BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah Singkat

Dinas Kearsipan adalah salah satu Dinas yang berada di

Kabupaten Lamongan. Dinas Kearsipan Daerah Lamongan merupakan hasil
pemisahan dari badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Lamongan
Tahun 2016. Sebagaimana perda Kabupaten Lamongan nomor 5 Tahun 2016 dan
dijabarkan dalam Perbup Lamongan nomor 78 Tahun 2016 tentang kedudukan,
susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas Kearsipan Daerah
Kabupaten Lamongan.
Sedangkan alamat Dinas Kearsipan Daerah di Jalan Basuki Rahmad
No.178 Telepon (0322) 318287, dengan layanan dinas mulai hari Senin sampai
dengan hari Kamis pukul 07.30 Wib sampai dengan pukul 15.30 Wib, dan hari
Jum’at pukul 07.30 Wib sampai pukul 12.00 Wib dilanjutkan pukul 13.00 Wib
sampai dengan pukul 14.30 Wib. Hari libur Sabtu, Minggu dan hari libur lain
yang ditetapkan secara resmi oleh Pemerintah.

4
 5

2.2 Struktur Organisasi

Pada dasarnya prinsip organisasi adalah merupakan wadah atau tempat

untuk mencapai tujuan dengan menggunakan pola tertentu, Oleh karena itu
struktur organisasi harus dibuat sebaik mungkin. Sederhana pun suatu perusahaan
tentu memiliki struktur organisasi sendiri. Struktur organisasi yang baik adalah
struktur organisasi yang jelas dan tegas yang menggambarkan tugas dan
wewenang dari tiap-tiap bagian yang ada didalam perusahaan serta mempunyai
ciri - ciri sebagai berikut :
a) Mempunyai tujuan yang  jelas dan rinci
b) Tujuan harus dipahami setiap orang
c) Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh setiap individu dalam
organisasi
d) Adanya kesatuan dalam organisasi
 5

e) Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

Berikut adalah penjelasan mengenai struktur organisasi di Dinas
Kearsipan Daerah :
1. Kepala Dinas

Bahwa untuk melaksanakan ketentuan pasal 4 Peraturan Daerah

Kabupaten Lamongan Nomor 5 Tahun 2016 tentang pembentukan
dan susunan perangkat daerah Kabupaten Lamongan, perlu
menetapkan Peraturan Bupati tentang kedudukan, susunan
organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas Kearsipan Daerah
Kabupaten Lamongan.
Adapun tugas-tugas dari kepala dinas antara lain adalah :
a) Penyusunan perencanaan bidang kearsipan daerah.
b) Pelaksanaan NSPK dan SPM urusan pemerintahan di bidang
kearsipan daerah.
 6

c) Pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan daerah.

d) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan daerah.
e) Pelaksanaan administrasi dinas di bidang kearsipan daerah.
f) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait
dengan tugas dan fungsinya.
2. Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada kepala dinas.
Sekretariat mempunyai fungsi antara lain :
a) Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, kegiatan, dan
anggaran.
b) Pelaksanaan koordinasi pengelolaan keuangan/anggaran.
c) Pengelolaan urusan kepegawaian, tata usaha, kearsipan,
perlengkapan, rumah tangga, surat menyurat dan keprotokolan
dinas.
d) Pelaksanaan pembinaan dan pengelolaan administrasi
kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan dinas.
e) Pengoordinasian dan perumusan perencanaan dan program dinas.
f) Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, kegiatan, dan
anggaran.
g) Pelaksanaan koordinasi pengelolaan keuangan/anggaran.
h) Pengelolaan urusan kepegawaian, tata usaha, kearsipan,
perlengkapan, rumah tangga, surat menyurat dan keprotokolan
dinas.
i) Pelaksanaan pembinaan dan pengelolaan administrasi
kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan dinas.
j) Pengoordinasian dan perumusan perencanaan dan program
dinas.
k) Pengoordinasian dan pengelolaan administrasi keuangan dinas.
 7

1) Sub Bagian Program dan Evaluasi mempunyai tugas :

a) Menyusun bahan pengoordinasian kegiatan perencanaan,
monitoring dan evaluasi, serta pelaporan kinerja, program dan
kegiatan dinas.
b) Menyusun perencanaan kinerja, program dan kegiatan dinas.
c) Menyusun hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja,
program dan kegiatan dinas.
d) Menyusun laporan kinerja, program, dan kegiatan dinas.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai
dengan bidang tugasnya.
2) Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a) Melaksanakan verifikasi dan akuntansi pengelolaan keuangan
dinas.
b) Melaksanakan pengelolaan dan pembayaran gaji dan tunjangan
pegawai.
c) Melaksanakan pendataan dan pengelolaan aset dinas.
d) Menyusun laporan pertanggung jawaban pengelolaan keuangan
dan aset dinas.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai
dengan bidang tugasnya.
3) Sub Bagian Umum mempunyai tugas :
a) Penyiapan dan koordinasi penatalaksanaan kepegawaian, produk
hukum dan dukungan administrasi umum yang menjadi tanggung
jawab dinas.
b) Menyusun perencanaan kebutuhan pegawai mulai penempatan
formasi, pengusulan dalam jabatan, usulan pensiun, peninjauan
masa kerja, mutasi, dan menyelenggarakan pengelolaan
administrasi ASN dan lainnya.
c) Menyusun kebutuhan dan pengadaan perlengkapan dan bahan
habis pakai dinas.
d) Melakukan penyusunan dan evaluasi organisasi serta
ketatalaksanaan.
 8

e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai

dengan bidang tugasnya.
3. Bidang Pengawasan Kearsipan

Bidang pengawasan kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala

Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas Kearsipan.
Bidang pengawasan kearsipan mempunyai fungsi :
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan
kearsipan.
b) Melaksanakan perencanaan program pengawasan kearsipan.
c) Melaksanakan audit kearsipan.
d) Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas
kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
1) Seksi Pengawasan Perangkat Daerah mempunyai tugas :
a) Melaksanakan perencanaan pengawasan kearsipan pada perangkat
daerah.
b) Melaksanakan audit kearsipan pada perangkat daerah.
c) Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada
perangkat daerah.
d) Melaksanakan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada
perangkat daerah.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2) Seksi Pengawasan Desa/Kelurahan mempunyai tugas :
a) Melaksanakan perencanaan pengawasan kearsipan pada
desa/kelurahan.
b) Melaksanakan audit kearsipan pada desa/kelurahan.
c) Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada
desa/kelurahan.
d) Melaksanakan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada
desa/kelurahan.
 9

e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang

sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3) Seksi Perusahaan/Orpol/Ormas/Parpol mempunyai tugas :
a) Melaksanakan perencanaan pengawasan kearsipan pada
perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik.
b) Melaksanakan audit kearsipan pada perusahaan, dan organisasi
kemasyarakatan/organisasi politik.
c) Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada
perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik.
d) Melaksanakan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada
perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4. Bidang Layanan dan Manfaat Kearsipan

Bidang layanan dan manfaat kearsipan dipimpin oleh seorang

kepala bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
kepala dinas kearsipan.
Bidang layanan dan manfaat kearsipan mempunyai fungsi :
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis layanan dan
penuntasan.
b) Pelaksanaan layanan informasi arsip.
c) Pelaksanaan pemanfaatan arsip statis.
d) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
1) Seksi layanan dan pemanfaatan arsip statis mempunyai tugas :
a) Melaksanakan, layanan arsip dinamis, layanan arsip statis,
penyajian informasi, penelusuran arsip statis, menyiapkan bahan
dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip, dan mengelola
pengaduan masyarakat.
b) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2) Seksi Dokumentasi dan Penyebarluasan Informasi mempunyai tugas:
 10

a) Mencari, mengumpulkan, menghimpun, dan mengelola data serta

informasi.
b) Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk
teknis di bidang dokumentasi.
c) Melaksanakan penerimaan karya cetak dan karya rekam dari
instansi pemerintah/swasta, perorangan, sesuai ketentuan
perundang undangan yang berlaku.
d) Menyusun atau menata bahan bahan menurut teknis dokumentasi.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3) Seksi Sistem Informasi Kearsipan mempunyai tugas :
a) Menghimpun data informamsi kearsipan.
b) Mengunggah data informasi kearsipan kedalam sistem informasi
kearsipan.
c) Pengelolaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi.
d) Penyediaan akses dan layanan informant kearsipan melalui JIKN.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5. Bidang Pembinaan Kearsipan

Bidang pembinaan kearsipan dipimpin oleh seorang kepala

bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala
dinas kearsipan Kabupaten Lamongan.
Bidang pembinaan mempunyai fungsi :
a) Koordinasi penyelenggaraan kearsipan.
b) Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan
kapasitas sumber daya manusia kearsipan.
c) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan
kearsipan.
d) Pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan.
e) Pelaksanaan sosialisasi kearsipan.
 11

f) Perencanaan, pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan

kearsipan.
g) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas
kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
1) Seksi Pembinaan Perangkat Daerah mempunyai tugas :
a) Melaksanakan perencanaan, bimbingan dan konsultasi
penyelenggaraan kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga
kearsipan daerah.
b) Melaksanakan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan pada
perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah.
c) Melaksanakan supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada
perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah.
d) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai tugas dan fungsinya.
2) Seksi Perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik,
masyarakat, dan desa/kelurahan mempunyai tugas :
a) Melaksanakan perencanaan, bimbingan dan konsultasi
penyelenggaraan kearsipan pada perusahaan, organisasi
kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat.
b) Melaksanakan sosialisasi kearsipan pada perusahaan, organisasi
kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat.
c) Melaksanakan pemantauan supervisi dan evaluasi pelaksanaan
kearsipan pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi
politik dan masyarakat.
d) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai tugas dan fungsinya.
3) Seksi Pembinaan SDM Kearsipan mempunyai tugas :
a) Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknik
pelaksanaan, pemberian bimbingan dan konsultasi, dan
pengendalian di bidang perencanaan kebutuhan jabatan
fungsional arsiparis di daerah, serta bimbingan dan konsultasi
 12

SDM kearsipan, pengelolaan data, evaluasi fungsi dan tugas

jabatan fungsional arsiparis.
b) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai tugas dan fungsinya.
6. Bidang Pengelolaan Arsip

Bidang pengelolaan arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala dinas
kearsipan daerah Kabupaten Lamongan.
Bidang pengelolaan arsip mempunyai tugas :
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip
dinamis.
b) Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis.
c) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip
statis.
d) Pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip.
e) Pelaksanaan pengolahan arsip.
f) Pelaksanaan preservasi arsip.
g) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
1) Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas :
a) Melakukan pembinaan kepada unit pengolah dalam
menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling
lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
b) Menyediakan, mengolah, dan penyajian arsip inaktif untuk
kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik.
c) Melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan
dan penyimpanan arsip inaktif.
d) Melakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan
penyusunan daftar arsip inaktif.
e) Melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan
daerah.
 13

f) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang

sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2) Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip Statis
a) Melaksanakan monitoring, penilaian, dan verifikasi terhadap fisik
arsip dan daftar arsip.
b) Melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis.
c) Mengusulkan pemusnahan arsip.
d) Melaksanakan persiapan penyerahan arsip statis.
e) Menerima fisik arsip dan daftar arsip.
f) Melaksanakan penataan informasi arsip statis.
g) Melaksanakan penataan fisik arsip statis.
h) Menyusun guide, daftar, dan inventaris arsip statis.
i) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3) Seksi Preservasi Arsip mempunyai tugas :
a) Melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan
arsip statis.
b) Melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip statis serta
penyelamatan arsip statis akibat bencana.
c) Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis.
d) Melaksanakan pengujian autentisitas arsip statis.
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.3 Visi dan Misi Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan

Semua perusahaan pasti memiliki gambaran untuk menjadikan

perusahaannya menjadi lebih maju dan menjadi yang terdepan, seperti Dinas
Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan yang memiliki gambaran perusahaan
sebagai berikut :
a. Visi:
“ Terdepan dalam penyediaan akses informasi kearsipan untuk
mewujudkan Lamongan lebih sejahtera dan berdaya saing.”
 14

b. Misi:
Untuk mewujudkan Visi tersebut Dinas Kearsipan telah
menyusun Empat Misi sebagai berikut :
1. Meningkatkan pengawasan dalam kearsipan.
2. Mewujudkan lamongan sebagai kabupaten literasi .
3. Menciptakan SDM pengelola arsip yang berkompeten dan
berdaya saing.
4. Melaksanakan penerapan pengelolaan arsip secara tertib,
rapi, dan andal.

2.4 Bentuk Usaha

Bentuk usaha Dinas Kearsipan daerah tidak termasuk ke dalam bentuk

usaha perdagangan. Dinas Kearsipan Daerah ialah dinas/kantor yang dikelola oleh
pemerintah untuk mengurus tentang masalah kearsipan dan tidak harus
berhadapan langsung terhadap masyarakat tetapi dinas kearsipan memiliki tugas
untuk meningkatkan sumber daya manusia (SDM) agar dapat mengelola arsip
dengan baik dan benar.
Arsip itu penting, tetapi sering penanganan tidak serius. Arsip baru terasa
penting ketika saat dibutuhkan ternyata tidak ditemukan. Itulah kondisi yang
terjadi di dunia birokrasi saat ini. Arsip masih dinomorduakan oleh para pelaku
birokrasi. Itu senada dengan yang disampaikan Bakri, kepala bidang pembinaan
dinas kearsipan daerah Kabupaten Lamongan, ketika membuka bimtek
peningkatan SDM pengelolaan arsip Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-
Kabupaten Lamongan. Arsip harus ditangani secara serius karena itu menjadi
urusan wajib pemerintah.
“Dari mulai kita lahir hingga meninggal dunia, kita selalu butuh
dokumen/arsip”. Selain mengelola arsip, dinas kearsipan juga memiliki layanan
terhadap masyarakat yang ingin mencari informasi tentang sejarah beberapa tahun
yang sudah berlalu.
1. Konsep dasar layanan arsip inaktif
Layanan adalah kegiatan membantu menyiapkan(mengurus) apa apa yang
diperlukan seseorang. Layanan arsip inaktif adalah suatu aktifitas memberikan
 15

bantuan untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua
pihak yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan arsip inaktif, yaitu pihak yang
membutuhkan arsip inaktif dalam hal ini pimpinan unit kerja dan pihak yang
memberikan arsip inaktif adalah pengelola arsip.
Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang
diperlukan oleh pengguna dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat
mendukung aktifitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan
sesuai target yang telah ditentukan. Sedangkan ruang lingkup layanan arsip inaktif
yang dibahas mencakup pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip
inaktif oleh pengelola arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari
permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip sampai
dengan pengembalian ke tempat penyimpanan semula.
Kegiatan layanan arsip inaktif perlu mensosialisasikan ketentuan-
ketentuan apa saja yang berlaku dalam memberikan layanan arsip inaktif melalui
pemberitahuan pada papan pengumuman atau surat edaran yang ditandatangani
oleh pimpinan instansi. Beberapa jenis layanan arsip inaktif yang sering dilakukan
oleh dinas kearsipan daerah lamongan antara lain: layanan peminjaman arsip,
layanan penggandaan, layanan penyampaian dan layanan konsultasi.
2. Prosedur layanan arsip inaktif
Prosedur layanan arsip inaktif yang baik harus memberikan petunjuk
pelaksanaan teknis dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya. Kegiatan
layanan arsip inaktif yang perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap
permintaan, monitoring, dan pengembalian arsip inaktif ke tempat penyimpanan
semula.
Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit
kerja yang menyimpan arsip inaktif. Kebutuhan unit kerja ini akan dipenuhi oleh
dinas kearsipan setelah ada permintaan secara koordinasi baik secara langsung,
telepon, maupun email.
Pencarian arsip dilakukan setelah ada permintaan secara formal baik
melalui permintaan langsung, telepon maupun email. Kegiatan ini dilakukan
melalui penelusuran arsip inaktif pada tempat penyimpanan arsip baik melalui
sistem manual maupun sistem komputerisasi.
 16

Pencatatan dilakukan sebagai upaya pengendalian arsip inaktif yang

dipinjam. Kegiatan ini merupakan kegiatan administratif dalam aktifitas layanan
arsip inaktif. Dengan pencatatan ini arsip dapat diketahui bila keberadaannya tidak
ditempat penyimpanan.
Monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah
selesai sesuai waktu yang ditentukan atau masih berada di unit kerja yang
meminjam arsip inaktif tersebut. Apabila sudah perlu segera dikembalikan di
tempat penyimpanan semula.

2.5 Sistem yang digunakan

2.5.1 Visual Basic

Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan

sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development
Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis
sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman
(COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan
menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan
cepat. Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan
Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic,
tetapi cara kerjanya yang berbeda. Para programmer dapat membangun aplikasi
dengan menggunakan komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft
Visual Basic Program-program yang ditulis dengan Visual Basic juga dapat
menggunakan Windows API, tetapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan.
Dalam pemrograman untuk bisnis, Visual Basic memiliki pangsa pasar yang
sangat luas. Sebuah survey yang dilakukan pada tahun 2005 menunjukkan bahwa
62% pengembang perangkat lunak dilaporkan menggunakan berbagai bentuk
Visual Basic, yang diikuti oleh C++, JavaScript, C#, dan Java.
 17

2.5.2 Database

Pangkalan data atau basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan
di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu
program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query)
basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system,
DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi. Istilah "basis data"
berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas,
memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data
komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum
revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang
berhubungan dengan bisnis. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari
catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki
penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini
disebut skema. Skema menggambarkan objek yang diwakili suatu basis data, dan
hubungan di antara objek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema,
atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau
model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang
menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang
saling berhubungan di mana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang
sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan
antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang
lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih
eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel. Istilah basis data mengacu pada
koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya
seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management
system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer
menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

Jadi secara konsep basis data atau database adalah kumpulan dari data-data
yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan
tatacara yang tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. Atau basis data
 18

(database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan (relasi) antara
satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur
tertentu. Pada komputer, basis data disimpan dalam perangkat hardware
penyimpan, dan dengan software tertentu dimanipulasi untuk kepentingan atau
keguanaan tertentu. Hubungan atau relasi data biasanya ditunjukkan dengan kunci
(key) dari tiap file yang ada. Data merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat
atau merepresentasikan deskripsi dari suatu objek. Data yang merupakan fakta
yang tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang
berguna atau bermanfaat bagi pemakainya akan membentuk apa yang disebut
informasi. Bentuk informasi yang kompleks dan teritegrasi dan pengolahan
sebuah database dengan komputer akan digunakan untuk proses pengambilan
keputusan pada manajemen akan membenuk Sistem Informasi Manajemen (SIM),
data dalam basis data merupan item terkecil dan terpenting untuk membangun
basis data yang baik dan valid.