Take Control Of Working From Home Temporarily

By Glenn Fleishman
Introduction
Sebelum bekerja secara efektif dirumah, kita dapat mengatur tempat dimana kita akan
bekerja misalnya pada ruangan yang terpisah didalam rumah. Kita perlu membuat ruang
untuk diri sendiri agar kita bisa nyaman menghabiskan waktu berjam-jam setiap harinya
untuk bekerja. Hal ini juga akan membantu kita dalam menentukan struktur kerja kita.

Stake Out Your Space

1. Define and Equip Your Workspace
Kita dapat mulai menentukan area mana yang dapat kita gunakan untuk bekerja
selama dirumah. Jika kita diminta bekerja dirumah dalam waktu yang lama kita perlu
memikirkan untuk mengubah area tersebut agar nyaman digunakan untuk bekerja,
mungkin kita juga dapat membeli furniture yang dapat menunjang pekerjaan kita.
Namun tidak semua orang memiliki ruangan sendiri yang dapat dipakai untuk ruang
kerja selama dirumah oleh sebab itu kita dapat mempartisi sementara ruang yang ada
untuk kita pakai sebagai tempat kerja.
a. Close the door
Stephen Foskett, seorang pakar IT, menyarankan bahwa jika kita tinggal bersama
keluarga, kita dapat menutup pintu setiap kali kita bekerja. Hal ini dapat
memberikan sinyal kepada keluarga kita bahwa kita sedang berkonsentrasi
bekerja.
b. Partition a Room
Jika kita tidak memiliki ruang yang dapat kita gunakan untuk bekerja, kita dapat
menata ulang perabotan diruangan yang kita miliki. Misalnya seperti rak buku
yang saat ini ada di sepanjang dinding bisa kita tarik ke dalam ruangan untuk
membuat pembatas ruangan. Jika tidak ada rak buku, cobalah merangkai tirai
atau kain yang digantung di langit-langit. Apa pun yang dapat kita gunakan
sebagai penghalang visual atau pembatas antara ruangan 1 dengan ruangan
tempat kerja kita.
c. Set Up Your Workspace Ergonomically
 Ergonomi dalam ruang kerja memastikan semua alat kerja kita telah sesuai untuk
kita. Beberapa langkah mudah yang dapat kita lakukan antara lain :
- Atur posisi monitor agar sejajar dengan mata.
- Tempatkan monitor pada jarak yang nyaman.
- Atur pencahayaan yang memadai.
- Letakan keyboard dekat dengan lengan dengan sudut siku 90 derajat.
d. Sit in a proper chair
Kursi yang baik untuk bekerja dapat menyesuaikan dengan hal-hal berikut :
- Tinggi kursi bisa disesuaikan
- Dapat ditambahkan bantal
- Senderan kursi dapat disesuaikan
e. Stand in the Place Where You Work
Beberapa orang menyukai berdiri saat bekerja. Meja berdiri dapat memberikan
opsi bekerja dalam sikap tegak, yang dipercaya dapat meningkatkan kreativitas.
f. Think About The Air
Untuk ruang kerja yang ideal kita juga harus mempertimbangkan suhu rangan.
Kita dapat menambah kipas untuk meningkatkan sirkulasi udara atau membuka
jendela untuk mendapatkan udara segar.

2. Configure and Add Hardwere

a. Add Audio Options for Calls and Meetings
Kita dapat melakukan pengaturan audio untuk keperluan meeting melalui telfon
atau video call. Kita dapat memeriksa speaker pada komputer atau mic bawaan,
audio pada handphone maupun tablet. Untuk kenyamanan dalam mendengarkan
audio, ada beberapa opsi yang dapat kita pilih untuk membantu kita antara lain :
- Headset
- Earbud
- Mikrofon eksternal
- Speaker
 Selama bekerja dirumah, kita sering terpapar suara bising dari sekitar seperti
dengung lemari es dsb. Jika sura tersebut mengganggu konsentrasi bekerja, maka
menggunakan heandphone atau earbud peredam bising menjadi solusi yang
tepat.

b. Upgrade Broadband and Wi-Fi Networks

Beberapa pekerjaan membutuhkan jaringan internet yang baik untuk transfer file,
konferensi video, dll. Maka dari itu kita perlu mengupgrade broadband dan
jaringan wifi kita tentungan dengan memperhatikan hal-hal berikut :
- Memastikan provider yang kita pilih sudah tepat.
- Memastikan biaya yang kita keluarkan sepadan.
- Mengupdate broadband gear.
- Memastikan apakah perlu mengupdate wifi gear.

Set Boundaries and Preserve Professionalism

1. Indicate You’re at Work
a. Lakukan percakapan kepada anggota keluarga atau teman sekamar tentang
rencana kerja yang akan kita lakukan dirumah. Ini dapat membantu mereka
memahami kondisi kita.
b. Tetapkan jam kerja agar lebih memudahkan orang sekitar baik keluarga atau
teman sekamar untuk mengetahui kapan waktu kita mulai dan selesai bekerja.
c. Kita dapat menggunakan sinyal bahwa kita sedang bekerja dengan memasang
tanda “sedang bekerja” atau “jangan diganggu” yang dapat kita tempelkan pada
pintu.
2. Set a Business Standard
Meskipun bekerja dirumah, kita dapat menetapkan standar bisnis seperti yang kita
lakukan saat bekerja dikantor seperti mandi sebelum bekerja, berpakaian rapi dll. Hal
ini dapat memberi kita pola pikir yang lebih disiplin.

Learn Remote Tools

1. Enable a Virtual Private Network
 Beberapa perusahaan biasanya mengharuskan pekerja remote saling terhubung
melalui VPN. VPN merupakan tunnel enkripsi antara komputer kita dengan server
VPN dikantor. Dengan mengenkripsi data yang lewat dari atau ke komputer kita
dapat mencegah orang lain melihat isi data-data tersebut.
2. Set Up File Backups
a. Cloud based backup
Jika kita menyimpan dokumen di layanan cloud dalam bentuk apapun seperti
Apple iCloud Drive, Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, dll maka file-
file tersebut disinkronkan ke penyimpanan pusat setiap kali kita memodifikasinya.
File yang dihapus juga biasanya dipertahankan hingga 30 hari.
b. Local desktop backup
Banyak orang menggunakan drive local untuk mengarsipkan file dari sistem
operasi secara otomatis. Untuk pengguna mac bisa menggunakan Time Machine
sedangkan untuk pengguna windows dapat menggunakan Aomei Backupper
Standard 4 atau Acronis True Image 2020.
c. Online secure backups
Online backup sebenarnya lebih baik daripada local backup karena online backup
memungkinkan kita untuk membuat frasa sandi untuk mengunci enkripsi dan
tidak pernah menyimpan sandi yang telah kita buat pada servernya. Banyak
layanan yang menawarkan backup online salah satunya adalah Backblaze.
Backblaze tersedia baik untuk mac maupun windows. Biaya untu per-
komputernya adalah $6 sebulan atau $60 pertahun tanpa batas penyimpanan.
d. Mobile backup
Untuk mobile, sebagian besar data yang ada sudah tersimpan dicloud yang
dikelola oleh pembuat aplikasi. Untuk apple kita dapat menggunakan iCloud
sedangkan untuk android kita dapat menggunakan cloud milik google.
3. Collaborate Online on Projects
Berkolaborasi dalam bekerja secara online saat ini mudah dilakukan mengingat kita
berada dalam masa yang memiliki kemajuan teknologi sangat tinggi. Dua opsi
 business softwere yang bisa digunakan antara lain adalah G Suite dari google dan
Microsoft 365. Dua softwere tersebut menyediakan layanan seperti pengolah kata,
spreadsheet, app presentasi dan group discussion dan layanan lainnya.
4. Message In A Group
Untuk melakukan pesan group kita dapat menggunakan Microsoft Teams dan Slack.
Microsoft Teams dan Slack mengatur secara efektif ruang obrolan (channel) yaitu
hanya peserta yang diundang dalma group yang dapat berkomunikasi. Kita dapat
berbincang Bersama, memulai percakapan pribadi dengan satu atau lebih dari satu
orang, dan dapat mencari pesan sebelumnya. Kita dapat melakukan panggilan dan
video call serta berbagi video. Platform tersebut juga dapat ditambah dengan plugin
dan saluran yang terhubung ke perangkat lunak lain, seperti penyimpanan Dropbox
dan Zoom video conferencing.
5. Communicate with Video
Kita dapat mengatur tempat kerja kita agar terlihat rapi agar kita lebih terlihat
profesional saat melakukan video call. Berikut tips agar video call anda terlihat
profesional :
a. Gunakan Komputer : Hasil video call atau video conferencing melalui handphone
atau tablet sering buruk karena posisi kamera tidak konsisten oleh sebab itu
sebaiknya kita menggunakan kamera yang ada pada computer atau laptop.
Namun jika kita tetap ingin menggunakan handphone, kita dapat menahan
handphone kita dalam posisi horizontal dan konsisten dengan memberikan
dudukan.
b. Tambahkan Background : Background ini bisa digunakan jika rung kerja kita
terlalu berantakan.
c. Ganti Lampu : Kita dapat menggunakan ring light untuk memberikan cahaya pada
wajah kita. Untuk ring light ukuran mini bisa kita pasang didekat kamera
komputer atau kamera handphone.
d. Pertimbangkan webcam : Kita dapat membeli kamera webcam komputer dengan
kualitas yang lebih baik (jika webcamp komputer kita saat ini berkualitas buruk).
 Be a Videoconferencing Pro

Apapun tool yang kita gunakan untuk video conferencing, sebaiknya kita perhatikan
hal-hal ini :
a. Pastikan kamera dan audio sudah disetel atau sudah pasti dapat digunakan dalam
perangkat yang akan kita pakai dalam video conferencing.
b. Pastikan tombol mute digunakan dengan baik.
c. Pastikan kita dapat memulai dan menghentikan video (mute video) pada tools
yang kita gunakan.

Beberapa softwere video conferencing yang dapat digunakan antara lain :

a. Apple face time

b. Google hangouts
c. Sype
d. Microsoft team
e. Slack
f. Zoom

Pace Yourself
Setiap orang harus bersikap tenang terhadap diri mereka sendiri dalam menghadapi transisi
sistem kerja yang seperti ini. Kita akan merasa sangat tidak produktif saat pertama kali
bekerja dengan sistem Work From Home seperti sekarang. Dan waktu akan terasa lebih
cepat karena mungkin sebagian waktu kita, kita gunakan untuk hal-hal yang kurang
produktif. Namun yang perlu diperhatikan dalam sistem kerja yang seperti ini adalah prestasi
kerja bukan lama kerja. Dalam hal ini kita harus mampu mengatur jam kerja kita, kita harus
tau kapan kita bekerja dan kapan kita harus beristirahat.

1. Structure Your Day

Kita dapat bekerja dengan sistem sprint yaitu dengan menentukan periode waktu
pekerjaan secara intensif tergantung tugas pekerjaan yang ada. Sistem ini bekerja
secara sederhana, setelah menetapkan tugas pekerjaan yang akan dilakukan, kita
 dapat mengatur timer selama 25 menit. Selama 25 menit ini kita bekerja secara
produktif. Setelah 25 menit kita dapat mengambil waktu 5 menit untuk istirahat,
waktu istirahat ini digunakan untuk cek email dan lain-lain. Sprint dapat dilakukan
beberapa kali selama jam kerja. Kita dapat mematikan gangguan agar fokus selama
melakukan sprint. Salah satu cara mematikan gangguan ini antara lain dengan
menonaktifkan notifikasi pada perangkat lunak yang kita gunakan baik notifikasi chat,
email dan lain-lain.
2. Take Break
Selama bekerja dirumah kita tetap harus menyempatkan waktu untuk beristirahat
selama bekerja. Hal-hal yang dapat dilakukan selama istirahat antara lain :
- Jalan-jalan, berdiri atau merentangkan badan
- Jika memungkinkan anda bisa keluar rumah sebentar seperti di balkon untuk
menghirup udara segar
- Melakukan yoga secara singkat
- Membuat minuman seperti kopi atau teh
- Membaca sesuatu
- Membuat makan siang atau cemilan