I.

Keselarasan Tujuan
Tujuan pokok sistem pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin
adanya keselarasan tujuan dari masing-masing anggota ke arah tercapainya tujuan
perusahaan. Keselarasan tujuan dalam suatu proses berarti tindakan-tindakan yang
mengarahkan setiap anggota untuk menyelaraskan tujuan pribadinya masing-masing sesuai
dengan kepentingan perusahaan. Tentu saja keselarasan tujuan secara sempurna antara
individu dan perusahaan itu tidak pernah ada. Satu alasan penting setiap orang bekerja
biasanya menginginkan kompensasi (dalam bentuk uang tentunya) sebesar mungkin.
Sementara dari sudut pandang perusahaan, ada batas tertentu kompensasi yang bisa
diberikan, sehingga minimal sistem pengendalian manajemen hendaknya tidak mendorong
anggota organisasi bertindak tidak sesuai dengan kepentingan perusahaan.

II. Faktor – Faktor Internal

Keselarasan tujuan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang biasa disebut dengan faktor
informal dan formal. Faktor informal bisa berbentuk aspek eksternal dan bisa berbentuk
aspek internal.
1. Aspek eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang pada kehidupan
masyarakat dimana perusahaan merupakan bagian dari masyarakat itu sendiri. Hal ini
biasa disebut Etos Kerja. Hal tersebut bisa termanifestasikan dalam bentuk loyalitas
karyawan, semangat kerja, dan kemampuan individu. Sikap-sikap ini tentu berbeda
sesuai kondisi lokal, artinya sangat dipengaruhi budaya setempat. Orang Jepang
misalnya terkenal dengan keuletan dan kerja kerasnya.
2. Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen
adalah sebagai berikut:
a. Budaya. Budaya yang dimaksud disini adalah aturan atau kebiasaan yang berlaku
dalam perusahaan atau sering juga disebut iklim kerja. lklim kerja ini bisa
berbentuk sikap, norma, hubungan kerja dan asumsi yang secara eksplisit ataupun
implisit diterima dan berlaku bagi seluruh anggota organisasi. Norma budaya
seperti ini penting karena akan mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan
secara keseluruhan. Budaya perusahaan bisa berlaku sepanjang masa selama
masih sesuai dengan kepentingan perusahaan.
b. Gaya Manajemen. Aspek internal yang juga terpenting adalah Gaya Manajemen,
termasuk sikap pimpinan terhadap pengendalian. Sikap pimpinan biasanya juga
tercermin dalam sikap bawahan. Latar belakang pimpinan bisa dari berbagai
bentuk. Ada pimpinan yang cenderung hanya memberi instruksi tertulis ada juga
pendekatan yang kharismatik. Tidak ada satu bentuk pun yang bisa dikatakan
pimpinan ideal karena tergantung dari kebutuhan dan sudut pandang orang
masing-masing.
c. Organisasi Informal. Organisasi informal yang dimaksudkan disini adalah
adanya hubungan kerja secara informal antara satu bagian dengan bagian lainnya,
sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan dituju perusahaan.
 d. Persepsi dan Komunikasi. Perintah yang diterima oleh seorang bawahan dari
atasannya bisa saja tanggapannya berbeda. Kesalahan persepsi setiap saat bisa
terjadi, dan jika tidak ditangani dengan baik maka bisa merugikan kepentingan
perusahaan secara keseluruhan. Untuk itulah diperlukan cara komunikasi yang
efektif yang memungkinkan informasi yang disampaikan tidak salah diterima oleh
pihak yang menerima.
e. Kerjasama dan Konflik. Garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak dalam
bagan organisasi menunjukkan suatu cara agar tujuan organisasi dicapai adalah
dimana manajemen senior membuat keputusan dan mengkomunikasikan
keputusan tersebut melalui hierarki organisasi ke manajer pada tingkat yang lebih
rendah. Hal ini mengabaikan tujuan pribadi masing-masing individu. Sebenarnya
fungsi organisasi tidaklah seperti itu.

III. Sistem Pengendalian Formal

Faktor lain yang berpengaruh adalah sistem formal. Sistem tersebut dapat
dikelompokkan menjadi dua: yaitu: (1) sistem pengendalian manajemen dan (2) peraturan
(rules).

Peraturan (Rules)
lstilah rules dalam hal ini menunjukkan semua bentuk pengendalian dan instruksi
formal. Peraturan atau rules disini termasuk: instruksi-instruksi yang ada, praktik-praktik
yang dilakukan, job diskripsi, prosedur-prosedur operasi standar, petunjuk pelaksanaan
(manual), dan kode etik. Beberapa bentuk dari peraturan (rules) seperti yang telah
disebutkan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengawasan Secara Fisik (Physical Controls). Termasuk didalamnya adalah Penjaga
Keamanan, Password di Komputer, TV monitor, atau alat fisik lain yang bertugas
mengawasi setiap orang.
2. Petunjuk Pelaksanaan (Manual). Adalah aturan-aturan tertentu yang harus
dijalankan. Biasanya di pemerintahan banyak mempunyai aturan tertulis yang harus
dijalankan oleh pegawainya. Dengan berlalunya waktu beberapa aturan mungkin saja
ketinggalan zaman sehingga secara periodik perlu dievaluasi kembali untuk diadakan
perbaikan.
3. Sistem Pengaman (Safeguard System). Berbagai bentuk pengawasan secara
sistematis menjamin arus informasinya akurat dan mencegah kesalahan atau
kekurangan. Termasuk di dalamnya cross-check terhadap bukti transaksi seperti tanda
tangan dan bukti lainnya. Juga termasuk pengecekan sistem yang dibuat oleh internal
auditor ataupun eksternal auditor.
4. Pengendalian Tugas (Task Control System). Pengendalian tugas adalah proses yang
menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Beberapa dari tugas-tugas tersebut dikendalikan dengan menggunakan rules. Jika
 sebuah tugas merupakan tugas yang otomatis, maka sistem akan bekerja scndiri secara
otomatis melakukan pengendalian.

Proses Pengendalian Formal

Proses pengendalian formal pada dasarnya meliputi tahap-tahap tertentu yang secara terus-
menerus bekerja dari tahun ke tahun. Tahap ini dimulai dengan penentuan tujuan perusahaan
dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana strategik (Strategic Plan) disiapkan
untuk mengimplementasikan strategi tersebut, dan semua informasi yang tersedia digunakan
untuk membuat rencana ini. Strategic Plan kemudian diubah menjadi anggaran tahunan
yang difokuskan pada perencanaan pendapatan dan biaya untuk pusat pertanggungjawaban
secara individual. Pusat – pusat pertanggungjawaban juga diatur dengan sejumlah rules
(peraturan) dan informasi lainnya. Pusat pertanggungjawaban ini kemudian beroperasi
melakukan kegiatan, dan hasil kegiatan tersebut diukur dan dilaporkan. Hasil sesungguhnya
kemudian dibandingkan dengan rencana untuk menentukan keberhasilan pusat
pertanggungjawaban ini dalam melakukan tugasnya. Jika pusat pertanggungjawaban
tersebut berhasil, maka umpan balik berupa hadiah atau penghargaan akan diberikan kepada
pusat pertanggungjawaban. Tetapi jika tidka berhasil, maka umpan balik digunakan untuk
melakukan perbaikan pada pusat pertanggungjawaban tersebut, dan perbaikan yang
memungkinkan terhadap rencana.

IV. Jenis – Jenis Organisasi

Strategi perusahaan mempunyai pengaruh yang penting atas struktur organisasinya.
Berbagai bentuk struktur organisasi pada gilirannya mempengaruhi bentuk Sistem
Pengendalian Manajemen yang akan diterapkan. Pada dasarnya ada tiga bentuk struktur
organisasi, yaitu organisasi fungsional, organisasi unit usaha, dan organisasi matrik.
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Struktur Fungsional membagi tugas sesuai keahlian masing. masing. Hal ini
kontras dengan tugas manajer yang tidak mungkin mempunyai banyak keahlian sesuai
fungsi yang diberikan. Seorang manajer pemasaran seharusnya membuat keputusan
yang lebih tepat di bidang pemasaran, begitu pula seorang manajer produksi
berkonsentrasi di bidang produksi saja. Ini lebih baik dari pada seorang memegang dua
fungsi tersebut sekaligus, sehingga dapat dikatakan keuntungan organisasi fungsional
ini adalah efisiensi. Dengan demikian kelebihan dari organisasi fungsional adalah
memiliki potensi untuk bekerja secara efisien. Selain itu, kegiatan yang sama dalam
organisasi fungsional dapat lebih efektif.
Kelemahan tipe ini adalah tidak ada cara yang tepat untuk menentukan tingkat
keefektifan pemisahan fungsi tersebut di atas karena masing-masing fungsi secara
bersamaan memberi kontribusi terhadap output perusahaan. Dengan demikian
 perusahaan akan sulit untuk menetapkan tanggung jawab terhadap laba kepada manajer
secara individual. Kelemahan lainnya adalah tidak ada cara yang tepat untuk
perencanaan kerja dari masing-masing fungsi yang terpisah pada level bawah dari satu
organisasi. Dalam organisasi fungsional ini perencanaan dibuat oleh pimpinan puncak
karena diperlukan koordinasi dari masing-masing fungsi yang mengkontribusi output
akhirnya.

2. ORGANISASI UNIT USAHA

Unit bisnis didesain untuk mengatasi kelemahan pada tipe fungsional di atas.
Setiap unit usaha (divisi) bertanggung jawab terhadap semua fungsi yang terlibat dalam
proses produksi dan pemasaran produk tertentu. Manager unit bisnis bertindak seakan-
akan divisinya merupakan bagian terpisah dari perusahaan. Mereka juga bertanggung
jawab terhadap perencanaan dan koordinasi untuk masing-masing fungsi. Mereka juga
menjamin bahwa setiap fungsi terkoordinasi dengan baik. Prestasi divisi diukur dengan
tingkat laba yang diperolehnya.
Kelemahannya adalah Manajer unit usaha tidak mempunyai kekuasaan yang
lengkap. Kantor pusat mempunyai hak untuk membuat keputusan tertentu. Kantor Pusat
juga bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan secara keseluruhan dan berhak
mengalokasikan sesuai pertimbangan kantor pusat. Disinilah kesulitan yang timbul.
Kantor pusat juga menentukan kebijakan perusahaan secara keseluruhan.
Keuntungannya adalah merupakan tempat yang cocok untuk latihan manajemen.
Keuntungan lainnya divisi lebih memahami pasar dari pada kantor pusat dan bisa
bereaksi lebih cepat apabila ada ancaman ataupun kesempatan. Sehingga tanggung
jawab untuk menghasilkan laba dapat diletakkan pada satu orang manajer atau direktur
yang diberi tanggung jawab.

3. ORGANISASI MATRIX
Dalam organisasi matrik, manajer suatu proyek selain bertanggung jawab
terhadap keberhasilan proyeknya, juga bertanggung jawab terhadap unit-unit fungsional.
Masalah pengendalian manajemen pada organisasi matrik jelas lebih sulit dibandingkan
dengan bentuk organisasi lainnya. Perencanaan harus disesuaikan dengan kebutuhan
program atau proyek dan disesuikan pula dengan sumber daya yang tersedia pada
unitunit fungsional. Koordinasi harus dilakukan dengan mempertimbangkan jadwal
kegiatan dari beberapa unit sehingga proyek-proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan
tidak ada orang yang tidak bekerja. Pengendalian akan sulit manakala tingkat
keberhasilan suatu proyek atau program merupakan tanggung jawab dari beberapa
manajer.

V. Fungsi Kontroler
Untuk menjamin keberhasilan sistem pengendalian manajemen diperlukan seorang yang
mengawasi kegiatan kearah pemaparan tujuan. Biasanya disebut Controller. Fungsi
Controller ini adalah:
1. Mendesain dan menjalankan informasi dan mengawasi sistem.
2. Menyiapkan laporan keuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang saham atau
pihak lain.
3. Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami
laporan, menganalisis proposal anggaran dan program, mengkonsolidasikan rencana
anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan.
4. Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin validitas data.
5. Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan
yang berhubungan dengan fungsi controller.

Hubungan Dengan Organisasi Lini

Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Walaupun controller biasanya bertanggung
jawab atas desain dan operasi sistem dimana informasi pengendalian tersebut
dikumpulkan dan dilaporkan, kegunaan informasi pada pengawasan sesungguhnya adalah
tanggung jawab manajemen lini. Sebagai tambahan tanggung jawab dalam memproses
informasi, controller juga bertanggung jawab atas pengembangan dan analisis ukuran
pengendalian dan membuat rekomendasi atas tindakan yang diambil manajemen.
Seorang controller tidak membuat atau menguatkan keputusan manajemen.
Tanggung jawab atas pengawasan berjalan dari CEO terus ke organisasi lini, yang
menggunakan informasi yang disediakan oleh controller; sehingga controller merupakan
staf CEO. Seorang controller membuat beberapa keputusan. Pada umumnya, ada
beberapa kebijakan yang diputuskan oleh manajemen lini. Misalnya, seorang anggota
bagian controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas; seorang
manajer lini lebih suka tidak melibatkan pembicaraan soal biaya yang dihabiskan untuk
biaya perjalanan dinas.
Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategi dan
anggaran. Juga bagian controller pada dasarnya bertugas menganalisis laporan kinerja,
menjamin laporan tersebut akurat, dan meminta perhatian manajer lini atas beberapa
tindakan yang memerlukan perhatian. Untuk kegiatan seperti ini, controller bertindak
hampir seperti manajer lini.

Controller Unit Usaha

Controller unit usaha mempunyai loyalitas yang terbagi. Disatu pihak, mereka
mempunyai kewajiban terhadap controller perusahaan, yang bertanggung jawab atas
keseluruhan operasi sistem pengendalian. Dilain pihak, mereka memiliki kewajiban
terhadap manajer unit usaha karena controller bertanggungjawab untuk membantu
manajer unit usaha. Di beberapa perusahaan, controller unit usaha melaporkan pada
manajer unit usaha. Hal ini berarti bahwa manajer umum unit usaha mempunyai
kekuasan dalam hal sewa, pelatihan, transfer, kompensasi, promosi dan memberhentikan
kontroler unit usaha. Namun input dari kontroler perusahaan tetap diperlukan dalam
mengambil keputusan seperti ini. Pada beberapa perusahaan lainnya, controller unit
usaha melaporkan langsung ke controller perusahaan. Ada beberapa masalah atas
hubungan ini. Jika controller unit usaha bekerja hanya untuk manajer unit usaha, ada
kemungkinan ia tidak leluasa dalam mengawasi anggaran yang diusulkan atau
melaporkan tidak lengkap atas laporan kinerjanya. Dilain pihak jika controller unit usaha
bekerja hanya untuk controller perusahaan, manajer unit usaha bisa-bisa mengira
kontroler tersebut mata-mata yang dikirim oleh kantor pusat untuk mengawasi kegiatan
manajer unit usaha.