MATERI MSDM 1 KE 6

ANALISIS JABATAN

A. Pengertian Analisis Jabatan

Analisa jabatan dalam sebuah organisasi (perusahaan) memiliki peran

yang strategis. Analisa jabatan memudahkan perusahaan dalam melakukan

aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya seperti rekruitmen dan

seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan serta pemberian imbal

jasa kepada para karyawan.

Untuk memahami pentingnya analisa jabatan, harus dipahami terlebih

dahulu apa yang dimaksud dengan analisa jabatan. Berikut ini beberapa

pengertian dari analisa jabatan:“Analisa jabatan adalah prosedur yang

dilakukan untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi

SDM yang tepat untuk mengisi jabatan tersebut”. (Dessler, 2014)

“Analisa jabatan adalah sebuah prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan

informasi-informasi mendetil dari suatu jabatan” (Noe, R.A., Hollenbeck,

J.R., Gerhart, & P.M Wright, 2009) .“Analisa Jabatan adalah prosedur

pengumpulan data yang sistematis tentang suatu jabatan dalam sebuah

organisasi, khususnya mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab dari jabatan

tersebut” (Luis R., Gomez & Meija, Balkin, D., & Candy, Robert L, 2007)
B. Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan

analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta,

yaitu:

• Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat

pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban,

serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai

standar pekerjaan.

• Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-

kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana

sistematika tertentu

• Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan

berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar

tenaga kerja luar yang terikat

• Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk

mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam

berbagai kelompok

• Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu

bagi suatu pekerjaan

• Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang

dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para

pekerja

• Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja

 • Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,

perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu

• Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan

rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja,

susunan kerja dan standar kerja

• Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak

aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan

• Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu

organisasi

• Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

C. Jenis-jenis Analisis Jabatan

Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis

analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan

analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented job description).

1. Traditional Job analysis

Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi

melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2) merinci

unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah

dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum

seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3) kualifikasi-

kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

 Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian

perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak

ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-

standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja,

tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu

pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga

tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.

2. Result-Oriented Job Description (RODs)

Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented

job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-

oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil

menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja

dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui

bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan

tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang

tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.

Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs)

adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input

personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan

sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan

tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi

para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan

performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan

 penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer

kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah

dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan

yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan

kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan

beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak

dapat diukur.

D. Manfaat analisis jabatan

Analisis jabatan memiliki banyak manfaat untuk pimpinan suatu

perusahaan atau organisasi, salah satunya untuk memecahkan masalah mengenai

kepegawaian khususnya yang berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan oleh

pekerja pada perusahaan tersebut. Adapun beberapa manfaat analisis jabatan, yang

diantaranya yaitu:

• Untuk penarikan dan seleksi tenaga kerja.

• Untuk penempatan posisi dari tenaga kerja.

• Untuk menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja.

• Untuk keperluan penilaian kerja.

• Untuk perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan.

• Untuk promosi jabatan pada tenaga kerja.

• Untuk perencanaan organisasi.

E. Metode pengumpulan informasi dalam analisis jabatan

Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004) memperbincangkan beberapa

motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan

Questionaire (angket), metode dengan “Check-List”, dengan wawancara

individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan

harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah

metode teknik critical incident

1. Wawancara

Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Pro dan Kontra.

Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas

dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas

mencerminkan keunggulan.

b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.

Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan

secara luas.

c. Pedoman Wawancara.

2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara

lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama

terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

 4. Buku Harian (diary/log)

Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian

(diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk

setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan

waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.

F. Prinsip Melakukan analisis jabatan

Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan

(job holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat

melibatkan orang lain,misalnya orang yang memiliki job yang sama, atau orang

yang lebih senior yang berada dalam satu departemen dengan pemegang jabatan,

atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan tersebut.

Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang

lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat

jabatan tersebut dalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang

tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah

orang luar yang independen dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu

pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-

perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir.

Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :

1. Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan

2. Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan

3. Fakta bukan judgement

Rentang isi Job Description

Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran

jabatan dalam Min Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika

tugas/tanggunjawab tersebut sudah dibawah Min Tugas, maka sebaiknya

dilakukan revisi terhadap job description tersebut (job re-analysis ). Demikian

juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.

Dari sini terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis,

mengikuti perkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.

G. Teknik Menyusun Peringkat Jabatan

Melakukan evaluasi jabatan (Job Evaluation) sangat berbeda dengan

melakukan evaluasi personil (assessment), namun dalam pelaksanaannya

seringkali terjadi perdebatan karena para evaluator tidak dapat melepaskan faktor

subyektifitas yaitu dengan melihat para pemegang jabatan. Biasanya ini terjadi

ketika yang melakukan evaluasi jabatan adalah personil dari perusahaan itu

sendiri, dan melakukan evaluasi jabatan terhadap jabatan yang sudah eksis. Faktor

subyektifitas inilah yang sering terjadi di setiap perusahaan, sehingga dalam

diskusipun faktor ini masih terus terbawa, apalagi seperti kita ketahui bahwa hasil

evaluasi jabatan biasanya akan digunakan untuk penentuan grade penghasilan.

Evaluasi Jabatan dilakukan karena banyak perusahaan, kesulitan dalam

menentukan peringkat gaji para karyawannya, terutama untuk perusahaan besar

yang memiliki banyak karyawan dan banyak jabatan, diperlukan pengaturan yang

lebih jelas lagi, terutama dalam hal pemberian gajinya, tentu kita tidak ingin, para
personil pada jabatan yang mempunyai kompleksitas tinggi akan mempunyai gaji

yang sama dengan para personil pada jabatan yang tingkat kompleksitasnya

rendah ( diferrent job equal pay), tetapi jika ini terjadi maka perusahaan akan

mengalami turn over yang tinggi terutama untuk personil pada jabatan yang

kompleksitasnya lebih tinggi. Untuk menghindari hal itu maka perusahaan

mengatur gaji para personilnya berdasarkan jabatan masing-masing (differrent job

different pay). Selain itu untuk mendapatkan besaran gaji yang sesuai, maka

sebaiknya perusahaan dapat bekerjasama dengan lembaga tertentu untuk

mendapatkan hasil survey gaji ( survey gaji akan dibahas pada tulisan lain)

Setelah evaluasi jabatan dilakukan dan diketahui bobot/nilai jabatannya,

selanjutnya adalah melakukan evaluasi personil (assessment), kegiatan ini

dilakukan untuk menempatkan setiap personil yang sesuai antara kemampuan

personil dengan syarat jabatan, sehingga kita akan melihat bahwa setiap personil

akan duduk pada kursi yang pas, dan personil dimaksud akan mendapat

imbalan/gaji yang pas juga.

Metode yang di gunakan antara lain :

1. Metode Rangking (Rangking Methode)

Metode rangking memang simple atau praktis, yaitu hanya dengan

membandingkan setiap jabatan yang ada didalam organisasi perusahaan,

dengan melihat kemampuan yang dipersyaratkan, effort (fisik dan mental),

tanggung jawab dan kondisi pekerjaan.

Metode ini sebaiknya digunakan untuk mengevaluasi jabatan yang

jumlahnya tidak banyak, maksimal 30 Jabatan.

2. Metode Klasifikasi ( Classification Methode)

Metode klasifikasi ini adalah dengan menempatkan jabatan-jabatan pada

grade atau kategori tertentu yang telah dibuat sebelumnya atau yang sudah

menjadi standar, kemudian dibandingkan apakah sudah sesuai atau tidak,

dan proses terus dilakukan sampai betul-betul sesuai.

Metode ini lebih mudah dari metode rangking namun kemungkinan ada

kesulitan jika menemukan jabatan yang diluar kategori atau standar atau

terpaksa mengilangkan jabatan karena tidak ada kategorinya.

3. Metode Perbandingan Faktor

Metode ini membandingkan faktor-faktor suatu jabatan yang biasanya

dikompensasi dan jumlah faktor yang dibandingkan tidaklah banyak,

biasanya 4 atau 5 faktor, dan biasanya yang dibandingkan adalah

kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi

pekerjaan.

Karena dalam metode ini yang dinilai adalah faktor-faktor yang bisa

dikompensasi maka kita harus mampu mempunyai data apa saja yang

dapat dikompensasi serta harus mempunyai rentang antara batas bawah

(terendah) dan batas atas (tertinggi). Semakin tinggi nilai kompensasinya

semakin tinggi bobot/nilai jabatan itu.

4. Metode Point

Metode ini memberikan point tertentu kepada faktor-faktor suatu jabatan

seperti kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi
 pekerjaan, kemudian seluruh hasil penilaian pada setiap faktor,

dijumlahkan sehingga didapat jumlah total point tertentu, semakin tinggi

jumlah pointnya semakin tinggi juga nilai jabatannya.

Saat ini, metode yang sering bahkan banyak digunakan adalah dengan metode

point, hal ini disebabkan banyak konsultan yang membuat bermacam-macam cara

atau jenis evaluasi jabatan dengan metode point, tentu semakin banyak jenis dan

caranya akan semakin baik, karena kita akan dapat memilih mana yang cocok atau

sesuai dengan perusahaan kita. Ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi

dalam memilih metode evaluasi jabatan ini, yaitu :

1. Dapat dan mudah dimengerti oleh orang lain

2. Dapat diterima oleh setiap orang

3. Dapat memiminalkan faktor bias, terutama subyektifitas

4. Dapat diaplikasikan untuk semua jenis jabatan atau berlaku umum

5. Meminimalkan terjadinya debat kusir diantara para evaluator

Dengan kelima persyaratan diatas, saya yakin bahwa kegiatan evaluasi jabatan

akan berjalan dengan baik dan hasilnya merupakan yang terbaik juga, sekarang

terserah kepada kita mau pilih yang mana.