Simply System

Apa gunanya sistem? Apa bedanya businessman dan busyman? Apakah Anda self employee
ataukah business owner? Jika perusahaan Anda tidak ada yang mampu menjalankan kecuali diri
Anda, artinya Anda tdak boleh sakit, liburan, apalagi pensiun. Mengetahui gambaran besar
pembuatan sistem, bukan berarti Anda sendiri yang harus membuatnya. Bayarlah orang yang ahli
untuk menyempurnakannya. Adapun Anda bisa merintis sistem yang sederhana untk
menghindari kesalahan dan mendelegasikan pekerjaan dengan benar.

Ingat: Sistem bukanlah sekedar SOP! Namun lebih dari itu, memastikan tiap tim bekerja dengan
harmonis dalam aturan, guna mencapai visi perusahaan. Berikut adalah 8 langkah membuat
sistem:

1. Visi

Adalah arah bisnis, mau dibawa kemana bisnis Anda? Apa tujuan dibuatnya? Target-target
jangka panjang? Apa nilai-nilai yang melandasinya? Mungkin saat awal berbisnis, Anda belum
memikirkannya, itu wajar, karena masih dalam tahap survival. Jika Anda meninggalkan bisnis
Anda kepada tim, tanpa arah tujuan, jangan harap bisnis Anda akan berkembang.

The Power of Kepepet memberi kekuatan untuk berlari, Visi memberi arahan kemana larinya.
Tanpa arah tujuan, karyawan Anda bertanya, "Pak, kita mau kemana?". Anda jawab,"Yang
penting asal jalan deh". Lucu kan?! Tanpa target-target yang jelas, karyawan bertanya, "Pak,
target kita berapa perbulan?". Anda jawab, "Try your best". BEST itu relatif menurut siapa?

2. Struktur Organisasi

Kejelasan pembagian posisi. Kenyataan, bukan diada-adakan. Apa gunanya? Agar jelas siapa
jendral, kapten dan sersannya. Tanpa kejelasan, jika ada kesalahan, akan lempar-lemparanan.
Siapa report ke siapa, siapa memimpin siapa?

Tidak ada 2 jendral dalam 1 peperangan! Kasihan prajuritnya, bingung. Perangpun jadi
amburadul.

3. Alur bisnis
Gambaran proses. Gambar dan tuliskan prosesnya dari A-Z, per masing-masing bagian, lengkap
dengan simbol dokumen-dokumen yang diperlukan.

Buat kolom-kolom per bagian, contoh:

Penjualan | Admin | pembelian | akunting | Kasir (gbrkan dlm process flow)

Jika prosesnya banyak, bisa dibagi per prosedur, misalnya prosedur pengolahan order,
penerimaan pegawai. Bisa menggunakan software Microsoft Visio, mudah dan cantik.

4. Job Description

Pembagian tugas. Dari alur bisnis yang dibuat di langkah 3, tuliskan deskripsi tanggung jawab
dan tugas masing-masing bagian. Misalnya Bagian Pembelian sparepart 1. Bertanggung jawab
terhadap pembelian sparepart sesuai dengan permintaan dari pihak maintainance.

Semakin detail job desc, semakin jelas tanggung jawab dan tugas masing-masing bagian,
semakin terhindar dari kesalahan prosedur dan wewenang.

5. S.O.P (Standard Operating Procedur)

Standar dan langkah-langkah inti dari SOP adalah menuliskan apa-apa yang harus dilakukan dan
standarisasinya. Masih ingat saat Anda praktikum? Apa yang tertulis di diktat? Tujuan, alat dan
bahan, langkah-langkah percobaan. Seperti itulah SOP!

Contoh: Prosedur mengelap meja

Tujuan : Memastikan meja bersih tanpa kotoran.

Standar : Bisa dipakai untuk bercermin.

Alat & bahan : Sprayer yang berisi sabun, lap A dan B.

Prosedur :

1.     Ambil sprayer berisi cairan pembersih dengan tangan kanan.

2.     Arahkan ke meja dengan kemiringan 45 derajat ke bawah.

3.     Semprotkan 3 kali.

4.     Dan seterusnya.....

 

Semakin detail, semakin terhindar dari kesalahan. Gunakan gambar atau foto untuk membantu
ilustrasi. Jika mungkin rekam dalam video. Uji coba SOP dengan meminta seseorang melakukan
dari instruksi SOP, tanpa bantuan Anda. Jika masih ada salah, perbaiki.

SOP yang bagus, adalah yang mudah dimengerti dari sudut pandang pembaca awam. Gunakan
bahasa 'manusia', bukan dewa. Setiap terjadi perubahan SOP, cantumkan nomor revisinya (misal:
rev1) dan tuliskan deskripsi revisi serta tanggalnya. Jika ada dokumen-dokumen yang haurs diisi
atau diarsipkan saat proses, masukkan dalam SOP. Misalnya invoice, voucher.

Sempurnakan SOP sambil berjalan, jangan terlalu dipaksakan. Jika terjadi kesalahan selain
human, berarti saatnya perbaikan. Arsipkan SOP permasing-masing departemen dan kontrol
pengkopian dan perbaikan secara ketat. SOP adalah rahasia perusahaan.

6. KPI (Key Performance Indikator)

Indikator penilaian kinerja karyawan. Bukan berdasar “suka atau tidak suka”. Simpelnya...,
buat patokan penilaian 1 - 5 untuk setiap tugas yang diberikan. Dengan transparasi dan
persetujuan kedua pihak. Tapi berdasarkan kenaikan gaji atau SP (surat peringatan), hingga
putusan PHK dari KPI yang telah ditentukan. Jadi, benar atau salah jelas penilaiannya. Kenaikan
pangkatpun jelas aturan mainnya, bukan berdasar atas 'feeling oh feeling'.

7. Tools (Alat Bantu)

Hal yang sulit menjadi mudah. Dengan bantuan teknologi, kerjapun jadi semakin ringan,
kesalahan dan kebocoran diminimkan. CCTV bisa menggantikan melototnya mata satpam.
Kasihan! Aku lihat dan 'perasaan lihat', bisa dihindarkan. Digital dan video camera
meningkatkan akurasi training, menghindari "Ehh lupa..." Keluar masuk karyawan bukan
masalah besar.  Reporting dan controlling bisa lewat email, blackberry, tak harus bertatap muka.
Saldopun bisa dicek via e-banking. Program komputer inventori dan barcoding system
meringankan stock opname dan akurasi perhitungan.

8. Leadership

Kepemimpinan! Tanpa ini, sistem tidak akan bekerja. Ingat! Sebaik-baiknya sistem, yang
mengerjakan orang juga, bukan robot! Mereka patuh bukan karena gaji saja, tapi juga karena
perasaan nyaman dan diayomi. Mereka tahu benar dan salah, tapi belum tentu taat. Sesempurna
apapun sistem, ada saja celahnya curang. Tanpa penanaman nilai-nilai, mustahil ada
keharmonisan. Maka dari itu, budaya perusahaan harus dihidupkan, pemimpin memberi teladan.
Hingga sistem itu ada di hati, bukan kertas.

"Leadership is about influence, no more, nor less" (John C. Maxwell)

@JayaYEA