2 4™ PERTAMINA SURAT EDARAN No. E-001/K10000/2021-S0 TENTANG KEGIATAN KORESPONDENS! SELAMA MASA GANGGUAN LAYANAN ICT ‘Sehubungan dengan gangguan pada layanan ICT yang berdampak pada kegiatan korespondensi khususnya melalui e-mail perusahaan dan Pertamina Office (P-Office), berikut disampaikan langkah antisipasi dan tindak lanjut yang dapat dilakukan: 4 Seluruh ketentuan dalam surat edaran ini berlaku Kegiatan korespondensi surat dinas (pembuatan draft, pelaksanaan review, pemberian approval, dan pengiriman surat dinas Perusahaan) dilakukan secara manual dalam bentuk soft copy menggunakan e-mail Perusahaan dan/atau aplikasi Microsoft Teams (MTeams). Pembubuhan tanda tangan surat dinas soft copy harus menggunakan digital signature (DS) tersertiikasi yang disediakan oleh Perusahaan yaitu DS Peruri atau DS BSSN. Jika mendesak, kegiatan korespondensi dapat dilakukan secara manual dalam bentuk hard copy dan dibubuhkan tanda tangan basah dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan. Surat dinas yang ditujukan kepada kepada pihak eksternal Perusahaan yang memiliki alamat e-mail selain @pertamina.com dapat dikirimkan dalam bentuk hard copy. Sekretaris/Admin pengelola korespondensi di tiap Fungsi harus membuat agenda kendali surat masuk dan surat keluar dalam bentuk excel serta melakukan pencatatan manual sesuai dengan TKI Pengisian Catatan Dalam Agenda Kendali Untuk Surat Dinas Keluar Dan Surat Dinas Masuk No.C-008/G30500/2018-S9. Penomoran surat dinas dilakukan secara manual dikoordinasikan oleh Sekretaris/Admin pengelola korespondensi di tiap Fungi Konfirmasi posisi nomor surat dinas terakhir untuk surat dinas yang dibuat melalui P-Office dapat menghubungi PIC BCP Korespondensi berikut ini: a. Putri Rizgiandini - Ast Manager UI/UX Development (087804514316) b. Winardi- Analyst | Quality Management & Standardization (081290009237) Saat akses P-Office telah kembali normal maka Sekretaris/Admin pengelola korespondensi harus molakukan pemeriksaan terhadap nomor surat di agenda kendali manual dan agenda kendali di P-Office. Apabila terdapat perbedaan nomor surat, maka Sekretaris/Admin pengelola korespondensi harus segera melakukan permintaan nomor offline di P-Office dan melakukan koordinasi dengan Pejabat Pemilik KBO Fungsi untuk penundaan approval surat dinas sampai dengan permintaan nomor offline disetujul oleh Admin P-Office. pai dengan gangguan layanan ICT teratasi dan akses layanan ICT terkait korespondensi melalui P-Office telah kembali normal. Demikian disampaikan untuk dapat dimaklumi dan dijadikan acuan pelaksanaan. Distribusi : “ Dikeluarkan di Jakarta Pada tanggal 09 Maret 2021 ¥ ‘SVP Human Capital Development din Nop