MODUL

PERTEMUAN 1

OLEH

RIAN INDRANOPA, SE., MM

NIK: 001.19.023

UNIVERSITAS TEKNOLOGI MATARAM

(U T M)
2021
PENGERTIAN ANALISIS SWOT

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk

mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities),

dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor

itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan

threats).

Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek

dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak

dalam mencapai tujuan tersebut.

Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal

yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar

matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu

mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana

cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari

peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu

menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagimana cara

mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi

nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada Universitas

Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari

2 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

perusahaan-perusahaan Fortune 500. Demikian seperti yang SerbaSeru.Com kutip dari

laman Wikipedia Indonesia.

RUANG LINGKUP DAN TUJUAN

Lingkungan organisasi pendidikan selalu berubah dari tahun ke tahun. Yang dimaksud

dengan lingkungan adalah alam fisik, tumbuh-tumbuhan, binatang dan manusia dengan

kebudayaannya. Di antara jenis lingkungan yang paling pesat berkembang adalah

manusia dengan kebudayaannya. Perkembangan jenis lingkungan inilah terutama yang

memberi tantangan bagi para manajer lembaga pendidikan dalam mengubah struktur

organisasi. Perubahan lingkungan pendidikan indonesia yang menonjol ialah :

1) perubahan ilmu dan teknologi dunia,

2) perkembangan kehidupan dan cara hidup masyarakat,

3) penyempurnaan pelaksanaan pendidikan,

4) peningkatan pendidikan afeksi untuk mengimbangi perkembangan kognisi dan,

5) pembinaan generasi penerus agar mampu meneruskan pembangunan.

Para manajer pendidikan harus responsif terhadap perubahan-perubahan itu dan

berusaha menjawab tantangan-tantangan itu dengan cara mengubah atau

menyesuaikan struktur organisasinya, membentuk struktur baru yang cocok untuk

peningkatan pendidikan yang lebih tepat dengan tuntutan zaman.

Demikian tak terkecuali bagi pondok pesantren yang merupakan lembaga pendidikan

Islam tertua di Indonesia juga mempunyai tanggung jawab terhadap perubahan dan

3 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

rekayasa sosial. Karena memiliki model pendidikan dan cara belajar santri, pesantren

selayaknya menjadi lembaga tafaqquh fiddin dalam arti luas bukan hanya dimaknai

menjadi lembaga pendidikan fiqih. Dalam kaitannya dengan respon keilmuan pesantren

terhadap dinamika modernitas, terdapat dua hal penting yang harus diperhatikan.

Dimana keduanya merupakan upaya kultural keilmuan pesantren, sehingga keilmuan

pesantren tetap menemukan relevansinya dengan perkembangan kontemporer.

Penentuan arah pengembangan suatu lembaga sangat dipengaruhi oleh banyak faktor,

yaitu faktor internal dan eksternal. Lingkungan internal adalah suatu kekuatan yang

berada di luar lembaga dimana lembaga tidak mempunyai pengaruh sama sekali

terhadapnya sehingga perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan ini akan

mempengaruhi kinerja lembaga.

Sedangkan lingkungan eksternal adalah lebih pada analisa intern lembaga dalam

rangka menilai atau mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari tiap-tiap unit

kerja.Ada dua faktor yang membuat analisa lingkungan menjadi suatu analisa penting

dalam pengembangan sebuah lembaga terutama lembaga pendidikan. Yang pertama

organisasi atau lembaga tidak berdiri sendiri tetapi berinteraksi dengan bagian-bagian

dari lingkungannya dan lingkungan itu sendiri selalu berubah setiap saat dan yang

kedua pengaruh lingkungan yang sangat rumit dan komplek dapat mempengaruhi

kinerja banyak bagian yang berbeda dari sebuah lembaga.

Dalam melakukan analisa eksternal, perusahaan menggali dan mengidentifikasikan

semua opportunity (peluang) yang berkembang dan menjadi trend pada saat itu serta

4 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

treath (ancaman) dari para pesaing. Sedangkan analisa internal lebih menfokuskan

pada identifikasi strength (kekuatan) dan weakness (kelemahan) dari perusahaan.

Telaah lingkungan internal (PLI) adalah mencermati (scanning) kekuatan dan

kelemahan di lingkungan internal organisasi sendiri yang dapat dikelola manajemen

meliputi antara lain:

a. Struktur organisasi termasuk susunan dan penempatan personelnya.

b. Sistem organisasi dalam mencapai efektifitas organisasi termasuk efektivitas

komunikasi internal.

c. Sumber daya manusia, Sumber daya alam, tenaga terampil dalam tingkat

pemberdayaan sumber daya, termasuk komposisi dan kualitas sumber daya

manusianya.

d. Biaya operasional berikut sumber dananya.

e. Faktor-faktor lain yang menggambarkan dukungan terhadap proses kinerja/misi

organisasi yang sudah ada, maupun yang secara potensial dapat muncul di

lingkungan internal organisasi seperti teknologi yang telah digunakan sampai

saat ini.

Telaah Lingkungan Eksternal (PLE) adalah mencermati (scanning) peluang dan

tantangan yang ada di lingkungan eksternal organisasi sendiri (yang tidak dapat

dikelola manajemen) yang meliputi berbagai faktor yang dapat dikelompokkan dalam

bidang/aspek.

a. Task Environment, secara langsung berinteraksi dan mempengaruhi organisasi

seperti: Klien, Konsumen, Stakeholder, pesan Pelanggan.

5 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

b. Societal Envirnment, pada umumnya terdiri dari beberapa elemen penting seperti

Ekonomi, Teknologi, Sosial Budaya, Politik.

c. Economic Environment, merupakan suatu kerawanan bagi kebanyakan

organisasi, dan analisisnya paling sulit dilakukan, karena menyangkut ekonomi

tingkat nasional. Misalnya, masalah keuangan negara, tingkat inflasi, suku

bunga, dan sebagainya.

d. Technological Environment, merupakan hal yang tidak kalah pentingnya

dibandingkan dengan economic environment. Kemajuan teknologi yang dapat

sangat pesat pada saat ini menuntut organisasi untuk selalu mengikuti

perubahan teknologi ini agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

e. Social Environment, menjadi yang paling penting dalam kehidupan organisasi

karena menyangkut perilaku sosial dan nilai-nilai budaya (social attitude and

values). Transparasi/keterbukaan merupakan suatu tuntutan baru, terutama

terhadap pemerintahan, sementara kritik masyarakat harus diperhatikan, dan

adanya tuntutan akan peningkatan ”quality of life”yang semakin gencar.

f. Political Environment, merupakan kebijakan-kebijakan pemerintah yang

berkaitan dengan bidang kegiatan organisasi, misalnya kebijakan perpajakan

moneter, perizinan, yang mempunyai dampak jangka panjang pada efektivitas

organisasi. Hal ini akan terasa pada organisasi yang bidang kegiatannya telah

diatur oleh pemerintah (termasuk administrasi dan organisasi publik sebagai

aparat pemerintah), karena organissasi organisasi ini akan tergantung pada

kehidupan politik pemerintah. Dari analisa lingkungan internal dan eksternal

inilah akan menghasilkan isu-isu strategik dalam suatu organisasi atau lembaga.

6 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

Disamping itu dari identifikasi kekuatan, kelemahan, kesempatan dan kendala tersebut

akan diambil langkah-langkah strategis yang diperlukan untuk kemajuan dan

berkembangnya organisasi atau lembaga.

Hampir semua lembaga maupun pengamat bisnis dalam pendekatannya banyak

menggunakan analisis SWOT. Hal tersebut di lakukan oleh semua lembaga maupun

pengamat bisnis, untuk mengkaji kekuatan dan kelemahannya pada lembaga tersebut,

sebelum menentukan tujuan dan menggariskan tindakan pencapaian tujuan, yang

merupakan konsekuensi logis yang perlu di tempuh perusahaan agar supaya lancar

didalam operasionalnya.

Lingkungan eksternal mempunyai dampak yang sangat berarti pada sebuah lembaga

pendidikan. Selama dekade terkhir abad ke dua puluh, lembaga-lembaga ekonomi,

masyarakat, struktur politik, dan bahkan gaya hidup perorangan dihadapkan pada

perubahan-perubahan baru. Perubahan masyarakat industri ke masyarakat informasi

dan dari ekonomi yang berorientasi manufaktur ke arah orientasi jasa, telah

menimbulkan dampak yang signifikan terhadap permintaan atas program baru

pendidikan kejuruan yang ditawarkan (Martin, 1989).

Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opprtunities, and Threats) telah menjadi salah

satu alat yang berguna dalam dunia industri. Namun demikian tidak menutup

kemungkinan untuk digunakan sebagai aplikasi alat bantu pembuatan keputusan dalam

pengenalan program-program baru di lembaga pendidikan. Proses penggunaan

7 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

manajemen analisis SWOT menghendaki adanya suatu survei internal tentang

Strengths (kekuatan) dan Weaknesses (klemahan) program, serta survei eksternal atas

Opportunities (ancaman) dan Thterats (peluang/kesempatan) .Pengujian eksternal dan

internal yang struktur adalah sesuatu yang unik dalam dunia perencanaan dan

pengembangan kurikulum lembaga pendidikan.

Para pendidik harus berperan sebagai penggagas atau innovator dalam merancang

masa depan lembaga yang mereka kelola. Strategi-strategi baru yang inovatif harus

dikembangkan harus memastika bahwa lembaga pendidikan akan melaksanakan

tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan masyarakat mendatang khususnya pada

abad 21 dan setelahnya. Untuk melakukan hal ini, antara lain dibutuhkan sebuah

pengujian mengenai bukan saja lingkungan lembaga pendidikan itu sendiri tetapi juga

lingkungan eksternalnya (Brodhead,1991). Analisis kekuatan, kelemahan,

kesempatan/peluang, dan ancaman atau SWOT (juga di kenal sebagai analisis TWOS

dalam beberapa buku manajemen), menyediakan sebuah kerangka pemikiran untuk

para administrator pendidikan dalam memfokuskan secara lebih baik pada layanan

kebutuhan dalam masyarakat.

Meskipun sebenarnya analisa ini banyak di tujukan untuk penerapan dalam bisnis, ide

penggunaan perangkat ini dalam bidang pendidikan bukanlah hal yang sama sekali

baru. Sebagai contoh, Gorski (1991) menyatakan pendekatan ini untuk meningkatkan

minat dalam masyarakat untuk memasuki sekolah dan lembaga-lembaga pendidikan.

Perangkat manajemen yang sedianya ditujukan untuk bidang industri sering kali bisa

8 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

diolah untuk diterapkan dalam bidang pendidikan, karena adanya kemiripan yang

fundamental dalam tugas-tugas administraitf. SWOT adalah teknik yang sudah

sederhana, mudah dipahami, dan juga bisa digunakan dalam merumuskan strategi-

strategi dan kebijakan-kebijakan untuk pengelolaan pegawai administrasi

(administrator). Sehingga, SWOT di sini tidak mempunyai akhir, artinya akan selalu

berubah sesuai dengan tuntutan jaman.

FAKTOR-FAKTOR ANALISIS SWOT

1. Strengths (kekuatan) merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi,

proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor

yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

2. Weakness (kelemahan) merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam

organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis

merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis

itu sendiri.

3. Opportunities (peluang) merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang

yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek

atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi

lingkungan sekitar.

4. Threats (ancaman) merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini

dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

9 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka dibuatlah tabel matriks dan

ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian dilakukan pembandingan antara

faktor internal yang meliputi Strength dan Weakness dengan faktor luar Opportunity dan

threat. Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan. Strategi

yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan

ancaman yang paling kecil.

Selain pemilihan alternatif analisis Swot juga bisa digunakan untuk melakukan

perbaikan dan improvisasi. dengan mengetahui kelebihan (Strength dan opportunity)

dan kelemahan kita (weakness dan threat), maka kita melakukan strategi untuk

melakukan perbaikan diri. Mungkin salah satu strateginya dengan meningkatkan

Strength dan opportunity atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi weakness

dan threat.

FAKTOR LINGKUNGAN DALAM ANALISIS SWOT

Walaupun terdapat beberapa metode penentuan faktor SWOT, secara umum terdapat

keseragaman bahwa penentuan tersebut akan tergantung dari faktor lingkungan yang

berada di luar institusi. Faktor lingkungan eksternal mendapatkan prioritas lebih dalam

penentuan strategi karena pada umumnya faktor-faktor ini berada di luar kendali

institusi (exogen) sementara faktor internal merupakan faktor-faktor yang lebih bisa

dikendalikan.

10 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

Faktor-faktor yang menjadi kekuatan-kelemahan peluang dan ancaman :

1. Kekuatan dan Kelemahan. Kekuatan adalah faktor internal yang ada di dalam

institusi yang bisa digunakan untuk menggerakkan institusi ke depan. Suatu

kekuatan / strenghth (distinctive competence) hanya akan menjadi competitive

advantage bagi suatu institusi apabila kekuatan tersebut terkait dengan

lingkungan sekitarnya, misalnya apakah kekuatan itu dibutuhkan atau bisa

mempengaruhi lingkungan di sekitarnya. Jika pada instutusi lain juga terdapat

kekuatan yang dan institusi tersebut memiliki core competence yang sama, maka

kekuatan harus diukur dari bagaimana kekuatan relatif suatu institusi

dibandingkan dengan institusi yang lain. Sehingga dapat disimpulkan bahwa

tidak semua kekuatan yang dimiliki institusi harus dipaksa untuk dikembangkan

karena adakalanya kekuatan itu tidak terlalu penting jika dilihat dari lingkungan

yang lebih luas. Hal-hal yang menjadi opposite dari kekuatan adalah kelemahan.

Sehingga sama dengan kekuatan, tidak semua kelemahan dari institusi harus

dipaksa untuk diperbaiki terutama untuk hal-hal yang tidak berpengaruh pada

lingkungan sekitar.

2. Peluang dan Ancaman. Peluang adalah faktor yang di dapatkan

denganmembandingkan analisa internal yang dilakukan di suatu institusi

(strenghth danweakness) dengan analisa internal dari kompetitor lain.

Sebagaimana kekuatanpeluang juga harus diranking berdasarkan success

probbility, sehingga tidak semua peluang harus dicapai dalam target dan strategi

institusi. Peluang dapatdikatagorikan dalam tiga tingkatan :

11 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

 3. Ancaman adalah segala sesuatu yang terjadi akibat trend perkembangan

(persaingan) dan tidak bisa dihindari. Ancaman juga bisa dilihat dari tingkat

keparahan pengaruhnya (serousness) dan kemungkinan terjadinya (probability of

occurance). Sehingga dapat dikatagorikan :

Ancaman utama (major threats), adalah ancaman yang kemungkinanterjadinya

tinggi dan dampaknya besar. Untuk ancaman utama ini,diperlukan beberapa

contingency planning yang harus dilakukan institusiuntuk mengantisipasi.

Ancaman tidak utama (minor threats), adalah ancaman yang dampaknyakecil

dan kemungkinan terjadinya kecil. Ancaman moderate, berupa kombinasi tingkat

keparahan yang tingginamun kemungkinan terjadinya rendah dan sebaliknya.

Sehingga dari kacamata analisa lingkungan eksternal dapat dijelaskan bahwa :

Suatu institusi dikatakan memiliki keunggulan jika memiliki majoropportunity yang

besar dan major threats yang kecil. Suatu institusi dikatakan spekulatif jika

memiliki high opportunity danthreats pada saat yang sama.

· Suatu institusi dikatakan mature jika memiliki low opportunity dan threat.

· Suatu institusi dikatakan in trouble jika memiliki low opportinity dan highthreats

Tujuan penetapan visi antara lain adalah :

 mencerminkan apa yang akan dicapai

 memberikan arah dan fokus strategi yang jelas

 menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan strategic

 memiliki orientasi terhadap masa depan.

12 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

 Meskipun sifatnya adalah impian, visi harus memenuhi kriteria di antaranya

adalah :

 Dapat dibayangkan oleh seluruh anggota organisasi

 Mengandung nilai yang diinginkan oleh anggota organisasi

 Memungkinkan untuk dicapai

 Terfokus pada efisiensi, efektivitas dan ekonomis

 Berwawasan jangka panjang tetapi tidak mengabaikan perkembangan

zaman

 Dapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh anggota organisasi.

METODE SURVEY

Untuk mendapatkan informasi dari berbagai narasumber melalui analisis SWOT di atas

digunakan metode survey dengan frame sample pihak-pihak (stakeholders) yang bisa

memberikan penilaian aspek internal dan eksternal yang mempengaruhi kinerja suatu

institusi atau lembaga. Untuk itu, dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Melakukan Focus Group Discussion (FGD) untuk mendapatkan gambaran awal

dari peta permasalahan yang ada di institusi. FGD harus dilakukan

dengankomprehensif artinya melibatkan seluruh stakeholders sehingga peta

yang terbentuk telah mewakili seluruh kepentingan stakeholders. Karena sifatnya

yang bersumber dari informasi kualitatif pemilihan responden yang credible

sangat mempengaruhi hasil akhir dari analisa SWOT sehingga hendaknya harus

dilakukan dengan beberapa kualifikasi.

13 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

 2. Pembuatan kuesioner SWOT berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan

dalam FGD. Secara umum kuesioner ini memiliki katagorisasi penilaian sebagai

berkut :

 Penilaian faktor internal dan eksternal. Di sini responden

membrikanpreferensi opini terhadap faktor-faktor internal dan eksternal

dari institusi pada saat ini dan perkiraan di masa mendatang.

 Penilaian urgensi. Di sini responden diminta untuk menilai tingkat

urgensifaktor tersebut untuk ditangani. Penilaian ini berhubungan dengan

skalaprioritas dalam menyelesaikan persoalan-persoalan pembangunan

yangtercermin melalui faktor-faktor yang dinilai.

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN ANALISIS SWOT

Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT

 SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.

 Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.

 Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen

pelayanan yang akan dianalisa.

 Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh.

 Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.

 Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan

14 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

  Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di

dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana.

Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart.

 Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah

pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu

ditempelkan pada flipchart.

Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman

 Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar

organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan

pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru,

peraturan baru dan seterusnya.

 Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar

organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.

Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang

 Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan

peluang.

 Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya

kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman

tersebut memang akan ada. Begitu juga dengan ancaman dan peluang.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan

 Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.

 Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar

di atas, yang kurang besar di bawah.

15 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.

 Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.

 Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.

 Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.

 Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang

paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada.

 Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan

harus dihindari.

 Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk

mengurangi kelemahan atau ancaman.

16 Modul 1 | Entrepreneurship 2 | Rian Indranopa, S.E., M.M.