PENGELOLAAN INFORMASI BIDANG KEARSIPAN DISARPUS

KABUPATEN SAMPANG DALAM MENARIK MINAT PENGUNJUNG

WISATA ARSIP MASYARAKAT SAMPANG (WAMAS)

Mohamad Ikhsan

Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran 12-16 Malang 65145

Telp. 081228459385 Email: mohikh81@gmail.com

Abstrac: Management Information of DISARPUS Archival sector in Sampang

Regency in Attracting Visitor Interest to Wisata Arsip Masyarakat Sampang
(WAMAS). This research aims to get a description of information management
carried out by DISARPUS Archives sector in Sampang Regency in attracting visitors
interest to Wisata Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS). The method used is
observation, by conducting in-depth interviews with DISARPUS Archives Field
Sampang District To find out the number of visitors after and before the management
of information was carried out

Keyword: Archives, Management Information, Visitor Interest

Abstrak: Pengelolaan Informasi Bidang Kearsipan DISARPUS Kabupaten

Sampang dalam Menarik Minat Pengunjung Wisata Arsip Masyarakat
Sampang (WAMAS). Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan deskripsi tentang
pengelolaan informasi yang dilakukan oleh Bidang Kearsipan DISARPUS Kabupaten
Sampang dalam menarik minat pengunjung Wisata Arsip Masyarakat Sampang
(WAMAS). Metode yang digunakan adalah observasi, dengan melakukan wawancara
mendalam dengan Bidang Kearsipan DISARPUS Kabupaten Sampang Untuk
mengetahui jumlah pengunjung setelah dan sebelum dilakukannya pengelolaan
informasi.

Kata Kunci: Arsip, Pengelolaan Informasi, Minat Pengunjung

1
PENDAHULUAN Kementrian PANRB yaitu program

Wisata Arsip.
Arsip mempunyai peran penting dalam
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
kelangsungan hidup organisasi baik
dalam mencerdaskan kehidupan
organisasi pemerintah maupun swasta.
bangsa memberikan sumbangsihnya
Manfaat arsip bagi suatu organisasi
pada ilmu pengetahuan dan informasi
antara lain berisi informasi yang
untuk Menunjang kekuatan bangsa
berguna dalam pengambilan
dengan menyediakan program wisata
keputusan dan juga dapat dijadikan
arsip. Dalam Undang-Undang Nomor
sebagai alat bukti apabila terjadi
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
masalah serta dapat dijadikan alat
Pasal 64 ayat 1 dan 2 menjelaskan
pertanggungjawaban menajemen.
bahwa lembaga kearsipan wajib
Arsip dapat bermanfaat secara optimal
menjamin kemudahan akses arsip
bagi organisasi apabila dikelola
statis yang dilakukan untuk
dengan tertib dan teratur, namun
kepentingan pemanfaatan,
sebaliknya apabila arsip dikelola
pendayagunaan dan pelayanan publik
dengan tidak tertib akan menimbulkan
dengan memperhatikan prinsip
masalah bagi suatu organisasi.
keutuhan, keamanan dan keselamatan
Berdasarkan Jaringan Inovasi
arsip. Hal inilah yang mendorong
Pelayanan Publik Pemerintah Jawa
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Timur, telah terdapat inovasi
Kabupaten Sampang dalam
pengelolaan arsip yang berhasil masuk
membangun sebuah program untuk
dalam Top 40 Inovasi Pelayanan
melaksanakan perintah undang-
Publik 2017 yang diadakan oleh
2
undang tersebut dan mewujudkannya Untuk memperoleh informasi,

melalui program Wisata Arsip diperlukan adanya data yang akan

Masyarakat Sampang (WAMAS). diolah dan unit pengolah sedangkan

Wisata Arsip Masyarakat Sampang menurut Nuzulla Agustina data adalah

(WAMAS) dibuka untuk umum pada keterangan mengenai suatu hal yang

tanggal 28 februari tahun 2018. Buka sudah sering terjadi dan berupa

dari senin s/d jum’at mulai dari jam himpunan fakta, angka, grafik tabel,

07.00-15.30 WIB dan telah tersedia gambar, lambang, kata, huruf, yang

sekitar 400 arsip foto didalamnya. menyatakan sesuatu pemikiran, objek,

Menurut Kepala Dinas DISARPUS serta kondisi dan situasi.

Kabupaten Sampang yaitu Sudarmanta Pengelolaan informasi merupakan

S.Sos, MH, saat ini jumlah suatu hal mutlak yang sangat

pengunjung wisata arsip rata-rata 15 diperlukan bagi sebuah instansi

orang per-hari. pemerintah, terlebih di zaman yang

Menurut Edhy Sutanta (2003) serba modern seperti sekarang ini,

Informasi merupakan hasil pengolahan dimana penyajian informasi dituntut

data sehingga menjadi bentuk yang tidak hanya harus akurat tapi juga bisa

penting bagi penerimanya dan diperoleh dengan mudah dan cepat.

mempunyai kegunaan sebagai dasar Adapun mekanisme pada pengelolaan

dalam pengambilan keputusan yang informasi itu sendiri mengikuti proses

dapat dirasakan akibatnya secara tahapan dari transformasi informasi

langsung saat itu juga atau secara tidak yang merupakan tindak lanjut dari

langsung pada saat mendatang. tahapan proses data menjadi informasi

yang terdiri dari 5 tahapan yaitu

3
pengumpulan data, pengolahan data, Sumber data yang digunakan terdiri

analisis, penyajian dan dari dua, yaitu sumber data primer yang

penyebarluasan, serta dokumentasi diperoleh langsung dari Dinas

atau penyimpanan Hamalik (1993). Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Maka dari itu sebuah instansi akan Sampang. Data yang diperoleh berupa

memiliki berbagai keunggulan yang daftar sekolah-seholah yang melakukan

kompetitif sehingga mampu menjadi kunjungan ke Wisata Arsip Masyarakat

wadah informasi yang relevan bagi Sampang pada bulan maret, april dan

masyarakat jika melaksanakan tahapan mei, jumlah pengunjung Wisata Arsip

pengelolaan nformasi dengan baik. Masyarakat Sampang (WAMAS) bulan

april, mei dan juni, analisa jumlah

METODE
pengunjung website Pemerintahan
Metode yang digunakan dalam
Kabupaten Sampang dan website berita
penelitian ini adalah metode deskriptif
online yaitu Madura Satu. Kemudian
kualitatif, yaitu dengan
sumber data sekunder yang diperoleh
mendeskripsikan hasi dari penelitian
dari melalui media perantara yaitu
yang diperoleh selama berada
website Pemerintahan Kabupaten
dilapangan dan berkaitan dengan
Sampang. Data ini berisi tentang
pengelolaan informasi yang dilakukan
sejarah, struktur organisasi, profil,
oleh Bidang Kearsipan DISARPUS
lokasi, jam operasional, alur pelayanan
Kabupaten Sampang. Teknik
pada pelajar dan masyarakat umum,
pengumpulan data dilakukan dengan
konsep Wisata Arsip Masyarakat
cara observasi, wawancara mendalam
Sampang (WAMAS), tujuan Wisata
kepada informan dan studi kepustakaan.
Arsip Masyarakat Sampang
4
(WAMAS), prestasi Wisata Arsip pengamatan terhadap website

Masyarakat Sampang (WAMAS) dan Pemerintahan Kabupaten Sampang dan

jumlah arsip yang terkumpul. Media Online Madura satu karena

traffict atau jumlah pengunjung yang

HASIL DAN PEMBAHASAN
cukup banyak, Bidang Kearsipan
Bidang Kearsipan DISARPUS
memutuskan menggunakan website
Kabupaten Sampang menggunakan 5
Pemerintahan Kabupaten sampang dan
tahapan dalam pengelolaan informasi
Media Online Madura Satu. Berikut
dalam menarik minat pengunjung
analisis pengunjung yang telah
Wisata Arsip Masyarakat Sampang
dilakukan oleh Bidang Kearsipan
(WAMAS) yaitu pengumpulan data,
menggunakan website analisis data
pengolahan data, analisis, penyajian dan
yaitu StateShow:
penyebarluasan dan dokumentasi atau

penyimpanan. Di tahap pertama yaitu

pengumpulan data, Bidang Kearsipan

DISARPUS Kabupaten Sampang

terlebih dahulu menentukan populasi

atau target penyebarluasan informasi Gambar 3.7 Analis Pengunjung

Website Dinas Kearsipan dan
kemana informasi akan diberikan, yaitu Perpustakaan Kabupaten Sampang
Sumber : StateShow (2018)
pelajar yang meliputi TK dan SD serta
Jumlah pengunjung website Dinas
masyarakat umum. Kemudian Bidang
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Kearsipan menentukan media apa saja
Sampang perharinya adalah 1.134 dan
yang akan digunakan dalam
jumlah artikel yang dibaca per harinya
penyebarluasan informasi, berdasarkan
adalah 2.496 kali.

5
 1. Lokasi

Wisata Arsip Masyarakat Sampang

(WAMAS) berada di Jl. KH. Wahid

Hasyim No.147 Sampang, Madura,

Jawa Timur.
Gambar 4.1 Analis Pengunjung
2. Jam Operasional
Website Madura Satu
Sumber : StateShow (2018)
a. Masyarakat Umum
Jumlah pengunjung website Madura
Buka dari senin s/d jum’at mulai dari
Satu perharinya adalah 54 dan jumlah
jam 07.00-15.30 WIB
artikel yang dibaca perharinya adalah
b. Pelajar
119 kali. Lalu tahap selanjutnya dalam
Khusus untuk pelajar akan diundang
pengumpulan data adalah daftar isian.
secara bertahap dan terjadwal untuk
Daftar isian adalah bahan yang
mengunjungi Wisata Arsip Masyarakat
nantinya akan disebarluaskan melalui
Sampang (WAMAS)
website dan liputan media online. Data
3. Alur Pelayanan
keseluruhan berupa lokasi, jam
a. Pelajar
operasional, alur pelayanan pada pelajar
1. Setiap sekolah akan diundang
dan masyarakat umum, konsep Wisata
secara bertahap dan terjadwal untuk
Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS),
hadir di Gedung Wamas Dinas
tujuan Wisata Arsip Masyarakat
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Sampang (WAMAS), prestasi Wisata
Sampang, dengan dikoordinir oleh guru
Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS)
pendampingnya.
dan jumlah arsip yang terkumpul.

6
2. Setiap sekolah yang diundang b. Masyarakat Umum

terlebih dahulu mengisi daftar 1) Pengunjung Umum bisa datang ke

pengunjung Wamas yang telah Gedung Wamas , pada saat jam kerja (
disediakan oleh Petugas Wamas. Senin s.d Jum’at )

3. Pelajar yang diundang akan 2) Mengisi daftar Pengunjung Wamas

dipersilahkan untuk melihat-lihat yang telah disediakan oleh Petugas
Wamas dengan didampingi oleh Wamas
pemandu wamas untuk menjelaskan
3) Pengunjung dipersilahkan melihat-
arsip-arsip yang mungkin pelajar butuh
lihat arsip yang dipajang di Gedung
penjelasan.
Wamas dan didampingi oleh pemandu
4. Setiap pengunjung akan wamas,untuk menjelaskan arsip-arsip
mendapatkan 1 lembar kousioner yang yang mungkin pengunjung butuh
berisi 5 pertanyaan yang jawabannya penjelasan.
ada di arsip-arsip foto yang di pajang di
4) Pengunjung umum jika berkenan
Gedung Pertanyaan ersebut dijawab
boleh mengisi kuessioner seperti
dengan cara mencentang (V).
pengunjung pelajar yang disediakan
Kemudian dimasukkan dalam kotak
oleh Petugas Wamas,sebagai evaluasi
Jawaban yang tersedia di Gedung
oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Wamas. Setiap 1 atau 3 bulan sekali
Kabupaten Sampang dalam rangka
akan dilakukan pengundian lalu
pengembangan Wamas.
pemenangnya akan diumumkan pada
4. Konsep Wisata Arsip Masyarakat
papan Pengumuman yang ada di
Sampang (WAMAS)
Wamas.

7
Untuk saat ini Wisata Arsip Masyarakat yang ada di Kabupeten Sampang dalam

Sampang (WAMAS) baru bentuk arsip foto dan teks (narasi).

menampilkan arsip-arsip foto dan c. Menginformasikan suatu peristiwa

tempat-tempat bersejarah yang ada di lewat wisata arsip, agar mudah
Kecamatan-kecamatan di Kabupaten dipahami dan diingat.
Sampang, sehingga setiap Kecamatan
d. Menambah wawasan dan ilmu
ada perwakilan arsip foto dan tempat-
pengetahuan masyarakat umum dan
tempat bersejarah yang akan
pelajar tentang kearsipan.
ditampilkan di gedung WAMAS Dinas
e. Agar masyarakat mengenal dan
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
memahami suatu peristiwa yang terjadi
Sampang. Dengan demikian
lewat informasi kearsipan yang dikemas
Pengunjung akan mengetahui informasi
dalam wisata arsip.
yang ada di setiap Kecamatan.
6. Prestasi Wisata Arsip Masyarakat
Kemudian secara berkala arsip-arsip
Sampang (WAMAS)
foto tadi akan diperbaharui atau diganti

oleh petugas sehingga pengunjung akan Tim Audit Kearsipan Provinsi Jawa

mendapat informasi yang baru lagi. Timur telah melakukan penilaian

terhadap arsip-arsip yang ada di Wisata

5. Tujuan Wisata Arsip Masyarakat
Arsip Masyarakat Sampang dan
Sampang (WAMAS)
memberikan penghargaan kepada
a. Mensosialisasikan Arsip dalam
Wisata Arsip Masyarakat Sampang
berbagai bentuk media kepada
sebagai Wisata Arsip yang mempunya
masyarakat umum dan pelajar.
pengelolaan dan penataan dokumen
b. Menyelamatkan arsip sejarah lisan
arsip terbaik di Jawa Timur.
8
7. Jumlah Arsip yang Terkumpul dan tujuan Wisata Arsip Masyarakat

Sekitar 450 arsip dokumen telah Sampang (WAMAS). Kemudian data

terkumpul sejak tahun 2017 lalu arsip disusun dan disempurnakan

dan dokumen tersebut berupa tempat penulisannya menurut EYD untuk

bersejarah dan cagar budaya. nantinya akan disebarluaskan kedalam

website Pemerintahan Kabupaten

Kemudian di tahap kedua yaitu
Sampang. Kemudian tahap ketiga yaitu
pengolahan data, data yang telah
analisis yang dimana Kegiatan analisis
dikumpulkan kemudian di olah
informasi yang dilakukan oleh Bidang
menggunakan Microsoft word
Kearsipan Disarpus Kabupaten

Sampang berasal dari hasil pengolahan

data yang telah dibentuk menjadi

informasi. Analisis Informasi ini

dilakukan dengan cara memeriksa dan

mengkaji kembali isi informasi

berdasarkan pemikiran yang rasional

serta mempertimbangkan kebutuhan

Gambar 3.4 Proses Pembuatan Artikel
informasi. Yang diperhatikan Bidang
Sumber : Data Bidang Kearsipan DISARPUS
Kabupaten Sampang Tahun 2018
Kearsipan Disarpus Kabupaten
Berdasarkan gambar 3.10 data yang
Sampang adalah memilih lagi informasi
diolah berupa lokasi, jam operasional,
yang mempunyai potensi tinggi untuk
alur pelayanan pada pelajar dan
menarik minat pengunjung Wisata
masyarakat umum, konsep Wisata
Arsip. Lalu tahap keempat yaitu
Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS)
penyajian dan penyebarluasan
9
informasi, informasi yang telah diolah

akan disebarluaskan dalam media yang

sudah ditentukan pada saat tahap

pengumpulan data. Setelah melakukan

proses pengolahan data menjadi

Gambar 3.12 Liputan Media
informasi lalu informasi siap Sumber : madurasatu.com (2018)

disebarluaskan dan disusun didalam Untuk mendapatkan penyebarluasan

website Pemerintahan Kabupaten. yang maksimal Bidang Kearsipan

DISARPUS Kabupaten Sampang
bekerjasama dengan pihak berita online
yaitu Madura Satu dengan domain
https://www.madurasatu.com untuk
memberikan informasi seputar Wisata
Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS).
Gambar 3.11 Website Disarpus Informasi tersebut diperoleh dari
Kabupaten Sampang
Sumber : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan pengumpulan yang telah
Kabupaten Sampang (2018) dipertimbangkan untuk disebarluaskan
Setelah melakukan proses pengolahan di Madura Satu.
data menjadi informasi lalu informasi
siap disebarluaskan dan disusun
didalam website Pemerintahan
Kabupaten Sampang. Poin-poin
penyusunan artikel berupa tujuan,
konsep Wisata Arsip Masyarakat
Sampang (WAMAS), alur pelayanan
pada pelajar dan masyarakat umum,
lokasi dan jam operasional. Gambar 3.13 Kegiatan Sosialisasi
Wisata Arsip
Sumber : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Sampang (2018)

10
Gambar 3.13 adalah penyebarluasan Pelaksanaan dokumentasi ataun

informasi secara langsung tanpa penyimpanan informasi yang dilakukan

menggunakan media. Sosialisasi Bidang Kearsipan Kabupaten Sampang

langsung adalah bentuk kegiatan yang dalam pengelolaan informasi Wisata

mendatangi sekolah-sekolah dimana Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS)

tujuannya telah ditentukan ketika pada yaitu Kegiatan dokumentasi atau

tahap proses pengumpulan data yaitu penyimpanan informasi yang dilakukan

menentuka populasi. Tujuan kegiatan oleh Bidang Kearsipan DISARPUS

ini adalah untuk mendapatkan Kabupaten Sampang, bertujuan untuk

kerjasama dengan pihak sekolah yang menata informasi yang berasal dari data

telah ditentukan dengan mengajak anak yang telah diproses melalui tahapan

didiknya untuk mengunjungi Wisata pengumpulan, didokumentasikan atau

Arsip Masyarakat Sampang guna untuk disimpan. Pelaksanaan penyimpanan

menambah ilmu pengetahuan informasi tersebut dilakukan dengan

khususnya di bidang sejarah. Bentuk cara penyimpanan informasi pada

kerjasamanya adalah dengan menyusun komputer sebagai back up. Data

jadwal event kunjungan Wisata Arsip informasi tersebut disimpan di hard

Masyarakat Sampang (WAMAS) setiap disk eksternal, untuk dokumentasi atau

minggu. Dengan kegiatan tersebut, penyimpanan bentuk digital akan

Wisata Arsip Masyarakat Sampang tersimpan otomatis pada server, karena

akan mendapatkan keuntungan yaitu pada saat informasi tersebut diinput ke

keseimbangan pengunjung. Kemudian dalam website maka informasi tersebut

tahap yang kelima yaitu dokumentasi langsung tersimpan secara otomatis.

atau penyimpanan informasi, Dari pengelolaan informasi yang

11
 dilakukan Bidang Kearsipan KESIMPULAN

DISARPUS Kabupaten Sampang dalam Pengelolaan informasi Bidang

menarik minat pengunjung Wisata Kearsipan DISARPUS Kabupaten

Arsip Masyarakt Sampang (WAMAS), Sampang dalam menarik minat

kemudian dilakukan pengamatan pengunjung dilakukan melalui beberapa

terhadap minat pengunjung Wisata kegiatan dan media. Diantaranya adalah

Arsip Masyarakat Sampang (WAMAS) publikasi website, media massa dan

dari sebelum dilakukannya pengelolaan kegiatan sosialisasi kerjasama. Dari

informasi yaitu bulan april kemudian hasil kegiatan tersebut, Wisata Arsip

sesudahnya yaitu bulan mei dan juni. Masyarakat Sampang (WAMAS) sudah

melibihi target. Dengan target 15

Tabel 3.2 Hasil Pengelolaan Informasi
N BUL JUMLAH TOTAL pengunjung perhari dan 40 pengunjung
O AN PERHARI PERBULAN PERH PERBU
Pela Um Pela Um ARI LAN
jar um jar um perhari pada bulan mei 2018.
3 5 52 60 7 112
1 Apri
2018 SARAN
30 10 720 67 40 787
2 Mei
2018 Berdasarkan hasil pembahasan
26 12 690 65 38 755
3 Juni
2018
Sumber : Data Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
mengenai tahap-tahap pengelolaan
Kabupaten Sampang Tahun 2018
informasi dan hubungan pengelolaan
Bulan april 2018 yaitu Pelajar perhari
informasi dengan minat pengunjung
ada 3 pengunjung dan perbulan ada 7
wisata arsip masyarakat sampang
pengunjung. Bulan Mei 2018 perhari
(WAMAS) yang dilakukan Bidang
ada 40 pengunjung dan perbulan ada
Kearsipan Disarpus Kabupaten
787 pengunjung. Juni 2018 perhari ada
Sampang, terdapat beberapa saran
38 pengunjung dan perbulan ada 755
sebagai berikut:
pengunjung.

12
1. Dalam mengumpulkan data Informasi. Bandung: Trigenda Karya.

sebaiknya lebih dipertimbangkan lagi Sutabri, Tata .2005. Sistem Informasi

penggunaan media sebagai Manajemen.2005. Jakarta

penyebarluasan nantinya, seperti Profil Dinas Kearsipan dan

menggunkan sosial media dan brosur Perpustakaan Kabupaten Sampang.

sehingga kemungkinan dilihat oleh http://disarsip.sampangkab.go.id/

masyarakat lebih tinggi. Diakses Tanggal 3 Juli 2019

2. Dalam pengolahan data sebaiknya Penghargaan Top 40 Inovasi Pelayanan

lebih melakukan inovasi lagi dari segi Publik

editing, sehingga informasi yang https://nasional.republika.co.id/berita/n

dihasilkan lebih menarik dan asional/daerah/ov8sj4291/tradisi-

berdampak besar untuk minat ramadhan

pengunjung Wisata Arsip Masyarakat Diakses Tanggal 23 Juli 2019

Sampang (WAMAS). Analisis Pengunjung Website

Pemerintahan Kabupaten Sampang

3. Dalam analisis seharusnya dapat
http://www.statshow.com/
dipilah dan dipilih lagi serta
Diakses Tanggal 26 Juli 2019
dikembangkan sehingga informasi yang
Analisis Pengunjung Website Madura
didapat bisa dikemas dengan lebih
Satu
menarik lagi.
http://www.statshow.com/
DAFTAR PUSTAKA
Diakses Tanggal 26 Juli 2019
Crow, dan Crow, L. 1998. Psikologi

Belajar. Surabaya: Bina Ilmu

Hamalik, O. 1993. Pengelolaan Sistem

13