Lecture Notes: ISYS6317 Business Process Management
Lecture Notes: ISYS6317 Business Process Management
ISYS6317
Business Process Management
Week 7
Innovate Phase
Learning Outcomes
LO 3: Propose a business process management in an organization
Fase ini merupakan fase kreatif dan yang paling menarik dari sebuah proyek. Fase ini
tidak hanya melibatkan tim proyek, tetapi juga melibatkan stakeholders yang terkait, baik
internal maupun eksternal. Setelah pilihan proses baru diidentifikasi, kemudian dibuat
simulasi, dibuat activity based costing, perencanaan kapasitas dan menentukan kelayakan
implementasi untuk memungkinkan penyelesaian dari pilihan yang terbaik. Tambahan
kemungkinan dari keberhasilan diidentifikasi dan diprioritaskan dalam bisnis.
Tujuan dari fase ini adalah membuat lingkup proses proyek menjadi lebih efisien dan
efektif untuk memenuhi harapan stakeholder saat ini dan di masa yang akan datang. Fase ini
juga menyediakan kesempatan yang unik untuk mengukur lebih lanjut dengan teliti dan tepat,
dan garis besar manfaat dalam business case.
f. Konfirmasi bahwa alternatif pilihan proses baru akan memenuhi harapan stakeholder.
g. Konfirmasi bahwa pilihan proses baru konsisten dengan strategi organisasi, dan
tujuan proses yang telah ditentukan dapat tercapai.
j. Rincian cost-benefit analysis dapat dibuat dan dimasukan kedalam business case.
k. Pembaharuan business case dengan manfaat dan biaya yang lebih rinci dan terukur,
dan dampak penilaian pada organisasi yang harus mencerminkan manfaat berwujud
dan tidak berwujud.
l. Laporan rinci tentang langkah-langkah yang diambil, alternatif dan pilihan yang
dipertimbangkan, analisis, penemuan dan rekomendasi.
m. Penyajian untuk manajemen tingkat atas mendukung business case dan rekomendasi
arahan.
Aktivitas BPM harus menganggap otomatisasi sebagai bagian dari fase ini. Terdapat
beberapa komentar yang dikaitkan dengan Bill Gates, CEO Microsoft, dalam kaitannya
dengan otomatisasi.
HOW?
Cara terbaik untuk mengembangkan pilihan proses baru dan alternatif adalah melalui
penggunaan workshop. Workshop ini berbeda dalam struktur dan pendekatannya, yang
penting adalah memahami dari awal dan direncanakan dengan cara yang tepat. Workshop
diperlukan untuk memastikan bahwa proses yang didesain ulang selesai dengan benar pada
end to- end. Jika ini berarti melintasi batas unit departemen atau bisnis, atau bahkan batas-
batas organisasi, maka ini harus dilakukan.
Salah satu tantangan utama sehubungan dengan memberikan inovasi pada proses
untuk sebuah organisasi adalah ketidaksesuaian antara struktur organisasi konvensional
(Vertikal atau piramida dasar) dan cara ‘kerja’ (transaksi) diterima dan diproses dalam sebuah
organisasi. (Gambar 7.2 menunjukkan struktur organisasi konvensional.)
Garis vertikal mewakili pembagian organisasi ke departemen, dengan proses pekerja
yang saling terkait di berbagai departemen. Kerja diproses secara horizontal, seperti pada
Gambar 7.3, melewati berbagai departemen dalam model proses end-to-end di organisasi.
Gambar 7.4 menunjukkan bagaimana tingkat layanan pelanggan dan kepuasan dapat
diukur. Hal ini penting untuk memahami ‘layanan’ dan ‘kepuasan’ yang berbeda. Pelanggan
dapat menerima layanan maksimal namun memungkinkan untuk masih tidak puas.
Organisasi terus berbicara tentang faktor ‘wow’, dan bagaimana mereka harus
'Melebihi harapan pelanggan dan ‘mengejutkan’ mereka. ‘wow’ ini merupakan faktor yang
datang dalam bentuk fitur produk, atau kejutan yang tak terduga bagi pelanggan yang telah
dilayani. Factor ‘Wow’ dapat sangat efektif dalam membangun loyalitas pelanggan.
Untuk memiliki hasil yang baik pada tahap Inovasi, ada sejumlah langkah-tingkat tinggi
yang harus diikuti (lihat Gambar 7.6).
Step 1: Komunikasi
Hal ini penting untuk menjaga stakeholder terkait informasi ruang lingkup fase
Inovasi. Komunikasi harus memastikan bahwa masukan dari stakeholder tidak hilang, dan
bahwa para pemangku kepentingan harus selalu diberitahu mengenai status inputan mereka.
Jika saran mereka tidak dapat ditampung, penting untuk memberitahu mereka tentang
alasannya. Ini juga akan membantu mereka dalam memperoleh pemahaman yang lebih besar,
dan pilihan yang dibuat oleh bisnis atas nama proyek. Pengembangan rencana komunikasi
awal akan sangat terbantu dengan hal ini.
Informasi berguna lainnya untuk dimiliki meliputi rencana bisnis dan anggaran untuk
tahun berjalan dan yang akan datang, dan daftar portofolio proyek organisasi.
workshop awal
workshop awal adalah unik karena memperkenalkan seluruh fase Inovasi dan agen yang khas
dan terdiri dari:
1. pengantar dari sponsor eksekutif:
A. berterima kasih kepada peserta untuk keterlibatan mereka dan bagaimana mereka
membantu menciptakan masa depan
B. menguraikan tujuan dan visi, serta kendala, seperti yang disepakati selama
workshop eksekutif.
2. facilitators kunci kemudian memperkenalkan tim aktivitas BPM, peran mereka dan
kemudian menjelaskan peran dan harapan dari peserta.
2. Workshop creativity. Ide kreatif merupakan salah satu faktor penting jika ingin
melakukan proses desain ulang dan mempersatukannya. Proses creativity ini tidak
dibatasi dengan ide dari internal tetapi juga harus melibatkan pihak eksternal dari
berbagai industri. Fungsi dari pihak eksternal adalah sebagai bahan pertimbangan dari
proses bisnis internal dengan eksternalnya sehingga dapat diambil kesimpulan yang
baik.
Jika pengujian dianggap tidak layak maka akan diarahkan kembali pada tahap
sebelumnya yaitu dari innovate workshop sehingga tidak akan dilakukan implementasi.
Step 16 : Approvals
Pada tahap ini rekomendasi disetujui. Setiap organisasi memiliki proses masing-
masing untuk mengikuti persetujuan dari case bisnis yang harus diklarifikasi nantinya.
Outputs:
Fase Inovasi akan memberikan input berharga ke fase-fase lain dari kerangka kerja (lihat
Gambar 7.7), dan kami mencantumkan beberapa contoh di sini:
Pengetahuan dapat diperoleh yang akan berguna untuk arsitektur proses dalam
memodifikasi atau meningkatkan standar atau pedoman untuk organisasi
Peluang mungkin muncul yang memberikan umpan balik untuk memodifikasi strategi
organisasi - misalnya, sumber untuk proses di mana organisasi ini sangat baik secara
operasional
1 Tidak yakin harus mulai dari mana Ikuti kerangka kerja 7FE
3 Terlalu banyak pilihan inovasi dipilih - Langkah 2 - workshop kick-off eksekutif perlu
misalnya, tiga, enam, dua belas, dan dua memberikan tujuan proses BPM yang praktis /
puluh empat bulan pilihan untuk kedua fasilitator eksternal yang berpengalaman sering
otomatis dan non-otomatis dapat memastikan ruang lingkupnya praktis tanpa
takut akan konflik internal
4 Organisasi tidak memiliki visi untuk Fase Pemberdayaan memberikan arahan untuk fase
fase Inovasi dan tidak dapat menetapkan ini.
tujuan proses
Sekali lagi seorang fasilitator yang berpengalaman
dapat membantu mengatasi risiko ini
5 Ruang lingkup untuk fase Berinovasi Ruang lingkup perlu memberikan tingkat manfaat
terlalu kecil bisnis untuk membuatnya layak menyelesaikan
proyek
6 Harapan dan kebutuhan para pemangku Langkah 2 (workshop kick-off eksekutif) dan
kepentingan tidak dipertimbangkan Langkah 4 penting dalam menetapkan harapan dan
kebutuhan pemangku kepentingan, dan Langkah
10 (solusi yang diusulkan untuk bengkel kerja) dan
11 (menunjukkan dan memvalidasi kelayakan
solusi yang diusulkan) perlu meninjau kembali
7 Alat BPM (atau vendornya) sedang Bisnis harus memimpin kegiatan inovasi proses,
menuju tahap inovasi, yang mengarah ke mungkin terinspirasi oleh peluang yang disediakan
bisnis yang tidak didukung secara oleh alat BPM
optimal
Cara mengatasinya:
- Framework dari 7FE
- Memerlukan skenario dan menyediakan tahapan kepraktisan BPM beserta tujuannya
- Tidak perlu kwatir dengan akan terjadinya konflik internal
- Memberikan fasilitator (pihak ketiga)
Innovate Phase merupakan salah satu tahap dalam pembuatan proses bisnis yang akan
dikembangkan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Tahap dimana pembuatan proses bisnis
dilakukan dengan mencari suatu hal yang baru dengan pemikiran internal maupun eksternal
untuk mencapai hasil yang diinginkan dan kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dan dapat
berkembang lebih lanjut. Innovate Phase merupakan teknik membuat proses bisnis yang akan
dikembangkan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. . ISBN: 9780415641760.