SOP Pembelian Via PBF Sintesa Duta Sejahtera
Purchase Order Analyse and Balance Order
P1. Format Pembelian Produk
1. Mengajukan Pembelian Produk
melalui Email sesuai Format.
P2. Pembelian Produk tanpa Diskon
P2.1 Leader Mengajukan Pembelian
Produk kepada PM melalui email, di CC
kepada atasan masing-masing dan
Supply chain.
P2.2 PM Mengajukan Pembelian Produk
kepada Supply Chain, CC kepada Leader
yang mengajukan dan Atasannya.
P3. Pembelian Produk dengan Diskon
P3.1. Leader Mengajukan permintaan
diskon Pembelian Produk kepada NSM
melalui email dan di CC kepada: Atasan
Leader tersebut, PM dan Supply chain.
P3.2. NSM kirim email persetujuan
Diskon Pembelian Produk kepada PM
melalui Email dan di CC kepada: Leader
yang mengajukan, Atasan Leader
tersebut dan Supply Chain.
A1. Analisa Piutang
A1.1. Check posisi Piutang Leader
yang mengajukan pembelian dan
SM yang bersangkutan
A1.2. Check Piutang berjalan
Customer/ Pembeli
A2. Analisa Produk Order
A2.1. Check Jumlah dan Jenis
sediaan produk yang akan diorder
A2.2. Menganalisa Biaya
pengiriman dengan Jumlah Produk
yang di Order dan alamat
pengiriman.
A2.3. Memberikan hasil analisa
kepada PM apabila biaya
pengiriman produk tidak sebanding
dengan produk yang dikirim.
A3. Membuat Invoice sesuai
dengan Pengajuan pembelian
Produk
P3.3. PM mengajukan Pembelian kepada
Supply Chain melalui Email dan di CC
kepada: Leader yang mengajukan, A4. Menginput data pembelian ke
Atasan Leader tersebut dan NSM. dalam rekapan penjualan bulanan
uta Sejahtera Non PPG

Shipping

ance Order
S1. Membuat Tanda terima
untuk pengiriman barang
sesuai hasil Analisa

S2. Staff Gudang mengisi

data pengeluaran barang
sesuai dengan tanda terima.
S3. Packing Produk yang
akan dikirim.

S4. Menentukan Ekspedisi

yang digunakan berdasarkan
jenis sediaan Produk, tingkat
Urgenitas dan Biaya
pengiriman.
 ALU

Email PO oleh pihak PBF Pembuatan DO dan

(PPG) kepada Supply Invoice oleh Supply
Chain Chain

Email permintaan
barang dari bagian
pembelian kepada
Supply Chain/ Bagian Pembuatan tanda terima
gudang produk yang diminta
 ALUR KERJA/ SOP PEMBELIAN MELALUI DISTRIBUTOR (PPG)

Persiapan Barang sesuai Permintaan Faktur

permintaan di DO dan Invoice Pengecekan produk baik Pajak ke divisi
oleh pihak gudang Jumlah dan kondisi finance

ALUR KERJA/ SOP PEMBELIAN MELAUI DTC

Permintaan Faktur
Pengecekan produk baik Pajak ke divisi
Persiapan Barang sesuai Jumlah dan kondisi oleh finance apabila ada
permintaan bagian pembelian permintaan
PPG)

Pengiriman produk oleh Penyerahan Invoice dan

pihak gudang ke DO serta PO ke pada pihak
distributor penjualan

Pengiriman Produk melalui Pengecekan

Packing produk oleh ekspedisi TIKI sesuai Nomor resi
pihak gudang alamat permintaan kiriman
 NAMA
DOKTER / PRODUCT JUMLAH HARGA DISC (%) FOC KET SALES NET SALES NET + PPN
USER/ (BOX) HNA
OUTLET
PEMBELIAN
Ap. SAYANG DIASULIN 30 680,000 15% 3 10 BONUS 1 17,340,000 19,074,000
 PERLU
ASAL PRODUK No BATCH EXPIRED FAKTUR TOP
DATE
PAJAK ?

STOCK GUDANG HO (Pak Dwi) -- -- YA 30 Hari

 SOP Piutang Via PBF Sintesa Duta Sejahter

Recapitulation Check & Balance

R1. Konfirmasi & Finalisasi Data Sales C1. Mengirimkan Invoice

yang Melalui Leader Drone via Email kepada Finance cq Ibu Gianti
Setiap Tanggal 1. Max tanggal 10.

R2. Data Sales meliputi : Leader C2. Menerima data

pembeli, Customer, Tanggal Pembelian Rekonsiliasi Piutang
& Jatuh Tempo, Nama & Jumlah Customer dari Finance cq Ibu
Produk, Nominal Pembelian serta Disc Gianti Max tanggal 20.
yang diberikan.

R3. Menerbitkan Invoice dan/ C3. Mencocokkan data

mengajukan Pembuatan Faktur Pajak Rekonsiliasi Piutang
apabila diperlukan kepada Finance cq Customer dengan Bukti
Ibu Gianti Pembayaran dari Leader

R4. Mengirimkan Invoice dan/ Faktur C4. Memisahkan data

Pajak kepada Leader sesuai email Piutang Customer yang
pemesanan. belum jatuh tempo dengan
yang sudah/ lewat tanggal
jatuh tempo
Duta Sejahtera Non PPG

Follow Up

F1. Piutang Customer Belum Jatuh Tempo:

1. Mengingatkan Leader melalui Email setiap

hari Rabu.

F2. Piutang Customer Sudah Jatuh Tempo

(Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo):

F2.1. Piutang > 15 hari dari Tanggal Jatuh

Tempo maka pembelian dari Leader tersebut
TIDAK AKAN DILAYANI.
F2.2. Piutang > 30 hari dari Tanggal Jatuh
Tempo maka Pembelian dari semua Leader
dibawah 1 SM tersebut TIDAK AKAN
DILAYANI.
F2.3. Piutang > 60 hari dari Tanggal Jatuh
Tempo maka Pembelian dari semua Leader
Drone TIDAK AKAN DILAYANI.

F.3 Apabila terjadi Piutang Customer > 90

hari dari Tanggal Jatuh Tempo maka Field
Force (MR, SPV/ DM) diberi kesempatan
membayar lunas sampai maksimum 120 hari
dari tanggal Invoice diterbitkan.
 SOP Tukar Barang Gudang PBF Sintes
Sejahtera Non PPG

Pengajuan Balancing

* Check kesesuaian antara Fisik

dan data Barang/ Produk yang
akan ditukar dengan data yang
* Mengajukan permintaan diemail.
tukar barang by email
kepada PM,CC Sekretaris
PM, Supply Chain dan
Atasan yang bersangkutan.
* Memastikan di data pengeluaran
barang untuk produk yang ingin di
Tukar oleh Leader apakah
bersumber dari Gudang atau
*1. Format email : Nama Buffer.
Produk, Number Batch, EXP,
Quantity, Asal Produk dan
Keterangan Return.
* PM memberi approved
apabila disetujui dan diemail
ke Supply Chain, CC Leader
pemohon dan Atasannya.

*1. Membuatkan Tanda terima

untuk Tukar Barang apabila barang
yang akan ditukar berasal dari
Gudang.
*2. Mendiskusikan dengan PM
apabila barang bukan berasal dari
Gudang.

* Menyerahkan Tanda Terima

kepada Staff Gudang apabila
barang dari Gudang dan
memberitahu Sekretaris PM
apabila Barang dari Buffer.
 g PBF Sintesa Duta
on PPG

Proses Tukar Barang

* Menyiapkan Barang sesuai

Tanda Terima

* Memintakan tanda tangan

kepada penerima Barang
sebagai bukti telah terima
Barang yang ditukar.

* Menempatkan Barang yang

ditukar pada tempat tertentu
yang mudah terlihat di Gudang
dan tidak tercampur dengan
Barang/Produk lain yang tidak
bermasalah apabila barang
yang ditukar bermasalah.

* Menginput data pengeluaran

Barang Gudang sesuai dengan
Barang yang diberikan.
 SOP Return Gudang PBF Sintesa

Pengajuan Balancing

* Mengajukan permintaan
Return by email kepada PM,
Sekretaris PM , CC Supply Chain
dan Atasan yang bersangkutan.
*1. Format email : Nama
Produk, Number Batch, EXP,
Quantity, Asal Produk dan
Keterangan Return.

* PM memberi approved
apabila disetujui dan diemail ke
Supply Chain, CC Leader
pemohon dan Atasannya.
Gudang PBF Sintesa Duta Sejahtera Non PPG

Balancing Proses Return

* Check kesesuaian antara Fisik

dan data Retur yang diemail.
* Memastikan di data pengeluaran
barang untuk produk yang ingin di
Retur apakah bersumber dari
Gudang atau Buffer.
* Staff Gudang memintakan
tanda tangan kepada FF (Field
Force) yang memberi barang
Return.
* Staff Gudang menempatkan
Barang yang ditukar pada
tempat tertentu yang mudah
terlihat di Gudang dan tidak
tercampur dengan
Barang/Produk lain yang tidak
bermasalah.

* Staff Gudang mengisi di data

penerimaan Barang.

*1. Produk dari Gudang:

*1a. Membuatkan Tanda terima
untuk Tukar Barang.

*1b. Menyerahkan Tanda Terima

kepada Staff Gudang.
*2. Produk dari Buffer/Bukan dari Gudang:

*2a. Menginformasikan kepada

PM atau Sekretaris PM bahwa
produk bukan berasal dari Gudang.

*2b. Meminta Tanda Terima

Return apabila ada produk dari
Buffer.
urn
No. Nama Produk Number Batch Expired Date Quantity Asal Produk Keterangan
1
2
3
4
5