Methodologies for Purchased Software Packages

 Pertimbangan membeli (buy):

1. Kelayakan finansial vendor
2. Kesesuaian sofware yang dipilih perusahaan
3. Visi peningkatan software masa depan oleh vendor
4. Komitmen vendor memberikan update software
5. Total biaya kepemilikan (biaya pembelian dan pemeliharaan)
 Tahap dan langkah Modified System Development Life Cycle (SDLC) approach ketika membeli
(buy)
1. Definisi
a. Analisis kelayakan  ekonomi (analisis biaya-manfaat), teknis, dan operasional
b. Definisi kelayakan  persyaratan dasar dan persyaratan fungsional sistem
c. Daftar pendek paket  mengeliminasi daftar paket software yang :
1) tidak kompatibel dengan hardware atau software tertentu
2) bermasalah dengan pengguna paket lainnya
3) rekam jejak vendor tidak memadai
4) kekhawatiran kelangsungan hidup jangka panjang
d. Kriteria seleksi
1) Paket
a) Kemampuan fungsional sistem yang ditawarkan
b) Pemenuhan persyaratan teknis software
c) Jumlah dan kualitas dokumentasi yang disediakan
2) Vendor
a) Karakteristik bisnis vendor
i. Berapa lama pengalaman vendor
ii. Jumlah karyawan vendor
iii. Laporan keuangan 5 tahun terakhir
iv. Produk utama vendor
v. Pendapatan tahunan penjualan software
vi. Lokasi kantor penjualan dan pendukung
b) Dukungan teknis vendor terhadap paket awal dan keberlanjutan paket
i. Hardware dan software yang diperlukan
ii. Kemudahan instalasi
iii. Dukungan vendor yang tersedia termasuk pelatihan, konsultasi, dan
pemeliharaan sistem
e. Membuat dan menyampaikan paket request for proposal (RFP)
RFP atau disebut juga Request for quote (RFQ) adalah dokumen resmi untuk
mengundang vendor untuk mengajukan proposal pemenuhan kebutuhan software
perusahaan. RFP terdiri atas
1) tujuan dan persyaratan sistem
a) karakteristik kinerja sistem
b) apakah kode sumber disediakan
c) apakah organisasi diperbolehkan memodifikasi paket software
d) biaya paket
e) biaya tambahan untuk pelatihan dan konsultasi
2) lingkungan di mana sistem digunakan
 3) kriteria umum evaluasi proposal
4) kondisi pengajuan proposal
f. Evaluasi tanggapan vendor atas RFP dan pemilihan paket
1) Demontrasi dan uji coba paket
2) Daftar referensi dari pengguna paket lainnya
a) Organisasi dengan ukuran serupa
b) Organisasi yang berdekatan geografis
c) Organisasi dengan bisnis serupa
d) Organisasi yang tidak memilih membeli paket
3) Tiga alternatif pilihan utama
a) Mengubah prosedur bisnis organisasi agar sesuai dengan paket
b) Memodifikasi paket
c) Mengimplementasikan paket sebagaimana adanya dan mengatasi
perbedaannya
g. Menegosiasikan kontrak
1) Harga software
2) Jumlah lisensi
3) Jadwal pembayaran
4) Spesifikasi fungsional
5) Prosedur pengujian penerimaan
6) Jadwal proses pengiriman
7) Perlindungan rahasia dagang
8) Tanggungjawab perbaikan dan pemeliharaan
9) Kewajiban karena kegagalan
10) Dokumentasi yang diperlukan
11) Opsi untuk mengakhiri perjanjian
12) Hak mengupgrade paket di masa depan
2. Konstruksi
a. Desain sistem
b. Pembuatan sistem
c. Pengujian sistem
3. Implementasi
a. Instalasi
1) Perencanaan instalasi
2) Pelatihan
3) Pembersihan data
4) Konversi
b. Operasi
c. Pemeliharaan
 Tim proyek untuk membeli (buy) paket software
1. Manajer proyek
2. Pihak ketiga mitra implementasi
 Risiko membeli (buy) paket software
1. Keberhasilan bergantung pada kinerja pihak ketiga
2. Pemahaman perusahaan terhadap kapabilitas paket software
3. Pelatihan vendor
4. Kapabilitas instalasi
 Lima faktor agar proyek ERP berhasil
 1. Manajemen puncak engaged tidak hanya involved dalam proyek
2. Pemimpin proyek berpengalaman atau veteran dan anggota tim adalah pembuat keputusan
3. Pihak ketiga mengisi kesenjangan dalam keahlian dan mentransfer pengetahuan mereka
4. Manajemen perubahan sejalan dengan perencanaan proyek
5. A satisficing mind-set prevail
 Aplikasi open source
1. Keuntungan
a. Tidak bergantung pada satu vendor
b. Kode baru dengan mudah diperiksa orang lain
c. Biaya lebih murah untuk membuat software
d. Boleh menggunakan software untuk tujuan apapun
e. Mudah menghubungkan dengan open source lain
2. Risiko
a. Tidak ada dokumentasi yang lengkap
b. Hanya aplikasi umum yang biasanya dikembangkan
c. Tidak mengetahui apa yang telah dikembangkan orang lain
d. Hati-hati dalam memilih software
 Applicaton Service Providers (ASPs)
1. Pengertian yaitu pembeli memilih aplikasi yang di-host daripada membeli aplikasi dan
menyimpannya dalam perangkat sendiri, dikenakan biaya bulanan bukan investasi IT di awal
2. Keuntungan
a. Penghematan biaya
b. Kecepatan implementasi
c. Dapat dihentikan kapan saja
d. Staf IT internal dapat fokus mengerjakan aplikasi lain
e. Layanan keamanan kelas atas
3. Kerugian
a. Ketergantungan pada vendor eksternal