UJIAN TENGAH SEMESTER SEMESTER GENAP 2020/2021

MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PRODI/SMT. : S1 MANAJEMEN/IV
DOSEN PEMBINA : Dr. SITI AISYAH HIDAYATI, SE., M.Si

KASUS:

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MANAJEMEN
Jalan Majapahit No.62 Telp. (0370) 631935,fax (0370) 631802 Mataram - 83125
Water Equipment Technology Company (WETCO) adalah suatu perusahaan manufaktur sistem
pengolahan air limbah indusrti yang berbasis di Chicago. Perusahaan ini beroperasi d iseluruh
dunia,termasuk Mexico City. Emilio Chavez adalah Direktur utama dari WETCO Mexico,dan baru-baru ini
telah memutuskan untuk menerapkan SPIR (Strategic Planning for Information Re source). WETCO
Mexico memiliki operasi komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana
informasi strategis. Chavez mengirimkan E-mail (surat Elektronik) kepada angota komite eksekutif lain,
memberitahukan mereka mengenai maksudnya ,dan menanyakan pendapat mereka .Dia telah
menerima jawaban dari tiga anggota: Benito Flores, wakil direktur manufaktur dan penjualan ; Juan
Alfarez, wakl direktur keuangan ; dan Betty Wilson,wakil direktur sistem informasi. Direktur Chavez
membaca jawaban –jawaban Email tersebut:

“Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam pertemuan komite eksekutif
terakhir. Saya ingin bagian manufaktur dan penjualan mengembangkan rencana strategis kami sendiri
,terlepas dari semua bagian organisasi lain-termasuk bagian jasa informasi. Kami memiliki sejumlah
besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami sendiri, dan kami harus memiliki
kebebasan untuk merencanakan bagaimana peralatan tersebut, dan peralatan tambahannya, akan
digunakan dimasa depan. Biarkan Betty dan Juan berbuat hal yang sama –mengembangkan rencana
strategis mereka sendiri sesuai keinginan mereka “(Benito)

“Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya . Saya pikir semua tiga wakil
direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan suatu rencana strategis.Kita memiliki hubungan
kerja yang baik dan bekerja sama dalam aktifitas lain.Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu
pendekatan SPIR bersama tidak akan berhasil” (Juan)

“Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk seluruh Polybac
Mexico . Juan dan Benito telah memiliki banyak tanggungjawab dalam area mereka yang berharga bagi
permasalahan jasa infromasi. Berikan jasa informasi seluruh tanggungjawab perencanaan strategis”
(Betty).

Diminta:

Anggaplah anda seorang konsultan ,dan direktur Chavez telah meminta anda untuk memberi saran
padanya mengenai pendekatan SPIR. Buatlah sebuah memo kepadanya yang mencangkup:
Informasikan beliau keuntungan dan kerugian dari masing-masing tiga pendekatan itu.
Rekomendasikan pendekatan yang Anda yakin harus diterapkan. Jelaskan kan secara ringkas alasan
anda!

Dear Mr. Chavez

Sebelumnya saya berterimakasih kepada anda karena anda telah mempercayakan saya untuk
memberikan pendapat tentang suatu pendekatan sistem yang akan anda terapkan pada
perusahaan anda. Berdasarkan informasi yang telah anda beritahukan sebelumnya tentang
pendapat-pendapat dari ketiga anggota eksekutif anda, saya akan memberikan pembahasan
tentang keuntungan dan kerugian dari ketiga pendapat anggota eksekutif tersebut. SPIR adalah
salah satu penerapan sistem informasi yang sangat menarik, namun akan sangat fatal jika
penerapan sistem tersebut tidak pada tempatnya.
Berdasarkan pendapatan Mr. Benito, akanlah sangat bagus jika semua divisi mengembangkan
rencana mereka masing-masing. Dengan demikian, setiap divisi akan memberikan hasil terbaik
mereka karena mereka akan mencari pendekatan-pendekatan berdasarkan permasalahan-
permasalahan yang mereka alami. Karena permasalahan yang dialami divisi keuangan akan
berbeda dengan masalah yang dialami oleh divisi manufaktur dan penjualan. Dengan kata lain
mereka akan sebebas-bebasnya mencari pendekatan sistem informasi yang sangat baik untuk
mereka. Namun, sayang sekali hal tersebut akan membuat perusahaan memisahkan fungsi
divisi yang satu dengan divisi yang lainnya karena apa yang baik bagi divisi yang satu beulm
tentu baik bagi divisi yang lain. Sebagai contoh pembelian bahan baku, divisi keuangan akan
memikirkan pembelian secara besar-besaran dengan pertimbangan langkanya bahan baku di
masa yang akan datang ataupun kenaikan harga dan sebagainya. Mereka pasti akan
memikirkan sistem yang mempermudah mereka sehingga pada saat melakukan pembelian,
mereka akan membuat rencana sistem dimana divisi keuangan hanya mengetahui informasi
pembelian mereka tanpa melakukan verifikasi dan otorisasi terlebih dahulu dari divisi keuangan
karena divisi keuangan akan sangat sulit menyetujui rencana pembelian dengan pertimbangan
irit dan efisiensinya biaya pengeluaran. Dengan pertimbangan diatas, kita tidak boleh
memisahkan fungsi tiap divisi-divisi dengan memberikan mereka kebebasan untuk
mengembangkan rencana strategis mereka masing-masing karena pada dasarnya fungsi
mereka harus terintegerasi satu dengan yang lainnya.
Pendapat Mr. Juan sangat menarik, dengan mengembangkan rencana strategis secara bersama-
sama akan menyatukan setiap divisi dan menemukan rencana strategis yang baik bagi semua
divisi. Namun, baik disini bukan berarti tepat karena pasti ada beberapa kepentingan yang tidak
bisa ter-cover keseluruhan. Disamping itu, akan sedikit sulit dan memakan waktu panjang untuk
menemukan skema sistem informasi secara bersama-sama mengingat kepentingan tiap divisi
yang sangat berbeda-beda.
Sedangkan pendapat Mrs. Betty ada benarnya juga, karena perencanaan strategis ini
berhubungan dengan sistem informasi yang tepat bagi Water Equipment Technology Company
sehingga yang menguasai bagaimana jalannya informasi yang benar adalah divisi jasa informasi.
Mereka pasti tahu bagaimana cara menyampaikan informasi dengan cepat ke tiap-tiap divisi.
Namun, penyampaian informasi dengan cepat dan benar adalah bukan faktor utama yang akan
membuat suksesnya SPIR. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana proses itu
berjalan, siapa saja yang menggunakannya, dan untuk apakah SPIR itu dilaksanakan. Dengan
mengabaikan beberapa faktor-faktor pentingnya akan membuat informasi yang berjalan dari
divisi ke divisi menjadi mentah karena tiap divisi akan mengolah informasi tersebut dengan cara
yang berbeda.
Dan seperti yang anda minta Mr. Chavez, saya akan memberikan rekomendasi yang bisa anda
terapkan pada perusahaan anda. Saya merekomendasikan penggabungan dari tiap-tiap
pendapat para komite eksekutif lainnya. Baiknya, setiap divisi memikirkan pendekatan-
pendekatan yang terbaik bagi mereka dengan bantuan dari jasa informasi. Sehingga dari semua
pendekatan-pendekatan tersebut bisa dipilih mana yang baik dan digunakan dari tiap-tiap divisi
dengan pertimbangan cepatnya dan lancarnya jalannya informasi dari divisi jasa informasi.
Dengan demikian setiap divisi akan mampu terhubung dengan sangat baik.
Berikut adalah contoh dari pendekatan saya yang bisa anda terapkan. Pada saat pembelian,
divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada purchasing. Kemudian transaksi tersebut
akan diteruskan kedivisi keuangan untuk mendapatkan otorisasi. Setelah dilakukan otorisasi,
informasi tersebut akan langsung dikirim kembali oleh divisi keuangan kepada divisi manufaktur
untuk mendapatkan verifikasi dan kembali lagi kepada purchasing. Ketika barang tersebut tiba,
divisi manufaktur akan memberikan informasi kepada bagian purchasing dan divisi keuangan.
Peran divisi jasa informasi disini adalah mengembangkan software yang stabil dan tidak berat
untuk menyalurkan informasi tersebut dengan tepat. Demikianlah rekomendasi yang dapat
saya berikan, bagaimanapun keputusan tetap ada ditangan anda.