Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu.
B. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain : a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu. b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik. c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud. d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan. e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan. Ada beberapa etika menurut beberapa ahli : Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain : a. Bersikap sopan dan ramah b. Berkepribadian menarik c. Bijaksana d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya. Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain : a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar b. Berperilaku sopan dan ramah c. Ekspresi wajah yang hangat d. Menghafal nama tamu e. Senang bergaul dan luwes f. Menjadi pendengar yang baik g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku h. Bersikap hormat kepada tamu i. Memiliki semangat kerja yang tinggi j. Nada suara yang enak dan jelas k. Tenang dan menangani complain secara profesional l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu m. Tulus melayani tamu D. Cara pelayanan tamu kantor Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut : Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu. Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor : 1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri. 2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa. 3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya. 4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”. 5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan. 6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan. 7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”