TUGAS

T
E
K
N
O
L
O
G
I
PERKANTORAN
OLEH:
RYAN DWI PUTRA
KELAS: X OTKP 2
SMK NEGERI 1 MUARA BUNGO

TAHUN AJARAN 2018/2019

I.HAKIKAT OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi dalam bahasa inggris disebut automation memiliki padanaan kata
Mechanization dan computerization,(Lernout dan houspre spech products Nv.1933)

Esensi makna otomatisasi yaitu proses penangguhan peralatan otomatis yang memiliki
sistem kerja sistematis.

Otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja
dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yg otomatisasi,dalam hal
perkantoran.

Pak pahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut; “Teknologi

perkantoran adalah bagaimana proses mencatat
menghimpun,mengolah,memperbanyak,mengirim,dan menyimpan bahan-bahan
keterangan secaea evisien dengan menggunakan mesin-mesin.

* Mesin kantor di lihat dan tenaga penggeraknya yaitu;

1.)Mesin manual, ialah mesin-mesin yang digerakan oleh tenaga manusia.

2.)Mesin listrik(elektrik), ialah mesinyang digerakan dengan tenaga listrik atau baterai.

*Mesin kantor dilihat dari cara kerja dan komponen mesinya;

1.)Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tamapk bergerak

dalam operasi.

2.)Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangakaian komponen elektronik berupa

kabel-kabel.

*Mesin kantor dilihat dari fungsinya;

1.)Mencatat bahan keterangan

 Mesin tulis
 Mesin penomor
 Mesin dikte
 Asahan pengsil

2.)Mesin penghimpun bahan keterangan;

 Pembuka surat
  Pemotong kertas
 Mesin penjilid
 Pencatat uang kas
 Helcth mechine

3.)Mesin pengolah bahan keterangan;

 Mesin jumlah
 Komputer
 Mesin hitung

4.)Mesin mengirimkan bahan keterangan;

 Telephone
 Fax
 Tele printer

5.)Mesin memperbanyak bahan keterangan;

 Mesin stensil
 Mesin perekam sheet
 Mesin stensil spirtus
 Mesin offsheet
 Mesin fotokopi

6.)Mesin penyimpan bahan keterangan;

 Mikrofilm
 Pelubang kertas/kartu
 Penghancur kertas

II.konsep otomatisasi

1.proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.
2.)Otomatisasi kantor dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3.)Otomatisasi perkantoran mempermudah penerimaan dan pengiriman informasi.
4.)Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik.
 5.)Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti.

4 Kategori pemakaian otomatisasi kantor

1. Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelolah sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2.propesional, yakni tidak mengelolah menyumabang keahlian khususnya.manajer
dan proposional biasanya secara bersamaan sebagai pekerjs terdidik.
3.Sekertaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan tugas menangani korespondensi,menjawab telepon dan mengatur
jadwal pertemuan.
4.Clerical emproyek (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk sekertaris
seperti mengoprasikan mesin fotokopi,menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

III.Manfaat otomatisasi perkantoran

1.mengoptimalkan input dan distribusi informasi dengan bantuan teknologi.
2.mempermudah menyampaikan informasi dalam maupun luar kantor,kegiatan
formal maupun informal.
3.meningkatkan priduktifitas kantor
4.peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis.
5.pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis perkerjaan maupun tata cara
penanggunaanya (struktur manjemen dan kariawan).

IV.TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

1.Pendapatan yang lebih tinggi Vs penghindaran biaya

Komputer tidak menggantikan perkerja saat ini,tetapi komputer menunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertamabah.
2.pemecahan masalah kelompok
Cara otomatisasi kanto berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer
membuatnya sangat cocok di terapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3.pelengkap bukan pengganti
Otomatisasi kantor tidak menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional,percakapan tata pemuka,percakapan telepon,pesan tertulis pada memo
dan sejenisnya.
Macam-macam aplikasi otomatisasi kantor
1.word processing
Membuat dokumen ketik atau cetak

2.elektronik mail
Mengirim,menyimpan,dan menerima pesan dengan komputer dan jaringan.

3.voice email
Aplikasi pertama yang tidak menggunakan komputer.

4.elektronik calen daring

Menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan manajer.

5.audio confrensing
Aplikasi pertama yang tidak menggunakan komputer

6. vidio confrensing
Melihat vidio dan audio.

7.komputer confrensing
Penukaran informasi dengan menggunakan jaringan.

8.facsmile transmission
Membaca tampilan dokumen pada ujung chanel komunikasi dan membuat atau copy
dari ujung lain nya.

9. vidio text
Memberikan tampilan mata tekstual pada layar.

10.image storage dan retrival

Melihat kembali dokumen historis untuk tujuan permasalahan (situs penyediaan data)

11.dekstop publishing
Contoh microsoft office publisher

V.CARA MENGETIK(KEYBOARDING)DENGAN CEPAT DAN TEPAT

 A. PENGENALAN KOMPUTER

Berasal dari bahasa latin “computare” yang berarti menghitung “Hemacher’

komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan tepat. Dan dapat
menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan
program yang tersimpan di memorinya dan menghasilkan output berupa informasi.

Sistem kerja komputer

Output
Input
device
device

Processing device

B.KEYBOARDING
PAPAN TOMBOL JARI
 ALPHONUMERIL KEY
NUMERIK KEY
BAGIAN
KEYBOARDING FUNICTION KEY
MODIFIER KEY
CURSER MOVEMERT KEY

Secara visik,keyboard terdiri dari 4 bagian:

1.Keyboard serial 3.keyboard wereless

4.keyboard usb
2. keyboard ps/2

104. TOMBOL KEYBOARD

S2, TOMBOL MESIN KETIK

Cara menggunakan keyboard :

*Sejajar pergelangan tangan telapak tangan
 *posisi siku menggantung
*lemaskan jari telunjuk dan manis
*tekan tombol dengan tenang
*lemaskan tangan apabila tidak mengetik.

Cara mengoprasikan aplikasi pengolah kata(word processor) dengan

mikrosoft word.
1.)Mengenal microsoft
Microsoft word adalah program aplikasi pengolah kata yang biasa
digunakan untuk membuat laporan.dokumen berbentuk surat
kabar,label surat dan membuat tabel pada dokumen.
Istilah yang di pakai dalam pengomprasian microsoft word 2007
 Hotkey / shortcut
Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu pada keyboard untuk
menjalankan atau melakukan proses tertentu.
 Toolbar
Tampilan perintah atau menu aplikasi
 Ruler margin
Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halangan.
a.)first line indent
 digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal
paragraf.
b.)Hanging indent
digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada
suatu paragraf.
c.)left indent
digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks
2.)mengoprasikan microsoft word
Cara membuka microsoft word
1.)double klik icon microsoft word pada dekstop
2.)klik start –program-microsoft office-microsoft word.

3.)cara membuat dokumen baru

 Klik icon windows atau tekan alt+f kemudian klik new-blank
dokument
 Ctrl + n pada keyboard

4.)membuka file yang sudah tersimpan

 Klik icon windows / tekan alt + f klik open
 Tekan ctrl + o pada keyboard

5.)menyimpan dokumen
  Klik icon windows / tekan alt + f save as
 Klik icon save pada toolbar
 Tekan ctrl + s ketik nama file dokument klik save

6.)menutup file dokument

 Klik icon x pada toolbar

7.)menutup jendela pada microsoft word

Pada saat menutup jendela microsoft word pastikan terlebih dahulu
bahwa dokumen telah tersimpan dengan benar.
 Klik x pada kanan atas dari jendela microsoft word.
8.)mengedit teks
Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks anda dapat
memperbaikinya dengan cara beriku;
 Tekan tombol back space pada keyboard untuk menghapus satu
karakter dikiri
 Tekan delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan.
9.)mengopi teks
Blok kata yang akan di kopi selanjut tekan ctrl + c lalu letakan kursor
pada posisi yang diinginkan lalu tekan ctrl + v.

@ayu_meilana

X multimedia