejak
ketika transaksi terjadi. Auditor keuangan sering merujuknya sebagai jejak audit. Bukti
tunggal terkait dengan bukti lain dan membentuk jalur transaksi yang telah terjadi.
Elemen-elemen tertentu menghubungkan beberapa dokumen tersebut dan melibatkan
tindakan tertentu. Dalam audit kecurangan, jumlah, persetujuan, dan rincian transaksional
lainnya yang ditemukan dalam jejak audit sangat penting untuk mengungkapkan bukti
substansial yang mampu mengakhiri penyelidikan. Meskipun sistem komputerisasi tidak
meninggalkan jejak fisik bukti, konsep jejak audit masih berlaku sampai saat ini.