1

Pertemuan 4-6 Penyediaan Staf:

Analisa Pekerjaan, Perekrutan dan Seleksi
DANNY MANONGGA
Perencanaan 2
SDM

 Perencanaan
SDM:
 Analisis
Pekerjaan,
 Rekrutmen,
dan
 Seleksi
Perencanaan SDM: 3

Analisis Alur Kerja

 Agar organisasi dapat memaksimalkan produktivitas, harus
mencocokkan orang yang tepat dengan pekerjaan yang tepat.
 Mengapa?
 Langkah pertama untuk mencocokkan orang dengan pekerjaan yang
tepat adalah menentukan pekerjaan apa yang perlu kita lakukan dan
kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan (deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan).
 Kita perlu mulai dengan menunjukkan bagaimana kita merancang alur
kerja (work flow) dan selanjutnya pekerjaan di organisasi kita.
 Alur kerja menciptakan kebutuhan akan jenis tugas tertentu yang
harus dilakukan dalam setiap bagian organisasi
 4
Analisis Alur Kerja

 Analisis alur kerja adalah alat yang kita gunakan untuk

mengidentifikasi apa yang harus dilakukan dalam organisasi untuk
menghasilkan produk atau layanan.
 Untuk setiap produk atau layanan yang kita sediakan di organisasi,
kita harus mengidentifikasi "serangkaian tugas. . . yang perlu
diselesaikan untuk membawa pekerjaan dari inisiasi ke penyelesaian.
“
 Hal pertama yang kita analisis adalah hasil akhir dari proses:
keluaran organisasi kita yang diharapkan.
 Dengan kata lain, kita perlu mengetahui apa yang diinginkan
pelanggan kita.
 Mengapa kita melakukannya dengan hasil akhir? Nah, jika Anda
memikirkan metode terbelakang ini, itu mulai masuk akal dengan
cukup cepat
 5
Tugas dan Input

 Setelah mengidentifikasi hasil yang kita harapkan, kita

kemudian dapat menentukan langkah atau kegiatan
yang diperlukan untuk membuat hasil akhir yang telah
diidentifikasi.
 Akhirnya, berdasarkan langkah-langkah yang
diidentifikasi dan tugas-tugas yang harus dilakukan, kita
dapat mengidentifikasi input yang akan diperlukan
untuk melaksanakan langkah-langkah dan melakukan
tugas yang sama
Machine, Material, Manpower 6
and Money (4Ms)

Ada alat sederhana untuk mengingat input sumber daya apa yang
kita miliki. Ini disebut 4 Ms:
1. Mesin — sumber daya seperti alat, peralatan, mesin manufaktur,
dan mesin lain yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan
2. Bahan — setiap sumber daya fisik (mis., Kayu, logam, bangunan,
real estat, dll.) Yang kami gunakan dalam produksi
3. Tenaga kerja — orang-orang yang dibutuhkan dalam proses
produksi tertentu — baik kuantitas maupun tipe
4. Uang — modal yang harus dikeluarkan untuk melakukan proses
kita
 4 Kategori Sumber Daya 7
.

Human Resource Management, Third edition

Robert N. Lussier & John R. Hendon. 2019
8
Analisis pekerjaan (Job 9
Analysis)

 Setelah memahami alur kerja dalam organisasi, hal berikutnya adalah

mengetahui bagian mana dari alur kerja yang dilakukan dan di mana.
 Analisis pekerjaan adalah proses yang digunakan untuk mengidentifikasi
pekerjaan yang dilakukan dan kondisi kerja untuk setiap pekerjaan
dalam organisasi.
 Dua hasil utama analisis pekerjaan adalah deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan.
 Deskripsi pekerjaan mengidentifikasi tugas-tugas utama, tugas, dan
tanggung jawab yang merupakan komponen pekerjaan, sedangkan
 Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi kualifikasi seseorang yang
harus mampu melakukan tugas-tugas pekerjaan yang disebutkan
dalam deskripsi pekerjaan.
 Mengapa Kita Perlu Menganalisis Pekerjaan?
 10
5 Metode Analisis Pekerjaan

 Kuesioner dapat diberikan kepada banyak orang yang berbeda untuk

menganalisis pekerjaan yang dimaksud, seperti pemegang jabatan saat
ini (petahana), penyelia, atau orang lain yang dipengaruhi oleh cara
pekerjaan itu dilakukan dalam organisas
 Wawancara analisis pekerjaan, di mana pertanyaan biasanya diajukan
oleh petahana dan jawaban dikompilasi ke dalam profil pekerjaan.
 Buku harian, di mana karyawan menuliskan tugas-tugas yang telah
diselesaikan saat mengerjakan pekerjaan. Log ini menjadi dokumen dari
mana kita membangun deskripsi pekerjaan.
 Observasi, pengamatan orang di tempat kerja
 Panel ahli materi memungkinkan membawa pengetahuan para ahli
tentang pekerjaan yang mereka evaluasi ke dalam proses.
 11
Desain / Redesign Pekerjaan

 Desain pekerjaan adalah proses mengidentifikasi tugas-tugas yang harus

diselesaikan oleh setiap karyawan, serta mengidentifikasi bagaimana tugas-
tugas itu akan diselesaikan.
 Desain pekerjaan sangat penting karena mempengaruhi kepuasan kerja
dan produktivitas, bersama dengan sejumlah besar fungsi lain dalam
MSDM.
 Desain ulang pekerjaan mengacu pada mengubah tugas atau cara kerja
dilakukan dalam pekerjaan yang ada, seperti bekerja lebih cerdas, bukan
lebih keras, untuk menemukan cara baru dalam melakukan hal-hal yang
meningkatkan produktivitas
 Pendekatan Desain dan 12
Redesain Pekerjaan

 Sangat tergantung pada apa apa yang ingin kita capai dalam organisasi.
 Apakah kita ingin meningkatkan tingkat motivasi dalam hubungan
pelanggan atau bisnis pemasaran langsung? Jika demikian, kita dapat
memilih jenis desain pekerjaan tertentu yang akan membantu
memotivasi pekerja individu.
 Apakah kita ingin menyederhanakan pekerjaan di lingkungan
manufaktur sehingga lebih efisien? Jika ini masalahnya, kita dapat
membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian komponen yang sangat
sederhana agar karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan cepat
dan lebih efisien karena hanya diminta melakukan beberapa hal yang
berbeda.
 Ada empat pendekatan utama untuk desain pekerjaan: mekanistik,
biologis, motorik perseptual, dan motivasi
 Empat Pendekatan Utama 13
Desain Pekerjaan

1. Desain pekerjaan mekanis (vs organik) berfokus pada

mendesain pekerjaan di sekitar konsep spesialisasi
tugas, penyederhanaan keterampilan, dan
pengulangan
2. Desain pekerjaan biologis berfokus pada
meminimalkan ketegangan fisik pada pekerja dengan
menyusun lingkungan kerja fisik di sekitar cara tubuh
bekerja.
3. Desain pekerjaan motorik perseptual berfokus pada
perancangan pekerjaan dengan tugas-tugas yang tetap
berada dalam kemampuan dan keterbatasan mental
normal pekerja. Alih-alih mencoba meminimalkan
ketegangan fisik tenaga kerja, tujuannya adalah
merancang pekerjaan dengan cara meminimalkan
tingkat ketegangan mental pekerja
4. Desain pekerjaan yang memotivasi berfokus pada
karakteristik pekerjaan yang memengaruhi makna
psikologis dan potensi motivasi pekerja
 The Job Characteristics 14
Model (JCM)

 Model karakteristik pekerjaan dikembangkan oleh Richard

Hackman dan Greg Oldham, menyediakan kerangka kerja
konseptual untuk merancang atau memperkaya pekerjaan
berdasarkan karakteristik pekerjaan inti.
 Model ini dapat digunakan oleh manajer individu atau oleh
anggota tim.
 Penggunaan model karakteristik pekerjaan dapat
meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja karyawan, dan
dapat meningkatkan kinerja
 15
Lima Karakteristik Inti

 Lima karakteristik pekerjaan inti dapat disesuaikan untuk meningkatkan

produktivitas karyawan dan kualitas kehidupan kerja mereka:
1. Variasi keterampilan: jumlah ragam tugas yang membentuk pekerjaan dan jumlah
keterampilan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan itu.
2. Identitas tugas: sejauh mana seorang karyawan melakukan seluruh tugas yang
dapat diidentifikasi. Misalnya, apakah karyawan merakit seluruh bagian televisi
atau sekedar layer saja?
3. Signifikansi tugas: persepsi karyawan tentang pentingnya tugas kepada orang lain
— organisasi, departemen, rekan kerja, dan / atau pelanggan.
4. Otonomi: sejauh mana karyawan memiliki keleluasaan untuk membuat keputusan
dalam merencanakan, mengatur, dan mengendalikan tugas yang dilakukan.
5. Umpan balik: sejauh mana karyawan mengetahui seberapa baik mereka
melakukan tugas mereka.
16
 17
Penyederhanaan Pekerjaan

Penyederhanaan pekerjaan adalah

 proses menghilangkan atau menggabungkan tugas dan / atau mengubah
urutan kerja untuk meningkatkan kinerja.
 memecah pekerjaan menjadi langkah-langkah menggunakan diagram alur,
dan kemudian karyawan menganalisis langkah-langkah untuk melihat
apakah mereka dapat melakukan hal berikut:
 Menghapuskan. Apakah tugas itu, atau apakah sebagian darinya, harus
dilakukan sama sekali? Jika tidak, jangan buang waktu untuk itu.
 Menggabungkan. Contoh, lakukan hanya satu perjalanan ke ruang surat
pada akhir hari alih-alih beberapa kali sepanjang hari.
 Mengubah urutan. Seringkali, perubahan dalam urutan melakukan
sesuatu, atau merancang sistem baru, menghasilkan total waktu lebih
rendah.
 Ekspansi, Rotasi,Perluasan 18
dan Pengayaan

Ekspansi kerja adalah proses membuat pekerjaan lebih luas, dengan

pengulangan yang lebih sedikit. Pekerjaan dapat diperluas melalui
rotasi, pembesaran, dan pengayaan. Perluasan pekerjaan
memungkinkan kita untuk fokus membuat pekerjaan lebih bervariasi.
 Rotasi pekerjaan: melakukan pekerjaan yang berbeda dalam
beberapa urutan, masing-masing untuk jangka waktu tertentu.
 Perluasan pekerjaan: penambahan tugas — pada level yang sama
dalam organisasi — untuk memperluas variasi.
 Pengayaan pekerjaan: proses membangun motivasi ke dalam
pekerjaan itu sendiri untuk membuatnya lebih menarik dan
menantang, seringkali melalui peningkatan otonomi
 19
Metode Peramalan

Peramalan dapat dilakukan dalam dua langkah berbeda.

 Menyelesaikan analisis kuantitatif
 Menyesuaikan hasil analisis kuantitatif menggunakan metode kualitatif.
Analisis sederhana dapat dilakukan dengan bantuan spreadsheet. Data dasar
dapat ditetapkan sebagai berikut:
1 Jumlah karyawan saat ini 700 orang
2 Tingkat omset tahunan 10 persen
3 Kerugian yang diharapkan selama tahun 70
4 Saldo pada akhir tahun 630
5 Nomor diperlukan pada akhir tahun 750
6 Jumlah yang akan diperoleh (5 - 4) = 120 selama setahun
 20
Perekrutan

Proses Perekrutan

Pertimbangan Perekrutan

Perekrutan Internal atau Eksternal?

Tantangan dan Kendala dalam Merekrut

 21
Pentingnya Proses Perekrutan

 Total biaya yang terkait dengan merekrut, memilih, dan

melatih karyawan baru sering meningkat hingga 300%
hingga 400% dari gaji tahunan mereka menurut
serangkaian perkiraan terbaru.
 22
Definisi Proses Perekrutan

 Perekrutan adalah proses menciptakan sekelompok kandidat

yang memenuhi syarat untuk suatu lowongan pekerjaan.
 Definisi ini mengidentifikasi fakta bahwa kita membutuhkan
pelamar yang memenuhi syarat
 Untuk mengisi lowongan:
 Calon pekerja potensial umumnya harus disadarkan
bahwa organisasi mencari karyawan.
 Mereka kemudian harus dibujuk untuk melamar
pekerjaan. mengapa mereka ingin menjadi bagian dari
organisasi.
 Kekuatan Eksternal yang 23
Berpengaruh Dalam erekrutan

 Serangkaian kekuatan eksternal memengaruhi kemampuan untuk

merekrut individu ke dalam organisasi pada titik waktu tertentu.
 Kondisi umum ekonomi nasional dan dunia.
 Perubahan hukum dan peraturan sering berpengaruh pada
perekrutan pekerja paruh waktu dan temporer alih-alih
karyawan penuh waktu
 Paradigma perusahaan yang bergeser dari memberikan
pekerjaan penuh waktu
 Secara umum, kekuatan eksternal terdiri dua kategori besar:
 pasar tenaga kerja yang tersedia dan
 lingkungan sosial dan hukum.
 24
Pasar Tenaga Kerja

Pasar tenaga kerja adalah kumpulan kandidat dari mana kita menarik calon
karyawan kita. Hal ini tergantung:
A. Penawaran dan permintaan dan tingkat pengangguran
 Pertama, mempertimbangkan faktor penawaran dan permintaan dalam
kategori pekerjaan tertentu.
 Jika kita membutuhkan seorang insinyur mekanik, berapa banyak
insinyur mekanik yang tersedia di lingkungan kerja?
 Apakah ada terlalu banyak untuk jumlah pekerjaan yang tersedia,
atau ada lebih banyak pekerjaan daripada insinyur?
 Jika ada sekelompok besar insinyur yang menginginkan pekerjaan di
bidangnya, maka pekerjaan kita untuk merekrut orang akan jauh
lebih mudah daripada jika ada sangat sedikit tersedia dan banyak
lowongan pekerjaan.
 25
Pasar Tenaga Kerja (samb)

 Kedua, mempertimbangkan tingkat pengangguran

di suatu wilayah.
 Setiap bisnis merekrut terutama dari wilayah geografis
yang dapat diidentifikasi.
 Beberapa akan merekrut secara local, regional, nasional,
atau internasional.
 Jika pengangguran tinggi, pekerjaan merekrut umumnya
lebih mudah daripada jika pengangguran sangat rendah.
 26
Pasar Tenaga Kerja (samb)

 B. Pesaing
 Berapa banyak yang bersaing untuk memperoleh talenta yang
tersedia di bidang tertentu.
 C. Lingkungan Sosial dan Hukum
 Lingkungan sosial di negara tempat organisai beroperasi juga
memengaruhi kemampuan untuk merekrut orang-orang baru ke
dalam organisasi. Karyawan baru juga mengharapkan tingkat manfaat
yang tinggi dan peluang yang baik untuk pelatihan dan
pengembangan
 Pertimbangan 27
Perekrutan Organisasi

 Begitu kita menyadari keterbatasan yang ditempatkan pada kita oleh

pasar tenaga kerja dan lingkungan hukum, kita dapat mulai
mempertimbangkan masalah internal yang mengendalikan proses
perekrutan kita.
 Kapan kita harus melalui proses rekrutmen, alternatif apa yang kita
miliki untuk merekrut (outsourcing, pelatihan ulang, dll.),
 Dan haruskah kita merekrut pelamar kita dari sumber internal (dalam
perusahaan) atau sumber eksternal?
 Kita harus menetapkan kebijakan tentang topik-topik ini untuk menjaga
konsistensi, dan kita membutuhkan konsistensi agar adil dan merata
sehingga kita dapat mempertahankan proses kita jika diperlukan. Jadi,
apa yang harus kita pikirkan, dan pada tingkat detail seperti apa?
 Kapan kita merekrut karyawan?
Sumber-Sumber Perekrutan 28

Perekrutan Eksternal
 Mencari di luar organisasi
untuk orang-orang yang
belum pernah bekerja di
perusahaan sebelumnya.
 Iklan surat kabar, open
house, perekrutan di
kampus, referensi
karyawan, dan melalui
Internet.
 29
Perekrutan Eksternal

 Keuntungan Perekrutan Eksternal

 Memiliki akses ke kumpulan pelamar yang berpotensi
besar
 Mampu menarik orang yang memiliki keterampilan,
pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan organisasi
 Membawa pendatang baru yang mungkin memiliki
pendekatan baru untuk masalah dan tetap up to date
dengan teknologi terbaru
 30
Perekrutan Eksternal (samb)

 Kerugian Perekrutan Eksternal

 Biaya yang relatif tinggi

 Calon mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang cara

kerja organisasi
 Mungkin perlu menerima lebih banyak pelatihan

 Ketidakpastian tentang apakah mereka benar-benar akan

berkinerja baik
 31
Perekrutan Internal

 Perekrutan Internal
 Manajer beralih ke karyawan yang ada untuk mengisi posisi
terbuka
 Manfaat merekrut internal:
 Pelamar internal sudah akrab dengan organisasi
 Manajer sudah tahu kandidat
 Dapat membantu meningkatkan level motivasi dan moral
karyawan
 32
Kejujuran dalam Perekrutan

 Manajer mungkin tergoda untuk melukis gambar yang

terlalu cerah dari posisi terbuka dan organisasi secara
keseluruhan
 Manajer mungkin merasa bahwa jika mereka jujur,
seorang pelamar mungkin tidak mau bekerja di sana.
 Penelitian menunjukkan ini adalah strategi yang buruk.
Kejujuran dalam Perekrutan 33

 Realistic Job Preview

Memberikan penilaian jujur
tentang keuntungan dan
kerugian dari suatu
pekerjaan dan organisasi.
Dapat mengurangi jumlah
karyawan baru yang
berhenti ketika pekerjaan
dan organisasi mereka gagal
memenuhi harapan mereka
yang tidak realistis
 34
Seleksi SDM

Proses Seleksi

Alat-Alat Seleksi
 35
Proses Seleksi

 Seleksi adalah proses memilih

pelamar yang memenuhi syarat
terbaik yang direkrut untuk pekerjaan
tertentu.
 Seleksi adalah tugas manajemen yang
penting.
 Mengapa hal itu sangat penting bagi
organisasi?
 36
Pentingnya Proses Seleksi

 Pemborosan Akibat Salah Seleksi

 Pikirkan Biaya Waktu dan Uang yang terbuang

 Pikirkan produktivitas yang Lebih Rendah

 Potensi karyawan yang lalai, dapat menimbulkan bahaya

bagi rekan kerja, pelanggan, pemasok, atau pihak ketiga
lainnya
 37

Alat Seleksi
Informasi latar belakang 38

 Membantu menyaring
pelamar yang tidak memiliki
kualifikasi utama
 Tentukan pelamar yang
berkualitas lebih
menjanjikan dari yang lain
Wawancara 39

 Wawancara terstruktur di mana

manajer meminta setiap pelamar
pertanyaan terkait pekerjaan yang
sama.
 Wawancara tidak terstruktur yang
menyerupai percakapan normal.
 Biasanya wawancara terstruktur
lebih disukai; Bisa dimungkinkan
dalam wawancara tidak terstruktur.
 Tes Kertas dan Pensil 40

 Tes kemampuan menilai

sejauh mana pelamar
memiliki keterampilan
kinerja pekerjaan yang
diperlukan
 Manajer harus memiliki
bukti kuat bahwa tes adalah
prediktor kinerja yang baik
Tes Kemampuan Fisik 41

 Ukuran ketangkasan,
kekuatan, dan stamina
untuk pekerjaan yang
menuntut fisik
 Tindakan harus terkait
dengan pekerjaan untuk
menghindari diskriminasi.
Tes kinerja 42

 Tes yang mengukur kemampuan

pelamar saat ini untuk melakukan
pekerjaan atau bagian dari
pekerjaan seperti mengharuskan
pelamar untuk mengambil tes
kecepatan mengetik.
 Pusat penilaian adalah fasilitas di
mana kandidat manajerial dinilai
berdasarkan aktivitas terkait
pekerjaan selama beberapa hari.
Referensi 43

 Sumber berpengetahuan
yang mengetahui
keterampilan,
kemampuan, dan
karakteristik pribadi
pelamar
 Banyak mantan majikan
enggan memberikan
informasi negatif
 44
Keandalan dan Validitas

 Alat seleksi harus dapat diandalkan dan valid.

 Keandalan adalah sejauh mana alat mengukur hal yang
sama setiap kali digunakan.
 Validitas adalah sejauh mana tes mengukur apa yang
seharusnya diukur
 45
Permasalahan Dalam Rekrutmen

 Untuk memperoleh posisi manager misalnya, adakalanya

Departemen HRD memutuskan untuk mencari kandidat
dari luar, bisa dengan memasang iklan lowongan kerja
atau berkonsultasi dengan lembaga headhunter. Padahal,
bisa jadi orang yang sebetulnya mereka cari adalah yang
mereka hadapi setiap harinya.
 46
Industri Harus Sama?

 Mendapatkan kandidat yang tepat bukan berarti harus

mencari orang yang memiliki keterampilan di bidang
industri sama, di departemen yang sama dan bahkan
memiliki jobdecs lama yang sesuai dengan posisi yang
ditawarkan.
 Melakukan hal tersebut justru menjauhkan kita pada
kandidat yang berpotensi memberikan inovasi baru bagi
perusahaan.
 47
Pertanyaan Review

 Agar organisasi dapat memaksimalkan produktivitas, harus mencocokkan

orang yang tepat dengan pekerjaan yang tepat. Mengapa?
 Untuk melakukan analisa alur kerja, mengapa kita melakukannya dari
hasil akhir?
 Mengapa Kita Perlu Menganalisis Pekerjaan?
 Dalam seleksi karyawan berikan pendapat anda apakah antara memilih
kompetensi dan loyalitas?
 Kapan organisasi mulai merekrut?
 Mengapa proses seleksi sangat penting bagi organisasi?
 Dalam seleksi apakah kita harus merekrut dari industry yang sama?