Sistem Manajemen Webinar (Seminar Online)

Dosen Pengampu : Kartika Rahayu T. P. S, S.Si., M.Sc.

Dibuat Oleh :

M. Taufiq Maulana Fahmi 17.1.03.02.0012

Yahya Anwar R. 17.1.03.02.0006
Ragil Adi Iswanto 17.1.03.02.0053
Dani Ardyan Syah P. 17.1.03.02.0012
Tutus Lusni P. 17.1.03.02.0068

Prodi dan Kelas :

TEKNIK INFORMATIKA dan 4A

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI
KEDIRI
2021
DAFTAR ISI
 INFO GLOBAL

Nama Proyek : Sistem Manjemen Webinar (Seminar Online)

Pemilik Proyek : Yahya Anwar R
Manajer Proyek : Tutus Lusni P
Global Proyek
a. Deskripsi singkat : Sistem untuk menyelenggarakan webinar (seminar
online) sebagai solusi dimasa pandemi
b. Predecessor :
c. Successor :

A. Permasalahan

Pandemi Covid-19 mengharuskan beberapa lembaga beradaptasi dalam

melakukan kegiatan. Kegiatan yang umumnya diadakan pada satu tempat
dengan bertemu secara langsung saat ini sulit dilaksanakan, terutama jika
melibatkan banyak partisipan. Terdapat beberapa kendala dalam
pelaksanaannya, mulai dari mobilitas partisipan yang terbatas, penerapan
protokol kesehatan yang rumit dan memakan banyak biaya, serta distribusi
sumber daya (pembicara, sertifikat, pengumuman, etc.) yang memerlukan
perlakuan khusus dalam prakteknya.

FMI adalah lembaga yang ingin mengadakan konferensi tahunan yang

berpotensi diikuti lebih dari ratusan peserta dari seluruh penjuru Indonesia
(ref:https://member.fmi.or.id/). Acara ini merupakan acara umum yang
dilaksanakan pada satu tempat dengan peserta yang berkumpul dan
berinteraksi dengan pembicara. Penerapan protokol kesehatan akan sangat
sulit dilaksanakan dan memerlukan biaya yang sangat besar.
B. Deskripsi Produk / Servis

1. Menangani pendaftaran peserta.

2. Menerima bukti pembayaran.
3. Dapat mencatat status pembayaran.
4. Menampilkan daftar peserta.
5. Mengirim email notifikasi kepada peserta.
6. Menampilkan status pembayaran peserta.
7. Membuat sertifikat untuk setiap peserta yang hadir.

C. Faktor Penentu Keberhasilan

1. Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

2. Komitmen dan dukungan dari tim proyek
3. Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi
masing-masing
4. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek
5. Kontinuitas pelaksanaan proyek(tanpa adanya interupsi)
6. Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek
7. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
8. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan
memadai

D. Keuntungan yang Diharapkan

1. Dari sisi penyelenggara :

a. Penyelenggara tidak perlu memeriksa ulang semua formulir
pendaftaran (system sudah dapat memvalidasi kesalahan isian
form).
b. Penyelenggara hanya perlu memvalidasi pembayaran peserta tanpa
perlu mencatat pembayaran dan dan peserta yang dudah membayar.
c. Penyelenggara tidak perlu mengirim pemberitahuan secara manual
tentang status peserta.
 d. Penyelenggara tidak perlu membagikan sertifikat webinar secara
manual.

2. Dari sisi peserta :

a. Peserta tidak perlu meminta formulir pendaftaran terlebih dahulu.
b. Peserta tidak perlu mengirimkan formulir pendaftaran secara fisik.
c. Peserta dapat mengisi formulir pendaftaran dari manapun dan
kapanpun.
d. Peserta tidak perlu melakukan perjalanan untuk menghadiri acara.
e. Peserta tidak perlu berkumpul pada suatu tempat yang dapt
meningkatkan resiko terjangkit virus (Covid-19).
f. Peserta dapat menyaksikan dan berinteraksi dengan narasumber dari
manapun.
g. Peserta akan mendapatkan sertifikat digital yang dapat diakses
dimanapun dan kapanpun.

E. Teknologi

Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem ini adalah:

1. PostgreSQL sebagai database.

2. Bahasa pemrograman Python sebagai business logic.
3. QWEB sebagai template engine.
4. Cloud hosting sebagai media komputasi.
5. Nginx sebagai reverse proxy.
6. OpenSSL sebagai SSL layer (HTTPS).
7. Pycharm sebagai Intregated development envoroment (IDE).

F. Deskripsi Proyek

1. Maksud dan Tujuan Proyek

Perlu sistem agar dapat mengadakan kegiatan seminar FMI. Semua

kebutuhan acara dibuat daring sehingga dapat diakses dari manapun
selama mempunyai akses internet. Mulai dari pembayaran dan
registrasi, pengumuman dan komunikasi dengan partisipan,
pelaksanaan acara, hingga pembagian sumber daya dan berkas seperti
sertifikat dan kartu anggota.

Langkah ini sebagai pertimbangan dari masalah berikut:

a. Covid dan resikonya

a) Karena seminar secara langsung dengan mengumpulkan orang
banyak dalam satu tempat dapat berpotensi meningkatkan
potensi menyebarnya penyakit ini.
b) Melaksanakan seminar secara langsung dengan menerapkan
protokol kesehatan akan sangat sulit dan memerlukan biaya
ekstra. Terutama dengan melibatkan banyak peserta.
c) Partisipan yang mengikuti acara beresiko terkendala dalam
menghadiri acara (PSBB).
d) Partisipan yang mengikuti acara beresiko terkena covid pada
saat perjalanan.
b. Seminar daring dan pentingnya sistem seminar
a) Tanpa sistem yang sesuai dan terintregasi, mengadakan
seminar daring akan sangat merepotkan.
b) Tanpa sistem yang terintregasi, data partisipan akan
mempunyai kemungkinan besar tidak sesuai
c) Tanpa sistem yang terintregasi, pekerjaan dapat menjadi
repetitif dan tidak efisien.
d) Tanpa sistem, memungkinkan terjadinya fraud.
e) Tanpa sistem yang sesuai, distribusi akses pada seminar
memungkinkan bocor dan tidak efektif
f) Sistem terintregasi dapat menampilkan informasi yanga
dibutuhkan dengan mudah.
g) Data yang tersimpan dalam sistem dapat digunakan untuk
analisa serta tujuan lain, seperti membership dan pencatatan
partisipan.
c. Sertifikat fisik atau sertifikat digital
a) Sertifikat fisik rentan rusak jika dibandingkan sertifikat digital.
b) Sertifikat fisik sulit untuk didistribusikan dan diakses.
2. Hasil yang Diinginkan
a. Menangani pendaftaran peserta.
b. Menerima bukti pembayaran.
c. Dapat mencatat status pembayaran.
d. Menampilkan daftar peserta.
e. Mengirim email notifikasi kepada peserta.
f. Menampilkan status pembayaran peserta.
g. Membuat sertifikat untuk setiap peserta yang hadir.

3. Jadwal dan Milestones (Penanda Pekerjaan)

Proyek dikerjakan selama kurun waktu 246 hari ,yaitu meliputi :

a. Pembangunan/pembuatan sistem dan kegiatan pendukung

a) Analisis alur bisnis & kebutuhan
b) Desain sistem & aplikasi
c) Pemrograman
d) Testing
e) Instalasi
b. Pertemuan dan koordinasi
a) Dokumentasi sistem
b) Training Pengguna
c) Administrasi & Pengolahan Data

c. Perawatan selama kurun waktu tertentu

a) Pemeliharaan sistem
b) Tim pendukung system

4. Estimasi / Perkiraan Biaya

Biaya yang dibutuhkan untuk membangun Manajemen Webinar

(Seminar Online) ini adalah Rp35.000.000,- (tujuh puluh juta rupiah)

5. Estimasi Sumber Daya yang Diperlukan

Sumber daya secara global terdiri atas :
 a. Sumber daya manusia
a) 1 Proyek manager
b) 1 Document manager
c) 3 Developper team
b. Sumber daya material/alat
a) Komputer
b) Koneksi internet
c) Konsumsi
d) Server
c. Sumber daya lainnya (penyewaan)
a) Transportasi
b) Penginapan
c) Penyewaan aplikasi atau layanan pengembangan

G. Perencanaan Aktifitas Secara Global

Tabel 1 Perencanaan aktifitas secara global

Jumlah Estimasi
No Deskripsi Aktifitas Milestone
Hari Biaya
Analisis dan desain
1 10 3,6 juta
sistem
Penyiapan server &
2 5 5,5 juta
hosting
3 pemrograman 60 10 juta
4 Testing (pengujian) 5 2,4 juta
5 Instalasi sistem 3 2 juta
6 Dokumentasi 30 1 juta
7 Administrasi 107 3 juta
Pemeliharaan dan
8 30 2,5 juta
implementasi
Tambahan kerja, meeting,
9 7 5 juta
lain - lain
Total 246 35 juta
H. Risiko
1. Peserta tidak mendapatkan akun, jika peserta tidak melakukan
pelaporan kepada panitia.
2. Dapat terjadi lag pada saat seminar apabila traffic internet sedang
penuh atau down jika terlalu banyak peserta.
3. Jika terjadi pemadaman daya listrik pengadaan seminar bisa saja gagal
apabila penyelenggara tidak menyediakan sumber daya yang lain.

I. Batasan
1. Fokus proyek adalah membuat seminar berbasis website (webinar).
2. Peserta yang ingin mengikuti seminar harus mengeluarkan biaya
pendaftaran dan melakukakan pelaporan kepada panitia agar
mendapatkan akun yang di gunakan untukmengakses website.
3. Akhir pekan seperti hari sabtu dan minggu libur.
4. Tidak membahas secara khusus pada quality control dan quality
assurance.

J. Asumsi
1. Perencanaan Aktifitas (Time Management)
Tabel 2 Perencanaan aktifitas

No Kegiatan Kode Estimasi Hari Prasyarat

1 Analisis dan desain sistem A 10 -
2 Penyiapan server & hosting B 5 A
3 pemrograman C 60 A
4 Testing (pengujian) D 5 3
5 Instalasi sistem E 3 B;D
6 Dokumentasi F 30 E
7 Administrasi G 30 E
8 Pemeliharaan dan H 108 -
implementasi
9 Tambahan kerja, meeting, I 7 -
lain - lain
2. Grantt Chart

Gambar 1 Grantt chart

3. Diagram PDM (Metode Diagram Preseden)

Gambar 2 Diagram PDM

4. Diagram ADM (Arrow Diagramming Method)

Gambar 3 Diagram ADM

 Sistem Manajemen Webinar (Seminar Online)
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bisang :

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Analisis dan Desain Sistem
Menganalisis Sistem Webinar dengan melakukan wawancara kepada pihak yang
ingin mengadakan Webinar
Membuat DFD
Membuat ERD
Membuat Flowchart
2. Penyiapan Server dan Hosting
Pembelian domain
Pembelian hosting
Penerapan ERD di hosting
Instalasi aplikasi transfer data (filezila)
3. Pemrograman
Membuat desain menu untuk pendaftaran dan kegiatan
Membuat laporan untuk pendaftar
Perapan Flowchart ke dalam program
Menyiapkan strategi jika pada pendaftaran & kegiatan ada kendala
Menyiapkan server atau pembayaran cadangan jika program ada masalah
Menyiapkan room pengganti jika tidak mampu menerima trafic besar
4. Testing
Pengujian program secara local ( belum menggunakan hosting)
Menganalisis kekurangan yang ada pada sistem
Mengatasi masalah yang timbul saat pengujian
5. Instalasi Sistem
Instalasi pada server dan hosting
Dipastikan sudah sesuai yang diingkan
6. Dokumentasi
Mendokumentasikan program mulai setelah instalasi sampai kegiatan seminar
berlangsung
Pembuatan sertifikat
Cetak foto
7. Administrasi
Pembelian printer dan alat tulmenul
Pembuatan Proposal
Pembuatan surat menyurat
Administrasi saat analisis dan desain sistem
 List pendaftar + jadwal kegiatan
Pengarsipan DFD,ERD, dan Flowchart
Penyiapan Server dan Hosting
Pengarsipan nota pembelian Domain+Hosting
Pencatatan username dan password saat pendaftaran Hosting
Pemrograman
Pembagian kerja dan pelaporan pekerjaan yaitu pemrograman
8. Pemeliharaan dan Implementasi
Pemeliharaan sistem yang sudah terpasang mulai pendaftaran sampai digunakan
dalam event seminar
9. Tambahan kerja, meeting dan lain-lain
Tambahan jam kerja (lembur)
Meeting mendadak jika sewaktu-waktu terjadi problem (masalah)

Dibuat Oleh Disertujui Oleh

Nama : Nama :
Jabatan : Jabatan :
Tanggal : Tanggal :
 Sistem Manajemen Webinar (Seminar Online)
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bisang :
RAB
 To
Jam Tarif Jumlah Biaya Biaya tal
Gugus Tugas
WBS Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Lain per
Proyek
Kerja Kerja Kerja Kerja Lain Ta
sk
3.6
Analisis dan 36.000. 00.
1 80 22.500 2
Desain Sistem 000 00
0
Menganalisis
Sistem Webinar
dengan
melakukan
1.800.0
1.1 wawancara 40 22.500 2
00
kepada pihak
yang ingin
mengadakan
Webinar.
720.00
1.2 Membuat DFD 16 22.500 2
0
360.00
1.3 Membuat ERD 8 22.500 2
0
Membuat 720.00
1.4 16 22.500 2
Flowchart 0

5.5
Penyiapan
1.080.0 4.420. 00.
2 Server dan 24 22.500 2
00 000 00
Hosting
0
Pembelian 1.000.
2.1
Domain 000
Pembelian 3.420.
2.2
Hosting 000
Penerapan ERD 720.00
2.2.1 16 22.500 2
di Hosting 0
Instalasi aplikasi
360.00
2.3 transfer data 8 22.500 2
0
(filezilla)

10.
10.000. 00
3 Pemrograman 129
000 0.0
00
Membuat desain
menu untuk 188.00
3.1 8 23.500 1
pendaftaran dan 0
kegiatan
Membuat laporan 451.00
3.1.1 10 22.550 2
ppendaftaran 0
Penerapan
7.786.0
3.2 flowchart ke 85 22.900 4
00
dalam program
Menyiapkan
strategi jika pada
360.00
3.3 pendaftaran dan 8 22.500 2
0
kegiatan ada
kendala
Menyiapkan
server atau
pembayaran 540.00
3.3.1 8 22.500 3