PROSEDUR DAN ETIKA BERKOMUNIKASI

KEPADA DOSEN & PEMBINA VIA DARING

1. PERHATIKAN WAKTU
Jam terbaik untuk menghubungi Dosen / Pembina adalah pada jam kerja, yaitu pukul
08.00 - 16.00 sebab diantara waktu tersebut, mereka akan lebih meluangkan waktu ke
pekerjaan seperti biasanya.

Jika harus menghubungi di luar jam kerja, hubungilah maksimal pada pukul 20.00.

Selain itu, pertimbangkan juga hal-hal lain seperti waktu ibadah, libur, dan sebagainya.

2. SOPAN & TEPAT BERBAHASA

Gunakan pilihan kata / diksi yang baik & benar, sopan, dan tidak disingkat serta
perhatikan kaidah penempatan huruf kapital dan penggunaan tanda baca.

Contoh: (salah)
• Sy, yg, kpn, kyk, ok, jg, dan lain-lain
• bambang wicaksono, icao, capt, ir, dan lain-lain

3. SALAM
Ucapkan salam yang sesuai dengan situasi dan kondisi pada awalan pesan, serta hindari
menyingkat ucapan salam.

Contoh:
1. Assalamu'alaikum Wr.Wb - (bukan Ass.)
2. Selamat pagi - (bukan slmt pagi)
3. Selamat siang - (bukan slmt siang)
4. MEMPERKENALKAN DIRI
Sebutkan:
• Pangkat (Tar. / Taruna Muda / Remaja / Madya / Dewasa)
• Nama Lengkap
• Asal (Course / Jabatan) *sesuaikan dengan keperluan

Contoh:
“Mohon izin memperkenalkan diri,
Tar. Muhammad Hilman, saat ini menjabat sebagai Resimen Kasie Olahraga PPIC”

5. PERMOHONAN
Ucapkan mohon maaf karena mengganggu waktunya, dengan begitu, Dosen / Pembina
akan merasa dihormati.

Contoh:
“Mohon maaf Bu/Pak sebelumnya apabila saya mengganggu waktu kerja/istirahat
Bapak/Ibu”
 6. MENYAMPAIKAN TUJUAN
Sampaikan maksud dan tujuan dengan singkat, padat, dan jelas, serta gunakanlah
“5W+1H” agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti secara efektif oleh pembaca,
contohnya seperti menambahkan latar belakang mengapa hendak menghubungi Dosen /
Pembina tsb.

Selain itu, dalam membuat pesan yang singkat, padat, dan jelas, gunakanlah kaidah
“Spacing”, yaitu memberikan jarak / pemisah antara satu point dengan point yang
lainnya agar mudah dibaca dan diketahui inti dari pesan yang disampaikan.

Contoh:

DENGAN SPACING TANPA SPACING

“…

Berkaitan dengan Program Kerja

Menkorpstar Tahun 2020-2021, saat ini
kami sedang merancang konsep
Pemberian Penghargaan Smapta Terbaik
bagi taruna yang mencapai nilai smapta
tertinggi pada penilaian smapta yang
dilaksanakan tiap semester.
Maka dari itu, saya sebagai Resimen
Olahraga berniat untuk mendiskusikan
rancangan konsep yang telah kami buat
tersebut dengan Bapak/Ibu selaku Kepala
Orseni PPIC.
“…Berkaitan dengan Program Kerja
Menkorpstar Tahun 2020-2021, saat ini
kami sedang merancang konsep
Pemberian Penghargaan Smapta Terbaik
bagi taruna yang mencapai nilai smapta
tertinggi pada penilaian smapta yang
dilaksanakan tiap semester. Maka dari itu,
saya sebagai Resimen Olahraga berniat
untuk mendiskusikan rancangan konsep
yang telah kami buat tersebut dengan
Bapak/Ibu selaku Kepala Orseni PPIC.…”

…”
7. MEMINTA TINDAKLANJUT
Apabila secara tidak langsung ingin Dosen / Pembina segera menindaklanjuti apa yang
disampaikan, maka ucapkan kalimat seperti contoh berikut:

“Jika Bapak/Ibu berkenan, sebelum melakukan diskusi, saya akan mengirimkan Draft
dari rancangan konsep tersebut terlebih dahulu untuk dapat dipelajari lebih lanjut.”

Selain itu, selalu perhatikan sikap / attitude seperti:

 Jangan terburu-buru. Jika kepentingan tersebut urgent buatlah janji kepada Dosen
/ Pembina bahwa akan kembali menghubungi dalam 3-5 atau beberapa hari
kedepan.

Kembali memperkenalkan diri dan maksud menghubungi pada saat menghubungi

Dosen / Pembina untuk kedua kalinya.

 Jangan berkesan menggurui bahkan memaksa.

8. DOUBLE CHECK
Lakukan pemeriksaan ulang sebelum mengirim pesan, periksa hal-hal berikut:
 Kesalahan Pengetikan (Typo),
 Kesalahan Penyebutan Nama dan Gelar,
 Kata dan kalimat yang kurang sesuai / kurang efektif.

9. UCAPKAN TERIMA KASIH DAN BERIKAN SALAM PENUTUP

CONTOH SEDERHANA

*Point Penting