No.

Dokumen : GST-SOP-HSE-12 Revisi : 01

Edisi : 1 Tgl. Revisi : -
Tgl. Efektif : Halaman : 1 of 6
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN CATATAN

PT GROGOL SARANA TRANSJAYA

NAMA PENERIMA DOKUMEN :

NO. SALINAN DOKUMEN :

STATUS DOKUMEN :

ASLI SALINAN TIDAK TERKENDALI

SALINAN TERKENDALI KADALUARSA

DIBUAT OLEH, DIKETAHUI OLEH, DISETUJUI OLEH,

ADI WIDODO ELY SANDI YUDHA BUDIONO PANGESTU

HSE OFFICER DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-12 Revisi : 01
Edisi : 1 Tgl. Revisi : -
Tgl. Efektif : Halaman : 2 of 6
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN CATATAN

CATATAN REVISI

NO HALAMAN URAIAN REVISI TANGGAL PARAF

1 1 Perubahan lembar pengesahan

dokumen oleh personel yang berwenang

2 3 Pembaharuan referensi berdasarkan

ISO 45001:2018, Kepmen ESDM No.
1827 Tahun 2018 dan perubahan
penomoran dokumen
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-12 Revisi : 01
Edisi : 1 Tgl. Revisi : -
Tgl. Efektif : Halaman : 3 of 6
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN CATATAN

A. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai petunjuk tentang pengaturan dan penanganan catatan
K3PLM seperti: identifikasi, metode penyimpanan, revisi, perlindungan dan
pengambilan, masa penyimpanan dan pemusnahan catatan K3MLM serta
memastikan catatan K3MLM mudah ditemukan kembali apabila diperlukan.

B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dipergunakan sebagai penerapan sistem manajemen terintegrasi K3MLM
dan petunjuk pengaturan serta penanganan catatan – catatan dari suatu pekerjaan
yang diimplementasikan dilingkungan PT.Grogol Sarana Transjaya.

C. REFERENSI
1. PP No. 50 Tahun 2012 Kriteria 10 Pengumpulan dan Penggunaan Data
2. Kepmen ESDM No. 1827 K/30/MEM/2018 Elemen VI.3 Pengendalian Catatan
3. ISO 9001:2015 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi
4. ISO 14001:2015 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi
5. ISO 45001:2018 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

D. DEFINISI
1. Identifikasi adalah sistem penomoran dokumen untuk memudahkan penyimpanan
dan pencarian dokumen.
2. Dokumen adalah data, prosedur, referensi, catatan dan/atau keterangan yang
dibuat atau diterima dalam rangka pelaksanaan kegiatan baik tertulis di atas
kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat,
dibaca atau didengar.
3. Catatan adalah Catatan (records) hasil kegiatan penerapan sistem manajemen
K3MLM.
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-12 Revisi : 01
Edisi : 1 Tgl. Revisi : -
Tgl. Efektif : Halaman : 4 of 6
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN CATATAN

E. AKTIVITAS DAN TANGGUNGJAWAB

Dokumen
No Aktivitas PIC
Catatan

1 Identifikasi Catatan
Semua catatan K3MLM yang dipergunakan dalam All Dept
penerapan sistemmanajemen, baik manajemen mutu, Head
lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja harus diberi
identitas yang jelas sesuai ketentuan standar operasional
prosedur pengendalian dokumen, yaitu: nama catatan
K3MLM , nomor catatan K3MLM dan nomor revisi.
Disamping adanya identitas tersebut, catatan K3MLM
juga harus jelas terbaca ( dapat dibaca )

2 Metode Penyimpanan Catatan

a. Semua catatan K3MLM yang dipergunakan All Dept
Head
dalam penerapan sistem manajemen didata pada
daftar catatan K3MLM . Kemudian ditentukan
metode untuk pengaturan dan penanganannya
yang meliputi :
1. Nama Catatan
2. Metode penyimpanan
3. Lokasi penyimpanan
4. Masa penyimpanan
5. Metode pemusnahan
6. Penanggung Jawab
Dalam penentuan tentang pengaturan dan penanganan
catatan K3MLM harus mempertimbangkan hal-hal berikut :
1. Peraturan perundang-undangan
2. Masa kontrak dengan pelanggan
3. Akses ketempat penyimpanan
4. Keamanan tempat penyimpanan
5. Lokasi penyimpanan untuk catatan K3MLM yang
masih sering dibutuhkan.

3 Revisi Catatan
Dalam hal akan melakukan revisi / perbaikan baik format, Dept Head
penambahan dan pengurangan formulir catatan K3MLM , All Dept
maka hal tersebut harus sesuai dengan ketentuan yang
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-12 Revisi : 01
Edisi : 1 Tgl. Revisi : -
Tgl. Efektif : Halaman : 5 of 6
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN CATATAN

diatur pada standar operasional prosedur pengendalian

dokumen dan dikoordinasikan dengan staff ISO.

Revisi karena adanya penambahan atau pengurangan

formulir catatan K3MLM disamping dicatat pada daftar
induk dokumen (khusus formulir), nomor dan tanggal revisi
juga dicantumkan pada daftar catatan K3MLM.

4 Perlindungan Dan Pengambilan Catatan

Tempat penyimpanan catatan K3MLM harus benar-benar
itempat yang aman dan menjamin perlindungannya
(Misalnya : rembesan air, binatang, dan lain-lain)
Penempatan dan penyusunan catatan K3MLM juga harus
baik dan tertib sesuai ketentuan yang ditetapkan pada
daftar catatan K3MLM sehingga apabila dibutuhkan
mudah pengambilannya dan mudah ditemukan kembali.

5 Masa Penyimpanan Catatan

Pemeriksaaan atau monitor terhadap masa penyimpanan Dept Head
All Dept
catatan K3MLM harus rutin dilakukan, apabila ada
catatan K3MLM yang sudah melewati batas masa
penyimpanan dapat dilakukan pemusnahan sesuai
dengan metode yang ditetapkan pada daftar catatan
K3MLM masing-masing departemen seperti yang
tercantum dalam Daftar Induk Catatan.
a. Masa simpan rekaman : 6 bulan
b. Masa simpan dokumen : 1 Tahun
c. Masa simpan dokumen external : 1 Tahun
d. Masa simpan dokumen MCU : minimal 40
Tahun.

6 Pemusnahan Catatan
Pemusnahan catatan K3MLM yang telah melewati batas
masa penyimpanan dapat dilakukan oleh masing-masing Dept Head
All Dept
penanggungjawab departemen / area dan dibuatkan
Berita Acara Pemusnahannya.

F. LAMPIRAN –LAMPIRAN
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-12 Revisi : 01
Edisi : 1 Tgl. Revisi : -
Tgl. Efektif : Halaman : 6 of 6
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN CATATAN

1. Formulir Daftar Induk Catatan K3PLM