Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Bab V. URAIAN PROSEDUR

Berikut sistimatika Prosedur dari setiap Sistem di atas :

1. Sistem Penganggaran

1.1 . Prosedur Penyusunan Anggaran Induk

1.2 . Prosedur Penyusunan Proposal dan Penerbitan MoU
1.3 . Prosedur Amandemen/Perubahan MoU
1.4 . Prosedur Perubahan Anggaran Induk

2. Sistem Penerimaan

2.1. Prosedur Penerimaan Dana via Kas/Cek/BG

2.2. Prosedur Penerimaan Dana via Bank

3. Sistem Pengeluaran

3.1. Subsistem Pengelolaan Uang Muka

3.1.1. Prosedur Pengajungajuan Uang Muka
3.1.2. Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka

3.2. Subsistem Pengelolaan Piutang dan Hutang

3.2.1. Prosedur Pemberian Piutang
3.2.2. Prosedur Penerimaan Piutang
3.2.3. Prosedur Pengajuan Hutang
3.2.4. Prosedur Pembayaran Hutang
3.2.5. Prosedur Hutang Piutang antar Dana Donor

3.3. Subsistem Pengelolaan Biaya Personil

3.3.1. Prosedur Penghitungan Gaji
3.3.2. Prosedur Pembayaran Gaji

3.4. Subsistem Pengadaan Barang dan Jasa

3.4.1. Prosedur Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa
3.4.2. Prosedur Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa
3.4.3. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa
3.4.4. Prosedur Pembayaran Barang dan Jasa

3.5. Subsistem Pengelolaan Kas Kecil

3.5.1. Prosedur Pembentukan Kas Kecil
3.5.2. Prosedur Pengeluaran Kas Kecil
3.5.3. Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil

4. Sistem Pelaporan

4.1. Prosedur Pengikhtisaran Dokumen

4.2. Prosedur Verifikasi dan Proses Input Data
4.3. Proses Akuntansi

27
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

5.1. SUBSISTEM PENGANGGARAN

5.1.1. PROSEDUR PENYUSUNAN ANGGARAN INDUK

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyusun rencana strategis dan logical Pembina, Pengawas, Rencana

framework tahunan Badan Pengurus, dan strategis dan
Badan Pelaksana logical
framework
2 Menjabarkan renstra dan logical Koordinator Program Work Plan
framework dalam Work Plan
3 Menyetujui Work Plan berdasarkan Direktur Eksekutif Work Plan
hasil pembahasan bersama-sama disetujui
dengan seluruh divisi

4 Menyusun Anggaran Induk Tahunan Koordinator Anggaran Induk

dengan melakukan kompilasi Work Plan Administrasi dan Tahunan
tahunan yang sudah disetujui Direktur Keuangan
Eksekutif dan menggandakannya

5 Mereview Anggaran Tahunan Koordinator Program Anggaran Induk

Tahunan
6 Menyetujui Anggaran Tahunan dan Direktur Eksekutif Anggaran Induk
mendistribusikan Work Plan tahunan Tahunan
dan Anggaran kepada Koordinator disetujui
Program dan Koordinator Administrasi
dan Keuangan

5.1.2. PROSEDUR PENYUSUNAN PROPOSAL KE LEMBAGA DONOR DAN PENERBITAN MoU

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menjabarkan Work Plan yang sudah Koordinator Program Proposal

disetujui Direktur Eksekutif ke dalam
Proposal
2 Menyetujui Proposal berdasarkan hasil Direktur Eksekutif Proposal
pembahasan dengan seluruh divisi disetujui
3 Mendistribusikan Proposal yang sudah Koordinator Program Proposal
ditandatangani Direktur Eksekutif disetujui
diserahkan ke Lembaga Donor

4 Menerima dan mereview MoU dari Direktur Eksekutif MoU

28
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Lembaga Donor

5 Menyetujui MoU dan mendistribusikan Direktur Eksekutif MoU disetujui

ke Koordinator Administrasi dan
Keuangan

6 Menerima, menggandakan, dan Koordinator MoU disetujui

medistribusikan MoU yang sudah Administrasi dan
ditandatangani Direktur Eksekutif ke Keuangan
Koordinator Program

7 Menerima copy MoU yang sudah Koordinator Program Copy MoU

disetujui Direktur Eksekutif disetujui

5.1.3. PROSEDUR PERUBAHAN MoU ke LEMBAGA DONOR

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyusun Laporan Status Anggaran dan Koordinator Laporan Status

mendistribusikan ke Koordinator Administrasi dan Anggaran
Program Keuangan
2 Memantau dan mengawasi terhadap Koordinator Program Laporan Status
realisasi anggaran serta melakukan Anggaran
analisa terhadap kemungkinan
pergeseran atau perubahan anggaran
berdasar Laporan Status Anggaran yang
diterima dari Koordinator Administrasi
dan Keuangan
3 Menyusun usulan Amandemen MoU Koordinator Program Usulan
apabila terdapat kemungkinan Amandemen
pergeseran atau perubahan anggaran MoU

4 Mereview dan membahas usulan Direktur Eksekutif Usulan

Amandemen MoU bersama Koordinator Amandemen
Program dan Koordinator Administrasi MoU
dan Keuangan

5 Menandatangani usulan Amandemen Direktur Eksekutif Usulan

MoU dan mengembalikan ke Amandemen
Koordinator Program MoU disetujui

6 Membuat surat permohonan Koordinator Program Surat

Amandemen MoU untuk dikirim ke Permohonan dan
Lembaga Donor Usulan
Amandemen
MoU disetujui

29
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

7 Menandatangani Surat Permohonan Direktur Eksekutif Surat

Amandemen MoU Permohonan
disetujui dan
Usulan
Amandemen
MoU disetujui
8 Mengirimkan surat permohonan ke Koordinator Program Surat
Lembaga Donor Permohonan
disetujui dan
Usulan
Amandemen
MoU disetujui
9 Menerima dan menandatangani Direktur Eksekutif Amandemen
Amandemen MoU yang diterima dari MoU disetujui
Lembaga Donor dan mendistrbusi
kannya ke Koordinator Program dan
Koordinator Administasi dan Keuangan
10 Menerima dan menggandakan Koordinator Program Amandemen
Amandemen MoU yang sudah dan Koordinator MoU disetujui
ditandatanani Direktur Administrasi dan
Keuangan

5.1.4. PROSEDUR PERUBAHAN ANGGARAN INDUK

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Membandingkan Amandemen MoU Koordinator Amandemen

dengan Anggaran Tahunan yang sudah Administrasi dan MoU dan
disetujui Direktur Keuangan Anggaran
Tahunan
2 Apabila ada perbedaan antara Koordinator Anggaran
Amandemen MoU dengan Anggaran Administrasi dan Tahunan
Tahunan yang sudah disetujui Direktur, Keuangan
maka akan dilakukan koreksi terhadap
Anggaran Tahunan dan menyusun
Perubahan Anggaran Tahunan
3 Menyetujui Perubahan Anggaran Direktur Eksekutif Anggaran
Tahunan yang telah disusun Tahunan
Koordinator Keuangan dan disetujui
mendistribusikannya kepada
Koordinator Keuangan dan Koordinator
Program

4 Merevisi Laporan Status Anggaran Koordinator Laporan Status

30
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

berdasar Amandemen MoU Administrasi dan Anggaran Revisi

Keuangan

5.2. SUBSISTEM PENERIMAAN

5.2.1. PROSEDUR PENERIMAAN DANA VIA KAS/CEK/BG

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menerima uang sumbangan, penjualan, Staf Kasir -

kontribusi dan lainnya
2 Menyiapkan Bukti Penerimaan Kas atas Staf Kasir Bukti
penerimaan tunai yang diterima Penerimaan Kas
3 Mencatat pada Buku Kas dan Staf Kasir Buku Kas
Menyerahkan Bukti Penerimaan Kas
kepada Penyetor dan Staf Akunting

4 Mencatat penerimaan sesuai dengan Staf Akunting Voucher Jurnal

Bukti Penerimaan Kas pada Jurnal dan
Buku Pembantu Penerimaan

5 Secara periodik menyetorkan Staf Kasir Slip Setoran

penerimaan kas ke bank yang Bank
bersangkutan.

6 Mencatat penyetoran tersebut pada Staf Kasir Slip Setoran

Buku Bank dan Buku Kas dan Bank
menyerahkan bukti Slip Setoran kepada
Staf Akunting

7 Menerima bukti Penerimaan Kas dan Staf Akunting Slip Setoran

Slip Setoran dan mencatatnya ke Jurnal Bank dan Jurnal
8 Mengarsipkan Bukti Penerimaan Kas Staf Akunting Slip Setoran
dan Slip Setoran. Bank dan Bukti
Penerimaan Kas

5.2.2. PROSEDUR PENERIMAAN DANA VIA BANK

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Memeriksa rekening koran bank setelah Staf Kasir Rekening Koran

memperoleh Copy Bukti Transfer dan
Copy Nota Kredit Bank dari Lembaga

31
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Donor dan Slip Setoran dari donatur

lainnya
2 Menyiapkan Bukti Penerimaan Bank dan Staf Kasir Bukti
Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan Penerimaan
diserakan ke Koordinator Administrasi Bank dan Surat
dan Keuangan Konfirmasi
Penerimaan
Dana
3 Mencatat Bukti Penerimaan Bank pada Staf Kasir Buku Bank
Buku Bank

4 Menyetujui Surat Konfirmasi Koordinator Surat Konfirmasi

Penerimaan Dana dan menyerahkan ke Administrasi dan Penerimaan
Lembaga Donor Keuangan Dana disetujui

5 Membukukan Bukti Penerimaan Bank Staf Akunting Voucher Jurnal

pada program akuntansi dan
mengarsipkannya

5.3. SUBSISTEM PENGELUARAN

5.3.1. SUB-SUBSISTEM PENGELOLAAN UANG MUKA
5.3.1.1. PROSEDUR PENGAJUAN UANG MUKA

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Permohonan Dana Pengguna/petugas la Memo

berdasarkan Work Plan disetujui oleh permintaan uang
Koordinator Program muka

2 Membandingkan Permohonan Dana Koordinator Form Pengajuan

dengan Anggaran Tahunan yang sudah Administrasi dan Uang Muka
disetujui Direktur dan menyetujui Keuangan disetujui
apabila sesuai dengan Anggaran
Tahunan
3 Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran Staf Kasir Cek dan Bukti
Bank apabila Permohonan Dana Pengeluaran
disetujui oleh Koordinator Administrasi Bank
dan Keuangan
4 Menandatangani Bukti Pengeluaran Koordinator Bukti
Bank Administrasi dan Pengeluaran
Keuangan Bank disetujui
5 Menandatangani Cek sesuai Direktur Eksekutif Cek, Bukti
kewenangan masing-masing yang dan Badan Pengurus Pengeluaran

32
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

dilampiri Bukti Pengeluaran Bank dan Bank dan

Permohonan Dana disetujui oleh Permohonan
Koordinator Administrasi dan Keuangan Dana disetujui
6 Memfotokopi cek yang diterima dari Staf Kasir Copy Cek
Direktur Eksekutif.
7 Mencairkan cek ke bank, menyerahkan Staf Kasir Uang, Copy Cek,
uang ke Pengguna dan mencatat ke Bukti
Buku Bank kemudian mendistribusikan Pengeluaran
Copy Cek, Bukti Pengeluaran Bank dan Bank dan Form
Permohonan Dana ke Staf Akunting Pengajuan Uang
Muka
8 Menerima Copy Cek, Bukti Pengeluaran Staf Akunting Voucher Jurnal
Bank dan Permohonan Dana ke Buku
Pembantu Uang Muka pada program
akuntansi dan mengarsipkannya

5.3.1.2. PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Pertanggungjawaban Pengguna Form

Uang Muka dengan melampirkan Pertanggungjawaban
bukti pendukung eksternal Uang Muka dan Bukti
Pendukung
2 Memverifikasi kesesuaian Koordinator Form
Pertanggungjawaban Uang Muka Administrasi dan Pertanggungjawaban
dengan Bukti Pendukung Eksternal Keuangan Uang Muka disetujui
dan memberikan persetujuan dan Bukti Pendukung
apabila sesuai dengan anggaran dan Eksternal
menyerahkan ke Staf Administrasi
dan Kasir, jika tidak menyerahkan
kembali ke Pengguna untuk direvisi
3 Menerima Pertanggungjawaban Uang Staf Kasir Form
Muka dengan Bukti Pendukung Pertanggungjawaban
Eksternal dan membandingkan Uang Muka disetujui
dengan jumlah Uang Muka yang dan Bukti Pendukung
diberikan Eksternal
4 Apabila Pertanggungjawaban Uang Staf Kasir -
Muka lebih besar dari Uang Muka
yang diberikan lanjut ke nomor 7
5 Apabila Pertanggungjawaban Uang Staf Kasir -
Muka lebih kecil dari Uang Muka
yang diberikan lanjut ke nomor 12
6 Apabila Pertanggungjawaban Uang Staf Kasir -

33
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Muka sama dengan Uang Muka yang

diberikan lanjut ke nomor 13
7 Menyiapkan Cek dan Bukti Staf Kasir Cek dan Bukti
Pengeluaran Bank Pengeluaran Bank
8 Menandatangani Bukti Pengeluaran Koordinator Bukti Pengeluaran
Bank Administrasi dan Bank disetujui
Keuangan
9 Menandatangani Cek sesuai Direktur Eksekutif Cek, Bukti
kewenangan masing-masing yang dan Badan Pengurus Pengeluaran Bank
dilampiri Bukti Pengeluaran Bank disetujui dan Form
dan Pertanggungjawaban Uang Muka Pertanggungjawaban
disetujui Koordinator Administrasi Uang Muka disetujui
dan Keuangan
10 Memfotokopi cek yang diterima dari Staf Kasir Copy Cek
Direktur Eksekutif.
11 Mencairkan cek ke bank, Staf Kasir Uang, Copy Cek,
menyerahkan ke Pengguna dan Bukti Pengeluaran
mencatat ke Buku Bank dan Buku Bank dan Form
Kas kemudian mendistribusikan Copy Pertanggungjawaban
Cek, Bukti Pengeluaran Bank dan Uang Muka
Pertanggungjawaban Uang Muka ke
Staf Akunting
12 Menerima uang sisa Uang Muka dan Staf Kasir Bukti Penerimaan
menyiapkan Bukti Penerimaan Kas Kas
dan mencatat ke dalam Buku Kas,
kemudian menyerahkan Bukti
Penerimaan Kas dilampiri
Pertanggungjawaban Uang Muka ke
Staf Akunting
13 Menerima Copy Cek, Bukti Staf Akunting Voucher Jurnal
Pengeluaran Bank, Bukti Penerimaan
Kas dan Pertanggungjawaban Uang
Muka ke Buku Pembantu Uang Muka
dan Biaya pada program akuntansi
dan mengarsipkannya

5.3.2. SUB-SUBSISTEM PENGELOLAAN PIUTANG DAN HUTANG

5.3.2.1. PROSEDUR PEMBERIAN PIUTANG

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Mengajukan Surat Permohonan Debitur Surat

Peminjaman Dana kepada Koordinator Permohonan

34
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Administrasi dan Keuangan Peminjaman

Dana
2 Mereview Surat Permohonan Koordinator Surat
Peminjaman Dana sesuai dengan syarat Administrasi dan Permohonan
dan ketentuan yang berlaku dan Keuangan Peminjaman
menandatangani apabila menyetujui Dana disetujui
3 Menyiapkan Surat Perjanjian, Cek dan Staf Kasir Surat
Bukti Pengeluaran Bank Perjanjian, Cek
dan Bukti
Pengeluaran
Bank
4 Menandatangani Surat Perjanjian, dan Koordinator Surat
Bukti Pengeluaran Bank diketahui Administrasi dan Perjanjian dan
Direktur Eksekutif Keuangan Bukti
Pengeluaran
Bank
5 Menandatangani Cek Direktur Eksekutif Cek
dan Badan Pengurus ditandatangani
6 Mengcopy Cek dan Surat Perjanjian, Staf Kasir Copy Cek
mencairkan Cek
7 Meminta tandatangan Debitur pada Staf Kasir Uang, Bukti
Bukti Pengeluaran Bank dan Surat Pengeluaran
Perjanjian dan Memberikan Dana dan Bank dan Surat
copy Surat Perjanjian ke Debitur dan Perjanjian
Mencatat pada Buku Bank kemudian
mengarsip Surat Perjanjian (Asli)
8 Menyerahkan Bukti Pengeluaran Bank, Staf Kasir Bukti
copy Cek dan copy Surat Perjanjian ke Pengeluaran
Staf Akunting Bank, copy Cek
dan copy Surat
Perjanjian
9 Menerima Bukti Pengeluaran Bank, Staf Akunting Jurnal, Bukti
copy Cek dan copy Surat Perjanjian Pengeluaran
dan mencatat ke Jurnal kemudian Bank, copy Cek
mengarsip dan copy Surat
Perjanjian

5.3.2.2. PROSEDUR PENERIMAAN PIUTANG

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menerima pengembalian Dana dari Staf Kasir Uang

Debitur
2 Menyiapkan Bukti Penerimaan Kas, Staf Kasir Bukti

35
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Bukti Setor Bank, Bukti Penerimaan Penerimaan

Bank dan Surat Lunas (Jika Pelunasan) Kas, Bukti
kemudian meminta tandatangan Setor Bank,
Koordinator Administrasi dan Keuangan Bukti
Penerimaan
Bank dan Surat
Lunas
3 Meminta tandatangan Debitur pada Staf Kasir Bukti
Bukti Penerimaan Kas dan Penerimaan
menyerahkan copy Bukti Penerimaan Kas
Kas ke Debitur
4 Menyetor dana penerimaan ke bank Staf Kasir
dan mencatat ke Buku Kas dan Buku
Bank
5 Menandatangani Bukti Penerimaan Kas, Koordinator Bukti
Bukti Setor Bank, Bukti Penerimaan Administrasi dan Penerimaan
Bank dan Surat Lunas (Jika Pelunasan) Keuangan Kas, Bukti
Setor Bank,
Bukti
Penerimaan
Bank dan Surat
Lunas
6 Mencatat ke Buku Kas dan Buku Bank, Staf Kasir Bukti
selanjutnya Menyerahkan Bukti Penerimaan
Penerimaan Kas, Bukti Setor Bank, Kas, Bukti
Bukti Penerimaan Bank dan Surat Lunas Setor Bank,
ke Staf Akunting Bukti
Penerimaan
Bank dan Surat
Lunas
7 Menerima Bukti Penerimaan Kas, Bukti Staf Akunting Jurnal
Setor Bank, Bukti Penerimaan Bank dan
Surat Lunas dan mencatat dalam Jurnal
selanjutnya mengarsip

5.3.2.3. PROSEDUR PENGAJUAN HUTANG

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menganalisa antara Dana yang dimiliki Koordinator Saldo Kas, Bank

lembaga dengan Rencana Pengeluaran Administrasi dan dan Anggaran
Keuangan
2 Berdasarkan hasil analisa ternyata Koordinator Hasil Analisa
Dana yang dimiliki Lembaga lebih kecil Administrasi dan

36
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

dari Rencana Pengeluaran Keuangan

3 Menyiapkan Surat Permohonan untuk Koordinator Surat
mengajukan pinjaman Administrasi dan Permohonan
Keuangan Hutang
4 Mereview dan membicarakan Surat Direktur Eksekutif Surat
Permohonan yang dilampirkan hasil Permohonan
analisa bersama Koordinator Hutang dan Hasil
Administrasi dan Keuangan, Analisa
Koordinator Program dan Badan
Pengurus
5 Menandatangi Surat Permohonan Direktur Eksekutif Surat
Pinjaman Dana apabila semua pihak Permohonan
menyetujui Hutang disetujui
6 Mengcopy dan mengirim Surat Staf Kasir Surat
Permohonan Pinjaman Dana ke Permohonan
Kreditur kemudian mengarsip copy Hutang disetujui
Surat Permohonan Pinjaman Dana
7 Menerima dana pinjaman via transfer Staf Kasir Surat Perjanjian
bank, Surat Perjanjian dari Kreditur Hutang dan
selanjutnya menyiapkan Bukti Bukti
Penerimaan Bank Penerimaan
Bank
8 Menandatangani Bukti Penerimaan Koordinator Bukti
Bank Administrasi dan Penerimaan
Keuangan Bank
9 Menandatangani Surat Perjanjian Direktur Eksekutif Surat Perjanjian
dilampiri Bukti Penerimaan Bank Hutang disetujui
dan Bukti
Penerimaan
Bank
10 Menerima copy Surat Perjanjian dan Staf Kasir Copy Surat
mencatat ke Buku Bank dan Perjanjian
menyerahkan Bukti Penerimaan Bank Hutang, Buku
dan copy Surat Perjanjian ke Staf Bank
Akunting
11 Menerima Bukti Penerimaan Bank dan Staf Akunting Jurnal
copy Surat Perjanjian selanjunya
mencatat ke dalam Jurnal dan
mengarsip

37
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

5.3.2.4. PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Berdasar Surat Perjanjian dg Kreditur Staf Kasir Permohonan

yang telah jatuh tempo pembayaran, Dana
menyiapkan permohonan dana
2 Mereview Permohonan Dana dilampiri Koordinator Permohonan
copy Surat Perjanjian dan Administrasi dan Dana disetujui
menandatangani Keuangan
3 Menyiapkan Cek, Bukti Setor Bank dan Staf Kasir Cek, Bukti
Bukti Pengeluaran Bank Setor Bank dan
Bukti
Pengeluaran
Bank
4 Menandatangani Bukti Setor Bank dan Koordinator Bukti Setor
Bukti Pengeluaran Bank Administrasi dan Bank dan Bukti
Keuangan Pengeluaran
Bank
5 Menandatangani Cek yang dilampiri Direktur Eksekutif Cek
Bukti Setor Bank, Bukti Pengeluaran dan Badan Pengurus
Bank, copy Surat Perjanjian Hutang
6 Mengcopy dan mencairkan Cek ke Bank Staf Kasir Cek, Bukti Setor
selanjutnya menyetor ke Bank Kreditur Bank
7 Menginformasikan kepada Kreditur Staf Kasir Copy Bukti Setor
telah dilakukan pembayaran hutang
dan meminta Surat Pelunasan dari
Kreditur
8 Mencatat ke Buku Bank dan Staf Kasir Buku Bank
menyerahkan Bukti Pengeluaran Bank,
Bukti Setor dan Surat Pelunasan ke Staf
Akunting
9 Menerima Bukti Pengeluaran Bank, Staf Akunting Jurnal
Bukti Setor dan Surat Pelunasan
selanjutnya mencatat dalam Jurnal dan
mengarsip

5.3.2.5. PROSEDUR HUTANG PIUTANG ANTAR DANA DONOR DAN PEMBAYARAN

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menganalisa antara Dana yang dimiliki Koordinator Saldo Kas, Bank

lembaga dengan Rencana Pengeluaran Administrasi dan dan Anggaran

38
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Keuangan
2 Berdasarkan hasil analisa ternyata Koordinator Hasil Analisa
Dana yang dimiliki Lembaga lebih kecil Administrasi dan
dari Rencana Pengeluaran Keuangan
3 Menyiapkan Surat Permohonan untuk Koordinator Surat
mengajukan pinjaman antar sumber Administrasi dan Permohonan
dana yang dimiliki lembaga Keuangan Hutang
4 Mereview dan membicarakan Surat Direktur Eksekutif Surat
Permohonan yang dilampirkan hasil Permohonan
analisa bersama Koordinator Hutang dan Hasil
Administrasi dan Keuangan, Analisa
Koordinator Program dan Badan
Pengurus
5 Menandatangi Surat Permohonan Direktur Eksekutif Surat
Pinjaman Dana apabila semua pihak Permohonan
menyetujui Hutang disetujui
6 Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran Staf Kasir Surat
Bank berdasar Surat Permohonan Dana Permohonan
yang sudah disetujui Direktur Eksekutif Hutang disetujui
7 Menandatangani Bukti Pengeluaran Koordinator Surat Perjanjian
Bank Administrasi dan Hutang dan
Keuangan Bukti
Penerimaan
Bank
8 Menandatangani Cek yang dilampiri Direktur Eksekutif Bukti
Bukti Penerimaan Bank Penerimaan
Bank
9 Memfotocopy Cek dan mentransfer ke Staf Kasir Bukti Transfer
rekening bank lembaga donor yang
kekurangan dana
10 Menyiapkan Bukti Penerimaan Bank Staf Kasir Bukti
sebagai bukti penerimaan dana pada Penerimaan
rekening bank lembaga donor yang Bank
kekurangan dana
11 Menyerahkan Bukti Penerimaan Bank Staf Kasir Bukti
dilampiri Bukti Transfer ke Koordinator Penerimaan
Administrasi dan Keuangan Bank dan Bukti
Transfer
12 Menandatangani Bukti Penerimaan Koordinator Bukti
Bank yang dilampiri Bukti Transfer Administrasi dan Penerimaan
Keuangan Bank dan Bukti
Transfer
13 Menerima Bukti Pengeluaran Bank, dan Staf Kasir Buku Bank
copy Cek dicatat ke Buku Bank donor
yang dipinjam dananya, Bukti
Penerimaan Bank dan Bukti Transfer

39
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

dicatat ke Buku Bank donor yang

kekurangan dana dan menyerahkan
Bukti Pengeluaran Bank, copy Cek,
Bukti Transfer dan Bukti Penerimaan
Bank ke Staf Akunting
14 Menerima Bukti Pengeluaran Bank, Staf Akunting Jurnal
copy Cek, Bukti Transfer dan Bukti
Penerimaan Bank selanjunya mencatat
ke dalam Jurnal dan mengarsip

5.3.3. SUBSISTEM PEMBAYARAN BIAYA PERSONIL

5.3.3.1. PROSEDUR PENGHITUNGAN GAJI

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Karyawan mengisi daftar hadir jam Karyawan Kartu Absensi

kehadiran dan jam pulang
2 Merekap jam kehadiran dan jam pulang Staf Administrasi Rekap Absensi
setiap karyawan berdasar Kartu Absensi
dan mengarsip Kartu Absensi
3 Mereview rekap jam kehadiran dan jam Koordinator Rekap Absensi
pulang setiap karyawan Administrasi dan disetujui
Keuangan
4 Menyiapkan Rekap Perhitungan Gaji Staf Administrasi Rekap
berdasarkan Rekap Absensi yang Perhitungan Gaji
disetujui Koordinator Administrasi dan
Keuangan sesuai gaji yang telah
ditetapkan termasuk tunjangan dan
potongan berikut Permohonan Dana
5 Mereview Rincian Perhitungan Gaji dan Koordinator Rekap
Permohonan Dana serta Administrasi dan Perhitungan Gaji
menandatangani bila tidak ada revisi Keuangan ditandatangani
6 Menyetujui Permohonan Dana dan Direktur Eksekutif Permohonan
Rekap Perhitungan Gaji dan Dana dan Rekap
mengembalikan ke Bagian Keuangan Perhitungan Gaji
disetujui

40
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

5.3.3.1. PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menerima Permohonan Dana dan Rekap Staf Kasir Permohonan

Perhitungan Gaji yang disetujui Dana dan Rekap
Direktur Eksekutif Perhitungan Gaji
disetujui
2 Menyiapkan Slip Gaji untuk setiap Staf Kasir Slip Gaji, Cek
karyawan, Cek dan Bukti Pengeluaran dan Bukti
Bank Pengeluaran
Bank
3 Menandatangani Slip Gaji dan Bukti Koordinator Slip Gaji dan
Pengeluaran Bank Administrasi dan Bukti
Keuangan Pengeluaran
Bank disetujui
4 Menandatangani Cek yang dilampiri Direktur Eksekutif, Cek ditandatangi
Bukti Pengeluaran Bank, Permohonan Badan Pengurus
Dana,dan Rekap Perhitungan Gaji
sesuai dengan kewenangan masing-
masing
5 Mengcopy Cek, mencairkan Cek ke Staf Kasir Uang, copy cek,
Bank dan mencatat pada Buku Bank Bukti
dan Menyiapkan Bukti Penerimaan Kas Pengeluaran
dan mencatat pada Buku Kas Bank dan Bukti
Penerimaan Kas
6 Membayar gaji kepada karyawan, Staf Kasir Uang, Slip Gaji
minta tanda tangan karyawan dan
mencatat pada Buku Kas
7 Menyerahkan Copy Cek, Slip Gaji, Bukti Staf Kasir Copy Cek, Slip
Pengeluaran Bank, Bukti Penerimaan Gaji, Bukti
Kas, Permohonan Dana dan Rekap Pengeluaran
Perhitungan Gaji ke Staf Akunting Bank, Bukti
Penerimaan Kas,
Permohonan
Dana dan Rekap
Perhitungan Gaji
8 Menerima Copy Cek, Slip Gaji, Bukti Staf Akunting Jurnal
Pengeluaran Bank, Bukti Penerimaan
Kas, Permohonan Dana dan Rekap
Perhitungan Gaji dan mencatat ke
dalam jurnal selanjutnya mengarsipkan

41
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

5.3.4. SUBSISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA

5.3.4.1. PROSEDUR PERMOHONAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Permintaan Pengadaan Pengguna Form Pengadaan

Barang dan Jasa
2 Memberikan persetujuan terhadap Koordinator Program Form Pengadaan
Permintaan Pengadaan sesuai dengan Barang dan Jasa
kebutuhan lembaga, apabila disetujui
Permintaan Pengadaan tidak disetujui
akan dikembalikan ke Pengguna untuk
diperbaharui
3 Menerima Permintaan Pengadaan yang Koordinator Form Pengadaan
sudah disetujui Koordinator Program Administrasi dan Barang dan Jasa
dari Pengguna dan Membandingkan Keuangan disetujui
dengan Anggaran Tahunan yang sudah
disetujui Direktur
4 Apabila diketemukan perbedaan antara Koordinator -
Permintaan Pengadaan dengan Administrasi dan
Anggaran Tahunan dilakukan koordinasi Keuangan
dengan Koordinator Program dan
Direktur Eksekutif apakah akan
dilakukan Amandemen
5 Apabila tidak ada perbedaan antara Koordinator -
Permintaan Pengadaan dengan Administrasi dan
Anggaran Tahunan atau telah ada Keuangan
kesepakatan dengan Koordinator
Program dan Direktur Eksekutif
dilanjutkan ke prosedur berikutnya

5.3.4.2. PROSEDUR PEMILIHAN PENYEDIA BARANG DAN JASA

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Surat Permintaan Koordinator Surat

Penawaran Harga berdasarkan Administrasi dan Permintaan
Permintaan Pengadaan yang sudah Keuangan Penawaran
disetujui Harga
2 Menandatangi Surat Permintaan Direktur Eksekutif Surat
Penawaran Harga Permintaan
Penawaran
Harga disetujui

42
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

3 Mengirimkan Surat Permintaan Staf Administrasi Surat

Penawaran Harga kepada beberapa Permintaan
Supplier atau Penyedia Jasa Penawaran
Harga disetujui
4 Menerima Surat Penawaran Harga dari Koordinator Surat
Penyedia Administrasi dan Penawaran
Keuangan Harga
5 Mengadakan seleksi supplier atau Koordinator Program -
penyedia jasa dan Koordinator
Administrasi dan
Keuangan
6 Menyusun Berita Acara Pemilihan Koordinator Berita Acara
Penyedia berdasarkan Penawaran Administrasi dan Pemilihan
Harga yang diterima dan Permintaan Keuangan
Pengadaan
7 Menyetujui Berita Acara Pemilihan Direktur Eksekutif Berita Acara
Penyedia Pemilihan
disetujui

5.3.4.3. PROSEDUR PENGADAAN BARANG

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Order Pembelian Barang Koordinator Order

berdasarkan Penawaran Harga dan Administrasi dan Pembelian
Berita Acara Pemilihan Penyedia yang Keuangan
sudah disetujui Direktur
2 Menandatangi Order Pembelian untuk Direktur Eksekutif Order
Barang Pembelian
disetujui
3 Mengcopy dan mengirimkan Order Staf Administrasi -
Pembelian kepada Penyedia,
mengarsipkan copy Order Pembelian,
Penawaran Harga dan Berita Acara
Pemilihan Supplier
4 Menerima Barang dan Invoice dari Staf Kasir Invoice
Penyedia
5 Membandingkan Barang, Invoice Staf Kasir Invoice, copy
dengan copy Order Pembelian bersama Order Pembelian
Pengguna selanjutnya membuat dan Laporan
Laporan Penerimaan Barang Penerimaan
Barang
6 Menyetujui Laporan Penerimaan Barang Koordinator Laporan
Administrasi dan Penerimaan

43
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Keuangan Barang
7 Menyiapkan Berita Acara Serah Terima Staf Administrasi Berita Acara
Barang Serah Terima
Barang
8 Menyerahkan Barang dan minta Staf Administrasi Berita Acara
tandatangan Pengguna pada Berita Serah Terima
Acara Serah Terima Barang dan Barang
mengarsip Berita Acara Serah Terima
Barang

5.3.4.4. PROSEDUR PENGADAAN JASA

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Surat Perikatan Koordinator Surat Perikatan

berdasarkan Surat Penawaran Harga Administrasi dan
dan Berita Acara Pemilihan Penyedia Keuangan
yang sudah disetujui Direktur
2 Mereview dan menandatangi Surat Direktur Eksekutif Surat Perikatan
Perikatan bersama Penyedia disetujui
3 Menerima Surat Perikatan yang sudah Staf Administrasi Surat
ditantangani ke dua belah pihak dan Permintaan
mengarsip Penawaran
Harga disetujui

5.3.4.5. PROSEDUR PEMBAYARAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Permohonan Dana Staf Kasir Surat Perikatan

berdasarkan Invoice dari Penyedia
barang atau Jasa
2 Mereview dan menandatangi Koordinator Surat Perikatan
Permohonan Dana Administrasi dan disetujui
Keuangan
3 Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran Staf Kasir Cek dan Bukti
Bank Pengeluaran
Bank
4 Menantangani Cek Direktur Eksekutif Cek
ditandangani
5 Menantangani Bukti Pengeluaran Bank Koordinator Bukti

44
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Administrasi dan Pengeluaran

Keuangan Bank
ditandangani
6 Mengcopy Cek dan mencairkan ke Bank Staf Kasir Copy Cek
7 Menyerahkan pembayaran kepada Staf Kasir Bukti Peneluaran
Penyedia dan meminta tandatangan Bank
Penyedia pada Bukti Pengeluaran Bank
8 Mencatat ke Buku Bank dan Staf Kasir Buku Bank
menyerahkan Bukti Pengeluaran Bank
dilampiri Invoice ke Akunting
9 Menerima Bukti Pengeluaran Bank Staf Akunting Jurnal
dilampiri Invoice dan mencatat ke
Jurnal selanjutnya mengarsip

5.3.5. SUBSISTEM PENGELOLAAN KAS KECIL

5.3.5.1. PROSEDUR PEMBENTUKAN KAS KECIL

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Surat Keputusan Koordinator Surat

Pembentukan Kas Kecil Administrasi dan Keputusan
Keuangan Pembentukan
Kas Kecil
2 Mereview Surat Keputusan Direktur Eksekutif Surat
Pembentukan Kas Kecil Keputusan
Pembentukan
Kas Kecil
3 Menyetujui Surat Keputusan Direktur Eksekutif Surat
Pembentukan Kas Kecil Keputusan
Pembentukan
Kas Kecil
disetujui
4 Menerima Surat Keputusan Staf Kasir Surat
Pembentukan Kas Kecil yang sudah Keputusan
disetujui Direktur Eksekutif Pembentukan
Kas Kecil
disetujui
5 Menyiapkan cek untuk mengisi dana kas Staf Kasir Cek dan Bukti
kecil dan Bukti Pengeluaran Bank Pengeluaran
berdasar Surat Keputusan Bank
Pembentukan Kas Kecil yang sudah
disetujui Direktur Eksekutif
6 Menandatangani Bukti Pengeluaran Koordinator Bukti

45
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

Bank untuk pengisian dana kas kecil Administrasi dan Pengeluaran

Keuangan Bank
ditandatangi
7 Menandatangani Cek pengisian dana Direktur Eksekutif Cek
kas kecil ditandatangani
8 Memfotokopi dan mencairkan Cek serta Staf Kasir Bukti
menyiapkan Bukti Penerimaan Kas Penerimaan Kas
9 Mencatat pengeluaran ke Buku Bank Staf Kasir Buku Bank dan
dan penerimaan uang ke Buku Kas Kecil Buku Kas
dan menyerahkan ke Staf Akunting
10 Menerima Bukti Pengeluaran Bank, Staf Akunting Jurnal
copy Cek, Bukti Penerimaan Kas dan
copy Surat Keputusan Pembentukan
Kas Kecil salanjutnya mencatat dalam
Jurnal dan mengarsipkan

5.3.5.2. PROSEDUR PENGELUARAN KAS KECIL

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Mengajukan Permohonan Dana Pengguna Permohonan

Dana
2 Menyerahkan uang kepada Pengguna Staf Kasir -
3 Menerima dan membelanjakan uang Pengguna -
sesuai permintaan
4 Menyerahkan Bukti Pendukung Pengguna
Eksternal ke Staf Adminstrasi dan Kasir
5 Menerima dan memverifikasi Bukti Staf Kasir Bukti Pendukung
Pendukung Eksternal yang diterima dari Eksternal
Pengguna dan menerima uang jika ada
sisa atau member uang jika kurang
6 Menyiapkan Bukti Pengeluaran Kas dan Staf Kasir Bukti
meminta Pengguna menandatanganinya Pengeluaran Kas
dilampiri Bukti Pendukung Eksternal
7 Mencatat pengeluaran Kas Kecil sesuai Staf Kasir Buku Kas Kecil
dengan Bukti Pengeluaran Kas dan
Bukti Pendukung Eksternal pada Buku
Kas Kecil selanjutnya mengarsip

46
 Tamplate SOP Keuangan : YBIE

5.3.5.3. PROSEDUR PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL

Formulir yang
No. Uraian Prosedur Pelaksana
Digunakan

1 Menyiapkan Permohonan Dana Staf Kasir Permohonan

pengisian Kas Kecil dilampiri Bukti Dana pengisian
Pendukung Eksternal Kas Kecil
2 Mereview Permohonan Pengisian Kas Koordinator Permohonan
Kecil dan menandatangani Administrasi dan Dana pengisian
Keuangan Kas Kecil
disetujui
3 Menyiapkan Cek, Bukti Pengeluaran Staf Kasir Cek, Bukti
Bank dan Bukti Penerimaan Kas Pengeluaran
Bank dan Bukti
Penerimaan
Kas
4 Menandatangani Bukti Pengeluaran Koordinator Bukti
Bank dan Bukti Penerimaan Kas Administrasi dan Pengeluaran
Keuangan Bank dan Bukti
Penerimaan
Kas
ditandatangani
5 Menandatangani Cek Direktur Eksekutif Cek
ditandatangani
6 Memfotokopi dan mencairkan Cek Staf Kasir -
7 Mencatat pengeluaran pada Buku Bank Staf Kasir Buku Bank dan
dan penerimaan uang pada Buku Kas Buku Kas
Kecil dan menyerahkan copy Cek, Bukti
Pengeluaran Bank, Bukti Penerimaan
Kas dan Bukti Pendukung Eksternal ke
Staf Akunting
8 Menerima, menverifikasi dan Staf Akunting Jurnal
membukukan copy Cek, Bukti
Pengeluaran Bank, Bukti Penerimaan
Kas dan Bukti Pendukung Eksternal
pada Jurnal dan mengarsip

47