HAND OUT

PERTEMUAN 1

Topik : Arsip dan Kearsiapan

Kompetensi Dasar :
3.1 Memahami arsip dan kearsipan
4.1 Melakukan pengelompokkan arsip dan kearsipan

Indikator :
3.1.1 Menguraikan arsip dan kearsipan
3.1.2 Mengemukakan arsip dan kearsipan
4.1.1 Memilih arsip dan kearsipan
4.1.2 Menganalisis arsip dan kearsipan

Tujuan :
1. Setelah melakukan pengamatan peserta didik diharapkan dapat menguraikan dan mengemukakan
arsip dan kearsipan
2. Dengan melakukan diskusi peserta didik diharapkan dapat memilih dan menganalisis arsip dan
kearsipan

Materi :
KONSEP ARSIP DAN KEARSIPAN

A. Konsep arsip

Secara etimologi (asal usul kata), kata “arsip” berasal dari:

1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,

2. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan “file” artinya
sekumpulan informasi/warkat,
3. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat,
4. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinyawakat.

Pengertian arsip menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.

1. Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah warkat yang disimpan
secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu kegunaan, dalam rangka pelaksanaankehidupan
kebangsaan.
2. Menurut Leonard Montague Harrod, arsip adalah:
a. Sekumpulan informasi yang telah ditata secara sistematis, yang terdiri atas info tertulis, terketik,
tercetak, atau telah terekam dalam mesin,
b. Tempat untuk menata dan menyimpan berbagai informasi, dan
c. Sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.
 3. Sir Hillary Jenkinson dalam bukunya, A Manual of Archives Administration (Oxford 1922), mengartikan
arsip sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrative dan eksekutif
(pemerintah atau swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan
guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang
sah.

Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai. dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.

B. Nilai Guna Arsip

Sebagai sumber informasi yang dapat membantu untuk mencapai tujuan organisasi, arsip memiliki nila guna. Nilai
guna arsip antara lain sebagai berikut.

1. Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan.
Contoh: surat pengumuman.
2. Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum.
Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian, dan kuitansi.
3. Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh:
teks proklamasi.
4. Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan.
Contoh: hasil karya tulis.
5. Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan.
Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.

Vernon B. Santen, seorang ahli kearsipan, mengungkapkan bahwa arsip mempunyai nilai guna. Nilai guna tersebut
disingkat menjadi ALFRED (Sukoco: 2007) yang merupakan kependekan dari:

1. Administrative Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh
perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan oleh manajemen untuk menentukan
strategi pemasaran yang tepat bagi produk atau perusahaan secara keseluruhan.
2. Legal Value; Keberadaan arsip dipertahankan nilai hukum yang terkandung didalamnya. Misalnya data
keuangan yang disimpan oleh departemen treasury sebuah bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan
tentang dugaan tindakan money laundering yang dilakukan oleh institusinya.
3. Fiscal Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiscal yang terkandung didalamnya. Misalnya,
data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan selama tahun fiscal yang akan menentukan jumlah
pajak yang harus dibayar, dan sewaktu-waktu arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila
diperlukan.
4. Research Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung didalamnya.
Misalnya, buku The Wealth of Nations (judul aslinya adalah AnInquiry into the Nature and Causes of the
 Wealth of Nations, yang diterbitkan pertama kalinya pada tahun 1776 oleh Metheun and Co., Ltd) yang
ditulis oleh Adam Smith hingga saat ini disimpan oleh Perpustakaan Oxford, karena di dalamnya terdapat
dasar-dasar ilmu ekonomi modern dan menjadi rujukan bagi mahapeserta ekonomi untuk mempelajari ilmu
ekonomi.
5. Documentary Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yangterkandung di
dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdakaan Republik Indonesia sampai saat ini disimpan oleh Badan
Arsip Nasional sebagai bukti perjalanan kehidupan bangsa Indonesia. Atau foto ketika ulang tahun ketujuh
belas akan tetap disimpan dalam album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai Anda ketika
berumur 17 tahun.

C. Jenis Arsip

a. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.
1. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian
bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan
lain-lain.
2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk,
micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

b. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.
1. Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti surat
lamaran pekerjaan, daftar riwayat hidup, surat tugas, dll.
2. Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan, seperti daftar agen dan
distributor, daftar harga barang, prosedur penjualan, dll.
3. Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi, seperti prosedur
pengolahan produk/barang, jenis bahan baku, standar kualitas barang, dll.
4. Financial record, yaitu arsip yang berhubungan dengan catatan-catatan tentang masalah
keuangan, seperti tanggal jatuh tempo pembayaran, daftar piutang, cek, giro, dll.
5. Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris, seperti
catatan tentang keadaan fisik barang atau lokasi barang, catatan tentang barang-barang
inventaris kantor, dll.

c. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.
1. Lembaga pemerintahan
a. Arsip nasional di indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai inti organisasi
dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat.
b. Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah), termasuk
daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, (Daerah Istimewa Yogyakarta,
Daerah khusus Ibukuota Jakarta) yang selanjuntya disebut arsip nasional daerah.
2) Instansi pemerintah/swasta
a. Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan,
bukan karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Sedangkan arsip
sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau
microfilmnya.
 b. Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau
arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

d. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.
1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat
undangan dan surat pemberitahuan.
2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang
diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.
3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang,
sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.
4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya
(bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.
5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu
organisasi. Contoth: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

e. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
2. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip
ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-
kadang masih diperlukan.
c. Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya
digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
3. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi Negara.