Rencana pemeliharaan harus mencakup semua tool yang telah
dikembangkan untuk membantu dalam pengelolaan arsip, tidak hanya untuk terhadap sistem-sistem elektronik. Adalah perlu untuk mengembangkan prosedur-prosedur pemeliharaan dan memperbaharui: a.skema klasifikasi bisnis; b.thesaurus; c.ketentuan-ketentuan pengelolaan arsip; d.jadwal retensi arsip; e.kebijakan dan prosedur; f.bahan-bahan pelatihan.