VALIDASI DATA

Setelah kita berhasil membuka file databse, maka langkah selanjutnya adalah melakukan validasi
terhadap data. Validasi data bertujuan untuk memeriksa apakah data yang dihasilkan dari hasil
konversi tidak memiliki kesalahan atau eror. Selain itu, validasi bertujuan untuk kebenaran,
kelengkapan, dan validitas data. Teknik untuk melakukan validasi data diantaranya : 1)
menghitung jumlah baris/rekord, 2) menghitung total atribut atau field, 3) melakukan verifikasi
data dalam field, 4) Uji redudance atau uji duplikasi data.

Praktikum 2 melakukan validasi data

Kita akan melakukan praktikum dengan menggunakan 4 teknik di atas.

1. Teknik menghitung jumlah rekord, dengan melihat status bar

a. Buka file yang sudah dibuka di atas tadi

b. Gunakan blok kolom G ke bawah sehingga data akan terblok, atau bisa pakai count

Pada status bar

Count 772

Dengan melihat status bar akan diketahui jumlah datanya sebanyak 772
2. Menghitung total field
a. Buka file data yang akan diaudit

b. Dari file di atas kita lihat bahwa yang akan kita lihat adalah file bentuknya numerik.
Pada file di atas yang numerik adalah INVOICE_AM, Quantity, dan Unit Cost. Dari
Status Bar Kita dapat mengetahui total field, rata2, dan jumlah rekord. Blok kolom
INVOICE_AM

Informasi dari status

bar jumlah field,
rata2, total rekord,
nilai min, max

Dari status bar dapat diketahui bahwa jumlah invoice = 278.641,33 rata2 invoice
=2731,78 nilai maksimal = 56.767,20 nilai minimal = 14,88

c. Untuk dipraktikkan, coba anda lihat dari status bar, blok field Quantity sampai
semuanya keblok. Bagaimana hasilnya ? buatkan kesimpulannya
d. Dengan rumus, gunakan SUM untuk total, AVERAGE untuk rata2, MAX untuk nilai
tertinggi, MIN untuk nilai terendah, dan COUNT untuk jumlah rekord
3. Verifikasi Validitas data
a) Ada beberapa cara untuk mengetahui validitas terhadap suatu data, cara pertama dengan
menggunakan ribbon data > filter. Akan terlihat karakteristik data dan jenis data
yang diinputkan contoh :
(1) Buka file database pada Excel
(2) Klik baris pertama lalu klik data > pilih Filter
(3) Pilih kolom INVOICE_AM klik select All

Berdasarkan kita bisa lihat bahwa jenis data yang diinputkan pada
INVOICE_AM semuanya adalah sama maka hal ini tidak terjadi penyimpangan
terhadap jenis data tersebut.
b) Cara yang kedua yaitu dengan validation pada kelompok Data Tools cara ini untuk
mengetahui jika ada seseorang yang merubah data nanti akan muncul alert bahwa data
tersebut kembar
(1) Buka worksheet baru
(2) Klik data > data validation
(3) Pilih Error Alert, untuk memberikan peringatan terhadap data yang sama

(4) Kalau terdapat data yang sama akan muncul alert

c) Cara yang ketiga yaitu dengan menggunakan rumus IF dan COUNTIF
(1) Buka file yang akan diaudit misal : file transaksi
(2) Tambahkan kolom baru pada sebelah INVOICE_AM

(3) Pada formula ketikkan rumus sebagai berikut :

=IF(COUNTIF(A:A;A2)>1;"Muncul "&COUNTIF(A:A;A2)&" kali";"
-- ")

IF : logika kondisional
COUNTIF : untuk menghitung jumlah sel dalam range dengan kriteria tertentu
“muncul “&COUNTIF(A:A;A2)&” kali” : rumus data agar memunculkan data
yang terjadi pengulangan dengan nilai sama persis.
d) Cara keempat yaitu dengan menggunakan Conditional Formatting, cara ini paling
mudah dilakukan.
a. Buka file excel yang akan di Audit, Misal : Trans
b. Blok kolom data yang dianggap sama, misal : INVOICE
c. Klik Conditional Formatting > highligts cell rules > Duplicate values

d. OK
4. Uji duplikasi data
a. Buka file transaksi
b. Blok INVOICE
c. Klik data > Remove Duplicates

d. Klik Remove Duplicates...

e. Pilih kolom INVOICE_AM > OK

Latihan
Cek File Transaksi, apakah terdapat kesalahan pada :
a) Selain data data INVOICE apakah ada kesalahan penulisan jenis data
b) Berapa jumlah keseluruhan data dari seluruh data <semua data baik numeric
maupun karakter>
c) Cek semua kol om apakah ada kesalahan dalam duplikasi data <catat berapa
jumlah kesalahan jika terdapat kesalahan>