STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGGUNAAN ROOM DI ZOOM FISIP UB

KHUSUS UNTUK KEGIATAN MEETING (RAPAT)

Fasilitas Zoom berikut merupakan fasilitas yang disediakan oleh fakultas sebagai salah satu media
komunikasi dan koordinasi baik secara internal maupun eksternal organisasi. Untuk itu Bapak/Ibu
Dosen maupun Tenaga Kependidikan dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan dengan
mengikuti tahap pengajuan yang dijelaskan dibawah ini.

Petunjuk Teknis Pengajuan Pembuatan Room Untuk Rapat

1. Bapak-Ibu Pimpinan Dosen maupun Tenaga Kependidikan mengisi pengajuan melalui

Google Form dengan link berikut ini : http://bit.ly/ZOOM_FISIP_RAPAT atau
dengan scan kode batang berikut :

Sistem pengajuan diatur satu pintu, sehingga hanya pengajuan melalui Google Form yang
akan kami proses lebih lanjut.
2. Pengajuan pembuatan ‘Meeting Room’ bisa dilakukan pada hari kerja maksimal kamis jam
16:00 WIB untuk jadwal rapat pada minggu berikutnya.
3. Apabila dalam satu (1) hari, anda akan mengajukan lebih dari satu (1) agenda rapat pada
waktu yang berbeda, maka silahkan mengisi Google Form secara terpisah (satu kali
pengisian untuk satu jenis kegiatan)
4. Operator akan mengirimkan konfirmasi pelayanan melalui alamat email atau Nomor
Whatsapp (WA) yang telah tercantum.
5. Apabila pengajuan telah mendapatkan persetujuan, maka operator akan mengirimkan
alamat Zoom meeting kepada Bapak/Ibu paling lambat satu (1) hari sebelum jadwal
pelaksanaan rapat.
6. Bapak/Ibu dapat membagikan alamat join zoom meeting kepada peserta rapat, serta
memberitahukan KODE MEETING dengan format sebagai berikut (NAMA
KEGIATAN_UNIT KERJA, contoh : “RAPAT RUTIN JURUSAN_ILMU
KOMUNIKASI”)
7. Kode sebagaimana tertera pada poin 6 yang digunakan oleh seluruh partisipan / peserta
dalam rapat tersebut.
8. Apabila ada hal-hal teknis yang menjadi kendala dalam proses pengajuan tersebut,
Bapak/Ibu dapat menghubungi Aris – 087700212200.