Memahami dan Mendesain Data Akuntansi

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan File

File transaksi (transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai
berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi
meliputi data transaksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi lainnya (misalnya
pelanggan, pemasok, tenaga penjual), dan uraian barang/jasa yang berhubungan
dengan kejadian (misalnya harga, dan kuantitas persediaan yang dijual). File induk
(master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang
berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan
buku besar).
Pada format yang ditunjukkan, file induk untuk barang dan jasa ditampilkan dikiri, file
transaksi ditampilkan ditengah, dan file induk ditampilkan dikanan. Setiap kotak pada
diagram tersebut menunjukkan sebuah file. Untuk salah satu file tersebut, diagram
menunjukkan dua atribut (field), “Order#” dan “Tanggal_Order”.
Kejadian dan File Transaksi
Ingat bahwa kolom kedua diberi label “File(-file) transaksi diperlukan ?” alasan untuk
(-file) adalah bahwa ini biasanya berguna untuk menyimpan informasi mengenai satu
kejadian dalam dua atau lebih file transaksi. Alasan untuk pengguna banyak file untuk
menyimpan data transaksi dijelaskan kemudian.
Mendokumentasikan File Transaksi
Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :
1. Tentukan kejadian-kejadian didalam proses
2. Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer.
3. Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang
telah dicatat dalam SIA.
4. Keluarkan kejadian pemeliharaannya.
Kejadian dan Tabel Induk
Untuk mengidentifikasi dua jenis entitas dimana tabel indul umumnya digunakan.
Daftar ini akan diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.
· Barang / jasa
· Agen
· Kas
· File induk buku besar
Membuat tabel induk salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk
menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.
Atribut dan Hubungan
Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidenifikasi record
ditabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai kunci
utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.
Kunci asing (foreign record) adalah filed ditabel yang merupakan kunci utama
dibeberapa file lainnya. kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel
dengan tabel lainnya. Berikut ini akan dibahas manfaat penghubungan tabel-tabel.
Kunci asing menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan.
Hubungan Antartabel
Kardinalitas hubungan menunjukkan beberapa banyak kejadian dari suatu jenis entitas
(kejadian, sumberdaya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya.
Kardinalitas berikut digunakan dalam desain basis data :1) satu dengan satu (1,1); 2)
satu dengan banyak (1,m); 3)banyak dengan banyak (m,m).
Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan berhubungan satu
dengan banyak, tetapi justru terjadi pada SIA.
Hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi.
Menentukan Kardinalitas
Tidak selalu mudah untuk menentukan kardinalitas hubungan. Ingat bahwa setiap pola
membuat dua pernyataan independen tentang hubungan antarentitas. Juga, ingat
bahwa sisi kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waku.
Signifikansi Konsep untuk Aplikasi Basis Data
Bagian ini menjelaskan tiga konsep kunci utama, kunci asing, dan hubungan yang
didefinisikan terdahulu. Konsep-konsep ini dalam mendesain laporan, formulir dan
pengendalian.
· Mengimplementasikan dokumen dan laporan
· Mengimplementasikan formulir input
· Mengontrol data SIA : integritas referensial.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Dalam menentukan atribut-atribut yang diperlukan dalam pertanyaan gunakan atribut
apa saja yang diperlukan dalam output query, criteria apa yang akan digunakan untuk
menghasilkan output dan atribut apa saja yang digunakan dalam criteria tersebut.
Jenis-Jenis Laporan
Laporan daftar sederhana (simple resort report) adalah daftar transaksi penjualan.
Laporan perincian yang dikelompokkan (grouped detail report) adalah daftar transaksi
penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal
untuk setiap jenis produk. Laporan ringkasan (summary report) hanya memberikan
ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa
mendaftar masing-masing transaksi penjualan terakhir. Laporan entitas tunggal (single
entity report), seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu
kejadian.
Tata Letak Laporan
Header halaman (page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang
tampak dibagian atas setiap halaman. Footer halaman (page footer) tampak dibagian
bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman. Footer laporan (report
folder) terlihat satu kali, dibagian akhir laporan. Perincian laporan (report detail) berisi
informasi utama dilaporan.
Kerangka desain laporan yang dikembangkan untuk jenis laporan ini dapat dengan
mudah digunakan pada jenis ini laporan lainnya yang hanya memiliki elemen terpisah
yang akan dibahas kemudian.
· Kotak label dan kotak teks
· Mengelompokkan atribut
· Header kelompok
· Perincian kelompok
· Footer kelompok
Organisasi Laporan
Dalam mengorganisasikan laporan seseorang dapat menentukan hal-hal seperti berikut
ini :
· Data dikelompokkan menurut produk#.
· Header kelompok memiliki data acuan dari tabel persediaan.
· Bagian perincian kelompok mendaftar transaksi informasi berasal dari tabel
perincian penjualan dan tabel penjualan.
· Footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang digudang
sekarang.

Laporan Kejadian
· Daftar Kejadian Sederhana
Daftar kejadian sederhana (simple event lists) menyediakan daftar kejadian yang
sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau
nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
· Laporan Perinci Kejadian Dikelompokkan
Laporan perinci kejadian yang dikelompokkan (grouped event detail reports)
menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan
menurut barang / jasa atau agen. Laporan seperti itu mencakup data acuan mengenai
barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang /
jasa atau agen.
· Laporan Ringkasan Kejadian
Laporan ringkasan kejadian (event summary report) meringkas berbagai macam
kejadian menurut berbagai parameter.
· Laporan Satu Kejadian
Laporan satu kejadian (single event report) menyajikan perincian mengenai satu
kejadian. Sering kali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk
diberikan kepada pelanggan atau pemasok.
Daftar Acuan dan Laporan Status
· Daftar Acuan
Daftar acuan (reference lists) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel
induk.
· Laporan Status
Laporan status (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau
agen.
§ Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status report) menampilkan
data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang, jasa, atau agen
maupun kejadian (perincian yang mendukung) yang menyebabkan perubahan data
ringkasan
§ Laporan ringkasan status (summary staus report) mendaftar data acuan dan data
ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.
§ Laporan status satu barang/jasa/agen (single products/service/agent status report)
biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data
ringkasan untuk satu entitas, seperti pelanggan, pemasok, atau unsure penyediaan.
MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR
Hubungan antara Formulir Input dan Tabel
Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir. Hanya hubungan pertama saja yang
memiliki hubungan satu dengan satu antara formulir dan tabel.
1. Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel
2. Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih
3. Dua formulir atau lebih untuk mencatat data disatu tabel.
Jenis-Jenis Formulir Input
· Formulir entri satu record (single record entry form) hanya menampilkan satu
record pada satu waktu. Formulir entri bentuk tabel (tabular entry form) menyediakan
desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis
formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.
· Formulir entri multitabel (multi-table entry form) digunakan untuk
menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Formulir utama (main formulir) memiliki
dia bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke”suatu”tabel,
dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke”banyak”
tabel.
Cara-cara Entri Data
Data dapat dimasukkan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut ini.
1. Agen internal mengetik data
2. Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel
pencarian (look-up table), tombol radio (radio button), atau kotak cek (check box).
3. Agen internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi
pelanggan.
4. Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web
perusahaan.
Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan
Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan
bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.
UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna
dengan system. Use case adalah urutan langkah –langkah yang terjadi ketika “pelaku”
sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa
orang, computer, atau bahkan sustem lain, tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku
manusia.
Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA
· Elemen-elemen antar Formulir
Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek-objek pada
formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan.
Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks, label, fitur pencarian,
tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.
· Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data
Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk
meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.
1. Kunci utama
2. Fitur pencarian
3. Pemindaian
4. Pemeriksaan record
5. Konfirmasi
6. Integritas referensial
7. Pemeriksaan format
8. Aturan validasi
9. Default
10. Melarang field kosong
11. Nilai yang dihasilkan computer
12. Meningkatkan pengguna untuk menerima/menolak data
Mendesain Formulir
· Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlikan
Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi
kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan mengidentifikasi formulir yang
diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience Store. Kemudian kita akan
mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat diidentifikasi dinarasi
Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan Menyetorkan kas.
· Formulir Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven
Covenience Store
Jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu record. Sebagaimana
disebutkan sebelumnya, Formulir Arsip Manajer menunjukkan sau record dari suatu
tabel pada suatu waktu..
· Formulir Satu Record : Formulir Setoran
Formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data transaksi
· Formulir Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven
Convenience Store
Formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk
menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.
· Formulir Entri Multitabel
Formulir entri multitabel untuk mencatat penjualan. Formulir tersebut disusun
kedalam format formulir utama/sub formulir.