Launch pad phase

Why?
Seringkali sangat sulit bagi organisasi untuk menentukan di mana harus memulai
proyek BPM. Organisasi mungkin mengetahui bahwa ia memiliki masalah dan inefisiensi
operasional dalam unit bisnis tertentu; namun, bagaimana dan dari mana memulainya bisa
menjadi keputusan yang sangat sulit. Fase landasan peluncuran (Gambar 15.1) adalah
platform tempat proyek BPM dicakup, ditetapkan, dan diluncurkan (Gambar 15.2). Dalam
kasus metode inisiatif operasional, analisis bisnis dan proses tingkat tinggi yang memadai
diselesaikan selama fase ini untuk memungkinkan organisasi menentukan tempat yang logis
untuk memulai tinjauan awal upaya yang terlibat dalam proyek BPM bersama dengan
kemungkinan manfaat untuk diperoleh. Arsitektur proses juga dapat membantu untuk tujuan
ini. Dalam kasus metode yang digerakkan oleh strategi, titik awal sebagian besar akan
diketahui (meskipun mungkin memerlukan beberapa perbaikan).

Hasil yang diharapkan dari fase launch pad dan disertakan pengikut:
1. Definisi pemangku kepentingan yang terlibat atau terkait dengan proyek.
2. Keterlibatan dan komitmen pemangku kepentingan, dan didokumentasikan dan
harapan yang disepakati.
3. Matriks pemilihan proses.
4. Daftar proses bisnis yang teridentifikasi dan metrik awal.
5. Daftar tujuan proses yang disepakati.
6. Proses yang diprioritaskan untuk fase Memahami.
7. Strategi implementasi awal.
8. Manajemen Proyek:
 – Dokumen piagam proyek
– Dokumen ruang lingkup proyek
– Draf awal rencana proyek (rencana tahap Memahami akan diselesaikan secara
rinci)
– Penentuan dan dokumentasi strategi komunikasi awal
– Analisis risiko awal
9. Pengembangan kasus bisnis awal.
Bagaimana proyek dan skenario proyek yang telah dipilih akan menentukan
pendeketannya

Step 1: Communications:
Dalam beberapa organisasi , proyek BPM masih memiliki stigma yang melekat pada
mereka sejak masa BPR pandangannya adalah bahwa BPR sama dengan down sizing, dan
orang orang akan di PHK. Masalah ini perlu ditangani di awal dengan komunikasi di awal
dengan komunikasi yang tepat, memberi tahu personrl mengapa BPM berbeda.
Step 2: Initial key stakeholder interviews
Setelah berdiskusi dengan sponsor proyek atau bisnis, serangkaian wawancara dengan
sejumlah kecil pemangku kepentingan bisnis internal harus dilakukan. Tujuan wawancara ini
adalah untuk mendapatkan gambaran umum tentang bisnis saat ini dan lingkungan proses,
dan untuk mengumpulkan pandangan para pemangku kepentingan ini dari area utama proses
dan masalah operasional. Hasil dari wawancara tersebut adalah sebagai berikut:
• membangun hubungan dengan para pemangku kepentingan (bagian dari pengelolaan
pemangku kepentingan)
•  memperoleh pemahaman tingkat tinggi tentang masalah dari perspektif pemangku
kepentingan
•  identifikasi kemenangan cepat, yang menjadi minat para pemangku kepentingan.
Step 3: High-level process walkthrough
 Jika anggota awal tim proyek tidak terbiasa dengan proses dalam unit bisnis, itu bisa
sangat berguna untuk menghabiskan beberapa hari berbicara kepada orang-orang yang
mengeksekusi proses di situ, dan mengikuti proses dalam unit bisnis secara end-to-end. Step
Ini memberikan ikhtisar yang sangat baik tentang bagaimana bisnis dilakukan, dan
memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi kesamaan dan perbedaan proses.
Step 4: Stakeholder identification and engagement
Ini adalah langkah sederhana curah gagasan untuk menemukan siapa pemegang
saham proyek (baik dari perspektif internal maupun eksternal). Setelah ini selesai, pemangku
kepentingan yang harus berkontribusi pada proyek diidentifikasi dan harus terus diberi
informasi. Pemangku kepentingan penting (seperti pelanggan atau pemasok) mungkin perlu
tidak hanya diinformasikan tetapi juga dilibatkan dan berkomitmen pada proyek. Upaya yang
diinvestasikan dalam mendesain ulang, mengembangkan, dan menerapkan proses baru akan
sia-sia jika pelanggan atau pemasok menolak untuk menggunakannya.
Step 5: Executive workshops
Agenda untuk workshop ini biasanya terdiri dari dua sesi tiga jam, dan mencakup yang
berikut:
 Definisi dan lingkup proyek
 Identifikasi tujuan proses awal
 Perjanjian daftar periksa keberhasilan untuk proyek
 Identifikasi dan kategorisasi pemangku kepentingan
 Pembuatan daftar awal model proses end to end
 Identifikasi proses bisnis individu
 Analisis awal proses, termasuk metrik tingkat tinggi
 Perjanjian hasil untuk fase pahami
Step 5.1: Define project scope
Ini adalah definisi ruang lingkup manajemen proyek normal. Seperti sebelumnya,
kami tidak menguraikan metodologi manajemen proyek dalam dokumen ini. Dalam banyak
situasi, bisnis sudah menentukan cakupan proyek - misalnya, dalam metode pemilihan proyek
yang digerakkan oleh strategi. Paling tidak, ruang lingkup 'awal' ini harus ditinjau kembali
dalam lokakarya eksekutif dan dikonfirmasikan masih sesuai dengan bisnis dan pemangku
kepentingan lainnya. Jika bisnis operasional ingin mengubah ruang lingkup proyek metode
yang digerakkan oleh strategi, akan perlu untuk mengembalikannya ke sponsor proyek dan
kepemimpinan eksekutif, karena mungkin berdampak pada strategi organisasi. Penting juga
untuk memperjelas apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek.
Project width

Organisasi perlu meninjau tujuan proyek BPM. Apakah bisnisnya:

 Hanya ingin perbaikan kecil atau bertahap dalam proses bisnisnya?
 Ingin mendesain ulang proses yang ada untuk menjadikannya lebih baik (lebih efisien,
efektif, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya)?
  Ingin mengambil kesempatan untuk mendesain ulang bisnisnya secara total dengan
menggunakan inovasi proses?
 Ingin mengevaluasi rantai nilai industri dan mendesain ulangnya?
Step 5.2: Identify process goals
Tujuan proses pada saat ini perlu dikembangkan sehingga proyek dapat direncanakan
dengan tepat. Kecuali Anda mengetahui tujuan proses, organisasi tidak memiliki informasi
yang cukup untuk mendefinisikan dan membangun proyek secara memadai. Dalam proyek
metode berbasis strategi, diharapkan bahwa tujuan tingkat tinggi mungkin sudah diketahui
dan ditentukan oleh manajemen eksekutif. Dalam metode inisiatif operasional, tujuan akan
ditentukan selama lokakarya ini.
Step 5.3 Success Checklist
Ini merupakan langkah penting dalam pengelolaan harapan stakeholder dan validasi
dari ruang lingkup proyek. Dari perspektif proyek dan bisnis, penting untuk memahami apa
yang harus dicapai agar proyek ini berhasil. Sementara daftar periksa keberhasilan tingkat
tinggi, untuk metode yang digerakkan oleh strategi, akan ditetapkan oleh eksekutif, detailnya
akan ditentukan selama langkah ini.
Step 5.4: List of end-to-end processes
Model proses end-to-end memberikan gambaran umum tentang proses utama untuk
organisasi. Untuk proyek individu, penyelesaian model proses end-to-end akan memberikan
bantuan dengan penyelesaian langkah berikutnya - 'mengidentifikasi proses bisnis individu',
yang merupakan sub-proses dari model proses end-to-end.
Step 5.5: Identify Business Processes

Proses Pemilihan Matrix

Step 5.6: Analyze business processes
Selama penyelesaian matriks pemilihan proses, penting untuk mengumpulkan metrik dari
bagian rantai nilai dan proses yang sesuai. Metrik yang berguna untuk setiap proses / pasar /
produk meliputi:
• Jumlah orang yang terlibat dalam pelaksanaan proses
• Jumlah dan nilai transaksi
• Angka-angka tentang kualitas (misalnya kepuasan pelanggan, pengerjaan ulang,
keluhan dan sebagainya) yang setara dengan area masalah proses
• Metrik waktu pemrosesan, waktu throughput, dan waktu tunggu, yang dapat sama
dengan kemacetan proses.

a. Assets
b. Liability
c. Identify
d. Priority
e. Background
f. Mandated
Step 5.7: Agree outcomes for Understand phase
Kiriman untuk fase Memahami akan mencakup yang berikut:
  Daftar model proses ujung ke ujung
 Daftar sub-proses ujung ke ujung
 Model proses saat ini ke tingkat detail yang cukup untuk memungkinkan fase
Inovasi akan diselesaikan
 Metrik yang sesuai, cukup untuk menetapkan dasar pengukuran komparatif
proses di masa mendatang
 Daftar masalah proses utama, seperti yang ditentukan oleh bisnis
 Identifikasi prioritas inovasi
 Identifikasi peluang untuk kemenangan cepat
 Validasi dan penyerahan quick win untuk implementasi, jika sesuai pada tahap
ini
 Laporan tentang fase.
Step 6 Agree and plan the handover to the business
Sebelum melakukan langkah lebih lanjut, penting untuk menyetujui dan
merencanakan penyerahan ke bisnis. Sebagian besar proyek gagal dalam ujian terakhir:
bahwa bisnis mampu dan bersedia mengambil alih proyek sebagai bagian dari bisnis seperti
biasa. Langkah ini juga berfungsi sebagai landasan pengujian yang baik untuk melihat
bagaimana pengelolaan pemangku kepentingan harus diselesaikan selama fase ini.
Manajemen pemangku kepentingan selalu menjadi masalah yang sulit, tetapi selalu lebih baik
untuk menerima umpan balik lebih awal dalam proyek daripada nanti. Umpan balik ini akan
memungkinkan penyesuaian dilakukan pada pendekatan.
Step 7: Develop implementation plan
Implementasi yang baik akan memastikan bahwa solusi yang diusulkan optimal untuk
organisasi dan organisasi itu menggunakan solusi ini dengan cara terbaik dan melakukannya
sesingkat mungkin waktu. Jika implementasi tidak diselesaikan dengan lancar, maka satu
atau beberapa file situasi berikut mungkin muncul. Solusi yang dipilih tidak optimal untuk
organisasi - ini bisa terjadi karena pengumpulan kebutuhan yang salah, tidak lengkap atau
tidak konsisten; Namun, hal ini sebagian besar disebabkan oleh kurangnya partisipasi
pemangku kepentingan dan pengguna proses. Organisasi tidak menggunakan solusi dengan
cara terbaik karena pengguna tidak diinformasikan, dilatih dan dimotivasi dengan benar.
Solusi tidak dapat segera dilaksanakan karena perlu beberapa modifikasi, menghasilkan
jangka waktu yang lebih lama untuk realisasi manfaat - yang tidak akan sebagus yang
seharusnya.
Step 8: Develop/sign-off business case
Templet kasus bisnis organisasi standar harus digunakan. Selain dari konten kasus bisnis
BPM normal, kasus bisnis juga harus mencakup berikut ini:
 analisis Economic Value Add (EVA)
 persiapan proposal internal
 dokumentasi biaya operasional yang tidak dapat dihitung, manfaat dan EVA, dan
pemeriksaan risiko masing-masing
 menyajikan pro dan kontra dari berbagai pilihan
 menggunakan skenario dan kriteria evaluasi kinerja
 Step 9: Define and establish project team structure
Setelah memutuskan urutan proses yang akan diperiksa selama fase Memahami, tim
proyek dan bisnis awal akan posisi untuk membuat struktur proyek BPM dan mengumpulkan
tim proyek. Struktur proyek BPM bisa agak berbeda dengan TI 'normal' atau proyek bisnis

.
Step 10 : Complete Initial Project Plan
• Projek awal harus menjelaskan dan fase pemahaman dengan detail
• Durasi step ini sendiri sangat krusial. Dikarenakan biasanya dalam proses pelaksanaan
step ini terdapat revisi terhadap model yang digunakan.
• Perlu diperhatikan agar meluangkan waktu yang cukup dalam penulisan laporan
tentang bagaimana projek berjalan. Penulisan ini dapat dilakukan selagi projek
dijalankan agar tidak memakan waktu yang terlalu lama.