E-PENGADAAN
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan
kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder
demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.
Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,
dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi
informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI
Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi yang
dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id, salah satunya
adalah PENGADAAN. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) ePENGADAAN ini
dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-
government yang lebih baik dan fungsioanal.
Pujiono
NIP. 196412301991121001
i
e-Pengadaan
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................ i
DAFTAR ISI................................................................................................................. ii
PETUNJUK PENGGUNAAN............................................................................................ 3
1. Penyedia.......................................................................................................... 11
2. Form................................................................................................................ 12
2.1 Kontrak......................................................................................................... 12
2.2 UMK .............................................................................................................. 14
2.3 DHP .............................................................................................................. 14
2.4 Surat Penyerahan Barang.............................................................................. 37
2.5 BAST HP....................................................................................................... 40
D. AKUN PA/KPA ..................................................................................................... 42
E. AKUN PPHP......................................................................................................... 44
ii
e-Pengadaan
PETUNJUK PENGGUNAAN
E-PENGADAAN
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan
barang atau jasa dibawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Pengadaan Barang Milik Daerah adalah kegiatan Pengadaan Barang Milik Daerah oleh Perangkat
Daerah yang dibiayai oleh APBD atau Perolehan lainnya yang sah yang prosesnya sejak identifikasi
kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Pengadaan Barang Milik Daerah
dilaksanakan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan, dan terbuka, bersaing, adil dan
akuntabel.
Aplikasi e-Pengadaan dibuat untuk memfasilitasi proses pengadaan Aset Tetap dengan mekanisme
pembayaran atas aset tetap, dimana proses ini dilakukan dengan Integrasi data antara SIERA
(Sistem Inventarisasi Elektronik Rekonsiliasi Aset) dengan SIPKD (Sistem Informasi Pengelolaan
Keuangan Daerah). Kegiatan ini dilakukan dengan memindahkan data SPP (Surat Permintaan
Pembayaran) yang ada di SIPKD ke Sistem e-PENGADAAN pada lingkup SIERA.
Pembangunan Sistem e-Pengadaan bertujuan untuk merubah mindset Pengurus Barang yang
selama ini hanya seadanya saja dalam menginput informasi barang, sekarang harus mengisi semua
informasi dengan lengkap. Jika tidak, dana tidak akan cair.
PB
PPTK/PPK
Buat akun
PPTK/PPK, PA/KPA
Buat akun
PA/KPA & penyedia PPHP
PPHP Buat Surat
Buat kontrak, Pemeriksaan Penyedia
DHP, Surat Buat BAST
Barang ke PAHP
Penyerahan PPHP Cetak Draft
Barang & (Pemeriksaan Invent
BAST HP Administrasi
Hasil
Pengadaan)
3
e-Pengadaan
Kemudian akan tampil beberapa menu seperti ini, lalu pilih PENCATATAN
Di dalam menu Pencatatan terdiri dari beberapa sub menu → pilih sub menu
ePENGADAAN.
4
e-Pengadaan
5
e-Pengadaan
Berikut adalah tata cara Pengurus Barang dalam membuat akun untuk para pihak yang
terkait dalam proses Pengadaan :
1. User PPTK/PPK
PPTK merupakan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan. Sedangkan PPK merupakan Pejabat
Pembuat Komitmen. PPTK/PPK yang menjabat adalah Kepala Sub Bagian TU Unit
Pengadaan. Berikut langkah yang harus dilakukan untuk membuat user PPTK/PPK :
6
e-Pengadaan
2. User PPHP
PPHP merupakan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. User PPHP digunakan untuk
melakukan pengecekan terhadap validitas data ke sistem dengan BAST 1 dalam hal
volume barang, total harga, dan kelengkapan informasi barang. Berikut langkah yang
harus dilakukan untuk membuat user PPHP:
7
e-Pengadaan
8
e-Pengadaan
3. User PA/KPA
PA adalah Pengguna Anggaran dan KPA adalah Kuasa Pengguna Anggaran. User PA/KPA
digunakan untuk menyampaikan surat permohonan pemeriksaan barang ke PPHP dengan
BAST 1 dan memeriksa serta menandatangani BAST 2. Berikut langkah yang harus
dilakukan untuk membuat user PA/KPA :
9
e-Pengadaan
C. AKUN PPTK/PPK
Akun PPTK/PPK berwenang untuk membuat akun user Penyedia (Pihak Ketiga). Didalam
akun PPTK/PPK terdapat 2 menu yaitu Setup dan Form. Setup digunakan untuk membuat
akun Penyedia. Sedangkan form digunakan untuk dokumen-dokumen yang diperlukan
terkait dengan proses pengadaan. Terdapat beberapa form yang akan digunakan untuk
proses pengadaan seperti, Kontrak, DHP, Surat Penyerahan Barang dan BAST HP. Form
tersebut diisi dan dilengkapi oleh PPT/PPK sesuai dengan keperluan proses pengadaan.
Berikut adalah tata cara penggunaan sub menu yang terdapat dalam akun PPTK/PPK :
10
e-Pengadaan
1. Penyedia
Penyedia merupakan badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Berikut langkah yang harus
dilakukan untuk membuat user Penyedia :
• Klik Setup -→ Penyedia
• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut
*Note : Form Jenis Penyedia untuk Badan Usaha memerlukan NPWP Badan Usaha
11
e-Pengadaan
2. Form
2.1 Kontrak
Kontrak merupakan formulir yang digunakan dalam perjanjian dengan satu atau
sejumlah penyedia untuk melakukan pengadaan barang/jasa dengan menetapkan
harga satuan (syarat dan kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian selama masa
perjanjian berlaku).
• Klik Form -→ Kontrak
• Pilih Penyedia Barang
• Klik Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian kontrak sebagai berikut
12
e-Pengadaan
• Pilih Kegiatan → otomatis akan terisi field Nama Kegiatan, Anggaran, Realisasi,
Kode Program, dan Nama Program.
• Klik untuk menyimpan data kontrak
• Akan terlampir daftar kontrak yang telah dibuat
13
e-Pengadaan
* Note : Dalam 1 kontrak dapat memilih beberapa kode rekening, dimana jika di totalkan
nilainya harus sama dengan nilai kontrak
2.2 UMK
Dalam proses pengadaan ada beberapa pekerjaan/kegiatan yang memerlukan Uang
Muka Kerja (UMK) sebelum dilakukannya pekerjaan tersebut. Biasanya kesepakatan
UMK tertuang dalam kontrak dengan pihak ketiga. Jenis pekerjaan/kegiatan yang
memerlukan UMK seperti pembangunan Gedung, jalan, dan lainnya yang
memerlukan beberapa tahapan untuk penyelesaian. UMK yang berasal dari kegiatan
pengadaan barang merupakan bagian dari realisasi belanja modal namun pada saat
pembayaran UMK tidak diakui sebagai aset tetap karena belum ada progress fisik.
Nilai UMK yang dibayarkan di awal pekerjaan nantinya akan dijadikan pengurang
pembayaran pada saat pembayaran termin/angsuran dilakukan. Berikut tata cara
penginputan UMK pada system :
14
e-Pengadaan
15
e-Pengadaan
2.3 DHP
DHP (Daftar Hasil Pengadaan) memiliki formulir untuk setiap KIB. Masing-masing
KIB memiliki format yang berbeda sesuai dengan kriteria barang. Berikut tata cara
pengisian formulir pada setiap KIB :
2.3.1 KIB A
Form untuk pengadaan KIB A (Tanah)
16
e-Pengadaan
*Note : BAST dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan total nilai kontrak
17
e-Pengadaan
18
e-Pengadaan
19
e-Pengadaan
20
e-Pengadaan
2.3.2 KIB B
Form untuk pengadaan KIB B (Peralatan dan Mesin). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
21
e-Pengadaan
22
e-Pengadaan
23
e-Pengadaan
2.3.3 KIB C
Form untuk pengadaan KIB C (Gedung dan Bangunan). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
24
e-Pengadaan
25
e-Pengadaan
26
e-Pengadaan
27
e-Pengadaan
28
e-Pengadaan
* Bentuk form Draft Invent C2.4 untuk Peratan dan Mesin yang
Pencatatannya Terpisah dari Gedung dan Bangunan
29
e-Pengadaan
2.3.4 KIB D
Form untuk pengadaan KIB D (Jalan, Irigasi, Jaringan). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
30
e-Pengadaan
31
e-Pengadaan
32
e-Pengadaan
33
e-Pengadaan
34
e-Pengadaan
35
e-Pengadaan
2.3.5 KIB E
Form untuk pengadaan KIB E (Aset Tetap Lainnya). Tahapan yang dilakukan
sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft Invent,
sebagai berikut :
37
e-Pengadaan
38
e-Pengadaan
39
e-Pengadaan
2.5 BAST HP
BAST HP (Berita Acara Serah Terima Hasil Pengadaan) dapat dicetak setelah PPHP
menerbitkan BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pekerjaan). Berikut tata
cara pembuatan BAST HP :
40
e-Pengadaan
41
e-Pengadaan
D. AKUN PA/KPA
Akun PA/KPA berwenang untuk membuat Surat Pemeriksaan Barang yang akan
disampaikan kepada PPHP berdasarkan Surat Penyerahan Barang yang telah dibuat oleh
PPK. Berikut langkah yang harus dilakukan :
• Login dengan akun PA yang telah dibuat sebelumnya oleh Pengurus Barang.
Contoh : PA.00504000000000.01
Keterangan
Open : Surat Pemeriksaan Barang baru akan dibuat
Closed : Surat Pemeriksaan Barang telah selesai dibuat
Kembali : Surat Pemeriksaan Barang tidak jadi dibuat
42
e-Pengadaan
• Akan terlampir form Surat Pemeriksaan Barang yang berisikan informasi BAST,
Kontrak, Daftar Inventaris Barang, dan Surat Penyerahan Barang.
• Cek kesesuaian informasi
• Jika sudah sesuai, isi field Surat Pemeriksaan Barang
43
e-Pengadaan
E. AKUN PPHP
Akun PPHP berwenang untuk melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan berdasarkan Surat
yang dibuat oleh PA. PPHP melakukan pengecekan terhadap validitas data dalam hal volume
barang, total harga, dan kelengkapan informasi barang. Akun PPHP akan membuat BAST
PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pekerjaan. Berikut langkah yang harus dilakukan :
44
e-Pengadaan
45
e-Pengadaan
46
e-Pengadaan
• Cek semua informasi yang tersedia antara BAST, Informasi Kontrak, Daftar
Inventaris Barang, Surat Penyerahan Barang dan Surat Pemeriksaan Barang.
• Ceklis semua dokumen yang ada
• Isi No BA PAHP dan Tanggal BA PAHP
• Klik “Proses BAST” → untuk membuat BAST PAHP
• Status akan berubah menjadi “Close”
• Cetak BA PAHP
47
e-Pengadaan
Note : BAST PAHP yang telah selesai dibuat oleh PPHP akan masuk dalam
notifikasi akun PPTK/PPK untuk dicetak
48
e-Pengadaan
F. AKUN PENYEDIA
Akun Penyedia digunakan oleh Pihak Ketiga, dimana dapat membantu PPK/PPTK untuk
menginput rincian Daftar Hasil Pengadaan dan mencetaknya sebagai dokumen pengadaan.
Berikut tata cara penggunaan akun penyedia :
• Login dengan akun Penyedia yang sudah dibuat oleh PPTK/PPK
Contoh : V.00504000000000.001
• Klik form → DHP → KIB A → Tambah →Daftar Hasil Pengadaan
49
e-Pengadaan
- SELESAI -
50