Project Implementation Plan

Sistem Izin Bermalam pada CIS

Disusun Oleh:
11S18015 YANADA SARI SITUMORANG
11S18021 RANNY NOVITA SITANGGANG
11S18028 NAOMI TAMBUNAN
11S18038 GRACE WINDA NAIBAHO

Untuk :
Institut Teknologi Del
Sitoluama,Laguboti

Proyek Manajemen Sistem Informasi 2019

Institut Teknologi Del

Project Code:123456 Version: 02.00 Date : 09-05-19 Total Page: 11

Document Approvals
Tanda tangan di bawah ini menunjukkan bahwa yang bertanda tangan di bawah ini:
• Telah meninjau Rencana Implementasi Proyek.
• Telah secara resmi meninjau ketentuan yang berlaku untuk Project Management.
• Menyetujui bahwa Rencana Proyek secara akurat mewakili harapan dan kondisi
yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek Sistem Izin Bermalam pada CIS.
• Berkomitmen untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan.
• Tidak bertanggungjawab pada hal-hal yang mencegah keberhasilan proyek ini.
Perubahan pada dokumen ini akan dikoordinasikan dengan dan disetujui oleh yang
bertanda tangan di bawah ini atau perwakilan yang ditunjuk.

Signature: Date:
Print Name:
Title: Project Client
Role:

Signature: Date:
Print Name:
Title: Project Sponsor
Role:

Signature: Date:
Print Name:
Title: Project Manager
Role:

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 2 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
 DAFTAR ISI
Document Approvals.........................................................................................................................................2
1 Project Charter.........................................................................................................................................4
2 Project Management Plan........................................................................................................................6
2.1 Introduction.........................................................................................................................................6
2.2 Project Management Approach...........................................................................................................6
2.3 Milestone List......................................................................................................................................6
2.4 Schedule Baseline and Work Breakdown Structure...........................................................................6
2.5 Quality Management Plan...................................................................................................................6
2.6 Communication Management Plan.....................................................................................................7
2.7 Cost Base Line – OPTIONAL............................................................................................................7
2.8 Deliverables.........................................................................................................................................7

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 3 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Milestone List..........................................................................................................8

Tabel 2 Matriks Komunikasi..............................................................................................10
Tabel 3 Daftar Deliverables...............................................................................................11

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 4 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
1 Project Charter

Project Title Sistem Informasi Izin Bermalam pada CIS

Project Code 123456
Key Stakeholders High Level Timeline
Project Sponsor IT Del Key Milestones Target Date
Project Lead Naomi Tambunan Project Approval  01/05/2019
Project Team -Grace Winda Start Date   11/05/2019
Naibaho Payroll  14/05/2019
-Ranny Sitanggang Completed
-Yanada sari
situmorang

Subj. Matter - Coding  19/05/2019

Experts Completed
Testing  26/05/2019
Completed
Other - Implementation  02/06/2019
Completed
End Date  15/06/2019
Background and History
Izin Bermalam (IB) merupakan izin yang diberikan oleh pihak keasramaan kepada
mahasiswa untuk bermalam di luar kampus di hari Jumat, Sabtu atau dihari lain, dimana
keesokan harinya tidak ada kegiatan akademik. Namun ada saja kondisi yang
mengharuskan mahasiswa untuk melakukan IB pada hari akademik. IB dengan kondisi
tersebut terkadang tidak diketahui oleh dosen wali dikarenakan persetujuan IB hanya
diberikan oleh pihak keasramaan, untuk itu diperlukan adanya persetujuan IB dari dosen
wali. Selain itu, dosen wali juga mempunyai hak untuk memberikan izin bermalam
kepada mahasiswa berdasarkan nilai akademik mahasiswa yang bersangkutan.
Goals and Objectives
Pada pengerjaan proyek ini, mahasiswa ditugaskan untuk mengembangkan sistem menu
izin bermalam pada website CIS Institut Teknologi Del. Adapun tujuan dari
pengembangan menu IB pada CIS adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan fitur approval oleh dosen wali yang sebelumnya tidak ada pada
menu IB di CIS.
2. Memberikan notifikasi kepada dosen wali sehingga mudah mendapatkan informasi
terkait IB request oleh mahasiswa.
3. Memberikan notifikasi kepada pihak keasramaan untuk mendapatkan informasi
approval IB request dari dosen wali.
Scope

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 5 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
Beberapa hal yang menjadi ruang lingkup proyek ini antara lain:
1. Sistem IB pada CIS dibangun pada platform website.
2. Sistem IB pada CIS digunakan oleh 3 user, yaitu mahasiswa, dosen wali, dan pihak
keasramaan.
3. Sistem IB pada CIS menyediakan informasi mengenai ketentuan melakukan izin
bermalam.
4. Sistem IB pada CIS menghasilkan data mahasiswa yang melakukan izin bermalam
dan data izin bermalam yang telah disetujui.
Problem/Opportunity Statement
Masalah yang mungkin terjadi pada saat pengimplementasian proyek adalah :
1. Pembagian tugas pada masing-masing anggota tim.
2. Sulit dalam membagi waktu ,karena setiap anggota tim memiliki kepentingan yang
berbeda-beda dalam pengerjaan proyek.
3. Perancangan database yang baru untuk menghubungkan database antara user
yang saling berinteraksi dengan sistem.
Key Requirements
Peralatan yang dibutuhkan :
1. PC Lenovo ideacentre
Tools yang dibutuhkan :
1. Visual studio code
2. Bizagi
3. SQLyog
4. Google Chrome atau Mozilla
5. Adobe XD
6. XAMPP
7. Enterprise Architect

Known Assumptions, Risks & Dependencies

Asumsi yang digunakan adalah bahwa tim sudah lengkap dan client bersedia untuk
melakukan kerjasama dengan tim. Proyek ini mempunyai ketergantungan terhadap
beberapa hal, yaitu:
1. Data-data mahasiswa untuk kebutuhan dalam pembangunan sistem.
2. Sistem yang akan dibangun bergantung pada bahasa pemrograman dengan
framework yang digunakan
3. Waktu pengerjaan proyek
4. Sumber daya yang tersedia untuk mengerjakan tasks

Adapun yang menjadi kendala dalam pembangunan sistem ini adalah mendefinisikan
cakupan kebutuhan user yang luas.

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 6 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
Clients Contact Detail
Nama : Arlinta Christy Barus Nama : Arie Satia Dharma
Role : Project Owner Role : Project Owner
Contact Detail :
 Arlinta Christy Barus
arlinta@del.ac.id
081375660081

Arie Satia Dharma

ariesatia@del.ac.id
085296154949

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 7 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
2 Project Management Plan

2.1 Introduction
Request Izin Bermalam pada CIS adalah salah satu fitur dalam Menu Izin Bermalam yang
berfungsi untuk mempermudah mahasiswa dalam merequest Izin Bermalam dan pihak
Keasramaan untuk mengapprove Izin Bermalam. Sistem IB pada CIS melakukan
pencatatan informasi mengenai mahasiswa yang melakukan request IB dan menyediakan
pengiriman informasi kepada pihak keasramaan dan dosen wali.

Pada dokumen Project Management Plan ini berisi rencana pengembangan perangkat
lunak untuk sistem IB pada CIS mulai dari request IB, pengiriman notifikasi, dan
approval. Project Management Plan (PMP) ini akan mendefinisikan, mempersiapkan,
mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan semua rencana menjadi suatu proyek yang
terintegrasi dengan menjelaskan seluruh gambaran Sistem IB pada CIS, yang meliputi
tujuan, batasan, definisi, gambaran project, struktur organisasi jadwal pengerjaan, estimasi
biaya hingga seluruh rencana dalam pengembangan proyek ini.

2.2 Project Management Approach

Proyek pengembangan sistem IB pada CIS ini dilakukan dengan pendekatan secara
objektif yaitu :
1. Pengembangan sistem IB pada CIS yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing
user
2. Melibatkan pihak-pihak terkait seperti mahasiswa, dosen wali, dan pihak
keasramaan dalam membantu perencanaan pengerjaan proyek dengan melakukan
pertemuan secara berkala.

2.3 Milestone List

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai jadwal pengerjaan proyek secara umum. Jadwal
tersebut meliputi analisis dan desain, coding, testing, dan dokumentasi. Jadwal tersebut
akan ditunjukan oleh tabel berikut.
Tabel 1 Milestone List
Milestone Description Date
1 hari Project start 05/05/2019
4 hari Pengumpulan kebutuhan 06/06/2019
8 hari Analisis kebutuhan 10/05/2019
4 hari Membuat spesifikasi kebutuhan 18/05/2019
4 hari Perancangan database 22/05/2019
10 hari Implementasi pengembangan sistem 26/05/2019
2 hari Testing 05/06/2019
1 hari Membuat list perbaikan kekurangan 07/06/2019
system
5 hari Melakukan perbaikan sistem 08/06/2019
2 hari Dokumentasi 13/06/2019

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 8 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
 1 hari Penyerahan proyek 15/06/2019

2.4 Schedule Baseline and Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure (WBS) adalah alat manajemen mendasar yang mendefinisikan
proyek melalui level aktivitas yang bisa diidentifikasi, dimanajemen dan dikendalikan
dengan jelas. WBS untuk proyek pengembangan sistem IB pada CIS terdiri dari paket
kerja yang tidak melebihi 120 jam kerja tetapi setidaknya 4 jam kerja. Paket kerja
dikembangkan melalui kolaborasi erat antara anggota tim proyek dan beberapa masukan
dari stakeholder yang sudah berpengalaman.

WBS berfungsi untuk mendefinisikan semua paket kerja pada proyek sistem IB pada CIS.
Definisi-definisi ini mencakup semua tugas, sumberdaya, dan hasil kerja. Setiap paket
kerja dalam WBS berguna dalam perencanaan sumber daya, penyelesaian tugas, dan
memastikan hasil memenuhi persyaratan proyek.
WBS berisi ringkasan dari biaya dan jadwal proyek untuk tujuan Management
Reporting. Penyusunan Work Breakdown Structure (WBS) didasarkan pada gambaran
proyek secara umum pada dokumen.
Tim proyek bertanggung jawab untuk berpartisipasi untuk mendefinisikan paket
pekerjaan, pengurutan, durasi, dan mengestimasi sumber daya. Tim proyek juga akan
meninjau dan memvalidasi jadwal yang diusulkan dan melakukan kegiatan yang
ditugaskan setelah jadwal disetujui.
Sponsor proyek akan berpartisipasi dalam peninjauan jadwal yang diusulkan dan
menyetujui jadwal akhir yang telah ditentukan sebelumnya.
Stakeholder proyek akan berpatisipasi dalam peninjauan jadwal yang diusulkan dan
membantu dalam validasinya.

2.5 Quality Management Plan

Anggota yang terlibat dalam proyek akan berperan dalam quality management plan.
Penting bagi tim memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan pada kualitas yang memadai
dan memenuhi keinginan customer pada tiap individu hingga pada hasil akhir proyek.
Pihak yang bertanggung-jawab atas pengerjaan proyek adalah manager proyek
(mahasiswa yang terlibat) memiliki tugas sebagai penanggungjawab sepanjang pengerjaan
proyek. Management proyek bertanggung-jawab untuk mengimplementasikan rencana
management mutu dan memastikan semua tugas, proses dan dokumentasi sesuai dengan
rencana tersebut. Manager proyek akan bekerja sama dengan project owner (dosen
pembimbing) untuk menetapkan standard kualitas proyek yang dapat diterima oleh pihak
customer dengan kualitas yang sesuai dengan keinginannya.
Apabila terjadi perubahan maka manager proyek akan bertanggung-jawab untuk
mengkomunikasikannya kepada tim proyek badan memperbaharui semua rencana proyek
dan dokumentasi.

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 9 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
Untuk mencapai kualitas yang maksimal perlu untuk mematuhi dan menerapkan proses
berikut :
1. Melakukan requirement
2. Melakukan analisis
3. Melakukan perancangan pengembangan sistem
4. Membuat program pengemabangan sistem
5. Melakukan pengujian
6. Membuat dokumentasi pada setiap sesi
7. Untuk menghasilkan kualitas sistem yang baik maka diperlukan komunikasi yang
baik dan selalu terkontrol.

2.6 Communication Management Plan

Communication Management Plan berfungsi sebagai alat komunikasi dalam
pengerjaan dan pelaksanaan proyek dan akan diperbarui ketika persyaratan komunikasi
berubah. Rencana ini medefenisikan dan mengendentifikasi peran anggota tim proyek
system IB, karena merekalah yang berhubungan dengan komunikasi. Semua anggota
dapat berkomunikasi dalam bentuk langsung ataupun dengan cara lainnya.
Manajemen proyek berperan untuk memastikan terjadinya komunikasi yang efektif
pada proyek ini. Persyaratan komunikasi didokumentasikan dalam matriks komunikasi
dibawah ini. Matriks komunikasi digunakan sebagai panduan untuk informasi apa yang
dikomunikasikan, siapa yang melakukan komunikasi, kapan dilakukan komunikasi, dan
kepada siapa berkomunikasi.
Contoh alat komunikasi yang digunakan :
a) Dephub
b) Gmail
c) Google doc
d) Dst…

2.7 Cost Base Line – OPTIONAL

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 10 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL
2.8 Deliverables
Deliverables yang akan dihasilkan dari kegiatan ini, mencakup sebagai berikut :

Tabel 2 Daftar Deliverables

Deliv.Id Deliverables Keterangan
ToR-PM-19-01 Term of Reference Menjadi lampiran laporan
Project Management
PiP-PM-19-02 Project Implementation Dokumen ini berisi berbagai
Plan rencana pengembangan
perangkat lunak sesuai laporan
Project Management

IT Del PiP-KP-14-02 Halaman 11 dari 11

Dokumen ini merupakan bagian dari dokumentasi penyelenggaraan Program Kerja Praktek mahasiswa tingkat akhir
Institut Teknologi DEL. Dilarang mereproduksi dokumen ini dengan cara apapun tanpa sepengetahuan Institut
Teknologi DEL